Použití Microsoft Viva Insights v Outlooku

Schůzky jsou nezbytné pro zdravou spolupráci. Lepší postupy schůzek mohou zlepšit produktivitu, sdílení informací, inovace, rozhodování a propojení mezi členy týmu.

Přehled Příprava na schůzky zobrazuje seznam nadcházejících schůzek, které jste uspořádali nebo na které jste byli pozváni na příštích sedm kalendářních dnů (včetně aktuálního dne). Tento přehled vám pomůže rozhodnout se, jestli je každá schůzka připravená. Výběrem možnosti Připravit na schůzky zobrazíte přehled pro každou z nadcházejících schůzek. Tuto možnost vyberte, pokud chcete filtrovat podle všech, uspořádaných nebo pozvaných schůzek.

S tímto přehledem můžete dělat toto:

• Zobrazit účastníky: Zjistěte procento pozvaných, kteří přijali schůzku, a počet pozvaných. Výběrem šipky dolů zobrazíte další informace o těchto účastnících.

• Zobrazení konfliktů: Získejte seznam všech ostatních schůzek, u kterých došlo ke konfliktu s touto schůzkou.

• Odpovědět (pokud jste pozvaný): Odpovědět na pozvánku Ano nebo Ne. Pokud jste už odpověděli, vaše odpověď se zobrazí tady. Pokud je schůzka naplánovaná mimo vaši obvyklou dobu (když obvykle organizujete schůzky a účastníte se jí během pracovního dne i mimo ni), je zvýrazněná s možností odpovídajícím způsobem reagovat.

• Zobrazit přílohy: Podívejte se na počet příloh souvisejících s touto schůzkou, jejich názvy a umístění úložiště (online nebo místní). Pokud je příloha uložená online, podívejte se na další podrobnosti nebo ji otevřete.

• Zobrazení souvisejících dokumentů: Umožňuje zobrazit dokumenty, které vám můžou pomoct připravit se na schůzku.

• Zjistěte, jestli má schůzka online odkaz (pokud jste organizátor): Pokud má schůzka online odkaz, můžete si zde všimnout ano. Pokud ne, všimnete si ne.

• Doba přípravy knihy: Před schůzkou si zarezervujte 15 minut nebo 30 minut času přípravy. Rezervovaný čas se zobrazí v kalendáři a odkazuje na schůzku jako "Čas přípravy pro [název schůzky]. Můžete také zrušit čas přípravy schůzky nebo ho odstranit přímo z kalendáře.

Platí pro: osoby zaregistrované v příslušném plánu služeb.

Při sledování míry otevření e-mailů a dokumentů vám Viva Insights říká:

• Kolik lidí otevřelo váš e-mail.

• Průměrná doba, po které lidé strávili čtením vašich e-mailů.

• Kolik příjemců e-mailu otevřelo dokument, který jste v e-mailu sdíleli jako odkaz nebo přílohu.

Získejte informace o přečtení odeslaných e-mailů:

1. Pokud podokno Viva Insights ještě není otevřené, otevřete ho výběrem ikony Viva Insights na pásu karet Domovská stránka Outlooku. Pokud se zobrazí zpráva "Vítejte!", vyberte Začínáme.

2. Vyberte jednu z těchto možností:

   1. Míra otevření e-mailů v kontextu – zobrazuje statistiku čtení odeslaných e-mailů, které máte aktuálně otevřené v Outlooku. Poskytuje také sazby otevřených pro propojené nebo připojené dokumenty, které jsou uložené v OneDrive pro firmy nebo na SharePointu.

      Poznámka: Ve výjimečných případech může být míra otevření dokumentu vyšší než míra otevření e-mailu. K tomu může dojít, když příjemci dokument otevřou prostřednictvím jiných zdrojů, než je e-mail, ve kterém byl sdílen.

   2. Sledování míry otevření e-mailů – zobrazuje statistiku čtení všech odeslaných e-mailů.

Obě tyto možnosti zobrazují předmět e-mailu a souhrn míry otevření, míry otevření (někdy vyjádřené v procentech) a počtu přeposlaných zpráv.

Může být snadné ztratit přehled o požadavcích, které jste posílali svým kolegům. Díky automatickému extrahování nevyřízených následných kroků z e-mailové komunikace za posledních 14 dnů vám může přehled Zpracovat vaše žádosti pomoct se změnami požadavků, které jste posílali kolegům, například:

• "Můžete mi poslat nejnovější zprávu za tento rok?"

• "Všichni, prosím, dokončete hodnocení výkonu do konce týdne."

• "Zrušte můj rsvp pro Carrin Patman's oběd naplánovaný začátkem příštího týdne."

1. V podokně Viva Insights doplňku vyberte Zpracovat vaše žádosti.

2. Vyberte jednu z těchto možností:

• Zpracovat, čímž se otevře nová zpráva ve vašem existujícím e-mailovém vlákně.

• Označit jako dokončené, což je v případě, že je úkol již dokončený.

• Tři tečky (...) > Toto není následná akce, která by tuto možnost odebrala ze seznamu pro další sledování. Označení jako Toto není následná akce pomáhá Viva Insights určit, co bude v budoucnu pokračovat.

Když si zarezervujete čas na soustředění, pomůže vám to chránit čas pro soustředěnou práci a také minimalizovat oznámení (a tím i rušivé aktivity) chatů a hovorů v Teams během doby, kdy se soustředíte.

1. V podokně Viva Insights doplňku vyberte Rezervovat čas k fokusu. Tento přehled se zobrazí, pokud je v kalendáři dostupný čas během pracovní doby, který není blokován schůzkami nebo událostmi.

2. Vyberte:

   • Ikona plus (+) vedle bloku fokusu, který chcete přidat do kalendáře.

   • Ikona tužky umožňuje změnit, co se bude zobrazovat v bloku fokusu v kalendáři. Řekněme, že se chcete dvě hodiny soustředit na prodejní prezentaci. Změnili byste popisek Čas fokusu na Sales pitch a pak vyberte ikonu plus (+). Tato akce zaknihuje do vašeho kalendáře dvouhodinovou schůzku s názvem "Sales pitch" (Prodejní prezentace).

   • Rezervujte vše a naplánujte si veškerý dostupný čas fokusu najednou a nastavte si chráněný čas po celý týden. Pomocí přehledu Nastavit dobu oběda můžete nastavit předvolby polední hodiny. Viva Insights bude respektovat vaše předvolby, když naplánuje čas fokusu.

Funkce Dohánět dokumenty vám ukáže seznam sdílených dokumentů na OneDrivu a SharePointu v e-mailu, které jste ještě neotevřeli. Tento seznam obsahuje dokumenty za posledních 14 dnů.

1. V podokně Viva Insights doplňku vyberte Dohánět dokumenty.

2. Vyberte:

   • Otevřením e-mailu nebo Otevřít schůzku otevřete e-mail nebo schůzku, ve které se sdílely nepřečtené dokumenty.

   • Zarezervujte si čas a naplánujte si čas v kalendáři pro kontrolu nepřečtených dokumentů.

V závislosti na vašich vzorcích spolupráce může přidání důležitých lidí navrhnout, abyste některé kontakty označili jako důležité. Když tyto kontakty označíte jako důležité, Viva Insights vám připomene, abyste pro ně dokončili úkoly a otevřeli od nich nepřečtené e-maily.

1. V podokně Viva Insights doplňku vyberte Přidat důležité osoby.

2. Vyberte Označit jako důležité pro každý kontakt, u kterého chcete nastavit prioritu.

Nastavení doby oběda můžete použít k ochraně doby oběda a přizpůsobení Viva Insights tak, aby se zohlednila upřednostňovaná doba oběda.

Dobu oběda můžete nastavit dvěma způsoby – v Nastavení nebo pomocí karty Nastavit dobu oběda:

Nastavení doby oběda v Nastavení 

1. V podokně doplňku Viva Insights nastavení (ikona ozubeného kola).

2. V části Nastavit dobu oběda vyberte možnost upravit (tužka).

3. Změňte hodnoty v polích Začátek oběda a Konec pole Polední hodina.

4. Vyberte Aktualizovat.

Nastavení doby oběda pomocí karty Nastavit hodiny oběda

1. V podokně Viva Insights doplňku vyberte Nastavit dobu oběda.

2. Všimněte si výchozí doby oběda. Vyberte Potvrdit , pokud chcete zachovat, co je tady, nebo Změnit a upravte je.

3. Pokud chcete oběd v kalendáři blokovat každý den, vyberte Přidat opakovanou událost kalendáře, abyste tuto dobu ochránili.

4. Pokud jste provedli změny, vyberte Aktualizovat.

Pomocí přehledu Plánování vašeho časového limitu snížíte stres při plánování nadcházejícího času mimo práci. Tento nástroj kontrolní seznam vám pomůže:

• Vyřešte všechny schůzky na jednom místě pomocí vlastní zprávy o naplánovaném volnu.

• Vytvořte automatické odpovědi a upozorněte tým na plánované volno.

• Naplánujte čas fokusu na dokončení úkolů před tím, než půjdete, a dohnat práci, až se vrátíte.

Naplánujte si plán s těmito možnostmi najednou nebo jednotlivě, jakmile se k datu přiblížíte. Můžete se také kdykoli vrátit a změnit podrobnosti, než se vydáte. Viva Insights bude sledovat průběh a aktualizovat provedené akce.

1. V podokně Viva Insights doplňku přejděte na kartu Naplánovat si čas pryč.

2. Výběrem možnosti Pomozte mi s plánem získáte kontrolní seznam, který obsahuje následující možnosti plánování:

   1. Vyberte data – Nastavte si v kalendáři událost Mimo kancelář pro vybraná data:

      1. Vyberte Počáteční a koncové datum, kdy budete mimo kancelář.

      2. Vyberte Plán.

   2. Nastavení automatických odpovědí – Vytvořte a uložte zprávu o odpovědi mimo kancelář pro vybraná data:

      1. V části Psaní nebo úpravy zprávy ponechte výchozí nebo upravte odpověď mimo kancelář.

         Poznámka: Pokud jste vytvořili zprávu pro předchozí období mimo kancelář, všimnete si poslední zprávy, kterou jste použili jako výchozí v poli Psaní nebo úpravy zprávy.

      2. Pokud chcete poslat stejnou zprávu lidem ve vaší organizaci i mimo ni, vyberte Odeslat mimo moji organizaci .

         Tip: Pokud chcete poslat jinou zprávu s automatickými odpověďmi lidem mimo vaši organizaci, můžete to udělat prostřednictvím Outlooku: Nastavení> Pošta> Automatické odpovědi.

      3. Vyberte Uložit.

   3. Oznámit spolupracovníkům – Informujte lidi, se kterými jste pracovali v posledních čtyřech týdnech, o nadcházejícím čase.  

      1. Pokud chcete spolupracovníky informovat prostřednictvím e-mailu, vyberte Otevřít nový koncept e-mailu, provést změny a Odeslat.

      2. Pokud chcete spolupracovníky upozornit prostřednictvím pozvánky na schůzku, vyberte Otevřít novou pozvánku na schůzku, provést změny a Odeslat.

   4. Řešení problémů se schůzkami – Odmítněte nebo zrušte schůzky, které jste uspořádali nebo přijali, když jste pryč.

      1. Odmítnout a zrušit schůzky s touto zprávou – Upravte zprávu, kterou Viva Insights odešlete, aby odmítla nebo zrušila pozvánky na schůzku.

      2. Vyberte schůzky, které chcete odmítnout a zrušit – Vyberte schůzky, které chcete odmítnout nebo zrušit, nebo pomocí možnosti Vybrat vše odmítnou nebo zrušíte všechny uvedené schůzky. Až budete hotovi, vyberte Potvrdit. Můžete také vybrat Otevřít vedle schůzky a zobrazit o ní další podrobnosti.

   5. Rezervujte si čas, na který se můžete soustředit – Naplánujte si čas na dokončení práce, než se vydáte, a pak na dohánění, až se vrátíte.

      1. Rozbalte Zkontrolovat otevřené sloty.

      2. Vyberte znaménko plus (+) vedle dostupných časových úseků fokusu, které chcete rezervovat.

      3. Vyberte Hotovo a přidejte je do kalendáře.

Jako nadřízený můžete pomocí přehledu Dohánět tým:

• Zacházejte s úkoly, které jste slíbili splnit, nebo podle toho, že vás členové týmu požádali o dokončení.

• Projděte si důležité e-maily a dokumenty od členů týmu, které jste ještě nečetli.

Tato funkce je dostupná jenom pro Viva Insights uživatele, kteří mají přímé sestavy uvedené v Azure Active Directory. Pokud jste manažer, ale tuto funkci nevidíte, obraťte se na správce Microsoftu 365.

V podokně Viva Insights doplňku vyberte Dohánět s týmem a podívejte se na členy týmu, které potřebujete znovu připojit, a akce, které k tomu můžete provést.