Sådan fungerer versionslister på lister og i biblioteker

Når versions versioner er aktiveret, oprettes der versioner i følgende situationer:

• Når et listeelement eller en listefil oprettes, eller når en fil uploades.

  Bemærk!: Hvis udtjekning af filer er påkrævet, skal du tjekke filen ind for at oprette dens første version.

• Når der overføres en fil, der har samme navn som en eksisterende fil.

• Når egenskaberne for et listeelement eller en fil ændres.

• Når et Office åbnes og gemmes. Når et dokument åbnes igen, oprettes der en ny version, når en redigering er gemt.

• Med jævne mellemrum, når du redigerer og gemmer Office dokumenter. Det er ikke alle redigeringer og gemmer, der opretter nye versioner. Når du ofte gemmer redigeringer, registrerer hver ny version f.eks. et tidspunkt i stedet for hver enkelt redigering. Dette er almindeligt, når automatisk lagring er aktiveret.

• Under samtidig redigering af et dokument, når en anden bruger begynder at arbejde på dokumentet, eller når en bruger klikker på Gem for at overføre ændringer til biblioteket. 

Der kan til enhver tid være op til tre aktuelle versioner af en fil: den udtjekkede version, den nyeste underordnede version eller kladdeversion og den senest publicerede eller overordnede version. Alle andre versioner betragtes som historiske versioner. Nogle aktuelle versioner er kun synlige for brugere, der har tilladelse til at få dem vist.

Som regel repræsenterer en større version en milepæl, f.eks. en fil, der er sendt til gennemsyn eller publikation, hvorimod en underordnet version er et igangværende arbejde, der ikke er klar til, at alle webstedsdeltagere kan læse den. Afhængigt af hvordan dit team fungerer, kan dit team være mere tilbøjelig til at have brug for dets seneste underordnede versioner, f.eks. en version, der er blevet redigeret for nylig. Med tiden kan dit team være mindre tilbøjelig til at få brug for en ældre underordnet version.

Nogle organisationer registrerer både overordnede og underordnede versioner af filer i deres biblioteker. Andre sporer kun de overordnede versioner. Overordnede versioner identificeres af hele tal, f.eks. 5.0. underordnede versioner identificeres af decimaltal, f.eks. 5,1.

De fleste organisationer bruger underordnede versioner, når filerne er under udvikling, og overordnede versioner, når visse milepæle er nået, eller når filerne er klar til gennemgang af en bred målgruppe. I mange organisationer er kladdesikkerhed indstillet til kun at tillade ejeren af en fil og personer, der har tilladelse til at godkende filer. Det betyder, at underordnede versioner ikke kan ses af andre, før en overordnede version er publiceret.

Lister understøtter kun overordnede versioner. Hver version af et listeelement har et helt tal. Hvis din organisation kræver godkendelse af elementer på en liste, forbliver elementerne i Ventende status, indtil de godkendes af en person, der har tilladelse til at godkende dem. Når du er i statussen Afventer, nummererer de med decimaltal og kaldes for kladder.

Det maksimale antal underordnede versioner er 511, og antallet af overordnede versioner kan justeres. Du kan finde oplysninger om indstilling af antallet af overordnede versioner i afsnittet Kontrollere, hvor mange versioner der er gemt.

Hvis du bruger en onlineapp eller den nyeste skrivebordsversion, og du forsøger at gemme en anden underordnet version ud over den maksimale mængde, overskriver du den nyeste underordnede version. Hvis du bruger en gammel klient, kan du slet ikke gemme eller uploade ændringer. For at undgå overskrivning eller for at fortsætte med at overføreændringer skal du publicere den næste overordnede version. Derefter kan du publicere op til det maksimale antal underordnede versioner igen for den pågældende overordnede version. Du kan få mere at vide om, hvordan du publicerer nye versioner, under Publicere eller annullere publiceringen af en version af en fil.

Du kan finde flere oplysninger om aktivering og konfiguration af versionsindstillinger, herunder overordnede og underordnede versioner, i Aktivér og konfigurer versionsindstillinger for en liste eller et bibliotek.

Versionsnumre tilføjes automatisk, hver gang du opretter en ny version. På en liste eller i et bibliotek, der har aktiveret overordnede versionsnumre, har versionerne hele tal, f.eks. 1.0, 2.0, 3.0 osv. I biblioteker kan din administrator aktivere versionsversioner for både overordnede og underordnede versioner. Når underordnede versioner registreres, har de decimaltal som f.eks. 1.1, 1.2, 1.3 osv. Når en af disse versioner udgives som en større version, bliver dens nummer 2.0. Efterfølgende underordnede versioner får nummeret 2.1, 2.2, 2.3 osv.

Når du annullerer en udtjekning, ændres versionsnummeret ikke. Hvis den nyeste version var version 3.0, forbliver den på 3.0, når du har annulleret udtjekningen.

Når du sletter en version, går versionen til Papirkurv, og nummeret følger med. Versionshistorikken viser de resterende versionsnumre. De andre versionsnumre ændres ikke. Hvis du f.eks. har et dokument, der har underordnede versioner 4.1 og 4.2, og du beslutter at slette version 4.1, viser den resulterende versionshistorik kun version 4.0 og 4.2. Det følgende billede viser dette.

Du kan finde flere oplysninger om aktivering og konfiguration af versionsindstillinger, herunder overordnede og underordnede versioner, i Aktivér og konfigurer versionsindstillinger for en liste eller et bibliotek.

Du kan konfigurere, hvem der kan få vist kladder af listeelementer og filer. Kladder oprettes i to situationer:

• Når en underordnet version af en fil oprettes eller opdateres i et bibliotek, der registrerer overordnede og underordnede versioner.

• Når et listeelement eller en fil oprettes eller opdateres, men endnu ikke er godkendt på en liste eller i et bibliotek, hvor der kræves godkendelse af indhold.

Når du sporer overordnede og underordnede versioner, kan du angive, om personer skal have tilladelse til at redigere filer, før de kan få vist og læse en underordnet version. Når denne indstilling anvendes, kan personer, der har tilladelse til at redigere filen, arbejde på filen, men dem, der kun har tilladelse til at læse filen, kan ikke se den underordnede version. Du ønsker måske ikke, at alle, der har adgang til dit bibliotek, skal kunne se kommentarer eller ændringer, mens en fil redigeres. Hvis overordnede og underordnede versioner registreres, og ingen endnu har udgivet en hovedversion, er filen ikke synlig for personer, der ikke har tilladelse til at se kladdeelementer.

Når der kræves godkendelse af indhold, kan du angive, om filer, der afventer godkendelse, kan ses af personer med læsetilladelse, personer med tilladelse til at redigere eller kun forfatteren og personer med tilladelse til at godkende elementer. Hvis både overordnede og underordnede versioner registreres, skal forfatteren publicere en hovedversion, før filen kan sendes til godkendelse. Når godkendelse af indhold er påkrævet, vil personer, der har tilladelse til at læse indhold, men ikke har tilladelse til at se kladdeelementer, se den senest godkendte eller overordnede version af filen.

Uanset om personer har tilladelse til at redigere en fil eller ej, får de ikke resultater for den, hvis de søger efter en fil i den underordnede version.

Nogle organisationer tillader ubegrænsede versioner af filer, mens andre anvender begrænsninger. Når du har tjekket den nyeste version af en fil ind, vil du måske opdage, at der mangler en gammel version. Hvis din seneste version er 101.0, og du bemærker, at der ikke længere findes en version 1.0, betyder det, at administratoren har konfigureret biblioteket til kun at tillade 100 overordnede versioner af en fil. Tilføjelsen af 101st-versionen medfører, at den første version slettes. Kun version 2.0 til 101.0 bevares. På samme måde er det kun version 3.0 til og med 102.0, der bevares, hvis der tilføjes en 102. version.

Administratoren kan også beslutte at begrænse antallet af underordnede versioner til kun dem for et angivet antal af de nyeste versioner. Hvis f.eks. 100 overordnede versioner er tilladt, kan administratoren beslutte kun at bevare underordnede kladder til kun de seneste fem overordnede versioner. Det maksimale antal underordnede versioner mellem overordnede versioner er 511. Du kan finde flere oplysninger om publicering af overordnede og underordnede versioner, og hvad der sker, når du har mere end den maksimale underordnede version, i afsnittet Overordnede og underordnede versioner. Du kan få mere at vide om, hvordan du publicerer nye versioner, under Publicere eller annullere publiceringen af en version af en fil.

I et bibliotek, der begrænser antallet af overordnede versioner, som den beholder underordnede versioner for, slettes de underordnede versioner for de tidligere overordnede versioner, når versionsgrænsen er nået. Hvis du f.eks. kun opbevarer kladder til 100 overordnede versioner, og dit team opretter 105 overordnede versioner, vil kun de overordnede versioner blive gemt i de tidligste versioner. De underordnede versioner, der er knyttet til de fem tidligste overordnede versioner – f.eks. 1.2 eller 2.3 – slettes, men de overordnede versioner – 1, 2 osv. – bevares, medmindre biblioteket også begrænser de overordnede versioner.

Det er generelt en god ide at begrænse antallet af versioner. Det betyder, at du kan spare plads på serveren og reducere clutter for brugerne. Men hvis din organisation er forpligtet til at gemme alle versioner af juridiske eller andre årsager, skal du ikke anvende nogen begrænsninger.

Du kan finde flere oplysninger om aktivering og konfiguration af versionsindstillinger, herunder begrænsninger, under Aktivér og konfigurer versionsindstillinger for en liste eller et bibliotek.

• Hvis du er Microsoft 365kunde, bliver versionsversionering automatisk aktiveret, når du opretter et bibliotek eller en liste.

• For SharePoint Server, slås versionsering til automatisk, når du opretter et bibliotek, men ikke når du opretter en liste.

Alle med tilladelse til at administrere lister kan slå versionsversioner til eller fra. På mange websteder er det samme person, der administrerer webstedet, fordi lister og biblioteker nedarver tilladelser fra webstedet. Ud over at aktivere versionsstyring bestemmer ejeren af webstedet (eller en anden person, der administrerer listen eller biblioteket), om der skal kræves godkendelse af indhold, hvem der kan få vist kladdeelementer, og om udtjekning er påkrævet. Hver af disse beslutninger har indvirkning på, hvordan versionsversioner fungerer. Hvis den person, der administrerer et bibliotek, f.eks. beslutter at kræve udtjekninger, oprettes der kun versionsnumre, når en fil tjekkes ind. Hvis godkendelse af indhold er påkrævet, anvendes der ikke overordnede versionsnumre, før filer er godkendt af en person med tilladelse til at gøre dette.

Du kan få mere at vide om, hvordan du aktiverer versions versioner for en liste eller et bibliotek, under Aktivér og konfigurer versionsversioner for en liste eller et bibliotek.

Hvis versionsversioner er aktiveret i dit bibliotek, afgør den person, der konfigurerer det, om der skal spores både overordnede og underordnede versioner, og det bestemmes også, hvem der kan se de underordnede versioner. Når der kræves godkendelse af indhold, kan kun ejeren af filen og personer, der har tilladelse til at godkende elementer, i de fleste tilfælde se de underordnede versioner. I andre biblioteker kan alle, der kan redigere filer i biblioteket, eller alle, der har læsetilladelse til biblioteket, se alle versioner. Når en version er godkendt, kan alle, der har læsetilladelse til listen eller biblioteket, se versionen.

Selvom lister ikke har overordnede og underordnede versioner, betragtes ethvert element, der er i Ventende status, som en kladde. I de fleste tilfælde er det kun den, der har oprettet elementet, og personer, der har tilladelsen Fuld kontrol eller Design, der kan se kladder. En kladde vises i Ventende status for disse personer, men andre kan kun se den seneste Godkendte version i versionsoversigten. Hvis filen afvises, forbliver den i Ventende status, indtil en person med de nødvendige tilladelser sletter den.

Som standard er et ventende element eller en fil kun synlig for dens forfatter og for personer med tilladelse til at administrere lister, men du kan angive, om andre grupper af brugere kan få vist elementet eller filen. Hvis biblioteket er konfigureret til at spore både overordnede og underordnede versioner, skal den person, der redigerer filen, først publicere en hovedversion af filen.

Du kan finde flere oplysninger om konfiguration af godkendelse af dokumenter i Kræv godkendelse af elementer på en webstedsliste eller i et webstedsbibliotek.

Når du tjekker en fil ud fra et bibliotek, hvor versionsdeling er slået til, oprettes der en ny version, hver gang du tjekker den ind igen. Og hvis overordnede og underordnede versioner er slået til, kan du ved indtjekning beslutte, hvilken type version du tjekker ind. I biblioteker, hvor udtjekning er påkrævet, oprettes versioner kun ved indtjekning.

I biblioteker, hvor udtjekning ikke er påkrævet, oprettes der en ny version, første gang du gemmer efter åbning af filen. Hver efterfølgende gemmer, overskriver den version, du oprettede med den første lagring. Hvis du lukker programmet og derefter åbner dokumentet igen, vil den første lagring igen producere en version. Dette kan medføre, at antallet af versioner vokser meget hurtigt.

Hvis du vil have mere at vide om at tjekke ind og ud, skal du se Tjekke ud, tjekke ind eller slette ændringer i filer i et bibliotek.

Hvis du kræver udtjekning, kan det hjælpe dit team med at få mest muligt ud af versionsudtjekning, fordi folk specifikt angiver, hvornår der skal oprettes en version. En version oprettes kun, når nogen tjekker en fil ud, ændrer den og derefter tjekker den ind igen. Når udtjekning ikke er påkrævet, oprettes der en version, når en person først gemmer en fil, og denne version opdateres, når personen lukker den. Hvis den pågældende person eller en anden derefter åbner og gemmer filen igen, oprettes der en anden version. Afhængigt af situationen er det en ide, at der ikke oprettes flere versioner, f.eks. hvis du skal lukke en fil for at deltage i et møde, før du er færdig med at foretage ændringer i filen.

Når udtjekering er påkrævet, kan personer ikke tilføje filer, ændre filer eller ændre egenskaberne uden først at tjekke filen ud. Når folk tjekker filer ind, bliver de bedt om at angive kommentarer om de ændringer, de har foretaget, hvilket er med til at oprette en mere beskrivende versionshistorik.

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du kræver udtjekning, i Konfigurere et bibliotek til udtjekning af filer.

Lister og biblioteker har tilladelser, der er relateret til versions- og udtjekning, der varierer afhængigt af det tilladelsesniveau, der gælder for en bruger eller en bestemt gruppe. En person, der kan redigere tilladelsesniveauer, kan konfigurere disse tilladelser anderledes eller kan oprette en ny gruppe med brugerdefinerede tilladelsesniveauer.

Disse tilladelser giver fleksibilitet i den måde, du administrerer dit bibliotek på. Det kan f.eks. være, at du ønsker, at nogen skal kunne slette versioner af en fil uden at have tilladelse til at slette selve filen. Tilladelsen til at slette versioner er ikke det samme som tilladelsen til at Sletteelementer, så du kan angive et brugerdefineret kontrolniveau.

Den følgende tabel viser de tilladelser, der er relateret til versionsudtjekning og udtjekning, og hvilke standardtilladelsesniveauer de gælder for.

Tilladelse	Standardtilladelsesniveau
Vis versioner	Fuld kontrol, design, bidrag og læs
Slet versioner	Fuld kontrol, design og bidrag
Tilsidesæt udtjekning	Fuld kontrol og design
Godkend elementer	Fuld kontrol og design

Du kan finde flere oplysninger om tilladelser i Om tilladelsesniveauer.