视频：数据库入门

要保持设计目标明确，请汇总数据库的用途并时常参考该汇总信息。 例如，如果需要用于家居业务的小型数据库，可编写一些简单语句，如“客户数据库保留客户信息列表，目的在于生成邮件和报表”。 对于企业数据库，可能需要多个段落来说明不同角色的人员何时、以何种方式使用数据库及其数据。 创建具体且详细的任务说明，以便在整个设计过程中参考。

从现有信息和跟踪方法入手。 例如，你当前可能在分类帐中记录采购订单，或在纸质表单上保存客户信息。 使用这些源列出当前捕获到的信息（例如表单上的所有框）。 如果当前未捕获到重要信息，请考虑所需的离散信息。 每种数据类型将成为数据库中的一个字段。

无须费心使首个列表完美无瑕，可逐渐对其进行微调。 但请务必考虑到使用此信息的所有人员，并征询其意见。

接下来，考虑要使用数据库实现的效果，以及要生成的报表或邮件类型。 然后，确保捕获到实现这些目标所需的信息。 例如，如果需要按地区显示销售额的报表，则需在地区级别捕获销售数据。 尝试利用实际信息按需草拟报表。 然后，列出创建报表所需的数据。 对邮件或希望从数据库中获得的其他输出执行相同操作。

示例

假定你为客户提供选择加入（或退出）定期电子邮件更新的机会，并且希望打印已选择加入的客户的列表。 需要在“客户”表中创建“发送电子邮件”列，并将其允许值设置为“是”或“否”。

愿意接收电子邮件的客户需提供电子邮件地址，这也需一个字段。 如果希望加入适当的称谓（如先生、太太或女士），请加入“称谓”字段。 如果希望在电子邮件中以客户的名字来称呼对方，请添加“名字”字段。

拥有所需信息列表后，确定整理数据所需的主要实体（或主题）。 避免跨实体复制数据。 例如，产品销售数据库的初始列表可能如下所示：

主要实体有：客户、供应商、产品和订单。 因此从这四个表开始：一个用于记录客户资料、一个用于记录供应商资料，以此类推。 这不一定是最终设计，但是个良好的起点。

要了解表越多越好的原因，请查看此处所示的表：

每行均包含产品及其供应商的相关信息。 由于可能有来自同一供应商的多种产品，因此不得不重复多次该供应商的名称和地址信息。 这很浪费磁盘空间。 相反，可以在单独的“供应商”表中仅记录一次该供应商信息，然后将该表链接到“产品”表。

需要修改供应商相关信息时，此设计将显露出其第二个问题。 假定需要更改某供应商的地址。 由于它在多处出现，因此可能出现在某处更改了地址却忘记在其他位置进行更改的意外情况。 仅在一处记录供应商的地址可以解决这个问题。

最后，假定 Coho Winery 仅供应一种产品，而需要删除该产品但保留该供应商的名称和地址信息。 使用这种设计，怎样删除产品记录而不丢失供应商信息？ 不可能。 由于每条记录均包含产品资料和供应商资料，因此不可能删除其中一项而保留另一项。 要分隔这些资料，请将此表拆分为两个表：一个用于记录产品信息，另一个用于记录供应商信息。 然后，删除产品记录时仅删除产品资料，而不删除供应商资料。

选定数据库表的主题后，该表中的列应仅存储有关该主题的资料。 例如，“产品”表应仅存储产品资料，而不存储其供应商。

要确定在表中跟踪的信息，请使用之前创建的列表。 例如，“客户”表可能包括以下信息：姓氏、名字、地址、发送电子邮件、称谓和电子邮件地址。 表中的每个记录（客户）包含同一组列，因此可为每位客户存储完全相同的信息。

创建首个列表，然后对其进行检查和优化。 务必将信息细分为尽可能小的字段。 例如，如果初始列表包含“地址”字段，请将其细分为“街道地址”、“城市”、“州/省”和“邮政编码”，如果客户遍布全球，更可将其细分为更多字段。 这样就可以用适当格式发送邮件或按州/省报告订单。

优化每个表中的数据列后，即可选择每个表的主键。

需设法对每个表中的每一行进行唯一标识。 还记得之前两位客户同名的示例吗？ 由于他们同名，因此需设法对其进行分别标识。

因此，每个表应包含可独特标识每一行的一列（或一组列）。 这称为主键，它通常是唯一编号，例如员工 ID 号码或序列号。 Access 使用主键来快速关联和同时呈现多个表中的数据。

有时，主键包含两个或更多字段。 例如，存储订单行项目的“订单明细”表可能在其主键中使用两个列：“订单 ID”和“产品 ID”。 主键采用多个列时，它也称为组合键。

如果已有表中信息的唯一标识符（例如唯一标识目录中每种产品的产品编号），则只要值符合以下主键规则即可将其用作主键：

• 每条记录的标识符都有所不同。 一个主键中不允许存在重复值。

• 项目始终存在对应值。 表中的每条记录必须具有主键。 如果使用多个列来创建该键（如“部件系列”和“部件编号”），则这两个值必须始终存在。

• 主键是不会发生更改的值。 由于其他表引用了这些键，因此在一个表中对主键进行任何更改，都将导致在引用位置对其进行更改。 频繁更改会增加错误风险。

如果没有明确标识符，请使用任意唯一编号作为主键。 例如，可向每个订单分配唯一订单编号，仅用于标识该订单。