Průvodce ochranou osobních údajů pro osobní přehledy

Klíčové principy

Jako Viva Insights uživatel uvidíte svá vlastní data jenom vy.
Vaše data se ukládají a počítají ve vaší Exchange Online poštovní schránce.
Kdykoli se můžete přihlásit k odběru a odhlásit se z odběru .
Osobní přehledy v Viva Insights nezobrazují žádné identifikovatelné osobní údaje spolupracovníků nad rámec toho, co už vidíte v Outlooku a Teams.

Klíčové body ochrany osobních údajů dat

Osobní přehledy v Viva Insights nejsou navržené tak, aby umožňovaly vyhodnocování, sledování, automatizované rozhodování, profilaci nebo monitorování. Viva Insights poskytuje osobní přehledy prostřednictvím aplikace Viva Insights v Microsoft Teams a na webu, doplňku Insights Outlooku, Viva e-maily s přehledy, e-maily se stručnými informacemi a vloženými návrhy v Outlooku. Osobní přehledy v Viva Insights nemají žádný mechanismus ani možnost, které by umožňovaly přístup k přizpůsobeným informacím, které se zobrazují prostřednictvím těchto povrchů, pokud je záměrně a nezávisle nesdílíte. Osobní přehledy poskytované Viva Insights nelze použít k automatizovanému rozhodování ani profilaci.
Osobní přehledy v Viva Insights neudělují zaměstnancům přístup k novým identifikovatelným osobním údajům ostatních spolupracovníků. Viva Insights převádí data na osobní přehledy tím, že provádí výpočty s informacemi, které vygenerujete jenom v pracovním dne. Většina dat, která vidíte v osobních přehledech z Viva Insights, je jednoduše agregace informací, ke kterým už máte přístup, ale bez určité podpory byste nemohli rychle provádět výpočty.
Osobní přehledy v Viva Insights data se zpracovávají a ukládají do Exchange Online poštovní schránky zaměstnance. Viva Insights zpracovává data z těchto zdrojů pro osobní přehledy: Exchange Online e-maily a kalendářní data, chat a signály volání z Skype pro firmy a z Teams. Viva Insights ukládá a zpracovává tato data do Exchange Online poštovní schránky každého zaměstnance.
Osobní přehledy v Viva Insights podporují dodržování obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Společnost Microsoft navrhla osobní přehledy v Viva Insights tak, aby podporovala potřeby vaší organizace dodržovat požadavky GDPR.

Důležité informace: Tento článek popisuje informační e-mail. Pozastavili jsme odesílání informačních e-mailů, abychom provedli několik vylepšení. K Viva Insights doplňku outlooku nebo Viva Insights aplikaci v Teams a na webu budete mít přístup ke klíčovým funkcím, dokud se tato služba neobnoví. Další informace o této změně najdete v tématu Pozastavení briefingu.

Důležité informace: Tento článek také popisuje e-mail s hodnotou Hash. Od konce března 2024 pozastavíme e-maily s hodnotou Hash, které se obvykle posílají dvakrát měsíčně. Veškerý obsah e-mailů s hodnotou Hash bude dál dostupný v aplikaci Viva Insights v Teams nebo na webu. Přehledy dat můžete dál bezproblémově zkoumat a analyzovat. Další informace o této změně najdete v tématu Pozastavení e-mailu s hodnotou Hash.

Kde zobrazit osobní přehledy

Osobní přehledy v Viva Insights:

Ochrana osobních údajů v aplikaci Viva Insights v Teams a na webu

Při zpracování dat v aplikaci Microsoft Viva Insights Microsoft chrání soukromí zaměstnanců a plně dodržuje místní předpisy, jako je obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Viva Insights chrání soukromí následujícími způsoby:

Osobní a soukromý – obsah ve vašich přehledech je osobní, soukromý a dostupný jenom pro vás. Nikdo jiný ve vaší organizaci k němu nemá přístup.
Data všech uživatelů jsou soukromá – Viva Insights neobsahují žádné nové identifikovatelné osobní údaje o někom jiném ve vaší organizaci. Přehledy a akce jsou založené na informacích, které jste vy a vaše organizace vygenerovali, a to jen na základě běžného pracovního dne. Vaše přehledy jsou založené na informacích, ke kterým už máte přístup, ale nemůžete je rychle agregovat bez pomoci.
Zabezpečení poštovní schránky – Viva Insights používá Exchange Online data e-mailu a kalendáře a zpracovává je a ukládá všechny přehledy nebo akce uvnitř vaší Exchange Online poštovní schránky, takže zabezpečení dat je integrované a vynucované Exchangem.
Dodržování předpisů GDPR – Microsoft při poskytování přehledů a akcí v aplikaci dodržuje nařízení GDPR.

Jak to funguje

Osobní přehledy a akce v aplikaci Microsoft Viva Insights vycházejí z dat Exchange Online poštovní schránky, jako jsou e-maily a kalendáře. Přehledy jsou odvozené z dat, která už máte k dispozici ve vaší Exchange Online poštovní schránce. Pokud chcete například zjistit, jaké závazky máte vůči ostatním, můžete si jednotlivé e-maily v poštovní schránce zkontrolovat ručně. Aplikace Viva Insights vás před tímto zdlouhavým procesem jednoduše ušetří.

Datové typy

Viva Insights poskytuje osobní přehledy s následujícími typy dat.

Data poštovní schránky – Email, kalendář, chat a aktivity hovorů, které generujete pomocí Microsoftu 365, například čas strávený na schůzkách nebo e-mailech, které posíláte konkrétní osobě nebo skupině.
Přírůstková data – data, která by jinak pro vás byla nedostupná, ale jsou prezentována v agregované podobě určené k ochraně osobních údajů jednotlivce.

Data poštovní schránky

Data poštovní schránky představují informace, ke kterým už máte přístup, jednoduše z vaší práce, jako je posílání e-mailů, uspořádání schůzek nebo chatování se spolupracovníky. Viva Insights zpracovává a zobrazuje informace způsoby, které je umožňují reagovat.

Například Viva Insights poskytuje zobrazení, která vám umožní rychle zjistit, kolik času každý den trávíte na schůzkách a v e-mailech, s kým nejvíce spolupracujete, s kým ztrácíte kontakt a na koho jste učinili závazky a požadavky.

S touto informací můžete provést akci. Můžete se například rozhodnout, že trávíte příliš mnoho času na schůzkách a přijmete osobní cíl, kterým je pořádání efektivnějších schůzek.

Osobní přehledy se odvozují z dat, která už máte k dispozici na následujících místech:

Vaše poštovní schránka Exchange Online
Vaše aktivita v dokumentech OneDrivu a SharePointu
Historie chatů a hovorů z Teams a z Skype pro firmy

Viva Insights jednoduše použije několik základních výpočtů a pravidel, aby tato data byla lépe použitelná. Data poštovní schránky se ukládají přímo do Exchange Online poštovní schránky.

Pokud například chcete zjistit, kteří kolegové vám za poslední týden poslali nejvíce e-mailů, můžete to technicky vzato udělat bez Viva Insights ručním počítáním e-mailů od spolupracovníků ve složce Doručená pošta. Podobně můžete určit průměrnou dobu odezvy spolupracovníků na e-maily, které jste jim poslali, pomocí informací časového razítka, které jsou dostupné ve vaší poštovní schránce. Viva Insights vám ušetří potíže s prováděním těchto zdlouhavých výpočtů.

Přírůstková data

V několika případech vám osobní přehledy v Viva Insights poskytují informace o jiných lidech, které by jinak nebyly k dispozici, například informace o Email míře čtení.

Email rychlosti čtení

Viva Insights sleduje procento příjemců, kteří otevřeli e-mailovou zprávu (v doplňku Pro Outlook) pro e-mail, který jste odeslali pěti nebo více lidem.

Kvůli ochraně osobních údajů Viva Insights nesleduje rychlost čtení zpráv posílaných méně než pěti lidem. Viva Insights také nezobrazuje míru čtení "0 procent" nebo "100 procent", protože by to lidem umožnilo učinit konečné závěry o jednotlivých akcích spolupracovníků. Místo toho se míra čtení v těchto případech zobrazuje jako rozsah, který zahrnuje prahovou hodnotu, která závisí na počtu příjemců e-mailu.

Tato metrika se počítá na základě příznaku čtení v Exchange Online. U některých lidí se zprávy při otevření zprávy v podokně náhledu Outlooku označí jako přečtené. U ostatních může být nutné zprávu otevřít dvojitým kliknutím, aby ji označili jako přečtenou.

Toto nastavení můžete ovládat v nastavení Outlooku. Aby se tyto signály zobrazily v poštovní schránce odesílatele, zkopíruje se v prostředí Microsoftu 365 příznak "read" a pak se doručí do poštovní schránky odesílatele.

Dodržování předpisů GDPR

Stejně jako u celé sady Microsoft 365 Viva Insights pomáhá podporovat dodržování požadavků GDPR. Viva Insights například podporuje následující:

Zabezpečení a ochrana osobních údajů uživatelů – Služba Insights vyžaduje licenci Exchange Online a všechna data se ukládají do Exchange Online poštovní schránky zaměstnanců. Vypočítané metriky, jako jsou úkoly, se připojí k poštovní schránce. Aplikace Viva Insights tedy splňuje tuto povinnost z důvodu Exchange Online také splnění této povinnosti:
- Společnost Microsoft nebude dolovat zákaznická data v Exchange Online pro účely reklamy.
- Společnost Microsoft nebude dobrovolně předávat Exchange Online zákaznická data orgánům činným v trestním řízení.
- Microsoft bude splňovat všechny požadavky související s šifrováním dat Exchange Online a implementovat kontrolní mechanismy, které snižují bezpečnostní rizika a pomáhají zajistit kontinuitu podnikových procesů, jak je popsáno v iso 27001 a 27018.
Informujte uživatele v případě, že dojde k porušení zabezpečení – Microsoft oznámí kontaktům zákazníků v oblasti ochrany osobních údajů do 72 hodin od doby, kdy se Microsoft dozví o porušení zabezpečení standardními provozními postupy reakce na incidenty Microsoftu 365.
Respektovat žádosti uživatelů (DSR) o export, odstranění nebo omezení zpracování osobních údajů – Microsoft podporuje žádosti uživatelů, jako jsou žádosti o export nebo odstranění dat.

Další informace najdete v tématu Dodržování předpisů GDPR.