Sdílení a přístup k poštovní schránce nebo složce jiného uživatele v Outlooku

Sdílení složky nebo poštovní schránky a přístup k nim v novém Outlooku

Se sdílenými složkami můžete pracovat dvěma způsoby: vlastník poštovní schránky, který chce sdílet jednu nebo víc složek, nebo celou poštovní schránku. Pozvaný – osoba, kterou vlastník pozval ke sdílení složky nebo poštovní schránky.

• Vlastník složky nebo poštovní schránky: Jako vlastník poštovní schránky můžete sdílet celou poštovní schránku nebo jednu či více složek s ostatními uživateli tak, že jim přiřadíte příslušné úrovně oprávnění. Sdílení poštovní schránky nebo složky umožňuje přístup, ale neupozorní příjemce.
• Pozvaná osoba: Pokud s vámi někdo sdílí poštovní schránku nebo složku, musíte pro přístup ke sdílenému obsahu ručně přidat sdílenou poštovní schránku nebo složku do podokna složek. Akce, které můžete provést, závisí na úrovni oprávnění udělené vlastníkem.

Kroky vlastníka:

Jak vybrat složku nebo poštovní schránku a sdílet ji s ostatními

Pokud chcete sdílet jednu nebo víc složek nebo celou poštovní schránku s ostatními uživateli ve vaší organizaci, postupujte takto:

1. V novém Outlooku přejděte do složky, kterou chcete sdílet.
2. Klikněte pravým tlačítkem na složku a zvolte Sdílení a oprávnění.
3. Pokud daná osoba ještě není uvedená v seznamu uživatelů, se kterými dokument sdílíte, vyberte v okně Oprávnění pro složku a přidejte ji tak, že vyberete .
4. Zadejte jméno nebo e-mailovou adresu osoby, které udělujete oprávnění, a pak vyberte Přidat.
5. V seznamu jmen v okně Oprávnění pro složku vyberte jméno osoby, kterou jste právě přidali.
6. V části Oprávnění vyberte rozevírací seznam Úroveň oprávnění a vyberte oprávnění, která chcete tomuto uživateli udělit. Pokud nevíte, jakou úroveň oprávnění vybrat, přečtěte si níže uvedený oddíl Vysvětlení oprávnění ke sdílení.
   
7. Potvrďte nastavení sdílení a klikněte na OK. Osoba, se kterou sdílíte, dostane e-mail s informací, že s ní sdílíte složku.

Jak fungují oprávnění nadřazené složky

Pokud chcete povolit přístup ke sdílené podsložce, musí Outlook zajistit viditelnost ve struktuře složek nad ní (například poštovní schránka → Doručená pošta → složka projektu).

Pokud už mají tyto nadřazené složky přiřazená oprávnění, Outlook je zachová. Pokud ne, automaticky přidělí minimální požadované oprávnění ("Viditelná složka").

Oprávnění "Viditelná složka" umožňuje příjemci pouze přejít do sdílené složky; Neumožňuje jim zobrazit obsah nadřazených složek ani s ním pracovat.

Jak odebrat oprávnění ke sdílení

1. V novém Outlooku přejděte do složky, kterou sdílíte.
2. Klikněte na složku pravým tlačítkem a zvolte Sdílení a oprávnění.
3. Vyberte osobu, se kterou chcete sdílet, a pak vyberte Odstranit ikonu.

Postup pro pozvanou osobu:

Přijetí a zobrazení složky nebo poštovní schránky sdílené s vámi

Když s vámi někdo sdílí složku, pošle se vám e-mail s upozorněním. Teď si ho můžete přidat do podokna složek, abyste k němu měli přístup i v novém Outlooku.

1. V podokně složek klikněte pravým tlačítkem na Sdílí se se mnou.
2. Vyberte Přidat sdílenou složku nebo poštovní schránku.
3. Zadejte e-mailovou adresu nebo jméno osoby, která s vámi sdílí složku, a klikněte na Přidat.
4. Jméno osoby se zobrazí pod uzlem Sdílené se mnou. Rozbalením uzlu zobrazíte všechny složky, které s vámi tato osoba sdílí.

Odebrání sdílené složky nebo poštovní schránky z podokna složek

Pokud se rozhodnete, že už nechcete, aby se vám při každém otevření nového Outlooku zobrazovala poštovní schránka nebo složka jiného uživatele, klikněte pravým tlačítkem na složku a vyberte Odebrat sdílenou složku.

Princip oprávnění ke sdílení

Následující tabulka podrobně popisuje typy akcí, které může pozvaná osoba provádět v závislosti na nastavené úrovni oprávnění .

Vlastník složky nebo poštovní schránky: Udělení oprávnění ke složce

1. V klasickém Outlooku klikněte v podokně složek pravým tlačítkem myši na složku, kterou chcete sdílet, a vyberte Vlastnosti.
2. Pokud chcete najít uživatele nebo skupiny kontaktů, se kterými chcete složku sdílet, na kartě Oprávnění v části Oprávnění vyberte Přidat.
3. V globálním adresáři vyberte uživatele a skupiny kontaktů, které chcete přidat, a potom klikněte na Přidat. Uživatelé nebo skupiny se zobrazí v poli, které je napravo od tlačítka Přidat. Po přidání uživatelů klikněte na OK.
   
4. Vyberte uživatele, se kterým chcete sdílet, a v rozevíracím seznamu zvolte úroveň oprávnění.
5. Oprávnění jsou seřazená sestupně od úrovně Vlastník (se všemi právy) po úroveň Přispěvatel (s nejomezenějšími právy).
6. Jakmile vyberete úroveň oprávnění, můžete práva ještě upřesnit tlačítky a zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí políček. Pokud to uděláte, změní se úroveň oprávnění uživatele nebo skupiny na Vlastní.
   V následujícím příkladu mají uživatelé na druhém a třetím řádku předdefinované úrovně oprávnění Autor a Šéfredaktor - vydavatel. Uživatel na prvním řádku má přiřazenou úroveň oprávnění Redaktor, která je přizpůsobená tak, aby mohl odstraňovat vlastní položky.
   
7. Opakováním kroků 2 až 6 nastavte jiná oprávnění pro další uživatele nebo skupiny.
8. Klikněte na OK.
9. Klikněte pravým tlačítkem na svoji e-mailovou adresu v horní části struktury složek a vyberte Oprávnění složky. Název okna bude "Outlook Dnes – [user@contoso.com] Vlastnosti.
10. Přidejte stejné uživatele, kterým jste udělili přístup dříve, a udělte jim jenom oprávnění Viditelná složka .
11. Klikněte na OK.

Pozvaná osoba: Přístup ke složce nebo poštovní schránce jiného uživatele v klasickém Outlooku

Pokud používáte klasický Outlook, poštovní schránka, ke které máte udělený přístup, se automaticky zobrazí v seznamu složek. V následujícím příkladu získal Petr Král přístup k poštovní schránce Jana Drymla. Janova poštovní schránka se automaticky zobrazí v Petrově seznamu složek.

Co můžete s touto poštovní schránkou dělat, závisí na úrovních oprávnění, která vám udělila osoba, která s vámi sdílí svou poštovní schránku.

Sdílení a přístup ke složce nebo poštovní schránce v aplikaci Outlook na webu

Se sdílenými složkami můžete pracovat dvěma způsoby: Můžete být vlastníkem poštovní schránky, který chce sdílet jednu nebo víc složek nebo celou poštovní schránku.

• Vlastník složky nebo poštovní schránky: Jako vlastník poštovní schránky můžete sdílet celou poštovní schránku nebo jednu či více složek s ostatními uživateli tak, že jim přiřadíte příslušné úrovně oprávnění. Sdílení poštovní schránky nebo složky umožňuje přístup, ale neupozorní příjemce.
• Pozvaná osoba: Pokud s vámi někdo sdílí poštovní schránku nebo složku, musíte pro přístup ke sdílenému obsahu ručně přidat sdílenou poštovní schránku nebo složku do podokna složek. Akce, které můžete provést, závisí na úrovni oprávnění udělené vlastníkem.

Vlastník složky nebo poštovní schránky: Sdílení složky nebo poštovní schránky s ostatními

Pokud chcete sdílet jednu nebo víc složek nebo celou poštovní schránku s ostatními uživateli ve vaší organizaci, postupujte takto:

1. V aplikaci Outlook na webu přejděte do složky, kterou chcete sdílet.
2. Klikněte pravým tlačítkem na složku a zvolte Sdílení a oprávnění.
3. Pokud daná osoba ještě není uvedená v seznamu uživatelů, se kterými dokument sdílíte, vyberte v okně Oprávnění pro složku a přidejte ji tak, že vyberete .
4. Zadejte jméno nebo e-mailovou adresu osoby, které udělujete oprávnění, a pak vyberte Přidat.
5. V seznamu jmen v okně Oprávnění pro složku vyberte jméno osoby, kterou jste právě přidali.
6. V části Oprávnění vyberte rozevírací seznam Úroveň oprávnění a vyberte oprávnění, která chcete tomuto uživateli udělit. Pokud nevíte, jakou úroveň oprávnění vybrat, přečtěte si část Možnosti sdílení složky níže.
   
7. Potvrďte nastavení sdílení a klikněte na OK. Osoba, se kterou sdílíte, dostane e-mail s informací, že s ní sdílíte složku.

Jak fungují oprávnění nadřazené složky

Pokud chcete povolit přístup ke sdílené podsložce, musí Outlook zajistit viditelnost ve struktuře složek nad ní (například poštovní schránka → Doručená pošta → složka projektu).

Pokud už mají tyto nadřazené složky přiřazená oprávnění, Outlook je zachová. Pokud ne, automaticky přidělí minimální požadované oprávnění ("Viditelná složka").

Oprávnění "Viditelná složka" umožňuje příjemci pouze přejít do sdílené složky; Neumožňuje jim zobrazit obsah nadřazených složek ani s ním pracovat.

Vlastník složky nebo poštovní schránky: Odebrat oprávnění ke sdílení

1. Přejděte ke složce, kterou sdílíte.
2. Klikněte na složku pravým tlačítkem a zvolte Sdílení a oprávnění.
3. Vyberte osobu, se kterou chcete sdílet, a pak vyberte Odstranit ikonu.

Pozvaná osoba: Přijme a zobrazí složku nebo poštovní schránku, kterou s vámi někdo sdílí

Když s vámi někdo sdílí složku, pošle se vám e-mail s upozorněním. Teď si můžete tuto položku přidat do podokna složek v Outlook na webu, abyste k ní měli přístup.

1. V podokně složek klikněte pravým tlačítkem na Sdílí se se mnou.
2. Vyberte Přidat sdílenou složku nebo poštovní schránku.
3. Zadejte e-mailovou adresu nebo jméno osoby, která s vámi sdílí složku, a klikněte na Přidat.
4. Jméno osoby se zobrazí pod uzlem Sdílené se mnou. Rozbalením uzlu zobrazíte všechny složky, které s vámi tato osoba sdílí.

Pozvaná osoba: Odeberte sdílenou složku nebo poštovní schránku z podokna složek.

Pokud se rozhodnete, že už nechcete, aby se vám při každém otevření aplikace Outlook na webu zobrazovala poštovní schránka nebo složka jiného uživatele, klikněte pravým tlačítkem na složku a potom klikněte na Odebrat sdílenou složku.

Možnosti sdílení složky

Následující tabulka obsahuje podrobné informace o typech udělených oprávnění v závislosti na nastavené úrovni oprávnění.