表单模板的生命周期
应用对象
本文适用于希望对 Microsoft Office InfoPath 中的表单设计过程有深入理解的表单模板设计人员。 它概述了创建和部署表单模板的不同阶段，并提供指向关键任务的详细信息的链接。 虽然你可以以最适合自己的方式进行试验和工作，但从长远来看，遵循此建议的设计过程可能有助于节省时间和精力。
本文内容
阶段 1：计划
规划花费的时间取决于表单模板的复杂性、在组织中的角色以及组织中的流程和要求。
如果表单模板仅由直接团队的成员使用，则规划阶段可能非常非正式。 如果表单模板更复杂，规划阶段可能是一个更正式且更涉及的过程，你可能需要咨询许多利益干系人。 例如，如果表单模板将是更大的公司范围业务系统的一部分，例如费用报告或企业资源计划系统，则可能需要创建正式的计划文档，例如功能规范。
在任一情况下，在开始设计表单模板之前，应考虑以下事项：
- 用户目标 用户需要使用表单模板完成哪些操作？ 需要支持哪些方案？ 你将如何衡量在实现用户目标方面是否成功？
- 兼容性注意事项 组织外部的用户现在或将来是否需要访问表单模板？ 例如，是否希望表单模板在组织的外部网站上可供未在其计算机上安装 InfoPath 的客户使用？ 如果是这样，则可以设计与浏览器兼容的表单模板，而不是仅限 InfoPath 的标准表单模板。 组织中的某些用户是否需要能够在 InfoPath 2003 中填写表单？ 如果是这样，可能需要设计向后兼容的表单模板。 你希望用户在外出或脱机时能够填写表单？ 如果是这样，则可以向表单模板添加功能，使其能够在脱机模式下有效运行。
- 现有用户表单你当前是否使用 Microsoft Office Word 文档或Microsoft Office Excel 工作簿从用户那里收集数据？ 如果是这样，可以轻松将这些文件转换为 InfoPath 表单模板。
- 集成要求 表单模板将使用哪些其他产品或技术？ 例如，您可能需要将表单模板中的数据存储在Microsoft SQL Server数据库中，或者可能决定将表单模板的设计基于 Web 服务，以便可以将数据提交到 InfoPath 不直接支持的数据库。
- 用户界面要求 是否需要遵守企业品牌准则？ 希望表单模板的外观是什么？ 你将使用哪种类型的控件，以及如何组织它们？
- 流程要求 表单模板是否会是更大的业务流程的一部分，例如审批费用报表的过程？ 如果是这样，需要哪种类型的视图，以及如何实施规则来管理数据在组织中移动的方式以及由不同的人员和业务系统处理的方式？ 是否会利用其他程序中的工作流功能，例如 Microsoft Office SharePoint 服务器 2007？ 表单模板是否需要托管代码或脚本？ 如果是这样，你会使用内部开发商还是外包这项工作？
- 数据存储要求 你希望对用户表单中的数据执行什么操作？ 例如，如果用户需要能够快速来回发送表单数据，而你不需要重复使用这些数据，则你可能希望使用电子邮件来存储数据。 如果用户需要能够访问和共享表单数据，则可能需要将相关 InfoPath 表单的集合存储在运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的服务器上的库中。 如果用户需要访问其他业务应用程序或系统中的表单数据，例如费用报告或会计应用程序，则可能需要将数据存储在公司数据库中。 这通常通过将表单模板连接到 Web 服务来实现，该服务充当表单模板与数据库或业务系统之间的中介。
- 安全要求 你面临着什么样的安全挑战和漏洞？ 表单模板是否需要安装在用户的计算机上，或者用户可以从网络资源访问它？ 是否希望用户对其表单或表单中的某些数据集进行数字签名？ 是将表单模板直接连接到数据库，还是使用数据连接库中的数据连接文件，这些数据连接文件通常由管理员管理？
- 测试要求 你将使用哪个过程来测试表单模板的外观和行为？ 是否需要创建正式的测试计划？
- 部署要求 你计划如何与他人共享表单模板？ 将在哪里发布表单模板？ 如果计划将其发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器，是将其发布到库还是作为网站内容类型发布？ 如何通知用户表单模板的可用性？ 发布新版本的表单模板的计划是什么？
- 维护要求 是否要存档表单模板和/或用户表单？ 需要保留数据多长时间？ 组织需要哪种存档和数据保留策略？
阶段 2：设计
完成规划阶段后，可以开始设计过程。 在设计表单模板时，建议遵循下面列出的任务顺序。 但是，如有必要，可以偏离顺序。 例如，在将控件添加到表单模板时，你可能更愿意为控件定义数据验证、条件格式和规则，而不是在设计过程中稍后执行此操作。
- 步骤 1：创建表单模板
- 步骤 2：创建或指定主数据源
- 步骤 3：定义布局
- 步骤 4：添加控件
- 步骤 5：添加数据连接
- 步骤 6：添加数据验证、规则和其他业务逻辑功能
- 步骤 7：创建自定义视图
- 步骤 8：启用提交行为
- 步骤 9：启用安全功能
- 步骤 10：测试外观和行为
步骤 1：创建表单模板
创建表单模板时，可能需要将现有表单（如Word文档或 Excel 工作簿）导入 InfoPath 或指定表单模板的兼容性设置，以便可以在 InfoPath 2003 或 Web 浏览器中填写生成的表单。 其中大多数选项在 “设计表单模板 ”对话框中可用。 例如，如果要设计可在 Office InfoPath 或浏览器中打开和填写 Microsoft的表单模板，则可以在“设计表单模板”对话框中选择“仅检查启用与浏览器兼容的功能”框。
以下资源提供有关创建表单模板过程的其他详细信息。
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|---|---|
| InfoPath Forms Services 简介 | 了解可用于创建可在浏览器中打开和填写的表单模板的服务器技术。 |
| 与浏览器兼容的表单模板介绍 | 了解与浏览器兼容的表单模板，这些模板可在 InfoPath、浏览器或移动设备上打开或填写。 当与浏览器兼容的表单模板被发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器时，可以启用浏览器兼容的表单模板，以便在浏览器中使用（由你或服务器的场管理员）。 |
| 指定表单模板的兼容性设置 | 为表单模板选择兼容性设置或更改现有兼容性设置。 此设置确定在设计表单模板时可用的 InfoPath 功能和控件。 例如，如果在“设计表单模板”任务窗格中选中“仅检查启用与浏览器兼容的功能”框，InfoPath 将隐藏或禁用在启用浏览器的表单模板中不起作用的控件和功能。 |
| 将 Excel 工作簿转换为 InfoPath 表单模板 | 从现有的 Microsoft Office Excel 工作簿创建表单模板。 |
| 将 Word 文档转换为 InfoPath 表单模板 | 从现有Microsoft Office Word文档创建表单模板。 |
步骤 2：创建或指定主数据源
所有表单模板都基于数据源，该数据源存储表单中收集的数据。 此数据源可能是公司数据库、Web 服务或整个组织中用于标准化数据的现有 XML 文件，例如 XML 架构 (.xsd) 文件。 如果没有现有数据源，可以在向表单模板添加控件时让 InfoPath 为你创建一个数据源。
可以在“数据源”任务窗格中查看表单模板的 数据源 表示形式：
首次创建表单模板时，必须决定使用以下哪种方法：
- 让 InfoPath 创建数据源 如果创建空白表单模板，InfoPath 会在向表单模板添加控件时为你创建数据源。 在设计将由小型团队成员非正式使用的表单模板时，当无权访问组织中的现有数据源时，或者不需要将收集的数据存储在表单外部时，此功能非常有用。 当您在 SharePoint 库或电子邮件中共享表单，并且您希望在库或 InfoPath Forms 文件夹中的列中显示表单中的信息，而不是将其存储在数据库或其他外部位置时，此功能也很有用。
- 使用现有数据源 如果表单模板的设计基于现有数据源（如数据库或 Web 服务），InfoPath 将建立与该数据源的主数据连接。 表单模板中只能有一个主要数据连接。 在设计过程的稍后阶段，可以创建与辅助数据源的数据连接，以使用外部数据填充列表框，或将表单数据提交到多个数据源。 有关辅助数据源的详细信息，请参阅本文后面的“步骤 5：添加数据连接”。
以下资源提供了其他详细信息，可帮助你确定要使用的数据源类型，以及何时应向表单模板添加其他数据连接。
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|---|---|
| 数据源介绍 | 了解 InfoPath 可以使用的数据源，以及它们在“ 数据源 ”任务窗格中的表示方式。 |
| 数据连接简介 | 了解数据连接，它是表单与存储或提供该表单数据的数据源之间的动态链接。 |
| 使用数据连接库中的设置设计表单模板 | 表单模板的设计基于存储在 Office SharePoint 服务器 2007 站点上的数据连接库中的通用数据连接文件。 此文件存储与数据源（如 Access 数据库、电子表格或文本文件）的连接有关的信息。 |
步骤 3：定义布局
大多数表单模板至少包含一个布局表，这是用于组织和排列表单内容的框架，包括控件、窗体的节、徽标和其他类型的图像。
可以在“布局”任务窗格中找到现成的 布局 表：
以下资源提供有关表单模板的视觉对象设计选项的其他详细信息。
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|---|---|
| 设置表单模板版式介绍 | 了解布局表（可帮助你在表单模板上排列元素）以及用于布局的控件。 |
| 应用配色方案 | 了解如何自动将协调颜色应用于表单模板上的某些项。 |
| 插入和定位图片 | 了解如何将图片（如公司徽标或标题）插入表单模板。 |
步骤 4：添加控件
控件允许用户在表单模板中输入和选择数据。 它们还可用于显示现有数据源（如数据库或 Web 服务）中的数据。 创建表单模板的布局后，可以将所需的任何控件插入到表单模板中。 “ 控件 ”任务窗格提供对 InfoPath 中提供的所有控件的访问权限，包括已添加到任务窗格的任何自定义控件，例如 ActiveX 控件或模板部件。
可以通过在 “插入 控件”列表中单击控件名称，或将其从任务窗格拖动到表单模板工作区，将控件添加到表单模板。 根据添加到表单模板的控件类型，填写表单的用户将能够在文本字段中键入文本、查看重复控件中的数据、从选项按钮和检查框中进行选择、从列表中选择条目，以及单击命令按钮来执行命令。 用户输入控件的数据存储在窗体的数据源中。
以下资源提供有关在 InfoPath 中使用控件的其他详细信息。
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|---|---|
| 控件简介 | 了解 InfoPath 中可用的不同类型的控件。 |
| 设计模板部件以在多个表单模板中重复使用 | 了解如何插入和更新模板部件。 模板部件可帮助你实现表单模板集合的一致设计。 例如，可以为签名部分创建模板部件。 除了重用控件和布局外，还可以重用规则、条件格式和数据验证。 |
步骤 5：添加数据连接
所有表单模板都有一个主数据源，称为主数据源。 如果基于外部数据源（如数据库或 Web 服务）设计表单模板，InfoPath 会基于该外部数据源创建主数据源。 或者，如果你设计一个空白的表单模板，InfoPath 会在向表单模板添加控件时为你创建主数据源。
设计表单模板时，还可以将数据连接添加到一个或多个辅助数据源。 辅助数据源是 XML 数据文件、数据库或 Web 服务，由窗体用于列表框中的条目或脚本操作。 这使您可以使用表单模板外部的数据填充列表框和其他控件，例如驻留在 SQL Server 数据库或 SharePoint 列表中的数据。 如果需要用户将数据提交到多个外部数据源，还可以向辅助数据源添加数据连接。
以下资源提供有关辅助数据连接及其在 InfoPath 中的用途的其他详细信息。
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|---|---|
| 数据连接简介 | 了解什么是数据连接，以及如何使用数据连接从数据库、Web 服务或其他数据源检索和提交数据。 例如，如果团队项目在 SharePoint 网站上列出，则可以创建与该列表的数据连接，以便项目名称显示在窗体上的列表框控件内。 |
| 向 SharePoint 文档库或列表添加数据连接 | 向表单模板添加辅助数据连接，该连接可以从库或列表中查询数据，或者将数据提交到运行 Windows SharePoint Services 的服务器上的库。 |
| 向Microsoft SQL Server数据库添加数据连接 | 将辅助数据连接添加到表单模板，用于查询SQL Server数据库。 |
| 向 Web 服务添加数据连接 | 向表单模板添加辅助数据连接，该连接可以查询数据或将数据提交到 Web 服务。 |
| 使用连接库中的设置添加数据连接 | 使用存储在 Office SharePoint 服务器 2007 网站上的数据连接库中的数据连接文件，将辅助数据连接添加到表单模板。 此文件存储与数据源（如 Access 数据库、电子表格或文本文件）的连接有关的信息。 |
| 使用 Web 服务中的值填充列表框、下拉列表框或组合框 | 使用从辅助数据连接到 Web 服务的数据填充列表框、下拉列表框或组合框。 |
| 使用SQL Server数据库中的值填充列表框、下拉列表框或组合框 | 使用查询数据连接到Microsoft SQL Server数据库的数据填充列表框、下拉列表框或组合框。 |
| 配置辅助数据连接以供脱机使用 | 配置表单模板，以便在用户填写表单时，基于表单模板的表单将缓存辅助数据连接中的数据。 如果用户没有网络连接，或者表单的外部数据源不可用，这很有用。 在这些方案中，InfoPath 在窗体中显示缓存的数据，并且表单将继续按预期为用户工作。 |
步骤 6：添加数据验证、规则和其他业务逻辑功能
尽可能降低成本和提高业务效率非常重要。 可以使用表单模板中的业务逻辑功能来帮助防止代价高昂的数据输入错误，并自动执行用户表单中的操作。 使用 InfoPath 功能（如数据验证、条件格式和规则）时，可以定义条件和操作，这些条件和操作会自动执行基于事件（例如窗体的打开或关闭）或表单模板中输入的值的任务。
以下资源提供了说明 InfoPath 中业务逻辑功能范围的其他详细信息。
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|---|---|
| 添加、更改或删除数据有效性 | 当用户填写表单时自动检测错误。 通过向表单模板中的控件添加数据验证，有助于确保收集的数据准确一致，并且符合公司中已使用的任何标准。 |
| 向表单模板应用条件格式 | 根据窗体上发生的条件隐藏或应用控件的格式。 可以使用条件格式自动对控件应用加粗、下划线、斜体、删除线、字体颜色和背景色。 还可以使用条件格式来确定控件在用户填写时控件在窗体上是否可见，控件是否被禁用，或者是否允许用户添加或删除某些控件，例如可选节。 |
| 添加规则 | 添加用于显示对话框、设置字段值、查询或提交到数据连接、切换视图或打开或关闭窗体以响应窗体中发生的某些事件和条件的规则。 |
| 向控件添加公式 | 添加公式，用于计算数据、在控件中显示特定日期和时间，或显示用户在另一个控件中输入的值。 |
| 查看表单模板中的业务逻辑 | 使用“ 逻辑检查器 ”对话框可以查看与表单模板关联的所有数据验证设置、计算默认值、规则和编程功能。 这有助于避免单独打开每个控件以查看这些设置的耗时过程。 |
InfoPath 中的业务逻辑功能是大多数表单模板所需的全部功能。 但是，如果表单模板需要 InfoPath 中不可用的其他功能，则可以使用代码创建自定义功能。 如果要编写脚本，可以使用 Microsoft 脚本编辑器 (MSE) 创建、编辑和调试Microsoft JScript 或 Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) 代码。 如果要编写托管代码，可以使用 Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) 来创建、编辑和调试 Visual Basic 或 Visual C# 代码。 此外，如果已Microsoft Visual Studio 2005，则可以在计算机上下载并安装适用于 2007 Microsoft Office System Microsoft Visual Studio 2005 工具的 Visual Studio 2005 工具，从而将 InfoPath 设计模式功能集成到 Visual Studio 2005 开发环境中。 然后，可以打开 Visual Studio 2005，创建 InfoPath 表单模板项目，并使用设计模式功能来设计表单模板。 有关下载适用于 2007 Microsoft Office System Microsoft Visual Studio 2005 工具的信息，请参阅 Microsoft 开发人员网络 (MSDN) 网站上的 InfoPath 开发人员门户。
步骤 7：创建自定义视图
每个 InfoPath 表单模板都有一个默认视图，当用户首次基于表单模板打开表单时显示该视图。
可以使用“ 视图 ”任务窗格设计表单模板的其他视图：
设计新视图时，通常重复对窗体进行布局、向其添加控件以及添加数据验证或其他功能的过程。
通过创建表单模板的不同视图，用户可以以不同的方式查看表单中的数据。 这样就不必为同一业务流程设计多个表单模板。 例如，在用于处理保险索赔的表单模板中，您可以为投保人创建一个视图，为保险代理创建第二个视图，为保险理算人创建第三个视图。 其中每个视图都已自定义，以适应正在其中输入信息的用户类型。 还可以设计仅用于打印窗体的自定义打印视图。
视图应简单且相对一目了然。 但是，如果要向用户传达特殊说明，可能需要在视图中构建帮助。 例如，可以为表单模板创建专用的“帮助”视图，然后将按钮添加到默认视图中，用户可以单击该按钮以访问“帮助”视图。
以下资源提供有关视图的其他详细信息。
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|---|---|
| 添加或删除视图 | 了解如何添加、管理和删除视图。 |
| 创建与浏览器兼容的表单模板的 InfoPath 专用视图 | 了解如何为两种类型的用户创建浏览器兼容的表单模板的两个视图。 一个视图适用于在 Web 浏览器中打开表单模板的用户。 另一个视图将由在其计算机上安装 InfoPath 的用户独占使用。 此仅限 InfoPath 的视图永远不会显示在 Web 浏览器中。 因此，可以在此视图中使用浏览器兼容的表单模板不支持的 InfoPath 功能，例如用户角色或母版/详细信息控件。 |
| 设计针对打印进行优化的视图 | 了解如何为表单模板设计打印视图，以及创建易于打印的表单模板的其他技术。 |
| 在表单模板中添加自定义的“帮助”文本 | 了解如何为表单模板设计帮助视图，以及用于向用户显示自定义说明文本的其他技术。 |
步骤 8：启用提交行为
设计表单模板以收集数据作为较大业务流程的一部分时，这些数据通常不会保留在用户填写的表单中。相反，表单数据从窗体移动到业务流程的下一阶段，通常移动到数据库或 Web 服务等外部数据源。 例如，员工可以使用 InfoPath 填写费用报表窗体，然后将该表单提交到 Web 服务，可在其中处理该表单。
指定要在表单模板中提交数据的位置可以提高业务流程的准确性和效率，因为它允许你对这些流程施加更多的控制。 在用户可以提交其表单数据之前，InfoPath 可确保表单中的数据有效，并允许用户更正任何无效数据。 此功能可帮助确保仅将有效数据发送到外部数据源。
以下资源说明如何设计表单模板，以便将表单数据提交到所选位置。
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|---|---|
| 提交表单数据介绍 | 阅读如何将表单数据发送到特定位置，例如数据库或 Web 服务。 |
| 将表单数据提交到多个位置 | 当用户单击窗体中的“ 提交 ”按钮时，设计将表单数据提交到多个位置的辅助数据连接和规则。 |
步骤 9：启用安全功能
应使用组织的现有安全策略作为针对表单模板及其相关表单的安全性做出的任何选择的基础。
如果要创建与浏览器兼容的表单模板，请注意，许多因素会影响在运行 InfoPath Forms Services 的服务器上存储的信息的安全性。 有些由你控制，而另一些则由管理员控制，管理员负责设置和管理用户帐户、分配权限以及帮助用户解决网络或服务器访问问题。 可能需要与管理员协调，为表单模板设置适当的选项。
以下资源说明如何在设计表单模板时考虑到安全性。
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|---|---|
| 表单模板和表单的安全注意事项 | 阅读有关帮助保护表单模板和表单的一些最佳做法，以及有关服务器安全的注意事项。 |
| InfoPath 表单的安全级别 | 了解表单的三种不同安全级别：受限、域和完全信任。 安全级别确定表单是否可以访问其他域上的数据，或访问用户计算机上的文件和设置。 |
| 设置表单模板所需的安全级别 | 重写默认安全设置，InfoPath 会根据表单模板中的功能自动选择该设置。 |
| 数字签名简介 | 了解 InfoPath 中的数字签名，以及有关在启用浏览器的表单模板中使用数字签名的注意事项。 对表单进行签名有助于将用户验证为填写表单的人员的身份，并有助于确保表单内容不会更改。 |
步骤 10：测试外观和行为
测试计划取决于表单模板的复杂性以及组织中用于部署表单模板的现有策略。 测试计划可以像预览表单模板一样简单，以基于表单模板测试表单的行为和外观。 大规模部署表单模板时，可能需要进行更彻底的正式测试。 例如，你可能希望通过对用户进行可用性测试或计划试点部署。
最基本的测试过程通常涉及在 InfoPath 的“预览”窗口中预览表单模板。 通过“预览”窗口，可以查看窗体对用户显示的方式，并在控件中输入数据以测试其功能。 这允许你检查控件的对齐方式和格式设置。 还可以测试窗体中控件的功能。 例如，可以将数据输入控件，以确保数据验证、公式、规则和数据连接按预期方式工作。 在“预览”窗口中，还应确保表单模板没有拼写错误和编辑不一致，并验证它从视觉角度看是否良好。
提示
在设计表单模板时，还可以使用“预览”窗口对控件和表单行为进行简单迭代测试。
虽然可以自行执行大部分测试，但发布和分发表单模板之前，应与用户一起测试它，以确保它符合其期望。 理想情况下，你将发布试点表单模板并将其分发给少量用户采样。 通过这种方式，你可以向真实用户征求有关表单模板整体可用性的反馈。 然后，可以在向更广泛的受众发布表单模板之前进行任何必要的更改。
以下资源说明如何使用 “检查设计” 任务窗格来测试表单模板。
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|---|---|
| “检查设计方案”任务窗格介绍 | 了解 “检查设计” 任务窗格，以及如何使用它来测试表单模板的功能。 |
阶段 3：部署
部署表单模板的过程包括发布表单模板，使其在 Web (上仅) 浏览器兼容的表单模板使用，并使用户了解表单模板的可用性。 如果计划在用户的计算机上安装表单模板，发布过程可能还涉及创建特殊的安装文件。 可以将表单模板发布到许多位置，包括电子邮件通讯组列表和运行InfoPath Forms Services或Windows SharePoint Services的服务器。
如果计划将与浏览器兼容的表单模板发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器，除了发布表单模板外，还必须启用浏览器。 在许多情况下，可以通过在发布向导中选择“检查”框，在发布过程中执行此步骤。 但是，如果表单模板包含某些功能（如托管代码），则无法自行启用表单模板的浏览器。 相反，必须将表单模板保存到共享位置，然后让服务器场管理员知道该模板可供审阅。 然后，服务器场管理员可以验证表单模板是否没有错误和警告，将其上传到 Web 场上的某个位置，然后在服务器上的网站集中激活它。
以下资源描述了发布过程及其要求。
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|---|---|
| 发布表单模板简介 | 确定发布表单模板的方式和位置。 |
| 将表单模板发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器 | 发布可在 InfoPath 或 Web 中填写的与浏览器兼容的表单模板。 通过阅读本文，还可以确定是否可以启用表单模板浏览器，或者是否需要服务器场管理员来执行此步骤。 |
| 将表单模板发布到运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的服务器 | 将表单模板发布到库，库是 SharePoint 网站上管理文件集合的位置。 还可以将表单模板发布为网站内容类型，这样就可以将多个表单模板分配给单个库，或者将表单模板分配给网站集中的多个库。 |
| 将表单模板发布到电子邮件收件人列表 | 通过电子邮件向用户分发表单模板。 发布向导创建一封电子邮件，其中包含表单模板的副本和基于表单模板的表单。 用户打开电子邮件时，可以直接在电子邮件正文中填写表单。 |
| 以完全信任方式发布表单模板 | 使用发布向导创建安装文件，以便在用户的计算机上安装完全受信任的表单模板。 仅当表单关联的表单模板是使用受信任的根证书进行数字签名的，或者表单模板是通过使用安装程序（如 windows Installer Microsoft (.msi 文件) ）安装在用户的计算机上时，窗体才能以完全信任方式运行。 |
阶段 4：维护
维护表单模板涉及在必要时更新表单模板并发布新版本。 定期征求用户关于设计可用性的反馈也是一个好主意。 表单模板是否仍满足其需求，或者这些需求是否已更改？
发布已更改的表单模板时，InfoPath 可以更新表单模板 (.xsn 文件) 以及基于该表单模板的任何现有表单 (.xml 文件) 。 当用户打开现有表单时，他们将自动下载表单模板的最新副本，并且其表单数据将更新为匹配该版本。 默认情况下，InfoPath 会自动将旧版表单模板替换为最新版本。 可以选择想要更新现有用户表单的更新方法。
如果你是运行 InfoPath Forms Services 的服务器的服务器场管理员，并且需要上传管理员批准的表单模板的新版本，则可以确定现有版本与升级版本之间的转换方式。 例如，可以选择将表单模板替换为更高版本，而不会对当前在浏览器中填写表单的用户造成数据丢失。 或者，如果你有令人信服的原因（如安全修复），则可以选择立即覆盖表单模板。
如果需要更新现有模板部件，请将其打开，进行必要的更改，保存模板部件，然后将其重新分发给表单设计器。 表单设计者将最新版本的模板部件添加到“ 控件 ”任务窗格后，他们可以在其表单模板中使用它。 如果他们打开包含旧版模板部件的表单模板，InfoPath 将提示他们使用最新版本更新该模板部件。
以下资源更详细地介绍了如何修改和更新表单模板和模板部件。
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|---|---|
| 有关更新现有表单模板的简介 | 了解 InfoPath 如何更新表单模板和任何相应的用户表单。 阅读有关更新启用浏览器的表单模板的注意事项，以及避免现有用户表单中数据丢失的技术。 |
| 修改已发布的表单模板 | 了解如何对已发布的表单模板进行更改、修改表单模板的工作副本，然后将工作副本重新发布到原始发布位置。 |
| 将已发布的表单模板移动到新的文档库 | 有效地将表单模板和任何现有表单从一个库移动到另一个库。 例如，部署表单模板后，可能需要将表单模板移动到容量更大的服务器，以便更多用户可以同时填写表单。 |
| 更改或删除数据连接 | 修改或删除表单模板中的数据连接。 如果表单模板的外部数据源发生更改，则可能需要执行此操作。 |
| 在表单模板中添加、删除或更新资源文件 | 管理添加到表单模板的文件，以支持其关联表单的功能。 例如，可能需要添加用于在自定义任务窗格中显示信息的 HTML 文件，或修改用于在列表中显示项的 XML 文件。 |
| 更改现有模板部件 | 修改现有模板部件的设计。 |
阶段 5：存档
组织通常将表单模板和表单存档为表单设计生命周期的最后一步。 如果不再需要特定的表单模板，你可能想要停用它，不要使用，并保留表单模板的数字副本作为记录。 此外，你可能希望保留基于该表单模板的表单中收集的数据。
许多组织都遵循有关长期存储和保存存档中的数据的严格准则。 例如，组织可能需要将客户交易记录存档一段时间。 组织中的存档指南可能受内部策略和/或法规遵从性驱动。 在规划过程中，应了解策略是什么。
存档表单模板
如果你是运行InfoPath Forms Services服务器的服务器场管理员，则可以在启用浏览器的表单模板过时时停用它们。 例如，你可能希望在调查完成后停用调查表单模板。 为了使库保持最新和整洁，请确保不再使用的表单模板已停用，并且你已制定用于审核和升级现有表单模板的策略。
如果计划停用仍在使用的启用浏览器的表单模板，则应计划执行逐步升级或停止表单模板，以防止当前会话被终止，这可能会导致数据丢失和填写表单的用户突然中断。
最好将表单模板的源文件存档 (.xsn 文件) 在版本控制程序或组织使用的其他类型的文件管理解决方案中。 这样做有助于确保你和你的组织拥有表单模板的记录，你可以在引用表单和表单数据的存档以及想要还原或更新表单模板时使用该记录。
存档表单和表单数据
如果您的组织使用 Office SharePoint 服务器 2007，则可以将已完成的基于服务器的表单 (.xml 文件存档) ，方法是将其转换为网页。 存档的表单可以存储在原始表单所在的同一个库中，也可以根据组织的指南将其移动到其他位置。
注意
将窗体转换为网页时，生成的文件可能与原始文件略有不同。 应验证转换的结果，以确保它满足你的需求。 例如，如果使用与辅助数据源的数据连接来填充窗体上的列表框，则不会在存档窗体中看到所有列表框值。 相反，只会看到用户在填写表单时指定的值。
在 InfoPath 中，可以通过打开窗体并将其导出为以下格式之一来存档窗体：
- 可移植文档格式 (PDF) PDF 是一种固定布局的电子文件格式，可保留文档格式并启用文件共享。 PDF 格式可确保联机查看或打印文件时，它保留您预期的确切格式，并且无法轻松复制或更改文件中的数据。
- XML 纸张规范 (XPS) XPS 是一种电子文件格式，可保留文档格式并启用文件共享。 XPS 格式可确保联机查看或打印文件时，它保留您预期的确切格式，并且无法轻松复制或更改文件中的数据。
只有在安装加载项后，才能从 2007 Microsoft Office 系统程序保存为 PDF 或 XPS 文件。 有关详细信息，请参阅启用对 PDF 和 XPS 等其他文件格式的支持。
还可以在单个文件网页中将已完成的表单导出为网页， (MHTML) 格式。 此文件类型允许用户在浏览器中查看 (但不能修改) 表单的内容。