Αίτηση εγκρίσεων για Viva Amplify δημοσιεύσεις

Ας υποθέσουμε ότι έχετε δημιουργήσει μία ή λίγες δημοσιεύσεις για μια συγκεκριμένη εκστρατεία. Καλό είναι να ζητήσετε έγκριση από τους ενδιαφερόμενους πριν από τη δημοσίευση αυτών των δημοσιεύσεων, ώστε να μπορούν να ελέγξουν και να εντοπίσουν τυχόν προβλήματα πριν από την κυκλοφορία της δημοσίευσης στο κοινό για το οποίο προορίζεται. Viva Amplify προσφέρει μια γρήγορη και εύκολη ροή εργασίας έγκρισης για τους υπεύθυνους επικοινωνίας ώστε να δημιουργηθεί, να αναθεωρηθεί και να εγκριθεί το περιεχόμενό τους από τα κατάλληλα άτομα την κατάλληλη στιγμή.

Μπορείτε να επιλέξετε να απαιτείται έγκριση για όλες τις δημοσιεύσεις της εκστρατείας σας. Τα μέλη της εκστρατείας μπορούν να ζητήσουν έγκριση για δημοσιεύσεις, ακόμα και όταν δεν απαιτούνται εγκρίσεις.

• Εγκατάσταση της εφαρμογής Εγκρίσεις
• Απαιτούμενες εγκρίσεις
• Αίτηση έγκρισης
• Απάντηση σε αίτηση έγκρισης
• Έγκριση ή απόρριψη μιας αίτησης
• Προβολή αίτησης έγκρισης
• Ακύρωση έγκρισης
• Εκ νέου εκχώρηση έγκρισης
• Παρακολούθηση έγκρισης
• Χώρος αποθήκευσης δεδομένων εγκρίσεων

Πριν ξεκινήσετε

Εγκατάσταση της εφαρμογής "Εγκρίσεις" στο Microsoft Teams

Προτού ζητήσετε έγκριση, βεβαιωθείτε ότι η εφαρμογή Εγκρίσεις στο Microsoft Teams έχει ρυθμιστεί και αναπτυχθεί σωστά για τον οργανισμό σας. Η εφαρμογή Εγκρίσεις παρέχει έναν απλό τρόπο για τον έλεγχο, τη συμμόρφωση, την υπευθυνότητα και τις ροές εργασιών τόσο στις δομημένες όσο και στις μη δομημένες εγκρίσεις στο Teams. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαχείριση της εφαρμογής "Εγκρίσεις" στο Microsoft Teams.

Βεβαιωθείτε ότι πληρείτε όλες τις απαιτήσεις προδημοσίευσης

Αφού δημιουργήσετε το περιεχόμενό σας, επιλέξτε στον πίνακα σύνταξης τα κανάλια διανομής στα οποία θέλετε να κυκλοφορήσει η δημοσίευσή σας.

Αφού επιλέξετε τα κανάλια διανομής σας, επιλέξτε "Επόμενο " για να προσθέσετε το αντίστοιχο κοινό που θέλετε να προσεγγίσετε.

1. Για το Outlook, προσθέστε τους παραλήπτες.
   
2. Για το SharePoint, προσθέστε τοποθεσίες.
   
3. Για το Teams, προσθέστε κανάλια.
   

Απαιτούμενη έγκριση

Οι εκστρατείες μπορεί να περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες, όπως προϋπολογισμούς εκστρατειών μάρκετινγκ ή πρωτοβουλίες ανθρώπινων πόρων. Η απαιτούμενη δυνατότητα έγκρισης φέρνει ροές εργασιών συμμόρφωσης και λογοδοσίας στις Viva Amplify εγκρίσεις.

Μπορείτε να απαιτήσετε έγκριση σε επίπεδο καμπάνιας, ώστε όλες οι δημοσιεύσεις Viva Amplify στην καμπάνια να περάσουν από τη διαδικασία έγκρισης πριν από τη δημοσίευση του περιεχομένου. Αυτή είναι μια προαιρετική ρύθμιση που μπορείτε να επιλέξετε να εφαρμόσετε στην καμπάνια. Απαιτώντας έγκριση, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι κάθε τμήμα περιεχομένου πληροί τα πρότυπα και τις προσδοκίες σας όσον αφορά την ποιότητα και την ασφάλεια.

1. Μεταβείτε στην καμπάνια για την οποία θέλετε να απαιτείται έγκριση.

2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις.

3. Στην ενότητα Ρυθμίσεις για προχωρημένους , μετακινήστε τον διακόπτη Απαιτείται έγκριση για δημοσίευση στην επιλογή Ενεργοποίηση. Όταν αυτή η ρύθμιση είναι ενεργοποιημένη, όλες οι νέες δημοσιεύσεις θα απαιτούν έγκριση πριν από τη δημοσίευση.

4. Φροντίστε να επιλέξετε "Αποθήκευση" για να διατηρήσετε τις αλλαγές σας.

   Σημείωση

   Όταν η απαιτούμενη έγκριση είναι ενεργοποιημένη για μια καμπάνια, οποιαδήποτε επεξεργασία σε μια δημοσίευση, συμπεριλαμβανομένου του προγραμματισμού, θα απαιτεί ξανά έγκριση πριν από τη δημοσίευση. Οποιοδήποτε μέλος της εκστρατείας μπορεί να επεξεργαστεί τις ρυθμίσεις της εκστρατείας για να ενεργοποιήσει τις απαιτούμενες εγκρίσεις.

Αίτηση έγκρισης

Όταν πληρούνται οι απαιτήσεις προδημοσίευσης, μπορείτε να ζητήσετε έγκριση για μια δημοσίευση.

1. Επιλέξτε την αναπτυσσόμενη λίστα "Δημοσίευση " και επιλέξτε "Αίτηση έγκρισης".

2. Ελέγξτε τη σύνοψη δημοσίευσης για να επιβεβαιώσετε τα κανάλια διανομής και επιλέξτε Επόμενο.

3. Στο πλαίσιο "Λεπτομέρειες αίτησης έγκρισης ", πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου που θέλετε να εγκρίνει την αίτηση.

   Σημαντικό

   Μόνο ένας χρήστης με ρόλο υπεύθυνου έγκρισης ή κατόχου μπορεί να προστεθεί στην αίτηση έγκρισης. Αν θέλετε κάποιος να ελέγξει και να εγκρίνει μια δημοσίευση, φροντίστε να τον προσκαλέσετε στην εκστρατεία πρώτα ως κάτοχο ή υπεύθυνο έγκρισης. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τους ρόλους χρήστη στο Viva Amplify.

4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή Να απαιτείται απάντηση από όλους εάν θέλετε όλοι οι υπεύθυνοι έγκρισης να εγκρίνουν την αίτηση. Εάν όχι, μπορείτε να το αφήσετε κενό και μία έγκριση θα είναι αρκετή για να εγκριθεί η δημοσίευση.

5. Προαιρετικά: Μπορείτε επίσης να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες στην αίτηση ή να επισημάνετε την αίτηση ως σημαντική.

6. Επιλέξτε "Επόμενο " για να μεταβείτε στις επιλογές δημοσίευσης και επιλέξτε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να κυκλοφορήσει η δημοσίευση μετά την έγκρισή της. Μπορείτε να επιλέξετε από τρεις επιλογές δημοσίευσης.

   1. Προγραμματισμός δημοσίευσης: Μπορείτε να επιλέξετε την ημερομηνία και την ώρα κυκλοφορίας της δημοσίευσης, εάν εγκριθεί. Εάν δεν εγκριθεί έως την ημερομηνία και ώρα που έχετε επιλέξει, θα παραμείνει σε πρόχειρη μορφή.
   2. Μη αυτόματη δημοσίευση: Μπορείτε να δημοσιεύσετε μόνοι σας μετά την έγκριση της δημοσίευσης.
   3. Αυτόματη δημοσίευση: Η δημοσίευση θα κυκλοφορήσει αυτόματα σε όλα τα κανάλια διανομής που έχετε επιλέξει μόλις εγκριθεί.

7. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε "Αποστολή " για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας και να υποβάλετε την αίτηση. Όλες οι αιτήσεις θα σταλούν στο κανάλι εκστρατείας Teams και θα είναι επίσης διαθέσιμες στο κέντρο εγκρίσεων του Teams.

8. Μετά την αποστολή του αιτήματος έγκρισης, η κατάσταση δημοσίευσης θα ενημερωθεί σε Έγκριση σε εκκρεμότητα.

Απάντηση σε αίτηση έγκρισης

Εάν ένας χρήστης σας στείλει μια αίτηση έγκρισης για μια δημοσίευση, θα είναι διαθέσιμη στο κανάλι της ομάδας εκστρατείας και στο κέντρο έγκρισης του Teams. Ως υπεύθυνος έγκρισης, μπορείτε να απαντήσετε σε αυτό απευθείας μέσα από τη συνομιλία του Teams, το κέντρο εγκρίσεων ή να μεταβείτε απευθείας σε Amplify για να απαντήσετε.

Μια εκστρατεία Amplify εμφανίζει όλες τις δημοσιεύσεις για τις οποίες εκκρεμεί έγκριση. Η εφαρμογή έγκρισης θα εμφανίσει επίσης τυχόν εγκρίσεις στο κέντρο έγκρισης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τα δύο για να διαχειριστείτε όλες τις εγκρίσεις σας. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης των εγκρίσεων στο Teams.

Έγκριση ή απόρριψη μιας αίτησης

Μπορείτε να εγκρίνετε ή να απορρίψετε μια αίτηση στο Amplify ή στο Teams.

Σε Amplify

1. Μεταβείτε στην εκστρατεία για την οποία στάλθηκε το αίτημα έγκρισης και, στη συνέχεια, βρείτε τη δημοσίευση για την οποία εκκρεμεί έγκριση στην καρτέλα Δημοσίευση .
   

   Συμβουλή

   Μπορείτε να φιλτράρετε με βάση την έγκριση σε εκκρεμότητα για να βρείτε εύκολα τις δημοσιεύσεις που αναμένουν έγκριση.

2. Επιλέξτε "Προβολή αίτησης" στο στη δημοσίευση για να δείτε όλες τις λεπτομέρειες του αιτήματος.

3. Από εδώ, μπορείτε να εγκρίνετε ή να απορρίψετε τη δημοσίευση. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε σχόλια με την απόφασή σας. Μόλις εγκριθεί, η κατάσταση του αιτήματος έγκρισης θα ενημερωθεί σε "Εγκρίθηκε " στην κάρτα και την εφαρμογή έγκρισης του Teams. Η κατάσταση δημοσίευσης θα ενημερωθεί σύμφωνα με την επιλεγμένη επιλογή δημοσίευσης.

   1. Προγραμματισμός δημοσίευσης: Μετά την έγκριση, η δημοσίευση θα προγραμματιστεί. Η κατάσταση δημοσίευσης θα ενημερωθεί σε Προγραμματισμένο.
   2. Μη αυτόματη δημοσίευση: Μετά την έγκριση, η κατάσταση δημοσίευσης θα ενημερωθεί σε Έτοιμο για δημοσίευση. Θα έχετε την ευκαιρία να εκτελέσετε έναν τελικό έλεγχο πριν τον δημοσιεύσετε μόνοι σας.
   3. Αυτόματη δημοσίευση: Μετά την έγκριση, η δημοσίευση θα δημοσιευθεί αυτόματα στα επιλεγμένα κανάλια διανομής.

Στο Teams

1. Μπορείτε να μεταβείτε στη συνομιλία ή στο κανάλι της εκστρατείας όπου λάβατε το αίτημα έγκρισης για να απαντήσετε. Όλες οι αιτήσεις έγκρισης αποστέλλονται στο κανάλι Teams εκστρατείας.

2. Επιλέξτε Προβολή λεπτομερειών στην κάρτα στο Teams ή επιλέξτε την έγκριση για να ανοίξετε τη φόρμα και να εγκρίνετε ή να απορρίψετε την αίτηση. Μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς μπορείτε να απαντήσετε σε μια αίτηση έγκρισης στο Teams.

   Συμβουλή

   Μπορείτε να βρείτε όλες τις εγκρίσεις στην εφαρμογή Εγκρίσεις στο Teams κάτω από την καρτέλα Λήφθηκαν .

3. Από εδώ, μπορείτε να εγκρίνετε ή να απορρίψετε την αίτηση. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε σχόλια με την απόφασή σας. Αφού εγκριθεί, η κατάσταση θα ενημερωθεί στη δημοσίευση και στην κάρτα ή την εφαρμογή.

Προβολή αίτησης έγκρισης

Σε Amplify

Μεταβείτε στην καρτέλα Amplify Δημοσιεύσεις. Μπορείτε να προβάλετε και να διαχειριστείτε όλες τις εγκρίσεις που αποστέλλονται ή λαμβάνονται για μια καμπάνια εδώ.

Στο Teams

Εναλλακτικά, μπορείτε να μεταβείτε στην εφαρμογή Εγκρίσεις στο Teams για να δείτε όλες τις εγκρίσεις που έχετε στείλει ή λάβει.
 

Ακύρωση αίτησης έγκρισης

Σε Amplify

Μπορείτε να ακυρώσετε μια αίτηση έγκρισης που βρίσκεται ακόμα σε εξέλιξη. Μεταβείτε στη δημοσίευση για την οποία εκκρεμεί έγκριση, ανοίξτε την αίτηση έγκρισης και επιλέξτε Άκυρο. Μπορείτε επίσης να ακυρώσετε μια αίτηση έγκρισης με επεξεργασία μιας δημοσίευσης για τη οποία εκκρεμεί έγκριση.

Στο Teams

1. Μεταβείτε στην καρτέλα "Απεσταλμένα " στην κάρτα "Εγκρίσεις" στο Teams ή στο κέντρο εγκρίσεων. Επιλέξτε την έγκριση που θέλετε να ακυρώσετε και επιλέξτε Ακύρωση αιτήματος.

Εκ νέου ανάθεση αίτησης έγκρισης

Από την κάρτα εγκρίσεων του Teams μιας δεδομένης αίτησης, μπορείτε να εκχωρήσετε εκ νέου την αίτηση έγκρισης σε έναν χρήστη της επιλογής σας. Προτού το κάνετε αυτό, βεβαιωθείτε ότι ο χρήστης έχει προστεθεί στην καμπάνια, ώστε να μπορεί να έχει πρόσβαση στην καμπάνια. Διαφορετικά, ο κάτοχος της εκστρατείας θα πρέπει να του παραχωρήσει πρόσβαση εάν επιθυμεί να δει τη δημοσίευση της εκστρατείας.

1. Επιλέξτε "Εκ νέου ανάθεση " και προσθέστε τους χρήστες στους οποίους θέλετε να εκχωρήσετε εκ νέου την αίτηση.
2. Επιλέξτε Επιβεβαίωση για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας και να εκχωρήσετε εκ νέου την αίτηση.

Παρακολούθηση με υπεύθυνους έγκρισης

Μεταβείτε στην αίτηση έγκρισής σας στο Teams και επιλέξτε "Παρακολούθηση" για να παρακολουθήσετε τις προτάσεις έγκρισης και να τους υπενθυμίσετε το αίτημά σας.

Τρόπος αποθήκευσης δεδομένων εγκρίσεων Viva Amplify

Viva Amplify έγκριση αποθηκεύει δεδομένα σε πίνακες Dataverse ακολουθώντας τις οδηγίες και τις πολιτικές της Power Platform για την αποθήκευση δεδομένων. Οι εγκρίσεις που δημιουργούνται με τη χρήση προτύπων ενδέχεται να αποθηκεύουν ορισμένα δεδομένα εκτός της τοπικής περιοχής. Ωστόσο, αυτό δεν ισχύει για εγκρίσεις που δημιουργούνται σε Viva Amplify επειδή οι εγκρίσεις Viva Amplify δεν χρησιμοποιούν πρότυπα. Ως αποτέλεσμα, τα δεδομένα εγκρίσεων Viva Amplify αποθηκεύονται πάντα στην τοπική περιοχή.