Quản lý lịch bận rộn có thể quá nhiều, đặc biệt là khi các sự kiện mới đến xung đột với các sự kiện hiện có. Để giúp bạn duy trì sắp xếp khoa học, Copilot có thể lên lịch lại các cuộc hẹn cá nhân và 1:1 (cuộc họp với bạn và người khác) khi có xung đột phát sinh, giảm nỗ lực thủ công mà bạn cần đưa vào để giữ cho lịch biểu của bạn chạy mượt mà.
Bạn có quyền kiểm soát
Bạn quyết định ngày và giờ có thể chấp nhận được nếu Copilot cần đổi lịch cho bạn và bạn có thể kiểm tra những gì Copilot đã lên lịch lại trong ngăn thông báo của Outlook bất cứ lúc nào. Thông báo qua email cũng sẽ sớm được ra mắt để giúp bạn cập nhật thông tin. Và như thường lệ, bạn có thể thay đổi ngày và giờ cho các sự kiện của mình từ lịch bất cứ khi nào bạn muốn.
Bật tùy chọn Tự động lên lịch lại với Copilot
Bạn có thể để Copilot tự động lên lịch lại các sự kiện hoặc chuỗi khi sử dụng Outlook for Windows, Outlook trên web hoặc Microsoft 365 Calendar sự kiện trong Microsoft Teams.
-
Tạo một sự kiện hoặc chuỗi mới hoặc mở một sự kiện hoặc chuỗi hiện có.
-
Bật Nếu xung đột phát sinh, hãy để Copilot lên lịch lại sự kiện này.
-
Chọn ngày và giờ có thể chấp nhận để tìm lựa chọn thay thế tốt nhất nếu Copilot cần lên lịch lại cho bạn (bước này là tùy chọn, nhưng bạn sẽ nhận được kết quả tốt hơn nếu bạn chọn ngày và giờ).
Một số điều cần biết về tự động lên lịch lại và chuỗi
Nếu bạn tạo một chuỗi mới và tự động lên lịch lại với Copilot bị tắt, bạn không thể bật nó cho một phiên bản duy nhất của chuỗi sau đó.
Nếu bạn tạo một chuỗi mới và bật Tự động lên lịch lại với Copilot, bạn có thể tắt tùy chọn này cho một phiên bản duy nhất sau đó, nhưng bạn không thể thay đổi (các) ngày và giờ có thể chấp nhận cho một phiên bản duy nhất.
Copilot sẽ chỉ lên lịch lại nếu có xung đột xảy ra sau này
Copilot sẽ tự động lên lịch lại sự kiện của bạn chỉ dựa trên ngày và giờ có thể chấp nhận được nếu:
-
Bạn chấp nhận một sự kiện mới xảy ra cùng một lúc.
-
Lên lịch hoặc lên lịch lại sự kiện mới diễn ra cùng một lúc.
Nếu không, sự kiện của bạn sẽ vẫn diễn ra vào (các) ngày và giờ ban đầu.
Lưu ý: Chỉ các sự kiện có trạng thái Bận hoặc Ngoài văn phòng mới được xem xét khi đánh giá các xung đột. Điều này có nghĩa là nếu có xung đột trên lịch của bạn với một sự kiện đã bật Tự động lên lịch lại với Copilot, nhưng trạng thái của bạn đối với cuộc họp xung đột được đặt thành Dự kiến, Copilot sẽ không đổi lịch.
Để xem Copilot đã lên lịch lại những gì, hãy kiểm tra ngăn thông báo Outlook
Thông báo về những thay đổi đối với sự kiện của bạn sẽ xuất hiện trong ngăn thông báo của Outlook và sẽ bao gồm:
-
Sự kiện đã được lên lịch lại thành công.
-
Không thể lên lịch lại sự kiện trong tùy chọn của bạn.
-
Sự kiện đã thay đổi và không thể tự động lên lịch lại nữa (ví dụ: nếu có nhiều người hơn được thêm vào sự kiện sau này).
Trong tương lai, Copilot cũng sẽ gửi email cho các thông báo quan trọng.
Bạn có thể quản lý tùy chọn thông báo của mình từ cài đặt Outlook.
Các kịch bản ảnh hưởng đến việc lên lịch tự động
Mẹo: Trong tất cả các tình huống này, bạn sẽ biết điều gì đang xảy ra với thông tin trong ngăn thông báo của Outlook.
Nếu bất kỳ điều gì trong số này xảy ra, Copilot sẽ không thể đổi lịch cho bạn. Nếu tính năng tự động lên lịch đã được bật, Thì Copilot sẽ thông báo cho bạn rằng Copilot sẽ không quản lý cuộc họp cho bạn nữa.
-
Nhiều người dự được thêm vào hoặc cuộc họp được chuyển tiếp đến những người dự khác. Phòng hội thảo không được tính là người dự.
-
Một sự kiện dài hơn 5 giờ, bao gồm các sự kiện cả ngày.
-
Một chuỗi được lên lịch với tần suất lặp lại ít thường xuyên hơn hàng tháng (ví dụ: cứ 2 tháng một lần).
-
Một chuỗi được lên lịch vào một ngày cụ thể của tháng (ví dụ: ngày 3 của mỗi tháng).
-
Một sự kiện hoặc chuỗi được lên lịch trên lịch phụ hoặc lịch dùng chung.
-
Một sự kiện hoặc chuỗi được đặt để hiển thị là Ngoài văn phòng
-
Người dự từ chối cuộc họp 1:1 của bạn. Copilot không biết liệu sự từ chối của người dự có cho biết nên hủy bỏ hoặc lên lịch lại cuộc họp hay không. Trong tương lai, Copilot sẽ tự động chấp nhận đề xuất thời gian mới từ người tham dự.
-
Sự kiện hoặc chuỗi không phù hợp vì:
-
Không có thời gian nào (Copilot đã cố gắng 5 lần để tìm một thời gian và không thể).
-
Đã đạt đến giới hạn lên lịch lại (sự kiện đã được tự động lên lịch lại 5 lần, cho biết có thể không phải là ưu tiên và việc tiếp tục lên lịch lại có thể không phải là giải pháp đúng).
-
Câu hỏi thường gặp
Người dự thấy gì khi Copilot tự động lên lịch lại?
Hiện tại, người dự sẽ không biết rằng Copilot đã lên lịch lại cuộc họp. Họ nhận được thông báo cập nhật cuộc họp thông thường như thể bạn đã thay đổi thời gian họp. Chúng tôi đang tích cực suy nghĩ về cách cải thiện điều này, vì vậy, vui lòng gửi đề xuất qua Trợ giúp > Phản hồi.
Làm thế nào để Copilot chọn thời điểm lên lịch lại, nếu có nhiều thời gian miễn phí?
Copilot sẽ chọn thời gian sẵn sàng gần nhất với thời gian ban đầu của cuộc họp trong ngày và (các) thời gian mà bạn đã chỉ định là lựa chọn thay thế được chấp nhận.
Nếu tôi bật tính năng này cho một cuộc họp nhưng không thay đổi bất kỳ điều gì khác, người dự có nhận được cập nhật không?
Nếu bạn bật Tự động lên lịch lại với Copilot cho cuộc họp hiện có và không thực hiện bất kỳ thay đổi nào khác, người dự sẽ không nhận được thông báo cập nhật cuộc họp. Chúng tôi sẽ cập nhật trải nghiệm để nút của biểu mẫu sự kiện được gắn nhãn "Lưu" trong trường hợp này chứ không phải nhãn "Gửi" hiện tại.
