创建易于访问的 Office 文档

使用 Office 创建内容时,可通过一些简单的调整使残障人士易于访问。 你可以使用多个内置 Office 功能,确保每个人都可以阅读和理解你的文档。 通过在文档中增加辅助功能,你可以满足所有受众(而不仅仅是一部分)。

你可以使用“辅助功能检查器”,确保内容确实易于访问。 Windows 或 Mac 的 Word、Excel、Outlook、OneNote 和 PowerPoint 以及 Windows 的 Visio,都有免费的可用工具。 辅助功能检查器在文档中查找任何辅助功能问题,并说明这些问题对于残障人士可能成为潜在问题的原因。 它还会就每个问题提出如何解决的建议。

下表包含了一些最佳做法,用于创建残疾人士易于访问的 Office 文档。 有关如何查找和修复特定 Office 应用程序中的问题之详细信息,请参阅相关的说明:

要修复的内容

修复原因

颜色的使用

请勿依靠颜色来传达信息,以免受众无法正确查看。 如果知道确切颜色很重要,请提及颜色(例如在图像标签中提及)。

避免使用浅蓝色,因为当眼睛老化并丧失其敏感度时,这是最先导致问题的颜色。

声音的使用

如果在文档中使用声音,请确保即使无法听到声音仍可访问该信息。

若要使视频和音频文件易于访问,可向文档添加隐藏式字幕或翻译字幕。 它们让文档适用于更广泛受众,包括有听力障碍以及使用其他语言(媒体剪辑中所使用语言以外)的用户。

视觉对象中缺少可选文字

如果你正在使用屏幕阅读器,则可选 (Alt) 文本会为看不见的用户描述视觉元素。 始终将有效的替换文字应用至所有形状、图片、图表、表格和 SmartArt 图形,使文档更易于访问。 有关适当的替换文字用法的详细信息,请参阅 可选文字

复杂的写作风格

如果受众无法理解文档的内容,你的文档将自动失去效用。

使用简短的句子和简单的语法。 如果内容适用于项目符号列表,则按此方式演示。 项目符号列表是强制句子简短的一种非常简单的方式。

遇到选项时,请始终选择最简单的可用字,而不是以词汇引起受众注意。

文档中的表格

可能的话,请避免在文档中使用表格,因为通过屏幕阅读器可能很难听懂表格内容。 如果必须使用表格,请仔细设计,尽可能简单。 始终使用标题介绍表格。

如果要用 HTML 为网页创建表格,请使用适当的标记,以便屏幕阅读器或盲文显示器方式在上下文中提供表格标题信息和数据。 <TH> 标记适用于标头,<TD> 标记适用于数据单元格。 而且别忘了在 <table> 标记中包含表格摘要以说明表格用途。

基于表格的文档布局

基于表格的布局尤其常见于使用 Word 和 Outlook 创建的新闻稿。 通过创建具有不可见边框的表格,并将不同的新闻稿文章放在单独的单元格中,可轻松创建外观精美的文档。 但是,若读者遇到辅助功能问题的话,就不会感到高兴了。 千万不要将表格用作布局工具。

使用表格布局浏览文档时,屏幕阅读器和盲文显示器会跨列中逐行阅读表格:如果你的新闻稿设计为以从上到下逐列阅读,则阅读器将会迷路。

将不使用表格来布局文档作为目标。 有关想法和可搭配不同 Office 应用程序使用的易于访问模板的集合,请参阅使你的模板更易于访问获取 Office 的易于访问的模板。 如果必须使用表格布局,请确保其设计为跨列逐行读取,并尝试尽量减少到达结尾所需的 Tab 按键或轻扫的次数。

导航和焦点顺序

屏幕阅读器用户依靠 Tab 键或轻扫来浏览你的文档。 每个 Tab 按键或轻扫可将文档中的焦点移动到下一部分,并使屏幕阅读器可以读出该部分的内容。

若要实现易于访问的导航,请确保文档内容中的组成部分已进行逻辑排序。 如果文档内容是由单独的文本和图像部分组成且彼此相邻或重叠(例如 PowerPoint 幻灯片),则这一点尤其重要。 如果未对这些部分进行逻辑组织,则屏幕阅读器将以错误的顺序朗读它们,而使用户无法理解内容。 若要测试导航,请激活屏幕阅读器,并通过按 Tab 键或在屏幕上向左或向右轻扫以在文档中移动。 请确保焦点在文档中按预期移动。

另请参阅

视频:创建易于访问的文档

视频:在 Excel 中创建更易于访问的表格

视频:在 Excel 中创建更易于访问的图表

视频:在 PowerPoint 中创建更易于访问的幻灯片

创建易于访问的 PDF

适用于残障人士客户的技术支持

Microsoft 希望尽可能地为所有客户提供最佳体验。 如果你是残疾人士或对辅助功能存在疑问,请联系 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 寻求技术帮助。 辅助功能 Answer Desk 支持团队接受过使用多种热门辅助技术的培训,并可使用英语、西班牙语、法语和美国手语提供帮助。 请访问 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 网站,找出你所在地区的联系人详细信息。

如果你是政府版、商业版或企业版用户,请联系企业版辅助功能 Answer Desk

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