Přehledy v doplňku Viva Insights pro Outlook vám pomůžou pracovat efektivněji. V tomto článku se dozvíte, jak můžete jednotlivé přehledy využít.
Příprava na schůzky
Schůzky jsou nezbytné pro zdravou spolupráci. Lepší postupy při schůzkách můžou zlepšit produktivitu, sdílení informací, inovace, rozhodování a propojení mezi členy týmu.
Přehled Připravit se na schůzky zobrazuje seznam nadcházejících schůzek, které jste zorganizovali nebo na které jste byli pozváni na příštích sedm kalendářních dnů (včetně aktuálního dne). Tento přehled vám pomůže rozhodnout, jestli jsou jednotlivé schůzky připravené. Pokud chcete zobrazit přehled o jednotlivých nadcházejících schůzkách, vyberte možnost Připravit se na schůzky . Vyberte, pokud chcete filtrovat podle všech, organizovaných nebo pozvaných schůzek.
Podívejte se, co můžete s tímto přehledem dělat:
- Zobrazení účastníků: Zjistěte procento pozvaných, kteří přijali schůzku, a počet pozvaných. Kliknutím na šipku dolů zobrazíte další informace o těchto účastnících.
- Konflikty zobrazení: Zobrazení seznamu všech ostatních schůzek, které jsou v konfliktu s touto schůzkou.
- Odpovězte (pokud jste pozvaný): Na pozvání odpovězte ano nebo ne. Pokud jste už odpověděli, vaše odpověď se tady zobrazí. Pokud je schůzka naplánovaná mimo běžnou dobu schůzek (kdy obvykle organizujete schůzky během pracovního dne i mimo něj), je zvýrazněná s možností odpovídajícím způsobem reagovat.
- Zobrazení příloh: Zobrazte počet příloh souvisejících s touto schůzkou spolu s jejich názvy a umístěním úložiště (online nebo místním). Pokud je příloha uložená online, zobrazte si její další podrobnosti nebo ji otevřete.
- Zobrazení souvisejících dokumentů: Prohlédněte si dokumenty, které vám můžou pomoct se na schůzku připravit.
- Zjistěte, jestli má schůzka online odkaz (pokud jste organizátorem): Pokud má schůzka online odkaz, tady uvidíte Ano. Pokud tomu tak není, zobrazí se chybová zpráva Ne.
- Doba přípravy knihy: Rezervujte si buď 15 minut, nebo 30 minut času na přípravu před schůzkou. Rezervovaný čas se zobrazí ve vašem kalendáři a odkazuje na schůzku jako "Čas přípravy na [název schůzky]". Čas přípravy schůzky můžete taky zrušit nebo ho můžete odstranit přímo z kalendáře.
Tip:
Efektivnější příprava na schůzky:
- Před schůzkou se ujistěte, že je vaše data usnášeníschopná. Pokud se vám účastníci neozvali, zvažte odeslání připomenutí.
- Když vás pozvou na schůzku, můžete odesílat odpovědi. Odpovědi pomáhají organizátorovi určit, jestli se povinní účastníci mohou zúčastnit nebo ne, a pak provést všechny nezbytné kroky, jako je přeplánování schůzky nebo záznam schůzky.
- Buďte inkluzivními organizátory schůzek. Pokud máte účastníky, kteří pracují vzdáleně, zvažte přidání online odkazu na schůzku.
- Buďte připraveni. Pokud potřebujete čas na cestu nebo máte jiné úkoly, které je potřeba udělat těsně před schůzkou, abyste se na ni připravili, zvažte rezervaci času na přípravu.
Sledování míry otevření e-mailů a dokumentů
Platí pro: uživatele zaregistrované v příslušnémplánu služeb
Díky sledování míry otevření e-mailů a dokumentů vám Viva Insights řekne:
- Kolik lidí otevřelo váš e-mail.
- Průměrná doba, jakou lidé strávili čtením vašich e-mailů.
- Kolik příjemců e-mailu otevřelo dokument, který jste v e-mailu sdíleli jako odkaz nebo jako přílohu.
Poznámka
- Obecně platí, že Viva Insights vás informuje o e-mailech, které jste odeslali pěti nebo více uživatelům Microsoft 365, kteří jsou interní ve vaší organizaci. Další informace o tom, o kterých e-mailových zprávách se zprávy, hlásí, najdete v tématu Podrobnosti sestav.
- Po odeslání e-mailové zprávy může trvat až 30 minut, než vás o tom Viva Insights informuje. Pokud je e-mail odeslaný z delegované poštovní schránky s oprávněním Odeslat za něj, může delegát zobrazit statistiku přečtení.
Tady najdete informace o odeslaných e-mailech:
Pokud podokno Viva Insights ještě není otevřené, otevřete ho výběrem ikony Viva Insights na pásu karet Outlook Home. Pokud se zobrazí uvítací zpráva, vyberte Začínáme.
Vyberte jednu z těchto možností:
Míra otevření e-mailu v kontextu – Zobrazuje statistiky přečtení odeslaného e-mailu, který máte aktuálně otevřený v Outlooku. Uvádí také míru otevření pro propojené nebo připojené dokumenty, které jsou uložené v OneDrive pro firmy nebo na SharePointu.
Poznámka
Ve výjimečných případech může být míra otevření dokumentu vyšší než míra otevření e-mailu. K tomu může dojít, když příjemci otevřou dokument z jiného zdroje než z e-mailu, ve kterém byl nasdílen.
Sledování míry otevření e-mailů – zobrazuje statistiky přečtení všech odeslaných e-mailů.
Obě tyto možnosti zobrazují řádek předmětu e-mailu a souhrn míry otevření, míru otevření (někdy vyjádřenou v procentech) a počet přeposlaných e-mailů.
Rezervujte si čas na soustředění
Rezervujte si čas na soustředění na intenzivní práci a také minimalizujte oznámení (a tím i rozptýlení) ze strany chatů a hovorů v Teams během vaší soustředěné práce.
V podokně doplňku Viva Insights vyberte Rezervovat čas pro soustředění. Tento přehled se objeví, pokud váš kalendář má během pracovní doby k dispozici čas, který není blokován schůzkami nebo událostmi.
Vyberte:
- Ikona plus (+) vedle bloku fokusu, který chcete přidat do kalendáře
- Ikona tužky ke změně toho, co se bude v kalendáři zobrazovat pomocí bloku fokusu. Řekněme, že se chcete dvě hodiny soustředit na prodejní prezentaci. Změníte popisek "Čas soustředěné práce" na "Prodejní nabídka" a pak vyberete ikonu plus (+). Touto akcí zarezervujete do kalendáře dvouhodinovou schůzku nazvanou Prodejní prezentace.
- Rezervujte vše a naplánujte si veškerý dostupný čas soustředěné práce najednou, což vám nastaví chráněný čas na celý týden. Pomocí přehledu Nastavení doby oběda můžete nastavit předvolby doby oběda. Viva Insights bude při plánování času na soustředění na intenzivní práci respektovat vaše preference.
Tip:
Pokud chcete mít jistotu, že vám neuniknou důležité zprávy v průběhu intenzivní práce, nastavte si v Teams prioritní kontakty. V nastavení Teams > přejděte na ochranu osobních údajů > Nerušit > Spravovat prioritní přístup.
Dohnat zmeškané dokumenty
Funkce Dohnat zmeškané dokumenty zobrazuje seznam e-mailových dokumentů sdílených na OneDrivu a SharePointu, které jste ještě neotevřeli. Tento seznam obsahuje dokumenty za posledních 14 dnů.
V podokně doplňku Viva Insights vyberte Dohnat zmeškané dokumenty.
Vyberte:
- Otevření e-mailu nebo Otevření schůzky – otevře se e-mail nebo schůzka, kde se sdílely nepřečtené dokumenty.
- Zarezervujte si čas na naplánování času v kalendáři, kdy si budete moci prohlížet nepřečtené dokumenty.
Přidání důležitých lidí
Na základě vašich vzorců spolupráce může funkce Přidat důležité lidi navrhnout, abyste některé ze svých kontaktů označili jako důležité. Když tyto kontakty označíte jako důležité, Viva Insights vám připomene, abyste za ně dokončili úkoly a otevřeli od nich nepřečtené e-maily.
- V podokně doplňku Viva Insights vyberte Přidat důležité osoby.
- Vyberte Označit jako důležité pro každý kontakt, kterému chcete určit prioritu.
Nastavení doby oběda
Použijte nastavení doby oběda, abyste ochránili čas oběda, a přizpůsobte si Viva Insights tak, aby zohledňovaly vaši preferovanou dobu oběda.
Dobu oběda můžete nastavit dvěma způsoby – v Nastavení nebo pomocí karty Nastavit dobu oběda:
Nastavení doby oběda v Nastavení
- V podokně doplňku Viva Insights vyberte Nastavení (ikona ozubeného kola).
- V části Nastavit dobu oběda vyberte možnost upravit (tužka).
- Změňte hodnoty v polích Začátek oběda a Konec polední hodiny.
- Vyberte Aktualizovat.
Nastavení doby oběda prostřednictvím karty Nastavit dobu oběda
Poznámka
Karta Nastavit dobu oběda se novým uživatelům Viva Insights zobrazuje jenom na krátkou dobu. Není k dispozici trvale, ale v Nastavení můžete vždy aktualizovat časy oběda.
- V podokně doplňku Viva Insights vyberte Nastavit dobu oběda.
- Všimnete si výchozí doby oběda. Vyberte Potvrdit , pokud chcete zachovat to, co tu je, nebo Změnit , pokud je chcete upravit.
- Pokud chcete v kalendáři blokovat oběd každý den, zamkněte tento čas výběrem možnosti Přidat opakovanou událost kalendáře.
- Pokud jste udělali změny, vyberte Aktualizovat.
Naplánujte si volno.
Pomocí přehledu Plánování volna snížíte stres spojený s plánováním nadcházejícího volna mimo práci. Tento nástroj pro kontrolní seznamy vám pomůže:
- Vyřešte všechny své schůzky na jednom místě pomocí vlastní zprávy o plánovaném volnu.
- Compose vaše automatické zprávy a upozorněte svůj tým na plánované volno.
- Naplánujte si čas soustředěné práce, abyste mohli dokončit úkoly před odjezdem a dohnat práci, až se vrátíte.
Naplánujte si svůj rozvrh pomocí těchto možností najednou nebo jednotlivě, jak se bude blížit datum. Můžete se sem také kdykoli vrátit a ještě před odjezdem změnit podrobnosti. Viva Insights bude sledovat váš průběh a aktualizovat, které akce se provedou.
V podokně doplňku Viva Insights přejděte na kartu Naplánujte si volno.
Zobrazí se kontrolní seznam, který obsahuje následující možnosti plánování:
Výběr termínů – Nastavte v kalendáři pro vybrané termíny schůzku "Mimo kancelář":
- Vyberte počáteční a koncové datum, kdy budete mimo kancelář.
- Vyberte Naplánovat.
Nastavit automatické odpovědi – Compose a uložit zprávu o nepřítomnosti v kanceláři pro vybraná data:
V části Compose or edit message (Vytvořit nebo upravit zprávu) se ponechte výchozího nastavení nebo upravte odpověď, která je mimo kancelář.
Poznámka
Pokud jste v předchozím období mimo kancelář vytvořili zprávu, můžete si v poli pro Compose nebo úpravu zprávy všimnout nejnovější zprávy, kterou jste použili jako výchozí.
Pokud chcete poslat stejnou zprávu lidem ve vaší organizaci i mimo ni, vyberte Poslat mimo moji organizaci .
Tip:
Pokud chcete lidem mimo vaši organizaci poslat jinou zprávu s automatickou odpovědí, můžete to udělat prostřednictvím Outlooku: Nastavení> Pošta> Automatické odpovědi.
Vyberte Uložit.
Upozornit spolupracovníky – Upozorněte lidi, se kterými jste pracovali v posledních čtyřech týdnech, na nadcházející volno.
- Pokud chcete spolupracovníky upozornit e-mailem, vyberte Otevřít nový koncept e-mailu, provést změny a Odeslat.
- Pokud chcete upozornit spolupracovníky prostřednictvím pozvánky na schůzku, vyberte možnost Otevřít novou pozvánku na schůzku, provést změny a Odeslat.
Řešení schůzek – odmítněte nebo zrušte schůzky, které jste v době své nepřítomnosti zorganizovali nebo přijali.
- Odmítnout nebo zrušit schůzky pomocí této zprávy – Upravte zprávu, kterou Viva Insights pošle, aby odmítla nebo zrušila pozvánky na schůzku.
- Vyberte schůzky, které chcete odmítnout a zrušit – vyberte, které schůzky chcete odmítnout nebo zrušit, nebo pomocí možnosti Vybrat vše odmítnout nebo zrušit všechny uvedené schůzky. Až budete hotovi, vyberte Potvrdit. Můžete také vybrat možnost Otevřít vedle schůzky a zobrazit další podrobnosti.
Rezervujte si čas na soustředění – Naplánujte si čas tak, abyste se soustředili na dokončení práce před odjezdem a poté na dohánění zmeškaného po návratu.
- Rozbalit Zkontrolovat otevřené sloty.
- Vyberte symbol plus (+) vedle dostupných časových úseků pro intenzivní práci, které chcete rezervovat.
- Pokud je chcete přidat do kalendáře, vyberte Hotovo .
Dožeňte svůj tým
Jako manažer můžete použít přehled Dohnat zmeškané v týmu, abyste mohli:
- Jednejte podle úkolů, které jste slíbili splnit nebo o jejichž splnění vás požádali členové týmu.
- Kontrolovat důležité e-maily a dokumenty od členů týmu, které jste ještě nečetli.
Tato funkce je dostupná jenom pro uživatele Viva Insights, kteří mají přímé podřízené uvedené v Azure Active Directory. Pokud jste manažer, ale tuto funkci nevidíte, obraťte se na správce Microsoft 365.
V podokně doplňku Viva Insights vyberte Dohnat svůj tým . Zobrazí se členové týmu, se kterými se potřebujete znovu spojit, a akce, které k tomu můžete provést.