يعمل عامل Planner على أتمتة رسائل البريد الإلكتروني لتقرير الحالة لخططك عن طريق إنشاء ملخصات مختصرة واحترافية استنادا إلى التقدم والأحداث الرئيسية والمهام القادمة. فهو يساعد على إبقاء المساهمين على اطلاع ويوفر الوقت ويدعم الشفافية والمواءمة عبر المشاريع. تعمل تقارير الحالة مع كل من الخطط الأساسية المشتركةوالخطط المتميزة المشتركة.
ملاحظة
يتم حاليا نشر عامل Planner للعملاء. تعرّف على المزيد عنه في الأسئلة المتداولة عن عامل Planner.
بدء تقرير جديد
الخيار 1: البدء بخطة جديدة
- انتقل إلى Microsoft Teams وافتح تطبيق Planner .
- قم بإنشاء خطة جديدة عن طريق تحديد إما الخطة الأساسية أو الخطة المميزة. تعمل تقارير الحالة مع كليهما.
- شارك خطتك عن طريق تحديد أيقونة المشاركة في الجزء العلوي الأيسر. يمكنك إما إنشاء مجموعة جديدة أو إضافة الخطة إلى مجموعة موجودة.
- أضف 10 مهام على الأقل إلى خطتك.
- حدد علامة التبويب " تقارير " في الشعار العلوي. إذا لم تتمكن من رؤية علامة التبويب هذه، فتحقق من قائمة التجاوز (ثلاث نقاط) للحصول على خيارات إضافية.
الخيار 2: البدء بخطة موجودة
- انتقل إلى Microsoft Teams وافتح تطبيق Planner .
- افتح خطة مشتركة تتضمن 10 مهام على الأقل. تعمل تقارير الحالة مع كل من الخطط الأساسية المشتركة (مع تمكين عامل Planner) والخطط المتميزة المشتركة (مع تمكين عامل Planner).
- تأكد من مشاركة الخطة مع مجموعة Microsoft 365. وإلا، يمكنك مشاركته عن طريق تحديد الزر "مشاركة " في الجزء العلوي الأيسر.
- انتقل إلى علامة التبويب " التقارير ".
تلميح
تعمل التقارير بشكل أفضل مع الخطط التي تم تعقبها لفترة زمنية وتعبئتها بالمهام. إذا كان لديك أقل من 10 مهام في خطتك، فحاول إضافة المزيد قبل إنشاء تقرير.
إنشاء تقرير وعرضه وتحريره
- حدد "بدء الاستخدام" في البانر العلوي في علامة تبويب " التقارير ".
- ضمن فترة إعداد التقارير، حدد القائمة المنسدلة واختر الفترة الزمنية التي تريد أن يغطيها التقرير، على سبيل المثال، الأسبوع الماضي أو آخر أسبوعين أو الشهر الماضي أو الربع الأخير.
- (اختياري) حدد "إظهار المزيد من الخيارات " لتخصيص التقرير:
- مقاطع التقرير: حدد القائمة المنسدلة لاختيار الأقسام التي تريد تضمينها، مثل الملخص التنفيذيوالمخاطر وأدوات الحظروالإنجازات.
- إرشادات إضافية: أضف تفاصيل محددة حول ما تريده في التقرير. على سبيل المثال، "أضف مقطع للتقدم وقم بتقسيمه حسب المستودعات."
- طول التقرير: اختر "موجز" أو "Standard" أو "مفصل".
- انقر فوق إنشاء تقرير. يقوم عامل Planner بتجميع المعلومات من الخطة لإنشاء تقرير مخصص.
- يفتح تقريرك في لوحة Loop، وستتلقى إعلاما داخل التطبيق مع ارتباط إلى التقرير. يمكنك إجراء تعديلات مباشرة في تقريرك (في لوحة Loop) لإنهاء المحتوى.
ملاحظة
قد يستغرق إنشاء التقرير بضع دقائق وفقا لتعقيد خطتك. يمكنك الانتقال بعيدا عن الصفحة الحالية أو تطبيق Planner—سيكون تقريرك متوفرا عند عودتك.
عرض تقاريرك الأخيرة
- حدد الخطة المحددة التي تحتوي على التقارير التي تريد الوصول إليها.
- انتقل إلى علامة التبويب " التقارير ".
- ضمن قسم التقارير الأخيرة ، سترى قائمة تعرض أحدث 10 تقارير تم إنشاؤها. يظهر كل تقرير حالته، على سبيل المثال، "مسودة".
فتح تقرير أو حذفه
في قائمة التقارير الأخيرة ، حدد زر المزيد من الخيارات (...) إلى جانب تقرير، ثم اختر:
- افتح لفتح التقرير في Loop، حيث يمكنك عرضه أو متابعة تحريره.
- احذف التقرير لإزالة التقرير من القائمة.
عرض كل التقارير السابقة
- حدد الخطة المحددة التي تحتوي على التقارير التي تريد الوصول إليها.
- انتقل إلى علامة التبويب " التقارير ".
- ضمن قسم التقارير الأخيرة ، سترى قائمة تعرض أحدث 10 تقارير تم إنشاؤها.
- حدد "عرض الكل" في أعلى قسم التقارير الأخيرة لفتح مجلد SharePoint حيث تم تخزين جميع التقارير السابقة.
تلميح
يمكنك أيضا عرض جميع التقارير السابقة عند فتح تقرير من خلال العثور على الخيار في الزر متعدد الإجراءات في الزاوية العلوية اليسرى من الشريط العائم.
اتخاذ إجراء بشأن تقاريرك
مشاركة التقرير كمكون Loop
عند عرض تقرير، يمكنك الوصول إلى خيارات إضافية باستخدام أيقونات Loop في الزاوية العلوية اليسرى.
- حدد المواقع المشتركة لعرض ارتباط مجلد SharePoint حيث يتم تخزين مكون Loop الخاص بك. من هنا، يمكنك أيضا تحديد "إضافة إلى مساحة عمل Loop" لتضمين المكون الخاص بك في مساحة عمل أخرى.
- حدد نسخ المكون ولصقه في مكان آخر، مثل Microsoft Teams أو Outlook أو OneNote أو Word أو تطبيقات Microsoft 365 الأخرى. سيتم تحديث أي تغييرات تم إجراؤها على المكون في هذه المواقع تلقائيا في الوقت الحقيقي.
- حدد "معرفة من لديه حق الوصول " لعرض قائمة بأعضاء الفريق الذين لديهم حاليا إذن الوصول إلى تقريرك.
مشاركة التقرير مع مستخدمين خارجيين خارج المجموعة
- انتقل إلى مجلد SharePoint حيث يتم تخزين مكون Loop الخاص بك وافتحه من هناك.
- بمجرد فتح التقرير في Loop، حدد مشاركة في الزاوية العلوية اليسرى.
مشاركة التقرير من خلال رسالة إخبارية في SharePoint
مع فتح تقريرك في Planner في Teams، حدد "مشاركة" كرسالة إخبارية موجودة على الجانب الأيسر من شريط الإجراءات العائم. يحول هذا الإجراء التقرير إلى تنسيق رسالة إخبارية في SharePoint.
إغلاق تقرير
حدد الزر "إغلاق" على الجانب الأيسر من شريط الإجراءات العائم للعودة إلى صفحة التقرير الافتراضية.
متطلبات الوصول
لإنشاء تقرير الحالة، يجب أن يكون لدى المستخدمين حق الوصول إلى عامل Planner وترخيص Microsoft 365 Copilot.
تعمل ميزة تقرير الحالة مع الخطط التالية:
- الخطط الأساسية المشتركة (مع تمكين عامل Planner)
- الخطط المتميزة المشتركة (مع تمكين عامل Planner)
في كلتا الحالتين، يجب مشاركة الخطة مع مجموعة Microsoft 365 والحصول على 10 مهام على الأقل.
ملاحظة
ميزة تقرير الحالة غير معتمدة للمؤسسات المسماة. يمكن للمستخدمين الذين ليس لديهم ترخيص Microsoft 365 Copilot عرض التقارير وتحريرها ولكن لا يمكنهم إنشاء تقارير جديدة.