合併列印信封

步驟 1：設定郵寄清單

郵寄清單是您的資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。

祕訣

• 如果您沒有郵寄清單，您可以在合併列印時建立一份。 請收集所有的地址清單，然後將它們新增到您的資料來源。
• 如果您使用 Excel 試算表，請將郵遞區號欄的格式設定為文字，以保留所有的零。 如需詳細資訊，請參閱在 Excel 中設定合併列印數字、日期和其他值的格式。
• 如果想要使用您的 Outlook 連絡人，請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式。

步驟 2：測試信封的版面配置

若需要，請在執行實際的合併列印之前，先進行一小批信封的列印測試。

1. 移至 [檔案>] [新增>空白文件]。

2. 前往郵寄信>封。
   

3. 在 [收件者地址] 方塊中，輸入範例地址來測試信封列印出來的樣子。

4. 在 [寄件地址] 方塊中，輸入您的地址。
   

5. 選取 [ 選項>] [信封選項]， 然後執行下列動作：

   • 選擇符合您信封的大小，或選擇 [自訂大小] 來設定大小。
     
   • 若需要，請在 [收件者地址] 和 [寄件地址] 底下，選擇一種字型以及左位移和上位移的位置。

6. 在 [列印選項] 索引標籤上，確認選取的是正確的 [進紙方式]，以符合圖例的方式放入信封，然後選擇 [確定]。
   

7. 選擇 [列印]，然後選擇 [是]，以將寄件地址另存為預設地址。

步驟 3：啟動合併列印

1. 移至 [郵寄]>[啟動合併列印>信封]。
   
2. 在 [信封選項] 對話方塊中，檢查您的選項，然後選擇 [確定]。
3. 如果您想要在信封上新增寄件者地址或標誌，現在正是新增這些項目的最佳時機。
4. 選擇 [ 檔案>儲存]。

步驟 4：將您的郵寄清單連結到主文件

1. 前往 [郵件]>選取 [收件者]。
   
2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。
3. 選擇 [ 檔案>儲存]。

如果需要編輯郵件清單，請參閱合併列印：編輯收件者。

步驟 5：在信封上新增地址區塊

地址區塊是讓您在信封上放置地址的合併列印功能變數。 若要更清楚地看到位置，請按 CTRL + SHIFT + 8，以開啟段落標記 (¶)。

1. 將游標置於您想要放置地址區塊的位置。
2. 移至 [ 郵件地址>區塊 ]，然後選擇格式。 如需詳細資訊，請參閱插入地址區塊。
   
3. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中，為在信封上顯示的收件者名稱選擇格式。
4. 如果您想要，針對，或針對[上一個] 記錄按鈕，以在資料來源中的幾筆記錄之間移動，以查看它們的外觀。
5. 選擇 [確定]。
6. 移至 [檔案>儲存 ] 以儲存合併文件。

如果漏掉任何地址部分，請參閱合併列印：符合欄位來修正。

步驟 6：預覽及列印信封

列印信封前，請做最後一次檢查。

1. 若要請選擇 [下一個] 記錄按鈕，或，以在資料來源中的一些記錄之間移動，以查看它們的外觀。
2. 選擇 [ 完成] & [合併列印>文件]。
   

步驟 7：儲存合併列印信封文件

當您儲存合併列印信封文件後，它會與您的郵寄清單保持連線，以供日後使用。

若要重複使用信封合併列印文件，請開啟文件，並在 Word 提示您保持連線時選擇 [是]。 若要變更信封合併列印文件中的地址，請開啟文件並選擇 [編輯收件者清單] 以排序、篩選及選擇特定地址。

步驟 1：設定郵寄清單

郵寄清單是您的資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。

步驟 2：準備對應信封的主文件

1. 移至 [郵寄]>[啟動合併列印>信封]。
   
2. 在 [信封] 對話方塊的 [寄件者地址]，選擇其中一個選項。
3. 在 [信封] 對話方塊的 [列印選項] 底下，選擇 [版面設定]。
4. 在 [版面設定] 對話方塊的 [紙張大小] 清單中，選擇符合您信封大小的選項。
   如果沒有任何選項符合您的信封大小，請執行下列動作：
5. 在 [版面設定] 對話方塊中，選擇 [橫向>確定]。
6. 選擇 [確定] 來關閉 [信封] 對話方塊。
7. 移至 [ 檔案>儲存]。

步驟 3：將您的郵寄清單連結到主文件

1. 在 [郵寄] 索引標籤上，選擇 [選取收件者]。
   
2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。
3. 若需要，編輯您的收件者清單。 如需詳細資訊，請參閱合併列印：編輯收件者。
4. 選擇 [ 檔案>儲存]。

步驟 4：新增合併功能變數並設定其格式

1. 在文件中，選擇 [將欄位拖曳至此方塊或者輸入文字]，再按一下或點選文字將它移除。
2. 移至 [郵件>] [插入合併欄位]，然後選擇您要新增的欄位。
   
3. 新增您要納入信封的欄位並設定其格式，然後選擇 [確定]。

步驟 5：預覽及列印信封

1. 前往 [郵件>預覽結果 ] 以查看信封的外觀。
   

   注意

   在 [郵寄] 索引標籤上使用向左鍵和向右鍵，以瀏覽每個信封。

2. 若要進行其他格式設定變更，請再次選取 [預覽結果] 來編輯合併功能變數。

3. 完成後，請前往 [郵件 ] 索引標籤，選擇 [ 完成] & [合併列印>文件] 以完成合併列印。
   

   秘訣

   若要在列印前個別檢閱及更新每個信封，請移至 [郵寄>][完成] & [合併]> [編輯個別文件]。 完成後，請移至 [檔案>列印 ] 以列印信封。