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Office 中的自動儲存切換

[自動儲存] 是 Microsoft 365 訂閱者可在 Excel、Word 和 PowerPoint 中使用的新功能。這項功能將在您工作時不停自動儲存檔案。

Microsoft 365 中預設當檔案儲存在 OneDrive、商務用 OneDrive 或 SharePoint Online 時,會啟用 [自動儲存] 功能。

重要: 您在變更原始文件或範本之後,是使用 [檔案] > [另存新檔] 嗎? 如果是這樣,建議您使用 [檔案] > [儲存副本],然後再進行變更。 這樣一來,[自動儲存] 就不會以變更內容覆寫原始檔案。 如果 [自動儲存] 以變更內容覆寫了檔案,請參閱<我不想儲存所做的變更,該如何回到先前的狀態?>一節。

在 Windows 上,Microsoft 365 訂閱者可在 Excel、Word 和 PowerPoint 中使用 [自動儲存]。 以下是有關該功能的常見問題集。

您可以使用 [版本歷程記錄] 還原檔案的某個先前版本。

使用游標按一下檔案名稱,查看所有版本

按一下視窗頂端的 [檔案名稱],然後按一下 [版本歷程記錄]。 檢閱日期和時間來尋找您要還原的版本,然後按一下 [開啟版本]。 第二個視窗隨即開啟並顯示該版本的檔案。 若要復原到此版本,按一下 [還原] 按鈕。 如需有關版本歷程記錄的詳細資訊,請參閱檢視 Office 檔案的歷程記錄版本

當您開啟文件並首次進行變更時,自動儲存功能會儲存這些變更,並將新版文件新增到版本歷程記錄中。 在此之後,即使自動儲存會固定儲存對檔案的變更,但只會定期將新版本新增到版本歷程記錄 (大約每 10 分鐘),以儲存編輯工作階段的剩餘部分。

如果您是檔案擁有者,可以將之設為一律以唯讀方式開啟。 當使用者開啟具備此項設定的檔案時,除非特別啟用編輯,否則他們無法儲存編輯至該檔案。 若要開啟檔案的此設定,請移至 [ 檔案 > 資訊 ]> [保護檔 ] > [一律開啟只讀]。 之後若要再關閉,請重複這個程序。

已選取 [保護文件] 控制項,顯示 [永遠以唯讀方式開啟] 選項。

還有其他方式可協助您防止檔案遭到編輯。 如果檔案位於 OneDrive 上,您可以變更檔案權限。 如果檔案位於 SharePoint 上,您可以設定需要簽出的文件庫

[檔案] > [儲存複本]

當您從 OneDrive、商務用 OneDrive 或 SharePoint Online 開啟檔案時,[另存新檔] 不會在 [檔案] 功能表上。 在這種狀況下,[儲存複本] 命令會出現在 [檔案] 功能表上。

您經常使用 [另存新檔] 嗎? 許多人習慣在檔案上編輯,然後使用 [檔案] > [另存新檔] 儲存變更到複本,而非原始檔。 然而,當開啟 [自動儲存] 時,您所做的變更會持續儲存至原始檔。 如果您希望所做的變更儲存在複本而非原始檔,我們建議您在進行任何變更前使用 [檔案] > [儲存複本]

如果您是 Microsoft 365 訂閱者,而且已安裝最新版的 Windows 版 Excel、Word 和 PowerPoint,[自動儲存] 會出現在標題列上的左上角。 請注意,如果您擁有公司或學校帳戶,則您的系統管理員可能會控制您可安裝的 Office 版本,而且可能不是最新版本。 請參閱何時可以取得 Microsoft 365 中的最新功能?

如果您不是訂閱者也不用擔心, 我們還有 [自動回復] 功能。 [自動回復] 會在當機時協助保護您的檔案。 如果您在當機後重新開啟檔案,儲存您最新變更的版本會出現在 [文件復原] 窗格中。 如需了解開啟此功能的詳細資訊,請參閱在當機時協助保護您的檔案

當然您可以隨時像過去以手動的方式儲存,按下 CTRL+S,再按 [儲存] 按鈕,或前往 [檔案] > [儲存]。

當您處理儲存至 OneDrive、商務用 OneDrive 或 SharePoint​​ Online 的檔案時,系統就會啟用 [自動儲存]。 如果檔案儲存至別的位置 (或完全沒有儲存),則會停用 [自動儲存]。 如果您的檔案位於 SharePoint 內部部署網站、檔案伺服器、某種其他的雲端儲存服務,或是儲存至如 C:\ 的本機路徑,就會發生這種情況。

還有其他原因可能會停用 [自動儲存]。 以下為常見的停用原因:

  • 您的檔案是較舊的格式,例如 .xls、.ppt 或 .doc。

  • 您的檔案位於本機 OneDrive 資料夾中,而 OneDrive 同步處理已暫停。

  • 您的檔案是由較舊版本的 OneDrive 同步處理應用程式 同步處理。 如需有關更新 OneDrive 的詳細資訊,請參閱在 Windows 中使用 OneDrive 同步處理檔案

  • 您的檔案內嵌在其他 Office 檔案中。

  • 您的簡報處於投影片放映模式中。

如果您使用 Excel 且嘗試過上述方法,可能是您的檔案包含自動儲存不支援的功能。 請執行下列其中一或多項操作來啟用:

注意:關閉自動儲存功能后,共同作業可能會更有效率、花費較長的時間納入其他人的更新,並增加衝突的可能性。 因此,如果您打算共同處理檔案,建議您依照下列指示重新啟用自動儲存。

  • 關閉共用活頁簿功能。 此功能是一種較舊的共用方法。 它有許多限制,而且已由共同撰寫取代。

  • 如果可能,請以敏感度標籤取代密碼加密。 首先移除密碼:移至 [ 檔案 > 資訊 ] > 保護活頁簿]。 接著,刪除密碼,然後按一下 [確定]。 之後,請將適當的標籤套用至書籍: 首頁 > 敏感度 > 選擇正確的標籤

  • 如果可能,請以敏感度標籤取代限制存取。 先移除限制存取:移至 [ 檔案 > 資訊 ] > [保護活頁簿 ] > [限制存取 ],然後按兩下 [ 限制存取]。 然後將適當的標籤套用至書籍: 首頁 > 敏感度 > 選擇正確的標籤

  • 如果要從 SharePoint 開啟活頁簿快照,請選擇開啟檔案,而不是快照。

  • 將會停用自動儲存的增益集停用。 選取 [檔案] > [選項] > [增益集] > [Excel 增益集] > [前往],然後清除增益集的核取方塊。

  • 拿掉相容性檢查: 檔案 > 資訊 > 檢查活頁簿 > 檢查相容性。 然後取消核取 [儲存此活頁簿時檢查兼容性]

  • 如果檔案包含嵌入物件,請考慮以連結取代這些物件。 請在這裡查看更多詳細 數據

簡易的方法是在變更之前,將 [自動儲存] 關閉。 如果那些變更為暫時性且不需要儲存,請關閉檔案。 然後在系統詢問您是否要儲存時,按一下 [否]。 如果您決定要儲存所做的變更,請重新開啟 [自動儲存]。

如果您不想持續儲存,而且不想向其他人顯示您的變更,您可以關閉 [自動儲存]。 然後,當您準備好時 ,請按 下 [儲存 (或按 CTRL+S) 以儲存檔案,並顯示您對正在處理該檔案的任何其他人員所做的變更。 (或者,您也可以重新開啟 [自動儲存],來儲存及共用您的變更)。

針對位於 Microsoft 雲端的檔案,[自動儲存] 預設一律為 [開啟]。 不過,如果您針對某個別檔案將 [自動儲存] 設為 [關閉],程式將會記得此設定,並在每次重新開啟該檔案時關閉該功能。 如果您針對某個檔案將該功能切換回 [開啟],程式也會持續針對檔案開啟該功能。

關閉 [自動儲存] 時,如果系統在您的檔案為開啟狀態時當機,[自動回復] 的功能仍會運作。

如果您針對某個特定檔案將 [自動儲存] 設為 [關閉],程式將會記得此設定,並在每次重新開啟該檔案時關閉該功能。 如果您針對某個檔案將該功能切換回 [開啟],程式也會持續針對檔案開啟該功能。

如果您要針對所有檔案將 [自動儲存] 預設為 [關閉],請移至 [檔案] > [選項] > [儲存],取消勾選 [預設為在 <application> 上自動儲存 OneDrive 與 SharePoint Online 檔案] 旁的核取方塊。

顯示啟用或停用 [自動儲存] 的核取方塊的 [檔案] > [選項] > [儲存] 對話方塊

重新啟動 Word (或您所在的應用程式),然後變更就會生效。

附註: 

  • 如果您要針對所有 Office 應用程式 (例如 PowerPoint 和 Excel ) 將 [自動儲存] 預設為關閉,您需要對那些程式一一重複這些步驟。

  • 如果您要讓個別的檔案仍能 [自動儲存],您可以開啟那些檔案,然後手動為那些檔案的 [自動儲存] 重新設回 [開啟]。

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