Import plánu z Excelu do směn

V tomto článku

Přehled

Import plánu do směn

Zobrazení a oprava chyb importu

Ukázkový excelový sešit

Přehled

Import aplikace Excel může provádět následující akce, které byste jinak provedli ručně ve směnách:

Přiřaďte směny a volno každému členu týmu.
Přidejte otevřené směny.
Uspořádejte směny podle skupiny.
Přidání členů týmu do skupin
Přidejte poznámky pro tento den.

Pokud chcete plán vyplnit ručně, přečtěte si článek Vyplnění plánu ve Směnách.

Poznámky:

Import z Excelu umožňuje přidat informace o plánu, jako jsou směny, volno a otevřené směny. Úpravy nebo odstranění informací o plánu, které už existují ve Službě Shifts, není možné prostřednictvím importu z Excelu.
Pokud jste zakázali otevřené směny v nastavení Směny nebo pokud nemáte oprávnění k přidávání skupin do směn, nebudete moct přidávat otevřené směny ani organizovat směny podle skupin prostřednictvím importu z Excelu.
Nemůžete importovat plán, který je více než dva roky před aktuálním datem.

Nejprve zadáte informace o plánu v excelovém sešitu a pak sešit naimportujete do služby Směny. Směny zahrnují ukázkový excelový sešit, který můžete použít k zadání informací o plánu.

Můžete buď vytvořit nový soubor založený na ukázkovém sešitu, nebo do něj můžete přímo přidat informace o plánu. Pokud používáte ukázkový sešit, nezapomeňte před nahráním souboru odstranit ukázková data.

Důležité informace: Ujistěte se, že jazyk nastavený na vašem zařízení a formát čísla v Excelu jsou nastavené na stejnou oblast. Tím se zajistí, že formáty kalendářních dat v Teams budou odpovídat tomu, co jste zadali v Excelu. Teams odráží stejný formát data a času jako nastavení jazyka, data a času vašeho zařízení.

Pokud jsou například vaše zařízení a Excel nastavené na angličtinu (USA), formát data Aplikace Excel 3. 6. 2024 přesně představuje 3. března 2024 v Aplikaci Teams. Pokud je vaše zařízení nastavené na angličtinu (Spojené království) a Excel je nastavený na angličtinu (USA), bude formát excelového data 3. 6. 2024 v Aplikaci Teams interpretován jako 6. června 2024.

Import plánu do směn

Na webu nebo na ploše směn přejděte na Další možnosti v pravém horním rohu a pak vyberte Importovat plán.
Vyberte Nahrát soubor. V případě potřeby vyberte odkaz Stáhnout ukázku a získejte ukázkový excelový sešit.
Přečtěte si pokyny v ukázkovém sešitu nebo si přečtěte část excelového ukázkového sešitu tohoto článku, kde najdete podrobnosti o tom, jak přidat informace o plánu.
Vyplňte svůj plán v Excelu.
Po přidání informací o plánu je můžete importovat do služby Shifts. Vyberte Nahrát soubor, přejděte do umístění, kam jste uložili excelový sešit, a pak vyberte Otevřít.
Po nahrání souboru můžete zkontrolovat stav nahrávání a podrobnosti v tabulce Historie importu . Ve sloupci Stav se zobrazí jeden z následujících stavů:
- Importované označuje, že se plán úspěšně naimportoval a teď se zobrazuje v kalendáři Směny.
- Chyba značí, že plán obsahuje chyby a nebyl importován nebo byl importován částečně. Pokud jste plán částečně importovali, zobrazí se ve sloupci Stav odkaz Stáhnout sestavu.
Důležité informace: Tabulka zobrazuje stav posledních 10 nahrávek z vašeho týmu za posledních 30 dnů. Můžete zobrazit nahrání od vás a dalších manažerů v první linii ve vašem týmu. Pokud do směny importuje plány více manažerů v první linii ve vašem týmu, nezapomeňte zkontrolovat stav nahrávání před odebráním z tabulky.

Poznámky:

Jeden excelový soubor podporuje maximálně 30 000 entit plánu, 10 000 z každé entity (směny, otevřené směny a volno). Pokud potřebujete importovat další položky, vytvořte další soubor.
Můžete naplánovat volno, které je delší než 24 hodin. Směny a otevřené směny delší než 24 hodin se ale nepodporují.

Zobrazení a oprava chyb importu

Vyberte Stáhnout sestavu ve sloupci Stav a stáhněte si soubor chyb Excelu. Ve výchozím nastavení se soubor uloží do složky Stažené soubory ve vašem počítači s následujícím názvem: ImportScheduleErrors_<ID týmu>.xls.
Otevřete soubor a přejděte na list Chyby . Každý řádek zobrazuje umístění chyby a to, co je potřeba opravit.
Přejděte na list Směny, Otevřít směny nebo Volno a opravte chyby. Umístění chyb jsou zvýrazněná červeně.

V tomto příkladu je směna delší než 24 hodin. Pokud chcete chybu opravit, změňte počáteční nebo koncové datum směny.
Až opravíte chyby, uložte soubor a pak ho znovu naimportujte do služby Shifts.

Ukázkový sešit Excelu

Můžete použít náš ukázkový sešit, který vám pomůže vložit plán do Excelu. Náš ukázkový sešit obsahuje následující listy:

Pokyny: Pokyny k zadání informací o plánu
Směny, volno a otevřené směny: Pro přidávání směn, volno a otevřené směny.
Poznámky dne: Pro zadávání poznámek, které odpovídají určitému dni.
Členové: Seznam lidí ve vašem týmu jen pro čtení, kterým můžete přiřadit směny.

V opačném případě vytvořte vlastní excelový sešit pomocí struktury popsané na listech Směny, Volno, Otevřené směny a Denní poznámky .

Důležité informace:

Pořadí sloupců na listech se nedá odebrat ani změnit. V opačném případě se při importu souboru zobrazí chyby.
Požadované sloupce jsou v každém listu označené tučným písmem a nemůžou být prázdné.

List Směny

Na listu Směny se každý posun zobrazí jako řádek s 12 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.

Sloupec	Vlastnost	Type (Typ)	Popis	Vstup	Příklad
A	Člen	Nepovinné	Jméno člena týmu přiřazeného ke směně	Zadejte jméno člena týmu.	Martin Fitzgerald
B	Pracovní Email	Povinné	Email adresu člena týmu.	Zadejte e-mailovou adresu člena týmu.	mfitzgerald@contoso.com
C	Skupina	Povinné	Plánovací skupina, do které člen týmu patří.	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Můžete přidat novou nebo existující skupinu.	Kožené zboží
D	Počáteční datum směny	Povinné	Datum, kdy směna začíná	Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/yyyyy	13. 8. 2024 13/08/2024
E	Čas zahájení směny	Povinné	Čas, kdy začíná směna	Formát: 12 hod. 24 hod.	8:30 8:30 8:30
Pá	Datum ukončení směny	Povinné	Datum, kdy směna končí.	Formát: mm/dd/rrrr dd/mm/yyyyy	13. 8. 2024 13/08/2024
G	Čas ukončení směny	Povinné	Čas, kdy směna končí.	Formát: 12 hod. 24 hod.	15:45 15:45 15:45
H	Barva motivu	Nepovinné	Barva pro kategorizaci posunu	Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílé 2. Modré 3. Zelené 4. Fialové 5. Růžové 6. Žluté 7. Šedá 8. Modré 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá	2. Modrá
K	Vlastní popisek	Nepovinné	Popisek pro přizpůsobení směny	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 23 znaků.	Malé kožené zboží
J	Nezaplacený konec	Nepovinné	Doba trvání přestávky směny v minutách.	Zadejte číslo (v minutách), které je menší než doba trvání směny.	45
tis.	Poznámky	Nepovinné	Poznámky pro členy týmu o této konkrétní směně	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.	Použijte náš nový systém a požádejte o doručení položek do našeho obchodu.
L	Sdílený	Povinné	Možnost sdílet směnu s týmem hned po importu informací.	Vyberte Sdílené nebo Nesdílený. Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách.	Nesdílí se

List Time Off

Na listu Time Off se každá položka časového limitu zobrazí jako řádek s 11 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.

Sloupec	Vlastnost	Type (Typ)	Popis	Vstup	Příklad
A	Člen	Nepovinné	Jméno člena týmu, který má volno	Zadejte jméno člena týmu.	Martin Fitzgerald
B	Pracovní Email	Povinné	Email adresu člena týmu.	Zadejte e-mailovou adresu člena týmu.	mfitzgerald@contoso.com
C	Datum zahájení:	Povinné	Datum, od kterého začíná volno	Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy	13. 8. 2024 13/08/2024
D	Počáteční čas	Povinné	Čas, kdy začíná volno.	Formát: 12 hod. 24 hod.	12:00 00:00 00:00
E	Datum ukončení	Povinné	Datum, kdy končí volno.	Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy	20. 8. 2024 20/08/2024
Pá	Čas ukončení	Povinné	Čas, kdy končí čas volna.	Formát: 12 hod. 24 hod.	12:00 00:00 00:00
G	Důvod volna	Povinné	Důvod, který odůvodňuje volno.	Ze seznamu důvodů časového volna, které jsou dostupné v nastavení Směny pro váš tým, zadejte důvod časového volna.	Dovolené
H	Poznámky	Nepovinné	Poznámky pro člena týmu o jeho volnu	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.	Užijte si dovolenou.
K	Barva motivu	Nepovinné	Barva pro kategorizaci časového volna	Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílé 2. Modré 3. Zelené 4. Fialové 5. Růžové 6. Žluté 7. Šedá 8. Modré 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá	7. Šedá
J	Sdílený	Povinné	Možnost sdílet volno se členem týmu hned po importu informací.	Vyberte Sdílené nebo Nesdílený. Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách.	Sdílený

Otevřít list Směny

Na listu Otevřít směny se každý otevřený posun zobrazí jako řádek s 11 sloupci. Tady jsou podrobnosti o sloupcích a o tom, jak je používat.

Sloupec	Vlastnost	Type (Typ)	Popis	Vstup	Příklad
A	Skupina	Povinné	Plánovací skupina, ze které lze požádat o otevřenou směnu.	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Můžete přidat novou nebo existující skupinu.	Kožené zboží
B	Datum zahájení:	Povinné	Datum, kdy začíná otevřená směna	Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy	13. 8. 2024 13/08/2024
C	Počáteční čas	Povinné	Čas, kdy začíná otevřená směna.	Formát: 12 hod. 24 hod.	8:30 8:30 8:30
D	Datum ukončení	Povinné	Datum, kdy končí otevřená směna.	Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy	13. 8. 2024 13/08/2024
E	Čas ukončení	Povinné	Čas, kdy končí otevřená směna.	Formát: 12 hod. 24 hod.	15:45 15:45 15:45
G	Otevřené sloty	Povinné	Počet otevřených směn, o které můžou požádat členové skupiny.	Zadejte číslo od 1 do 255.	2
H	Barva motivu	Nepovinné	Barva pro kategorizaci otevřeného posunu	Zadejte jednu z následujících možností: 1. Bílé 2. Modré 3. Zelené 4. Fialové 5. Růžové 6. Žluté 7. Šedá 8. Modré 9. Tmavě zelená 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. Tmavá	6. Žlutá
K	Vlastní popisek	Nepovinné	Popisek pro přizpůsobení otevřené směny	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 23 znaků.	Malé kožené zboží
J	Nezaplacený konec	Nepovinné	Doba trvání přestávky směny v minutách.	Zadejte číslo (v minutách), které je menší než doba trvání směny.	45
tis.	Poznámky	Nepovinné	Poznámky pro členy týmu o této konkrétní otevřené směně	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.	Použijte náš nový systém a požádejte o doručení položek do našeho obchodu.
L	Sdílený	Povinné	Možnost sdílet směnu se členem týmu hned po importu informací.	Vyberte Sdílené nebo Nesdílený. Pokud se rozhodnete nesdílet, můžete směnu po importu sdílet pomocí možnosti Sdílet s týmem ve Směnách.	Nesdílí se

List Denní poznámky

Pro každý den můžete přidat poznámku.

Sloupec	Vlastnost	Type (Typ)	Popis	Vstup	Příklad
A	Datum	Povinné	Datum, kdy se má poznámka zobrazit v plánu.	Formát: mm/dd/yyyyy dd/mm/yyyyy	13. 8. 2024 13/08/2024
B	Poznámka	Povinné	Zpráva pro váš tým.	Zadejte text, čísla nebo speciální znaky. Maximálně 500 znaků.	Školení na místě