Brug Microsoft Viva Insights i Outlook

Møder er afgørende for et sundt samarbejde. Bedre mødepraksisser kan forbedre produktiviteten, informationsdeling, innovation, beslutningstagning og forbindelser mellem teammedlemmer.

Indsigten Forbered dine møder viser dig en liste over kommende møder, som du har organiseret, eller som du er inviteret til i de næste syv kalenderdage (herunder den aktuelle dag). Denne indsigt hjælper dig med at beslutte, om hvert møde er klar til brug. Vælg Forbered dine møder for at se et indblik i hvert af dine kommende møder. Vælg for at filtrere efter Alle, Organiseret eller Inviterede møder.

Her er, hvad du kan gøre med denne indsigt:

• Vis deltagere: Find ud af procentdelen af inviterede, der har accepteret mødet, og antallet af inviterede. Vælg pil ned for at få vist flere oplysninger om disse deltagere.

• Vis konflikter: Få en liste over alle andre møder, der har en konflikt med dette møde.

• Svar (hvis du er inviteret): Svar Ja eller Nej på invitationen. Hvis du allerede har svaret, vises dit svar her. Hvis et møde er planlagt uden for dine typiske mødetimer (når du typisk organiserer og deltager i møder under og uden for arbejdsdagen), fremhæves det med en mulighed for at svare i overensstemmelse hermed.

• Vis vedhæftede filer: Få vist antallet af vedhæftede filer, der er relateret til dette møde, sammen med deres titler og lagerplacering (online eller lokal). Hvis en vedhæftet fil er gemt online, kan du få vist flere oplysninger om den eller åbne den.

• Få vist relaterede dokumenter: Få vist dokumenter, der kan hjælpe dig med at forberede mødet.

• Find ud af, om mødet har et onlinelink (hvis du er arrangør): Hvis mødet har et onlinelink, vil du bemærke et Ja her. Hvis det ikke er tilfældet, vil du bemærke et Nej.

• Forberedelsestid for bog: Bestil enten 15 minutter eller 30 minutters forberedelsestid før mødet. Reserveret tid vises i din kalender og henviser til mødet som "Forberedelsestid for [mødetitel]." Du kan også annullere tidspunktet for forberedelse af mødet eller slette det direkte fra din kalender.

Gælder for: personer, der er tilmeldt en relevant serviceplan

Med Registrer åbne priser for mails og dokumenter fortæller Viva Insights dig:

• Hvor mange personer der har åbnet din mail.

• Den gennemsnitlige tid, folk har brugt på at læse din mail.

• Hvor mange mailmodtagere har åbnet et dokument, som du har delt i mailen som et link eller som en vedhæftet fil.

Få læseoplysninger om dine sendte mails:

1. Hvis ruden Viva Insights ikke allerede er åben, skal du vælge ikonet Viva Insights på båndet Hjem i Outlook for at åbne den. Hvis du får meddelelsen "Velkommen!", skal du vælge Kom i gang.

2. Vælg et af følgende:

   1. Åbningshastighed for mails i kontekst – Viser læsestatistik for den sendte mail, du aktuelt har åben i Outlook. Det giver også åbne priser for sammenkædede eller vedhæftede dokumenter, der er gemt i OneDrive for Business eller i SharePoint.

      Bemærk!: I sjældne tilfælde kan dokumentets åbningshastighed være højere end mailens åbningshastighed. Dette kan ske, når modtagerne åbner dokumentet via andre kilder end den mail, som det blev delt i.

   2. Spor åbningssatser for mails – viser læsestatistik for alle sendte mails.

Begge disse indstillinger viser mailens emnelinje og en oversigt over den åbne rente, den åbne rente (nogle gange udtrykt som en procentdel) og antallet af videresendelser.

Det kan være nemt at miste overblikket over dine kollegers anmodninger. Ved automatisk at udtrække dine udestående opfølgninger fra de sidste 14 dages mailkommunikation kan indsigten Opfølgning på dine anmodninger hjælpe dig med at tjekke ind på anmodninger, du har foretaget til dine kolleger, f.eks.:

• "Kan du sende mig den seneste rapport for dette år?"

• "Alle, du skal gennemføre dine evalueringer af ydeevnen i slutningen af ugen."

• "Aflys min RSVP for Carrin Patmans frokost planlagt tidligt i næste uge."

1. I ruden Viva Insights tilføjelsesprogram skal du vælge Opfølgning på dine anmodninger.

2. Vælg et af følgende:

• Opfølgning, som åbner en ny meddelelse i din eksisterende mailtråd.

• Markér som udført, som hvis opgaven allerede er fuldført.

• Ellipser (...) > Dette er ikke en opfølgning for at fjerne dette fra din opfølgningsliste. Markering, da dette ikke er en opfølgning, hjælper Viva Insights med at afgøre, hvad der er en opfølgning i fremtiden.

Bestil tid til fokus kan hjælpe dig med at beskytte tid til fokuseret arbejde og også minimere meddelelser (og dermed distraherende) fra Teams-chats og -opkald i din fokustid.

1. I ruden Viva Insights tilføjelsesprogram skal du vælge Bogtid for at fokusere. Denne indsigt vises, hvis din kalender har tid tilgængelig i løbet af din arbejdstid, som ikke er blokeret af møder eller aftaler.

2. Vælg:

   • Plusikonet (+) ud for en fokusblok, du vil føje til din kalender.

   • Blyantsikonet for at ændre, hvad din fokusblok viser som i din kalender. Lad os sige, at du vil fokusere på "Salgstale" i to timer. Du kan ændre etiketten "Fokustid" til "Salgstale" og derefter vælge plusikonet (+). Denne handling booker en to timers aftale i din kalender med navnet "Salgstale".

   • Book alt for at planlægge al tilgængelig fokustid på én gang, så du kan konfigurere den beskyttede tid i løbet af ugen. Brug indsigt i Angiv frokosttimer til at angive dine indstillinger for frokosttimer. Viva Insights respekterer dine præferencer, når fokustid planlægges.

Opfølgning på dokumenter viser dig en liste over de delte OneDrive- og SharePoint-dokumenter i mails, som du endnu ikke har åbnet. Denne liste indeholder dokumenter fra de seneste 14 dage.

1. I ruden Viva Insights tilføjelsesprogram skal du vælge Opfølgning på dokumenter.

2. Vælg:

   • Åbn mail eller Åbn møde for at åbne den mail eller det møde, hvor ulæste dokumenter blev delt.

   • Bestil tid til at planlægge tid i din kalender til at gennemgå ulæste dokumenter.

Baseret på dine samarbejdsmønstre kan Tilføj vigtige personer foreslå, at du markerer nogle af dine kontakter som vigtige. Når du har markeret disse kontakter som vigtige, minder Viva Insights dig om at udføre opgaver for dem og åbne ulæste mails fra dem.

1. I ruden Viva Insights-tilføjelsesprogram skal du vælge Tilføj vigtige personer.

2. Vælg Markér som vigtig for hver kontakt, du vil prioritere.

Brug Angiv frokosttimer for at beskytte din frokosttid og tilpasse din Viva Insights for at tage højde for dine foretrukne frokosttimer.

Du kan angive din frokosttid på en af to måder – i Indstillinger eller ved at bruge kortet Angiv frokosttimer:

Angiv frokosttimer i Indstillinger 

1. I ruden Viva Insights tilføjelsesprogram skal du vælge Indstillinger (tandhjulsikonet).

2. Under Angiv frokosttimer skal du vælge indstillingen Rediger (blyant).

3. Rediger værdierne i felterne Start frokosttime og Afslut frokosttid.

4. Vælg Opdater.

Angiv frokosttimer via kortet Angiv frokosttimer

1. I ruden Viva Insights tilføjelsesprogram skal du vælge Angiv frokosttimer.

2. Du vil bemærke standard frokosttimer. Vælg Bekræft for at beholde det, der er her, eller Rediger for at redigere dem.

3. Hvis du vil blokere frokost i din kalender hver dag, skal du vælge Tilføj en tilbagevendendekalenderbegivenhed for at beskytte denne gang.

4. Hvis du har foretaget ændringer, skal du vælge Opdater.

Brug indsigten Planlæg din tid væk for at reducere stresset ved planlægning af kommende tid væk fra arbejde. Dette tjeklisteværktøj hjælper dig med at:

• Løs alle dine møder på ét sted med en brugerdefineret meddelelse om din planlagte fridage.

• Skriv dine autosvar, og giv dit team besked om din planlagte fridage.

• Planlæg fokustid for at ombryde opgaver, før du går, og for at indhente arbejdet, når du kommer tilbage.

Planlæg din tidsplan med disse indstillinger på én gang eller individuelt, efterhånden som du nærmer dig datoen. Du kan også vende tilbage når som helst og ændre detaljer, før du går. Viva Insights registrerer dine fremskridt og opdaterer, hvilke handlinger der udføres.

1. I ruden Viva Insights tilføjelsesprogram skal du gå til kortet Planlæg din fritid.

2. Vælg Hjælp mig med at planlægge for at få en tjekliste, der indeholder følgende planlægningsindstillinger:

   1. Vælg datoer – Konfigurer en "Fraværende"-aftale i din kalender for de valgte datoer:

      1. Vælg Start- og slutdatoer for, hvornår du er fraværende.

      2. Vælg Planlæg.

   2. Angiv autosvar – Opret og gem en ikke til stede-svarmeddelelse for de datoer, du har valgt:

      1. Under Opret eller rediger meddelelse skal du beholde standardindstillingen eller redigere dit fraværende-svar.

         Bemærk!: Hvis du har skrevet en meddelelse for en tidligere fraværsperiode, vil du bemærke den seneste meddelelse, du har brugt som standard, i feltet Opret eller rediger meddelelse.

      2. Vælg Send uden for organisationen for at sende den samme meddelelse til personer i og uden for organisationen.

         Tip!: Hvis du vil sende en anden autosvarmeddelelse til personer uden for organisationen, kan du gøre det via Outlook: Indstillinger> Mail> Autosvar.

      3. Vælg Gem.

   3. Giv samarbejdspartnere besked – Giv besked til personer, du har arbejdet sammen med inden for de sidste fire uger, om din kommende fraværstid.  

      1. Hvis du vil give samarbejdspartnere besked via en mail, skal du vælge Åbn kladde til ny mail, foretage ændringer og Send.

      2. Hvis du vil give samarbejdspartnere besked via en mødeindkaldelse, skal du vælge Åbn ny mødeindkaldelse, foretage ændringer og Send.

   4. Løs møder – Afvis eller annuller møder, du har organiseret eller accepteret, mens du er væk.

      1. Afvis og annuller møder med denne meddelelse – Rediger den meddelelse, som Viva Insights sender for at afvise eller annullere mødeinvitationer.

      2. Vælg møder, der skal afslås og annulleres – Vælg, hvilke møder du vil afvise eller annullere, eller brug Markér alle for at afvise eller annullere alle de viste møder. Når du er færdig, skal du vælge Bekræft. Du kan også vælge Åbn ud for et møde for at få vist flere oplysninger om det.

   5. Bestil tid til at fokusere – Planlæg tid til at fokusere på at afslutte arbejdet, før du går, og derefter på at indhente, når du kommer tilbage.

      1. Udvid Gennemse åbne pladser.

      2. Vælg plustegnet (+) ud for de tilgængelige fokustidspladser, du vil reservere.

      3. Vælg Udført for at føje dem til din kalender.

Som leder kan du bruge Indsigt i dit team til at:

• Handle på opgaver, du har lovet at få udført, eller som teammedlemmer har bedt dig om at udføre.

• Gennemse vigtige mails og dokumenter fra teammedlemmer, som du endnu ikke har læst.

Denne funktion er kun tilgængelig for Viva Insights brugere, der har direkte rapporter angivet i Azure Active Directory. Hvis du er administrator, men ikke kan se denne funktion, skal du kontakte din Microsoft 365-administrator.

I ruden Viva Insights-tilføjelsesprogram skal du vælge Opsnør med dit team for at se de teammedlemmer, du skal bruge til at genoprette forbindelsen, og handlinger, du kan udføre for at gøre det.