使用「問題」通訊小組網站範本

SharePoint 緊急通訊小組網站範本是專為您的緊急通訊小組設計做為內部首頁的 小組網站。 與您的小組協調及規劃活動詳細資料,同時讓每個人都能掌握資訊。

在本文中,我們共用 SharePoint「問題」通訊小組網站範本上的元素,並討論如何自訂網站,使其成為您自己的網站。 

「問題」通訊小組網站範本預覽。

網站功能

  • 隨附預先填入影像、網頁元件和內容的可自訂網站,旨在在進行自訂以符合小組需求時啟發網站編輯者。

  • 使用Microsoft 清單建立專案追蹤器和問題追蹤器清單,協助您與小組一起管理和追蹤專案詳細資料。

附註: 

  • 部分功能會逐步提供給加入宣告 已設定目標發行計畫的組織。 這表示您可能還未看到這項功能,或看起來可能與說明文章中描述的不一樣。

  • 當您將範本套用至現有網站時,您的內容不會自動與新範本合併。 現有內容會改為儲存為[網站內容] 中的重複頁面。 

首先,請依照如何將 網站範本新增至新的或現有的 SharePoint 網站的指示進行。

附註: 您必須具備網站建立許可權,才能將此範本新增至您的網站。 

探索預先填入的網站內容、網頁元件和頁面,並決定需要哪些網站自訂專案,以符合貴組織的品牌、語音和整體業務目標。 

預先填入的網站頁面:

  • 首頁 - 提供和登陸位置,讓訪客檢閱有關持續開發、回應更新、原則和程式資訊,以及實用資源的新聞。

  • 最新更新- 此頁面提供空間讓您分享目前新聞和與貴組織相關的更新。

  • 專案計劃 - 追蹤與預定專案相關的所有工時進度。 編輯清單文字欄位來自訂此清單範本。

  • 內容排程器 - 組織即將與之共用的內容。 編輯清單範本來自訂此清單。

  • 交談 - 在 Outlook 中連線到共用的團隊別名和小組行事曆。 將此網站連線到 Microsoft 365 群組 ,以在 Microsoft Teams 中新增即時聊天。

  • - 在 Outlook 中連線到共用的小組別名和小組行事曆。 將此網站連線到 Microsoft 365 群組 ,以在 Microsoft Teams 中新增即時聊天。

  • 回收站 - 提供最近捨棄之小組內容的存取權。

一旦您新增了「問題」通訊小組網站範本,就可以自訂它,並將它設為您自己的範本。 

附註: 若要編輯 SharePoint 網站,您必須是網站擁有者或網站成員。

  1. 展示重要新聞和公告 - 使用主圖網頁元件來強調問題通訊協定、情況更新和實用資源。

  2. 提供實用資訊- 使用文字網頁元件為小組提供實用資訊。

  3. 醒目提示常用資源的連結- 使用 [快速連結] 網頁元件,輕鬆存取資源。

  4. 提供重要連絡人的存取權 - 使用 [人員] 網頁元件列出問題小組的重要連絡人。

  5. 提供輕鬆存取檔的功能: 使用文件庫網頁元件,快速存取部門資源和檔。

  6. 檢閱最近的小組網站活動 - 使用網站活動網頁元件來檢視其他小組成員最近存取的內容。

  7. 提供學習資料和其他資源的存取權- 使用 [快速連結] 網頁元件來匯總內部和外部代理資源的清單。

「問題」通訊小組網站範本會醒目提示可用的網頁元件。

自訂網站 的外觀、網站 流覽網頁元件和內容,以符合檢視者和組織的需求。 進行自訂時,請選取網站右上角的 [編輯 ],確保網站處於編輯模式。 當您工作時, [另存成草稿]或 [ 重新發佈 變更] 可讓檢視者看到編輯內容。

1. 使用主圖網頁元件來醒目提示問題通訊協定、情況更新和實用資源

主圖網頁元件預覽。

  1. 首先,選取主圖網頁元件,然後選取[編輯網頁組[編輯鉛筆] 圖示的螢幕擷取畫面] 。

  2. 然後,選取最符合組織需求的 [圖層] 選項。

查看不同的版面配置,並深入瞭解編輯 主圖網頁元件

2. 使用文字網頁元件為小組提供實用資訊

文字網頁元件預覽。

  1. 首先,選取 [文字] 網頁元件,然後選取 [編輯網頁組[編輯鉛筆] 圖示的螢幕擷取畫面] 。

  2. 直接在網頁元件中編輯文字。 

深入瞭解如何編輯 文字網頁元件

3.  使用 [快速連結] 網頁元件輕鬆存取資源

快速連結網頁元件預覽,顯示原則和程式資源的連結。

  1. 流覽至 [快速連結] 網頁元件,選取連結,然後選取[編輯網頁元件 [編輯鉛筆] 圖示的螢幕擷取畫面] 。

  2. 視需要編輯連結、標題、圖示和描述。

  3. 若要新增連結,請選取+ 新增連結

查看不同的版面配置,並深入瞭解如何編輯快速連結網頁元件

4.  使用 [人員] 網頁元件列出當機小組的重要連絡人

人員網頁元件預覽。

  1. 首先刪除預留位置 [人員] 網頁元件。

  2. 然後,選取含有圓圈 +的線條,將連絡人網頁元件新增到原處: 用於將網頁組件新增至頁面的加號

  3. 選取[編輯網頁元件 [編輯鉛筆] 圖示的螢幕擷取畫面] 。

  4. 調整版面配置並輸入人員或群組的名稱,然後選取 [ 儲存]

深入瞭解聯繫人網頁元件

5.  使用文件庫網頁元件,以提供快速存取部門資源和檔

檔網頁元件的預覽。

  1. 若要變更文件庫網頁元件的檢視或資料夾來源,請選  [編輯網頁元件 [編輯鉛筆] 圖示的螢幕擷取畫面] 。

  2. 若要編輯文件庫資料夾、標籤、內容,請流覽至網站內容中的文件庫、進行編輯,然後在網頁元件中看到內容更新。

深入瞭解編輯文檔庫網頁元件

6.  使用網站活動網頁元件隨時掌握小組活動

網站活動網頁元件的預覽。

  1. 首先,選取 [網站活動] 網頁元件,然後選取 [編輯網頁組[編輯鉛筆] 圖示的螢幕擷取畫面] 。

  2. 在工具箱的 [一次顯示此眾多專案] 底下輸入數位。

深入瞭解如何使用 網站活動網頁元件

7.  使用 [快速連結] 網頁元件匯總內部和外部代理資源清單

大型快速圖表網頁元件的螢幕擷取畫面

  1. 首先,選取 [快速連結] 網頁元件,然後選取 [編輯網頁組[編輯鉛筆] 圖示的螢幕擷取畫面] 。

  2. 視需要編輯連結、標題、圖示和描述。

  3. 若要新增連結,請選取+ 新增連結

深入瞭解如何使用 [快速連結] 部分

自訂網站內的下列頁面 

最新更新頁面的預覽。

  • 最新更新- 提供目前收件者和小組回應的更新。 編輯 [ 文字 ] 和 [ 撥號至動作 ] 網頁元件來自訂此頁面。

  • 專案計劃- 追蹤可能妨礙專案的任何問題。 編輯清單文字欄位來自定義此清單範本

  • 內容排程器 - 組織要共用的內容,直至活動。 編輯清單範本來自訂此清單。

自訂外觀和網站導覽

與其他人共用網站之前,請先確保使用者可以找到網站、輕鬆流覽連結和頁面,以及快速存取網站上的內容,藉此完成網站的修飾。

自訂網站、檢閱網站併發布最終草稿之後,與其他人共用您的網站。 

  1. 依序選取 [設定]和 [  網站許可權]

  2. 然後選取 [邀請人員],然後選取 [ 將成員新增至群組] ,然後選取 [ 新增] 以授與小組網站內容的完整存取權、共用資源,例如小組 Outlook 行事曆和網站編輯許可權。

  3. 然後選 取 [邀請人員 ],然後選取 [ 僅共用網站] ,然後選 取 [儲存] 以共用網站,但不選取共用資源或網站編輯許可權。

深入瞭解 管理小組網站設定、網站資訊和許可權

建立並啟動網站之後,下一個重要階段是維護網站內容。 確定您有將內容和網頁元件保持在最新狀態的計畫。 

網站維護最佳做法:

  • 規劃網站維護 - 建立排程以視需要隨時檢閱網站內容,以確保內容仍然正確且相關。

  • 定期張貼新訊 - 在整個組織中發佈最新公告、資訊和狀態。  瞭解如何在小組網站或通訊網站上新增新訊貼文,以及向張貼公告的其他人顯示如何使用 SharePoint 新聞。

  • 檢查連結和網頁元件 - 持續更新連結和網頁元件,以確保您運用網站的完整值。

  • 流量分析來提升互動度 - 使用內建的使用狀況資料包告來檢視網站使用量,以取得熱門內容、網站造訪等資訊。

  • 定期檢閱您的網站設定 - 在 SharePoint 中建立網站後,您可以變更網站的 設定、網站資訊和許可權

更多自訂資源

深入瞭解規劃建置維護SharePoint 網站。

查看更多 SharePoint 網站範本。

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