استخدام Microsoft Viva Insights في Outlook

الاجتماعات ضرورية للتعاون الصحي. يمكن أن تؤدي ممارسات الاجتماعات الأفضل إلى تحسين الإنتاجية ومشاركة المعلومات والابتكار واتخاذ القرارات والاتصالات بين أعضاء الفريق.

تعرض لك نتيجة تحليلات التحضير للاجتماعات قائمة بالاجتماعات القادمة التي قمت بتنظيمها أو التي تمت دعوتك إليها خلال الأيام التقويمية السبعة التالية (بما في ذلك اليوم الحالي). تساعدك هذه الرؤى على تحديد ما إذا كان كل اجتماع جاهزا للبدء. حدد إعداد لاجتماعاتك للاطلاع على نظرة ثاقبة لكل اجتماع من اجتماعاتك القادمة. حدد للتصفية حسب كافة الاجتماعات أو الاجتماعات المنظمة أو المدعوة.

إليك ما يمكنك القيام به باستخدام هذه الرؤى:

• عرض الحضور: تعرف على النسبة المئوية للمدعوين الذين قبلوا الاجتماع وعدد المدعوين. حدد السهم لأسفل للاطلاع على مزيد من المعلومات حول هؤلاء الحضور.

• عرض التعارضات: احصل على قائمة بجميع الاجتماعات الأخرى التي تتعارض مع هذا الاجتماع.

• الاستجابة (إذا كنت مدعوا): الاستجابة نعم أو لا للدعوة. إذا كنت قد استجابت بالفعل، يتم عرض استجابتك هنا. إذا تمت جدولة اجتماع خارج ساعات الاجتماع النموذجية (عندما تقوم عادة بتنظيم الاجتماعات وحضورها أثناء يوم العمل وخارجه)، يتم تمييزه مع خيار الاستجابة وفقا لذلك.

• عرض المرفقات: عرض عدد المرفقات المتعلقة بهذا الاجتماع، إلى جانب عناوينها وموقع التخزين الخاص بها (عبر الإنترنت أو محليا). إذا تم تخزين مرفق عبر الإنترنت، فاعرض المزيد من التفاصيل عنه أو افتحه.

• عرض المستندات ذات الصلة: عرض المستندات التي قد تساعدك على التحضير للاجتماع.

• تحديد ما إذا كان الاجتماع يحتوي على ارتباط عبر الإنترنت (إذا كنت المنظم): إذا كان الاجتماع يحتوي على ارتباط عبر الإنترنت، فستلاحظ نعم هنا. إذا لم يحدث ذلك، فستلاحظ لا.

• وقت إعداد الكتاب: احجز 15 دقيقة أو 30 دقيقة من وقت التحضير قبل الاجتماع. يظهر الوقت المحجز في التقويم الخاص بك ويشير إلى الاجتماع، على أنه "وقت التحضير ل [عنوان الاجتماع]." يمكنك أيضا إلغاء وقت إعداد الاجتماع أو حذفه مباشرة من التقويم.

ينطبق على: الأشخاص المسجلون في خطة خدمة قابلة للتطبيق

باستخدام تعقب أسعار البريد الإلكتروني وفتح المستند، Viva Insights يخبرك بما يلي:

• عدد الأشخاص الذين فتحوا بريدك الإلكتروني.

• متوسط الوقت الذي يقضيه الأشخاص في قراءة بريدك الإلكتروني.

• عدد مستلمي البريد الإلكتروني الذين فتحوا مستندا قمت بمشاركته في البريد الإلكتروني كارتباط أو كمرفق.

احصل على معلومات القراءة حول رسائل البريد الإلكتروني المرسلة:

1. إذا لم يكن جزء Viva Insights مفتوحا بالفعل، فحدد أيقونة Viva Insights في شريط Outlook Home لفتحه. إذا تلقيت رسالة "مرحبا بك!"، فحدد بدء الاستخدام.

2. حدد واحدًا مما يلي:

   1. معدل فتح البريد الإلكتروني في السياق - يعرض إحصائيات القراءة للبريد الإلكتروني المرسل الذي قمت بفتحه حاليا في Outlook. كما يوفر أسعارا مفتوحة للمستندات المرتبطة أو المرفقة المخزنة في OneDrive for Business أو في SharePoint.

      ملاحظة: في حالات نادرة، يمكن أن يكون معدل فتح المستند أعلى من معدل فتح البريد الإلكتروني. يمكن أن يحدث هذا عندما يفتح المستلمون المستند من خلال مصادر أخرى غير البريد الإلكتروني الذي تمت مشاركته فيه.

   2. تعقب أسعار فتح البريد الإلكتروني - يعرض إحصائيات القراءة لجميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة.

يعرض كلا الخيارين سطر موضوع البريد الإلكتروني وملخصا للمعدل المفتوح ومعدل الفتح (يتم التعبير عنه أحيانا كنسبة مئوية) وعدد عمليات إعادة التوجيه.

قد يكون من السهل فقدان تعقب الطلبات التي قدمتها من زملائك. من خلال استخراج المتابعة المعلقة تلقائيا من آخر 14 يوما من اتصال البريد الإلكتروني، يمكن أن تساعدك نتيجة تحليلات متابعة طلباتك في التحقق من الطلبات التي قدمتها لزملائك، على سبيل المثال:

• "هل يمكنك أن ترسل لي آخر تقرير لهذا العام؟"

• "الجميع، يرجى إكمال تقييمات الأداء الخاصة بك بنهاية الأسبوع."

• "إلغاء RSVP الخاص بي لغداء كارين باتمان المقرر في وقت مبكر من الأسبوع المقبل."

1. في جزء الوظيفة الإضافية Viva Insights، حدد متابعة طلباتك.

2. حدد واحدًا مما يلي:

• المتابعة، التي تفتح رسالة جديدة داخل مؤشر ترابط البريد الإلكتروني الحالي.

• وضع علامة كمكتملة، والتي إذا اكتملت المهمة بالفعل.

• علامات الحذف (...) > هذه ليست متابعة لإزالة هذا من قائمة المتابعة. يساعد وضع علامة على أنها ليست متابعة Viva Insights في تحديد ما هي المتابعة في المستقبل.

يمكن أن يساعدك وقت الحجز للتركيز على حماية الوقت للعمل المركز عليه وتقليل الإعلامات (وبالتالي تشتيت الانتباه) بواسطة دردشات Teams ومكالماته أثناء وقت التركيز.

1. في جزء الوظيفة الإضافية Viva Insights، حدد وقت الكتاب للتركيز. تظهر هذه الرؤى إذا كان التقويم الخاص بك يحتوي على الوقت المتاح خلال ساعات العمل التي لم يتم حظرها بواسطة الاجتماعات أو المواعيد.

2. حدد:

   • أيقونة علامة الجمع (+) بجوار كتلة التركيز التي تريد إضافتها إلى التقويم.

   • أيقونة القلم الرصاص لتغيير ما تظهره كتلة التركيز على التقويم. لنفترض أنك تريد التركيز على "عرض المبيعات" لمدة ساعتين. يمكنك تغيير تسمية "وقت التركيز" إلى "عرض المبيعات"، ثم تحديد أيقونة الجمع (+). يحجز هذا الإجراء موعدا لمدة ساعتين في تقويمك يسمى "عرض المبيعات".

   • احجز الكل لجدولة كل وقت التركيز المتاح في وقت واحد، وإعدادك مع الوقت المحمي على مدار الأسبوع. استخدم نتيجة تحليلات تعيين ساعات الغداء لتعيين تفضيلات ساعة الغداء. ستحترم Viva Insights تفضيلاتك عندما تقوم بجدولة وقت التركيز.

يعرض لك متابعة المستندات قائمة بمستندات OneDrive وSharePoint المشتركة في البريد الإلكتروني الذي لم تفتحه بعد. تحتوي هذه القائمة على مستندات من آخر 14 يوما.

1. في جزء الوظيفة الإضافية Viva Insights، حدد متابعة المستندات.

2. حدد:

   • افتح البريد الإلكتروني أو افتح الاجتماع لفتح البريد الإلكتروني أو الاجتماع حيث تمت مشاركة المستندات غير المقروءة.

   • احجز الوقت لجدولة الوقت في التقويم لمراجعة المستندات غير المقروءة.

استنادا إلى أنماط التعاون، قد تقترح إضافة أشخاص مهمين وضع علامة على بعض جهات الاتصال على أنها مهمة. بعد وضع علامة على جهات الاتصال هذه على أنها مهمة، Viva Insights يذكرك بإكمال المهام الخاصة بها وفتح بريد إلكتروني غير مقروء منها.

1. في جزء الوظيفة الإضافية Viva Insights، حدد إضافة أشخاص مهمين.

2. حدد وضع علامة على أنها مهمة لكل جهة اتصال تريد تحديد أولوياتها.

استخدم تعيين ساعات الغداء لحماية وقت الغداء وتخصيص Viva Insights لتأخذ في الاعتبار ساعات الغداء المفضلة لديك.

يمكنك تعيين ساعات الغداء بأي من طريقتين — في الإعدادات أو باستخدام بطاقة تعيين ساعات الغداء:

تعيين ساعات الغداء في الإعدادات 

1. في جزء الوظيفة الإضافية Viva Insights، الإعدادات (أيقونة الترس).

2. ضمن تعيين ساعات الغداء، حدد خيار التحرير (القلم الرصاص).

3. تغيير القيم في حقلي بدء ساعة الغداء وإنهاء ساعة الغداء.

4. حدد تحديث.

تعيين ساعات الغداء من خلال بطاقة تعيين ساعات الغداء

1. في جزء الوظيفة الإضافية Viva Insights، حدد تعيين ساعات الغداء.

2. ستلاحظ ساعات الغداء الافتراضية. حدد تأكيد للاحتفاظ بما هو موجود هنا أو تغيير لتحريرها.

3. إذا كنت تريد حظر الغداء على التقويم كل يوم، فحدد إضافة حدث تقويم متكررللحماية هذه المرة.

4. إذا قمت بإجراء تغييرات، فحدد تحديث.

استخدم رؤية خطة وقتك بعيدا لتقليل ضغط التخطيط للوقت القادم بعيدا عن العمل. تساعدك أداة قائمة الاختيار هذه على:

• قم بحل جميع اجتماعاتك في مكان واحد برسالة مخصصة حول إجازتك المجدولة.

• قم بإنشاء النسخ التلقائية الخاصة بك وإعلام فريقك بوقت الراحة المخطط له.

• جدولة وقت التركيز لإنهاء المهام قبل الانتقال ومتابعة العمل عند العودة.

خطط لجدولك باستخدام هذه الخيارات في وقت واحد أو كل على حدة كلما اقتربت من التاريخ. يمكنك أيضا العودة في أي وقت وتغيير التفاصيل قبل الانتقال. سيقوم Viva Insights بتعقب تقدمك وتحديث الإجراءات التي يتم تنفيذها.

1. في جزء الوظيفة الإضافية Viva Insights، انتقل إلى بطاقة التخطيط لوقتك بعيدا.

2. حدد ساعدني على التخطيط للحصول على قائمة اختيار تحتوي على خيارات التخطيط التالية:

   1. تحديد التواريخ - إعداد موعد "خارج المكتب" في التقويم الخاص بك للتواريخ المحددة:

      1. حدد تواريخ البدء والانتهاء للوقت الذي ستكون فيه خارج المكتب.

      2. حدد Schedule.

   2. تعيين الردود التلقائية - إنشاء رسالة رد خارج المكتب وحفظها للتواريخ التي حددتها:

      1. ضمن إنشاء رسالة أو تحريرها، احتفظ بالرد الافتراضي أو تحريره خارج المكتب.

         ملاحظة: إذا قمت بإنشاء رسالة لفترة سابقة خارج المكتب، فستلاحظ أحدث رسالة استخدمتها كرسالة افتراضية في حقل إنشاء رسالة أو تحريرها.

      2. حدد إرسال خارج مؤسستي لإرسال نفس الرسالة إلى أشخاص داخل مؤسستك وخارجها.

         تلميح: إذا كنت تريد إرسال رسالة رد تلقائي مختلفة إلى أشخاص من خارج مؤسستك، فيمكنك القيام بذلك من خلال Outlook: الإعدادات> البريد> الردود التلقائية.

      3. حدد حفظ.

   3. إعلام المتعاونين - قم بإعلام الأشخاص الذين عملت معهم في الأسابيع الأربعة الماضية بوقتك القادم.  

      1. إذا كنت تريد إعلام المتعاونين من خلال رسالة بريد إلكتروني، فحدد فتح مسودة بريد إلكتروني جديدة، وإجراء تغييرات، وإرسال.

      2. إذا كنت تريد إعلام المتعاونين من خلال دعوة اجتماع، فحدد فتح دعوة اجتماع جديدة، وإجراء تغييرات، وإرسال.

   4. حل الاجتماعات - رفض الاجتماعات التي نظمتها أو قبلتها أثناء وجودك بالخارج أو إلغاؤها.

      1. رفض الاجتماعات وإلغاءها باستخدام هذه الرسالة - قم بتحرير الرسالة التي سيرسلها Viva Insights لرفض دعوات الاجتماع أو إلغائها.

      2. حدد الاجتماعات للرفض والإلغاء - حدد الاجتماعات التي تريد رفضها أو إلغاؤها، أو استخدم تحديد الكل لرفض كافة الاجتماعات المدرجة أو إلغائها. عندما تنتهي، حدد تأكيد. يمكنك أيضا تحديد فتح بجوار اجتماع للاطلاع على مزيد من التفاصيل حوله.

   5. وقت الحجز للتركيز - جدولة الوقت للتركيز على التفاف العمل قبل الذهاب، ثم على اللحاق بالركب بعد العودة.

      1. قم بتوسيع مراجعة الفتحات المفتوحة.

      2. حدد علامة الجمع (+) بجوار فتحات وقت التركيز المتوفرة التي تريد حجزها.

      3. حدد تم لإضافتها إلى التقويم.

بصفتك مديرا، يمكنك استخدام ميزة "اللحاق بفريقك" من أجل:

• العمل على المهام التي وعدت بإنجازها أو طلب منك أعضاء الفريق إكمالها.

• راجع رسائل البريد الإلكتروني والمستندات المهمة من أعضاء الفريق التي لم تقرأها بعد.

تتوفر هذه الميزة فقط للمستخدمين Viva Insights الذين لديهم تقارير مباشرة مدرجة في Azure Active Directory. إذا كنت مديرا ولكنك لا ترى هذه الميزة، فاتصل بمسؤول Microsoft 365.

في جزء الوظيفة الإضافية Viva Insights، حدد اللحاق بفريقك لرؤية أعضاء الفريق الذين تحتاج إلى إعادة الاتصال والإجراءات التي يمكنك اتخاذها للقيام بذلك.