Informace o sdílených poštovních schránkách, sdílených složkách a sdílených kalendářích v Outlooku

Platí pro
Outlook pro Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Nový Outlook pro Windows

Sdílení v Outlooku závisí na tom, co chcete sdílet a jaký typ přístupu chcete udělit lidem, se kterými předplatné sdílíte.

Můžete například sdílet jednu poštovní schránku mezi několika jednotlivci, přičemž všechna příchozí a odchozí pošta pochází z této poštovní schránky. S ostatními můžete sdílet jednu nebo víc složek nebo celou poštovní schránku. Můžete dokonce ostatním umožnit spravovat váš kalendář nebo poštovní schránku.

Když někomu udělíte oprávnění ke správě své poštovní schránky, udělujete mu tím oprávnění delegáta. To jde nad rámec oprávnění k úpravám a je to to, co umožňuje někomu posílat položky pošty nebo kalendáře nebo odpovídat na ně vaším jménem. Ve zvláštních případech můžete dokonce povolit úplnou správu poštovní schránky a kalendáře, kde má delegát oprávnění jednat při vytváření zpráv nebo událostí nebo odpovídání na ně vaším jménem . Další informace o delegátech najdete v tématu Informace o delegátech: Umožněte jiné osobě spravovat vaši poštu a kalendář v Outlooku.

To, jestli a jak se k těmto různým možnostem sdílení v Outlooku dostanete, závisí také na typu účtu, který používáte. Některé možnosti sdílení jsou například omezené na pracovní nebo školní účty používané v organizaci. Další možnosti, jako je třeba sdílení kalendáře, mají širší přístup a dají se použít i s osobním účtem, jako je například Outlook.com nebo Hotmail.com účet.

Tip:

Další informace o účtech najdete v tématu Jaký je rozdíl mezi účtem Microsoft a pracovním nebo školním účtem?

Různé způsoby sdílení v Outlooku

Následující tabulka popisuje různé způsoby sdílení v Outlooku, požadovaný typ účtu a to, jestli potřebujete, aby to za vás nastavil Správa IT ve vaší organizaci.

Typ sdílení Popis Příklady scénářů Typ účtu Vyžaduje nastavení správce IT
Sdílená poštovní schránka Sdílená poštovní schránka umožňuje skupinový nebo individuální přístup k celé poštovní schránce. Týká se to i obsahu poštovních schránek, jako jsou složky, kalendáře a kontakty.
Když někdo ze členů skupiny odpoví na zprávu poslanou do sdílené poštovní schránky, bude e-mail vypadat jako odeslaný ze sdílené adresy, a ne od konkrétního uživatele.
Oprávnění ve sdílených poštovních schránkách se můžou mezi členy lišit.		 Tým služeb zákazníkům chce mít jednu poštovní schránku, kam budou chodit info@contoso.comvšechny příchozí a odchozí e-maily.
Zprávy může přijímat a odpovídat na ně každý člen týmu služeb zákazníkům, který má přístup ke sdílené poštovní schránce. Odpovědi posílá vždycky někdo ze info@contoso.com skupiny, kdo na zprávu odpoví.		 Pracovní nebo školní účty Ano, vyžaduje nastavení správce.

Správce přidělí oprávnění všem uživatelům, kteří potřebují přístup ke sdílené poštovní schránce.
Sdílené kalendáře Sdílené kalendáře jsou omezené na složku kalendáře ve vaší poštovní schránce.
Kalendář můžete sdílet s jednou osobou nebo s více lidmi. Oprávnění se můžou u lidí, se kterými svůj kalendář sdílíte, lišit a závisí také na účtu, který používáte ke sdílení kalendáře.
Některé aspekty sdílení kalendářů jsou omezené jenom na pracovní nebo školní účty.		 Kalendáře můžete chtít sdílet s plánovači, výkonnými správci, spolupracovníky, přáteli, rodinou nebo jinými důvěryhodnými osobami. Pracovní nebo školní a osobní účty Nemusíte nic nastavovat správcem.
Ve většině případů můžete vybrat kalendář, který chcete sdílet, a udělit oprávnění přímo v Outlooku.
Pokud používáte pracovní nebo školní účet, můžete delegátovi udělit oprávnění, která delegátovi umožní posílat pozvánky na schůzky a odpovídat na ně vaším jménem.
Sdílené složky Zvolte sdílení jedné nebo několika složek v poštovní schránce s jinými lidmi ve vaší organizaci. Každé osobě, se kterou budete dokument sdílet, můžete nastavit úroveň přístupu tak, že jí udělíte oprávnění jenom k prohlížení, k úpravám nebo k delegování.

Existují dva typy oprávnění pro delegování. Můžete nastavit, aby lidé posílali vaším jménem nebo vaším jménem.		 Scénář 1: Chcete sdílet složku s oprávněním jenom k zobrazení. Například řídíte projekt a chcete někomu z vašeho týmu umožnit přístup ke všem e-mailům v dané složce. Této osobě můžete povolit odpovídat na zprávy, ale ona může odpovídat pouze sama za sebe a ne vaším jménem.

Scénář 2: Manažer přiřadí svému asistent oprávnění delegáta, aby asistent mohl monitorovat e-maily a odpovídat na e-maily jeho jménem. Nebo chtějí, aby asistent měl úplnou správu jejich poštovní schránky a udělil jim oprávnění Odeslat jako. V obou případech si může vedoucí vybrat, jestli chce sdílet celou poštovní schránku (včetně kalendáře), nebo bude sdílet jenom vybrané složky.		 Pracovní nebo školní účty Podle toho, jak mají ostatní umožnit přístup, se může vyžadovat nastavení správce.
Složky můžete sdílet s dalšími osobami ve vaší organizaci. To zahrnuje přidání někoho jako delegáta a udělení oprávnění Posílat jménem uživatele .
Pokud ale chcete někomu udělit oprávnění Odeslat jako , musíte kontaktovat správce IT, který je zodpovědný za správu Outlooku ve vaší organizaci, aby vám toto nastavení nastavil.

Jste připravení začít sdílet?

Níže vyberte článek o tom, jak a co chcete sdílet.