本文适用于使用屏幕阅读器程序（如 Windows 讲述人、JAWS 或 NVDA）与 Windows 工具或功能以及Microsoft 365 产品的用户。 本文是 Office 内容集辅助功能帮助和学习的 一部分，可在其中找到有关应用的更多辅助功能信息。 如需一般帮助，请访问 Microsoft 支持部门。
将 Excel 与键盘和屏幕阅读器配合使用，在 Excel 中执行基本任务。 你将了解如何打开应用、创建新工作簿以插入数据、创建简单公式、对数据进行排序或筛选，以及添加图表以显示数据的含义。
注意
要详细了解屏幕阅读器，请转到如何配合使用屏幕阅读器和 Microsoft 365。
本主题内容
- 打开 Excel
- 创建新工作簿
- 输入数据
- 使用自动求和累加数据
- 创建简单公式
- 应用数字格式
- 对表格中的数据进行筛选或排序
- 计算表格中的数字
- 以表格形式设置数据格式或突出显示数据
- 在图表中显示数据
- 首次保存工作
- 打印工作
打开 Excel
若要打开 Excel，请执行以下操作之一：
- 按 Windows
键，键入 Excel，然后按 Enter。
Excel 将打开 主页 ，你可以在其中为新工作簿选择模板或打开现有工作簿。 - 在设备或正在使用的文件存储上，导航到要打开的 Excel 工作簿，然后按 Enter。 工作簿将在 Excel 中打开。
- 按 Windows
创建新工作簿
Excel 文件被称为工作簿。 每个工作簿都包含多个表，这些表通常被称为电子表格或工作表。
提示
可以按您所需在一个工作簿中添加任意多个工作表，或者创建新的工作簿以单独保留数据。 若要向工作簿添加新工作表，请按 Shift+F11。
若要开始使用空白工作簿模板创建新工作簿，请执行以下操作之一：
- 打开 Excel。 登录主页。 按 Alt+H、 Y，然后按 3。
- 如果已在编辑工作表，请按 Ctrl+N。
输入数据
在工作表中输入数据时，你将使用行、列和单元格。 单元格按它们在工作表上的行和列中的位置进行引用，因此单元格 A1 位于列 A 的第一行中。在新工作表上，单元格 A1 是默认选择。
若要选择要开始输入数据的空单元格，请按箭头键。 移动到工作簿中的单元格时，将听到单元格引用 (行和列) ，如果单元格为空，则听到“空白”。 如果单元格包含内容，将听到内容和单元格引用。
提示
在“讲述人”中，按 “讲述人 ”键+Alt+N 可切换单元格引用在说话时是先出现还是紧跟“空白”或数据。 “讲述人”键为 Caps Lock 或 Insert，具体取决于键盘配置。
在单元格中，键入文本或数字。
若要在单元格中输入内容并移动到列中的下一个单元格，请按 Enter。 若要移动到行中的下一个单元格，请按 Tab 键。 还可以使用 箭头 键。
使用自动求和累加数据
可以使用 自动求和 函数快速添加在工作表中输入的数字。
选择用于显示总和的单元格。 这通常位于要添加的数字的右侧或下方。
若要在单元格中输入 自动求和 函数，请按 Alt+H、 U 和 S。
提示
可以更改为 自动求和 函数选择的单元格。 若要选择要添加的单元格区域，请按住 Shift 键，然后按箭头键。
确认 自动求和 函数正在为所需单元格创建公式时，按 Enter。 自动求和 将所选单元格中的数字相加，总计将添加到所选单元格中。
若要听到 自动求和 计算的结果，请移回包含 自动求和 函数的单元格。 将听到数字“具有公式”和单元格引用。
创建简单公式
你可以输入简单的公式，对工作表中的数字进行加减乘除运算。 通过组合单元格引用 (创建公式，例如 B4 或 D6) ，其中包含要使用数学运算符计算的数字。
注意
运算符中包括表示相加的加号 (+)，表示相减的减号 (-)，表示相乘的星号 (*)，表示相除的正斜杠 (/)。
选择想要放入公式结果的单元格。 这通常位于要计算的数字的右侧或下方。
键入一个等号 (=)。 Excel 公式始终以等号开头。
若要创建公式，请键入单元格引用（如 B4 或 D6）和数学运算符的组合。 例如，=B4+B5、=B4-B5、=B4*B5或 =B4/B5。
提示
若要执行快速计算，可以在公式中输入数字，而不是单元格引用，例如 =20+10、=20-10、=20*10或 =20/10。
完成后，按 Enter。 计算数字，结果将进入所选单元格。
提示
如果希望光标停留在活动单元格中，请按 Ctrl+Enter。
应用数字格式
若要区分不同类型的数字，请添加数字格式，如货币、百分比或日期。
选择包含要设置格式的数字的单元格。
若要将焦点移动到数字格式菜单，请按 Alt+H、 N。
按 Alt+向下键 展开菜单。
按 向下键 ，直到听到所需的数字格式，然后按 Enter 将所选格式应用于所选单元格。
提示
- 如果所需的数字格式不在菜单中，请在浏览菜单中的可用格式时按 M。 “设置单元格格式”对话框中的“数字”选项卡随即打开。
- 若要浏览可用数字格式的列表，请按 Tab 键一次，然后按 向下 键或 向上键 ，直到找到所需的格式，然后按 Enter。
对表格中的数据进行筛选或排序
从工作表中的数据创建表时，可以通过多种方式快速分析数据，包括快速筛选或排序。
有关如何筛选和排序表格中的数据的详细说明，请参阅 使用屏幕阅读器在 Excel 中对表进行排序或筛选。
对表中的数据进行筛选
- 若要选择要作为表分析的数据组，请选择第一个单元格。 然后，若要移动到数据的最后一个单元格 (通常是) 单元格组的对角，请按住 Shift 键并按 箭头 键。
- 若要打开快速分析工具，请按 Ctrl+Q。
- 若要移动到“ 表 ”选项卡，请按 T。
- 若要选择“ 表格 网格”，请按 Tab 键一次，然后按 Enter。 所选数据的格式设置为表格。 添加了列标题，行的格式为交替颜色。
- 若要按列的内容筛选表中的数据，请移动到包含要筛选的数据的列的标题。
- 按 Alt+向下键 打开筛选器菜单，然后按 Tab 键，直到听到“手动筛选”。焦点位于“ 全选 ”复选框上，默认情况下选中该复选框。
- 若要清除 “全选 ”复选框，请按 空格键。
- 若要浏览筛选器选项，请按 向下键 ，并选中包含要筛选的数据的复选框，请按 空格键。
- 若要应用筛选器选择，请按 Enter。
- 如果要删除筛选器并再次显示所有数据，请重复步骤 5 和 6，然后按空格键以选中“ 全选 ”复选框。 按 Enter 应用更改。
对表格中的数据进行排序
在表格中，将焦点移动到要按表排序依据的列标题上，然后按 Alt+向下键 。
执行下列操作之一：
- 若要对数字从最小到最大或从 A 到 Z 的文本进行排序，请按 S。
- 若要对数字从最大到最小或文本从 Z 到 A 进行排序，请按 O。
计算表格中的数字
使用快速分析工具，可以快速计算数字。 无论是求和、平均值还是计数，Excel 都会在整个表中显示数字下方或旁边的计算结果。
- 要选择将以表格形式计算的数据组，请先选择第一个单元格。 然后，若要移动到数据的最后一个单元格 (通常是) 单元格组的对角，请按住 Shift 键并按 箭头 键。
- 若要打开快速分析工具，请按 Ctrl+Q。
- 若要移动到“ 总计 ”选项卡，请按 O，然后按 Tab 键一次。
- 若要浏览表中水平数据或垂直数据的计算选项，请按 向右键 。
- 若要选择计算选项，请按 Enter。 将按指定的计算选项对选中的数据组进行计算。
- 若要收听结果，请逐个选择包含公式的单元格。 你将听到公式结果、单元格引用以及单元格包含公式。
以表格形式设置数据格式或突出显示数据
条件格式或迷你图可以突出显示最重要的数据或显示数据趋势。 你可以使用快速分析工具快速应用这些突出显示。
要选择将使用条件格式或迷你图突出显示的数据组，请先选择第一个单元格。
然后，若要移动到数据的最后一个单元格 (通常是) 单元格组的对角，请按住 Shift 键并按 箭头 键。
若要打开快速分析工具，请按 Ctrl+Q。
执行下列操作之一：
- 若要移动到“ 格式 ”选项卡，请按 F。
- 若要移动到迷你 图 菜单，请按 S。
若要移动到选项卡选项，请按 一次 Tab 键。 若要浏览格式或迷你图选项，请按 向右 或 向左键 。
若要选择格式设置或迷你图选项，请按 Enter。 将按指定的选项设置所选数据组的格式。
注意
若要详细了解如何使用迷你图，请参阅 使用迷你图分析数据趋势。
在图表中显示数据
快速分析工具可推荐特定的图表，还可快速创建数据的可视化演示。
- 若要以图表形式展示一组数字和标签，请先选择第一个单元格。 然后，若要移动到数据的最后一个单元格 (通常是) 单元格组的对角，请按住 Shift 键并按 箭头 键。
- 若要打开快速分析工具，请按 Ctrl+Q。
- 若要移动到“ 图表 ”选项卡，请按 C，然后按 Tab 键一次。
- 若要浏览图表选项，请按 向右 键或 向左键 ，直到听到所需选项，然后按 Enter 选择图表类型。
表示所选组的图表将作为嵌入对象添加到工作表中。
注意
有关如何使用图表的更多详细信息，请参阅 使用屏幕阅读器在 Excel 中创建图表并选择图表、 使用屏幕阅读器在 Excel 中创建数据透视表或数据透视图或使用 推荐图表创建图表。
首次保存工作
- 按 Ctrl+S 保存工作簿。 此时会打开 “保存此文件 ”对话框。
焦点位于 “文件名” 文本字段上。 - 键入工作簿的名称。
- 若要选择保存工作簿的位置，请按 Tab 键，直到听到“选择位置”，后跟默认位置。
- 按 Alt+向下键 打开可用位置的列表。
- 按 向下键 ，直到听到所需位置的名称，然后按 Enter。
- 若要保存文件，请按 Tab 键，直到听到“保存按钮”，然后按 Enter。
打印工作
您可以在 Excel 中轻松打印您的作品。 有关如何在 Excel 中打印或更改打印设置的详细说明，请参阅 使用屏幕阅读器打印 Excel 工作簿。
- 若要打开“ 打印 ”菜单，请按 Ctrl+P。
焦点位于“ 打印 ”按钮上。 - 按 Tab 键或 Shift+Tab 浏览打印设置，例如副本数、方向和页面大小。
- 若要更改设置，请按 向下键 展开选项列表，按 向上 键或 向下键 导航列表，然后按 Enter 选择一个选项。
- 当打印设置按所需方式时，按 Tab 键或 Shift+Tab ，直到听到“打印按钮”，然后按 Enter。
另请参阅
适用于残障人士客户的技术支持
Microsoft 希望尽可能为我们的所有客户提供最佳体验。 如果你有残疾或与辅助功能相关的问题，请联系 Microsoft残障人士解答台 获取技术帮助。 辅助功能 Answer Desk 支持团队接受过使用多种热门辅助技术的培训，并可使用英语、西班牙语、法语和美国手语提供帮助。 请访问 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 网站，找出你所在地区的联系人详细信息。
如果你是政府、商业或企业用户，请联系 企业残障人士应答台。