كيفية سحب التغييرات على الملفات في مكتبة SharePoint أو إيداعها أو تجاهلها.
هل يتم حفظ ملفاتي تلقائيا عند إيداعها؟
لا، يؤدي سحب ملف إلى تغيير حالة الملف فقط للسماح لك فقط بتحرير الملف.
إذا قمت بفحص ملف ولم تحفظه مرة أخرى، فلن يتم حفظ التغييرات. إذا كنت تريد الاحتفاظ بالتغييرات، فاحفظ الملف دائما.
تعتمد كيفية حفظ الملف على المحرر أو الأداة التي تستخدمها. إذا قمت بتحرير ملف نصي عبر الإنترنت، فستحتاج إلى النقر فوق حفظ بشكل صريح. ومع ذلك، إذا قمت بالتحرير في تطبيق Microsoft 365، كما هو الحال في Word أو Excel، يمكنك إغلاق المستند، وسيتم حفظه تلقائيا.
إذا قمت بسحب ملف، واحفظه، ثم تجاهلت السحب، فلن يتم حفظ التغييرات مرة أخرى إلى المكتبة.
لماذا يمكنني تحرير ملف دون سحبه؟
بشكل افتراضي، يمكن لأي شخص لديه إذن تحرير في مكتبة مستندات تغيير ملف. ومع ذلك، يمكنك تعيين المكتبة لمطالبة شخص ما بفحص الملف أولا قبل تغييره.
يجب أن تكون مالك مكتبة المستندات أو مسؤول الموقع أو لديك أذونات مماثلة للقيام بهذا الإعداد.
افتح المكتبة التي تريد طلب سحبها.
في SharePoint، انقر فوق
ثم انقر فوق إعدادات المكتبة.
في SharePoint 2016، حدد صفحة، ثم إعدادات المكتبة.
في صفحة Settings، حدد Versioning settings.
في صفحة إعدادات تعيين الإصدار ، قم بالتمرير لأسفل وحدد نعم لطلب سحب المستندات قبل أن يمكن تحريرها.
كيف أعمل تتطلب سحب الملفات في مكتبتي؟
بشكل افتراضي، تتيح مكتبة المستندات للأعضاء الذين لديهم إذن تحرير تعديل الملفات وتحريرها دون سحبها. لمنع ذلك، قم بتمكين السحب المطلوب في المكتبة. يجب أن تكون مالك مكتبة المستندات أو مسؤول الموقع أو لديك أذونات مماثلة للقيام بهذا الإعداد.
افتح المكتبة التي تريد طلب سحبها.
في SharePoint، انقر فوق
ثم انقر فوق إعدادات المكتبة.
في SharePoint 2016، حدد صفحة، ثم إعدادات المكتبة.
في صفحة Settings، حدد Versioning Settings.
في صفحة إعدادات تعيين الإصدار ، قم بالتمرير لأسفل وحدد نعم لطلب سحب المستندات قبل أن يمكن تحريرها.
كيفية معرفة من قام بسحب الملفات؟
هناك طريقة سريعة لمعرفة من قام بسحب عمود وهي التمرير فوق أيقونة السحب
لمشاهدة تلميح يخبرك بمن قام بسحب الملف.
يمكنك أيضا إضافة العمود مسحود حسب إلى طريقة العرض الافتراضية للمكتبة. بهذه الطريقة، يمكن للجميع بسهولة معرفة الأشخاص الذين تم سحب مستندهم. لمعرفة كيفية إضافة عمود تم سحبه حسب في SharePoint، راجع إنشاء عمود في قائمة أو مكتبة.
مزيد من المعلومات
- بالنسبة إلى SharePoint 2016، راجع إنشاء طريقة عرض لقائمة أو مكتبة أو تغييرها أو حذفها.
- بالنسبة إلى SharePoint، راجع إنشاء طريقة عرض مخصصة لمكتبة مستندات.
كيف أعمل تمكين تعيين الإصدار؟
إن "تعيين الإصدار" عبارة عن طريقة لإنشاء محفوظات للتغييرات التي تم إدخالها على مستند يتطلب دورة نشر مراقبة للإصدارات الرئيسية، أو الإصدارات الرئيسية والثانوية.
تشغيل تعيين الإصدار
لمعرفة كيفية تشغيل تعيين الإصدار، راجع تمكين تعيين الإصدار وتكوينه لقائمة أو مكتبة.
ما هي أفضل طريقة لتحميل الملفات؟
استخدام السحب والإفلات
تقضي الطريقة الأكثر شيوعاً لتحميل الملفات بسحبها من مجلد شبكة أو كمبيوتر إلى مكتبة المستندات. أولاً، افتح المكتبة على موقعك. بعد ذلك، ابحث عن المستندات الموجودة على الكمبيوتر والتي تريد تحميلها، وحددها واسحبها إلى مساحة في المكتبة حيث يظهر النص: اسحب الملفات إلى هنا.
إذا لم تتمكن من رؤية خيار سحب الملفات وإفلاتها، فقم بتثبيت أحدث إصدار من برنامج المستعرض أو Microsoft 365. تتطلب هذه الميزة ما لا يقل عن Office 2016 أو أحدث إصدار من Microsoft Edge أو Firefox أو Chrome.
استخدام الأمر فتح باستخدام المستكشف في SharePoint 2016
يفتح هذا الأمر مستكشف الملفات على الكمبيوتر، ولكنه يعرض بنية المجلد على كمبيوتر الخادم الذي يقوم عليه الموقع. من وقت إلى آخر، قد تحتاج إلى نسخ عدد من المستندات الموجودة في مكتبة أو نقلها إلى مكتبة أخرى.
ملاحظة
افتح باستخدام Explorer في SharePoint 2016، أو عرض في مستكشف الملفات باستخدام SharePoint يعمل فقط في Internet Explorer 11. لا يدعمه Microsoft Edge أو Google Chrome أو Mozilla FireFox.
على سبيل المثال، قد تحتاج إلى نقل كافة المستندات التي تم إنشاؤها على مدار السنة الماضية في إحدى المكتبات إلى مكتبة أخرى لأرشفة المعلومات. أو، قد ترغب في نسخ المستندات من مكتبة تملكها على أحد المواقع إلى مكتبة أخرى في موقع فرعي أثناء تغيير مجموعات العمل.
يمكنك أيضاً معالجة الملفات الموجودة في المجلد، على سبيل المثال، نسخها وإعادة تسميتها وحذفها وغير ذلك.
استخدام الأمر تحميل في SharePoint 2016
من مكتبة المستندات، حدد تحميل، ثم حدد اختيار Files، واستعرض لتحميل الملفات الفردية.
من فوائد هذه الطريقة أنها تعمل بصرف النظر عن المستعرض أو إصدار المستعرض المتوفر لديك.
التلميحات ذات الصلة حول السحب والإيداع والإصدارات
بصرف النظر عن الطريقة التي تستخدمها للتحميل، تذكّر ما يلي حول السحب والإيداع والإصدارات عند تمكينها:
- إذا كنت تقوم بتحميل ملف إلى مكتبة تتطلب سحب الملفات، فسيتم سحب الملف لك في البداية. وستبقى بحاجة إلى إيداع الملف قبل أن يتمكن أشخاص آخرون من عرضه وتحريره.
- إذا تم تكوين المكتبة لتعقب إصدارات الملفات، فتضيف عادةً الملف الذي تم تحميله كإصدار جديد، ويصبح عندئذٍ جزءاً من محفوظات الإصدارات الخاصة بالملف.
- إذا كانت المكتبة تتطلّب منك إضافة القيم إلى عمود مكتبة واحد أو أكثر، كاسم القسم أو رقم المشروع، فيجب أن تبقى قادراً على تحرير القيم وإيداع المستند قبل اكتمال عملية التحميل.
مزيد من المعلومات
- بالنسبة إلى SharePoint 2016، راجع تحميل الملفات والمجلدات إلى مكتبة.
- بالنسبة إلى SharePoint وMicrosoft 365، راجع تحميل ملفات المشروع أو مستنداته وعرضها وإزالتها.
- لمزيد من المعلومات حول المستندات، راجع الفيديو: إضافة مستندات إلى مكتبة.
كيف يمكنني إضافة مستند جديد كإصدار من مستند موجود؟
يمكنك الحصول على مستند جديد لإضافته كإصدار جديد عن طريق سحب المستند الذي تم الخروج منه واستبدال كل المحتوى بالإصدار الجديد. بمجرد تعديل الإصدار الذي تم سحبه، تحقق مرة أخرى. سيقوم SharePoint بعمل نسخة جديدة، مع الاحتفاظ بالإصدارات السابقة (شريطة تكوينها لذلك). لمزيد من المعلومات حول تعيين الإصدار، راجع كيفية عمل تعيين الإصدار في القوائم والمكتبات.
هل يمكنني الحصول على تذكير بأنه تم سحب مستند بعد فترة زمنية؟
لا، لسوء الحظ من بيئة SharePoint، لا توجد طريقة لتعيين تذكير أو للحصول على تاريخ سحب مستند. هناك واجهات برمجة التطبيقات (APIs) التي ستسمح بذلك، ولكنها تتطلب كتابة برنامج مخصص. تحدث إلى المسؤول أو مصمم الموقع.
أثناء التنقل المرئي، شاهد أيقونة السحب ، أو أضف عمود السحب حسب إلى المكتبة. لمعرفة كيفية إضافة عمود تم سحبه حسب في SharePoint، راجع إنشاء عمود في قائمة أو مكتبة.
لماذا لا يرى الآخرون الملفات التي قمت بتحميلها للتو؟
إذا كنت تعمل على تحميل ملفات إلى مكتبة تتطلب سحب الملفات، فسيتم سحب الملف بشكل أولي نيابة عنك. يمكنك رؤية الملفات، ولكن لا يمكن للآخرين ذلك ومن السهل التغاضي عنها. قبل أن يتمكّن الآخرون من عرض الملفات أو تحريرها، احرص على تعبئة أي خصائص مطلوبة ثم قم بإيداع الملفات.
مزيد من المعلومات
- لمزيد من التفاصيل حول إيداع الملفات والخروج منها في SharePoint، راجع سحب الملفات أو إيداعها في مكتبة مستندات.
- لمزيد من التفاصيل حول إيداع الملفات والخروج منها في SharePoint 2016، راجع سحب التغييرات على الملفات في مكتبة SharePoint أو إيداعها أو تجاهلها.
- لتحميل الملفات إلى SharePoint 2016، راجع تحميل الملفات والمجلدات إلى مكتبة.
- لتحميل الملفات إلى SharePoint، راجع تحميل ملفات المشروع أو مستنداته وعرضها وإزالتها.
لقد نقرت فوق ارتباط مستند في البريد الإلكتروني، ولكنه فتح للقراءة فقط - لماذا؟
إذا أرسل لك شخص ما ارتباطا إلى ملف SharePoint وحددته، فتأكد دائما من قراءة شريط العنوان لمعرفة ما إذا كان مكتوبا للقراءة فقط قبل بدء التحرير. إذا كان الملف للقراءة فقط وكان السحب ممكّناً في المكتبة، فستحتاج إلى سحب الملف. ويمكنك دائماً الانتقال إلى المكتبة من خلال فحص عنوان URL لتحديد موقع المكتبة.
ولكن إذا كان الملف عبارة عن مستند Office، مثل Word أو Excel أو PowerPoint، فهذا أسهل بكثير. أولا، ضع المستند في وضع التحرير، وحدد علامة التبويب ملف ، ثم حدد موقع الزر إدارة الإصدارات ، الذي يمكنك استخدامه لسحب الملف.
ولكن لاحظ أنه من الممكن أيضا أن يكون هناك شخص ما قد قام بالفعل بسحب الملف، لذلك في هذه الحالة لن يكون الأمر سحب متوفرا.
هل عليّ استخدام مجلد المسودات المحلي؟
ما مدى تكرار رؤيتك ما يلي؟
لقد كانت ميزة المسودات المحلية موجودة في عدة إصدارات. يتيح لك تحديد المربع استخدام مجلد المسودات المحلي نقل الملف إلى وضع عدم الاتصال ويسهّل العثور على الملف على الكمبيوتر، في حال احتجت إلى فتحه في وقت لاحق لا تكون فيه متصلاً بالشبكة. بشكل افتراضي، يسمى المجلد مسودات SharePoint، وهو موجود في مجلد المستندات أو المستندات الخاصة بي . بالمناسبة، لا ترى مربع الحوار هذا إذا قمت بتحديد ملفين أو أكثر للسحب.
ولكن الأمور قد تغيّرت. إذا كنت ترغب في العمل مع الملفات دون اتصال، فإن أفضل خيار لك هو استخدام OneDrive للعمل أو المؤسسة التعليمية مما يجعل من المحاذاة استخدام أي مكتبة مستندات دون اتصال ومزامنة التغييرات تلقائيا.
مزيد من المعلومات
- قم بمزامنة OneDrive أو مكتبات SharePoint الأخرى مع الكمبيوتر باستخدام OneDrive.
- قم بتنزيل عميل المزامنة من OneDrive المجاني.
كيف أعمل إيداع الملفات عبر المجلدات؟
تتضمّن المكتبة المنظّمة في مجلدات في أغلب الأحيان طريقة عرض افتراضية تعرض كل المجلدات. إذا كنت تريد إيداع الكثير من الملفات في الكثير من المجلدات، فقم بإنشاء طريقة عرض جديدة "تبسط" المكتبة حتى تتمكن من رؤية جميع الملفات في طريقة عرض واحدة بدون مجلدات. لإجراء ذلك، حدد إظهار كافة العناصر بدون مجلدات ضمن المجلدات على الصفحة "تحرير طريقة العرض". أثناء وجودك فيه، قد تزيد من حد الملف حتى تتمكن من رؤية جميع الملفات في وقت واحد عن طريق زيادة عدد العناصر التي سيتم عرضها ضمن حد العنصر. يؤدي هذا الأمر إلى تسهيل تحديد كل الملفات التي تحتاج إلى إيداعها بعملية واحدة.
مزيد من المعلومات
- بالنسبة إلى SharePoint 2016، راجع إنشاء طريقة عرض لقائمة أو مكتبة أو تغييرها أو حذفها.
- بالنسبة إلى SharePoint، راجع إنشاء طريقة عرض مخصصة لمكتبة مستندات.
لماذا لا أرى أيقونة السحب في مجلد OneDrive المحلي للعمل أو المؤسسة التعليمية؟
إذا قمت بمزامنة مكتبة مع OneDrive للعمل أو المدرسة، فلا يزال بإمكانك سحب الملفات في المستعرض. يمكنك رؤية في المستعرض للإشارة إلى سحب الملف. ومع ذلك، لا توجد أيقونة السحب على الملف في المجلد المحلي لجهازك لأن المجلد المحلي ليس لديه معرفة بحالة السحب/إيداع الملف على SharePoint.
ومع ذلك، يمكنك إجراء ما يلي في المجلد المحلي:
- انقر بزر الماوس الأيمن فق اسم الملف.
- حدد عرض عبر الإنترنت أو حدد OneDrive للعمل أو المؤسسة التعليمية، ثم حدد الانتقال إلى المستعرض.
يمكنك الآن أن ترى بسرعة مكتبة SharePoint وحالة السحب/الإيداع لأي ملف في المكتبة.
أحد الأشخاص ذهب لقضاء إجازته وترك ملفاً مسحوباً. فما العمل الآن؟
لست مضطرا للانتظار حتى عادوا
بإمكان مسؤول الموقع أو المكتبة استخدام الإذن تجاوز السحب الذي يمكّن إيداع مستند أو تجاهل سحب مستند من قِبل مستخدم آخر. لكن تجدر الإشارة إلى وجوب التنبه إلى نتائج هذا الإجراء. قد يرغب زميلك في إجازة في إضافة النسخة المحلية مع التغييرات مرة أخرى إلى المستند في المكتبة ويجب تسوية الإصدارين، إما يدويا أو باستخدام أدوات المقارنة، مثل تلك التي يوفرها Word وExcel.
مزيد من المعلومات
- فهم مستويات الأذونات في SharePoint.
- مقارنة إصدارين من مصنف باستخدام مقارنة جداول البيانات.
- دمج مراجعات المستندات.
هل عليّ تمكين سحب الملفات وإيداعها؟
إن سحب الملفات وإيداعها هو بكل بساطة طريقة لتأمين ملف للتحرير الحصري ثم إلغاء التأمين للسماح للآخرين بتحريره. عليك التفكير في نمط التعاون عند إنشاء المكتبات وتنظيم ملفاتك، وتحديد الأسلوب الأفضل للتعاون. ثمة طرق عدة تسمح لك بالتعاون مع الآخرين في العمل على المستندات. يمكن أن يساعدك الجدول التالي في تحديد ما هو الأفضل لك.
| نمط التعاون | الاستخدامات النموذجية | أفضل الممارسات |
|---|---|---|
| غير رسمي | مستندات الفريق اليومية والتحرير الخفيف أو غير المتكرر وتعارضات التحرير العرضية. | تعطيل متطلبات السحب (هذا هو إعداد المكتبة الافتراضي) ولكن لا يزال بإمكانك سحب الملفات الفردية حسب الحاجة. |
| التأليف المشترك | تعاون مستند سهل وفي الوقت الحقيقي مع منتجات Office على أجهزة الكمبيوتر العميلة وباستخدام Office على الويب | قم بتعطيل متطلبات السحب وتجنب سحب ملف لأنه غير متوافق مع التأليف المشترك. |
| رسمي | التعليق المتتالي والمراجعة والموافقة على المستند. | تمكين السحب المطلوب. |
في ما يلي بعض التلميحات والإرشادات الإضافية للمساعدة عند تمكين السحب في مكتبة:
- تجنّب إبقاء الملفات في وضع السحب لفترة طويلة جداً.
- أضف العمود تم السحب من قِبل إلى طريقة العرض الافتراضية للمكتبة. بهذه الطريقة، يمكن للآخرين بسهولة معرفة الأشخاص الذين تم سحب مستندهم. إذا لم يكن هذا العمود في طريقة عرض، فلا يزال بإمكانك التمرير فوق لمشاهدة تلميح يخبرك بمن قام بسحب الملف.
- اسأل قبل تجاوز سحب شخص آخر.
- تجنب تحرير الملفات التي تم سحبها بالفعل.
- تذكر أن التغييرات غير مرئية للآخرين حتى يتم إيداعها.
مزيد من المعلومات
- قم بإعداد مكتبة لطلب سحب الملفات.
- توثيق التعاون والتأليف المشترك.
- إنشاء عمود في قائمة أو مكتبة.
- إنشاء طريقة عرض لقائمة أو مكتبة أو تغييرها أو حذفها.
قرأت كل شيء وحاولت ولكن ما زلت عالقا - ماذا أفعل الآن؟
إذا استمرت المشاكل أو إذا صادفت سلوكاً غير متوقّع، فهذا يعني أن الوقت ربما قد حان لتقديم طلب خدمة.