Bài viết này giải thích cách tạo biểu thức có điều kiện (còn được gọi là Boolean) trong Access. Biểu thức có điều kiện định trị là true hoặc false, rồi trả về kết quả đáp ứng điều kiện mà bạn xác định. Nếu bạn sử dụng các hàm trong biểu thức có điều kiện của mình, bạn cũng có thể chỉ định một hành động cho các giá trị thực hiện và không đáp ứng điều kiện trong biểu thức. Ví dụ: bạn có thể tạo biểu thức tìm tất cả doanh số có biên lợi nhuận từ 10 phần trăm trở xuống, rồi chỉ định rằng những số này xuất hiện ở dạng màu đỏ hoặc thay thế các giá trị bằng thông báo.
Trong bài viết này
Hiểu rõ các biểu thức có điều kiện
Biểu thức có điều kiện là một loại biểu thức kiểm tra dữ liệu của bạn để xem biểu thức có đáp ứng điều kiện hay không, rồi thực hiện một hành động tùy thuộc vào kết quả. Ví dụ: một biểu thức có thể tìm giá trị ngày muộn hơn ngày bắt đầu đã cho, rồi hiển thị thông báo lỗi khi bạn tìm cách nhập ngày cũ hơn ngày bắt đầu đã xác định.
Các biểu thức có điều kiện có cùng một biểu mẫu và sử dụng cùng một cú pháp cơ bản như các biểu thức khác và bạn có thể sử dụng chúng theo cách giống như cách bạn sử dụng các biểu thức khác:
-
Đối với các trường bảng, bạn thêm biểu thức vào thuộc tính Quy tắc Xác thực của trường. Sau đó, người dùng phải nhập giá trị vào trường khớp với các điều kiện trong biểu thức. Ví dụ: nếu bạn sử dụng biểu thức như>=#01/01/2000# trong trường Ngày/Giờ, người dùng phải nhập giá trị bằng hoặc muộn hơn ngày 1/1/2000.
-
Đối với các điều khiển trên biểu mẫu, bạn có thể thêm biểu thức vào thuộc tính Nguồn Điều khiển hoặc Quy tắc Xác thực của điều khiển. Thông thường, bạn thêm biểu thức có điều kiện vào thuộc tính Quy tắc Xác thực và thêm biểu thức tính toán giá trị vào thuộc tính Nguồn Điều khiển. Ví dụ: sử >=#01/01/2000# trong thuộc tính Quy tắc Xác thực của điều khiển sẽ ngăn người dùng nhập ngày không hợp lệ. Việc sử dụng một biểu thức như Date() trong thuộc tính Nguồn Điều khiển sẽ hiển thị ngày hiện tại dưới dạng giá trị mặc định.
-
Đối với truy vấn, bạn có thể thêm biểu thức có điều kiện vào một ô trống trong hàng Trường hoặc bạn có thể sử dụng biểu thức trong hàng Tiêu chí của truy vấn. Khi bạn sử dụng biểu thức trong hàng Trường , kết quả sẽ xuất hiện dưới dạng một cột trong kết quả truy vấn. Khi bạn sử dụng biểu thức làm tiêu chí cho trường hiện có, biểu thức sẽ hoạt động như một bộ lọc và giới hạn các bản ghi mà truy vấn trả về.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng biểu thức này trong hàng Trường của truy vấn: =IIf([Ngày Đặt hàng]<=#04/01/2018#,[Ngày Đặt hàng];"Đơn hàng được nhập sau ngày 1 tháng 4"). Biểu thức xác định tiêu chí ngày (<=#04/01/2018#). Khi truy vấn chạy, truy vấn sẽ hiển thị tất cả các giá trị ngày đáp ứng tiêu chí và bất kỳ giá trị ngày nào không đáp ứng tiêu chí sẽ được thay thế bằng thông báo "Đơn hàng đã nhập sau ngày 1 tháng 4". Các bước trong mục Thêm biểu thức vào truy vấn sẽ giải thích cách sử dụng biểu thức này trong truy vấn.
Ngược lại, việc sử dụng biểu thức này trong trường Tiêu chí của truy vấn chỉ trả về những bản ghi có ngày đáp ứng tiêu chí: Cácược ween #04/01/2018# AND #15/05/2018#.
Để biết thêm thông tin về cách tạo và sử dụng biểu thức, hãy xem bài viết Tìm hiểu cách tạo biểu thức.
Tạo biểu thức có điều kiện
Các bước trong mục này sẽ giải thích cách thêm biểu thức có điều kiện vào bảng, điều khiển trên biểu mẫu hoặc báo cáo và truy vấn. Mỗi tập hợp các bước sử dụng một biểu thức hơi khác nhau để kiểm tra các giá trị trong trường Ngày/Giờ và thực hiện hành động, dựa trên việc các giá trị ngày có đáp ứng điều kiện được chỉ định hay không.
Thêm biểu thức vào trường bảng
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào bảng bạn muốn thay đổi rồi bấm Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.
-
Trong cột Kiểu Dữ liệu, bấm vào trường Ngày/Giờ.
-
Bên dưới Thuộc tính Trường, trên tab Chung , bấm vào hộp thuộc tính Validation Rule và nhập biểu thức sau đây:
>=#01/01/2000#
Lưu ý: Bạn không cần sử dụng định dạng ngày của Hoa Kỳ. Bạn có thể sử dụng định dạng ngày cho quốc gia/khu vực hoặc bản địa của mình. Tuy nhiên, bạn phải đặt giá trị ngày trong dấu thăng (#), như minh họa.
-
Bấm vào cột bên cạnh Văn bản Xác thực, rồi nhập chuỗi văn bản này:
Ngày phải lớn hơn 01/01/2000.
Một lần nữa, bạn có thể dùng định dạng ngày cục bộ của mình.
-
Lưu các thay đổi của bạn và chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu. Để làm như vậy, hãy bấm chuột phải vào tab tài liệu cho bảng và bấm Dạng xem Biểu dữ liệu trên menu lối tắt.
-
Nhập giá trị ngày vào trường Ngày/Giờ trước ngày 01 Tháng 1 năm 2000. Access hiển thị thông báo đã xác định trong hộp thuộc tính Quy tắc Xác thực và bạn không thể rời khỏi trường trừ khi bạn nhập giá trị được biểu thức đánh giá là đúng.
Thêm biểu thức vào điều khiển
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào biểu mẫu bạn muốn thay đổi, rồi bấm dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.
-
Bấm chuột phải vào điều khiển được liên kết với trường Ngày/Giờ, rồi bấm vào Thuộc tính trên menu lối tắt.
Bảng thuộc tính cho điều khiển sẽ xuất hiện.
-
Trên tab Dữ liệu hoặc tab Tất cả , hãy bấm vào trường bên cạnh Quy tắc Xác thực và nhập biểu thức sau đây:
>=#01/01/2000#
Lưu ý: Bạn không cần sử dụng định dạng ngày của Hoa Kỳ. Bạn có thể sử dụng định dạng ngày cho quốc gia/khu vực hoặc bản địa của mình. Tuy nhiên, bạn phải đặt giá trị ngày trong dấu thăng (#), như minh họa.
-
Bấm vào cột bên cạnh Văn bản Xác thực, rồi nhập chuỗi văn bản này:
Ngày phải lớn hơn 01/01/2000.
-
Lưu các thay đổi của bạn và chuyển trở lại dạng xem Biểu mẫu. Để thực hiện điều này, hãy bấm chuột phải vào tab tài liệu của biểu mẫu và bấm Dạng xem Biểu mẫu trên menu lối tắt.
Thêm biểu thức vào truy vấn
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào truy vấn mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.
-
Bấm vào một ô trống trong hàng Trường của lưới thiết kế và nhập biểu thức sau đây:
=IIf([Field_Name]<=#04/01/2018# , [Field_Name] , "Ngày sau ngày 1 tháng 4 năm 2018")
Khi bạn nhập biểu thức, hãy đảm bảo rằng bạn thay thế cả hai phiên bản Field_Name bằng tên trường Ngày/Giờ của bạn. Ngoài ra, nếu bảng của bạn không chứa ngày trước ngày 1 tháng 4 năm 2018, hãy thay đổi ngày trong biểu thức để làm việc với dữ liệu của bạn.
-
Lưu các thay đổi của bạn, rồi bấm Chạy để xem kết quả.
Biểu thức hoạt động như sau: Tham đối thứ nhất (=IIf([Field_Name]<=#04/01/2018#) chỉ rõ điều kiện mà dữ liệu phải đáp ứng — ngày phải vào hoặc sớm hơn 01/04/2018. Đối số thứ hai ([Field_Name]) chỉ rõ những gì người dùng nhìn thấy khi nào điều kiện là đúng — ngày trong trường. Đối số thứ ba ("Ngày sau 01/04/2018")) chỉ rõ thông báo mà người dùng thấy khi dữ liệu không đáp ứng điều kiện.
Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng không phải tất cả các biểu thức có điều kiện đều sử dụng hàm IIf . Ngoài ra, hãy nhớ rằng hàm IIf là một phần của biểu thức yêu cầu tham đối chứ không phải bản thân biểu thức.
Để biết thêm thông tin về biểu thức và cách bạn có thể sử dụng biểu thức, hãy xem bài viết Tìm hiểu cách xây dựng biểu thức.
Ví dụ về biểu thức có điều kiện
Các biểu thức trong bảng sau đây thể hiện một số cách để tính toán giá trị đúng và sai. Những biểu thức này sử dụng hàm IIf (Immediate If) để xác định xem điều kiện có đúng hay sai, rồi trả về một giá trị nếu điều kiện là đúng và giá trị khác nếu điều kiện là sai.
Xem bài viết Hàm IIf để biết thêm thông tin.
|
Biểu thức |
Mô tả |
|
=IIf([Đã_xác_nhận] = "Có", "Đã xác nhận đơn hàng", "Chưa xác nhận đơn hàng") |
Hiển thị thông báo "Đã xác nhận Đơn hàng" nếu giá trị của trường Đã xác nhận là Có; nếu không, nó sẽ hiển thị thông báo "Chưa Xác nhận Đơn hàng". |
|
=IIf(IsNull([Quốc gia/khu vực])," ", [Quốc gia/khu vực]) |
Hiển thị chuỗi trống nếu giá trị của trường Quốc_gia/vùng_lãnh_thổ là Null; nếu không, nó sẽ hiển thị giá trị của trường Quốc gia/khu vực. |
|
=IIf(IsNull([Khu_vực]),[Thành_phố]&" "& [Mã_bưu_điện], [Thành_phố]&" "&[Khu_vực]&" " &[Mã_bưu_điện]) |
Hiển thị giá trị của trường Thành_phố và Mã_bưu_điện nếu giá trị của trường Khu_vực là Null; nếu không, nó sẽ hiển thị các giá trị của các trường Thành_phố, Khu_vực và Mã_bưu_điện. |
|
=IIf(IsNull([Ngày_Bắt_buộc] - [Ngày_Vận_chuyển]), "Kiểm tra ngày thiếu", [Ngày_Bắt_buộc] - [Ngày_Vận_chuyển]) |
Hiển thị thông báo "Kiểm tra ngày thiếu" nếu kết quả trừ giá trị của trường Ngày_Vận_chuyển từ trường Ngày_Bắt_buộc là Null; nếu không, nó sẽ hiển thị sự khác biệt giữa các giá trị của các trường Ngày_Bắt_buộc và Ngày_Vận_chuyển. |
