Δημιουργία αυτόματων αναφορών κατάστασης με τον παράγοντα Planner

Ο παράγοντας του Planner αυτοματοποιεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναφορών κατάστασης για τα σχέδιά σας, δημιουργώντας συνοπτικές, επαγγελματικές συνόψεις με βάση την πρόοδο, τα ορόσημα και τις επερχόμενες εργασίες. Βοηθά στην ενημέρωση των ενδιαφερομένων, εξοικονομεί χρόνο και υποστηρίζει τη διαφάνεια και τη στοίχιση μεταξύ των έργων. Οι αναφορές κατάστασης λειτουργούν τόσο με κοινόχρηστα βασικά προγράμματα όσο και με κοινόχρηστα premium προγράμματα.

Έναρξη νέας αναφοράς

Επιλογή 1: Ξεκινήστε με ένα νέο πρόγραμμα

1. Μεταβείτε στο Microsoft Teams και ανοίξτε την εφαρμογή Planner .
2. Δημιουργήστε ένα νέο πρόγραμμα επιλέγοντας είτε Basic Plan είτε Premium Plan. Οι αναφορές κατάστασης λειτουργούν και με τα δύο.
3. Κοινοποιήστε το πρόγραμμά σας επιλέγοντας το εικονίδιο Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία. Μπορείτε είτε να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα ή να προσθέσετε το σχέδιο σε μια υπάρχουσα ομάδα.
4. Προσθέστε τουλάχιστον 10 εργασίες στο σχέδιό σας.
5. Επιλέξτε την καρτέλα "Αναφορές " στο επάνω πλαίσιο. Εάν δεν βλέπετε αυτήν την καρτέλα, ελέγξτε το μενού υπερχείλισης (τρεις τελείες) για πρόσθετες επιλογές.

Επιλογή 2: Ξεκινήστε με ένα υπάρχον σχέδιο

1. Μεταβείτε στο Microsoft Teams και ανοίξτε την εφαρμογή Planner .
2. Ανοίξτε ένα κοινόχρηστο σχέδιο που έχει τουλάχιστον 10 εργασίες. Οι αναφορές κατάστασης λειτουργούν τόσο με κοινόχρηστα βασικά προγράμματα (με ενεργοποιημένο τον παράγοντα Planner) όσο και με κοινόχρηστα premium προγράμματα (με ενεργοποιημένο τον παράγοντα Planner).
3. Βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο έχει τεθεί σε κοινή χρήση με μια ομάδα Microsoft 365. Εάν όχι, μοιραστείτε το επιλέγοντας το κουμπί Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία.
4. Μεταβείτε στην καρτέλα "Αναφορές ".

Δημιουργία, προβολή και επεξεργασία αναφοράς

1. Επιλέξτε "Γρήγορα αποτελέσματα" στο επάνω πλαίσιο στην καρτέλα "Αναφορές".
2. Στην περιοχή Περίοδος αναφοράς, επιλέξτε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε τη χρονική περίοδο που θέλετε να καλύπτει η αναφορά - για παράδειγμα, Προηγούμενη εβδομάδα, Τελευταίες δύο εβδομάδες, Προηγούμενος μήνας ή Τελευταίο τρίμηνο.
3. (Προαιρετικό) Επιλέξτε "Εμφάνιση περισσότερων επιλογών " για να προσαρμόσετε την αναφορά:
   • Ενότητες αναφορών: Επιλέξτε την αναπτυσσόμενη λίστα για να επιλέξετε ποιες ενότητες θα συμπεριλάβετε, όπως Σύνοψη σύνοψης, Κίνδυνοι και αποκλεισμός και Επιτεύγματα.
   • Πρόσθετες οδηγίες: Προσθέστε συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με το τι θέλετε στην αναφορά. Για παράδειγμα, "Προσθέστε μια ενότητα προόδου και αναλύστε την κατά κάδους".
   • Μήκος αναφοράς: ΕπιλέξτεΣυνοπτική, Standard ή Λεπτομερής.
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία αναφοράς. Ο παράγοντας Planner συνθέτει πληροφορίες από το σχέδιο για να δημιουργήσει μια προσαρμοσμένη αναφορά.
5. Η αναφορά σας ανοίγει σε έναν Loop καμβά και θα λάβετε μια ειδοποίηση εντός εφαρμογής με μια σύνδεση προς την αναφορά. Μπορείτε να κάνετε άμεσες αλλαγές στην αναφορά σας (στον Loop καμβά) για να ολοκληρώσετε το περιεχόμενο.

Προβολή των πιο πρόσφατων αναφορών σας

1. Επιλέξτε το συγκεκριμένο πρόγραμμα που περιέχει τις αναφορές στις οποίες θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση.
2. Μεταβείτε στην καρτέλα "Αναφορές ".
3. Στην ενότητα Πρόσφατες αναφορές , θα δείτε μια λίστα που εμφανίζει τις 10 πιο πρόσφατες αναφορές σας. Κάθε αναφορά εμφανίζει την κατάστασή της, για παράδειγμα, Πρόχειρο.

Άνοιγμα ή διαγραφή αναφοράς

Στη λίστα "Πρόσφατες αναφορές ", επιλέξτε το κουμπί περισσότερων επιλογών (...) δίπλα σε μια αναφορά και, στη συνέχεια, επιλέξτε:

• Ανοίξτε την για να ανοίξετε την αναφορά σε Loop, όπου μπορείτε να την προβάλετε ή να συνεχίσετε την επεξεργασία της.
• Delete , για να καταργήσετε την αναφορά από τη λίστα.

Προβολή όλων των προηγούμενων αναφορών

1. Επιλέξτε το συγκεκριμένο πρόγραμμα που περιέχει τις αναφορές στις οποίες θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση.
2. Μεταβείτε στην καρτέλα "Αναφορές ".
3. Στην ενότητα Πρόσφατες αναφορές , θα δείτε μια λίστα που εμφανίζει τις 10 πιο πρόσφατες αναφορές σας.
4. Επιλέξτε "Προβολή όλων " στο επάνω μέρος της ενότητας "Πρόσφατες αναφορές " για να ανοίξετε το φάκελο του SharePoint όπου αποθηκεύονται όλες οι προηγούμενες αναφορές σας.

Ανάληψη δράσης σχετικά με τις αναφορές σας

Κοινή χρήση της αναφοράς σας ως στοιχείου Loop

Κατά την προβολή μιας αναφοράς, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε πρόσθετες επιλογές χρησιμοποιώντας τα εικονίδια Loop στην επάνω δεξιά γωνία.

• Επιλέξτε "Κοινόχρηστες θέσεις" για να προβάλετε τη σύνδεση φακέλου του SharePoint όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο Loop. Από εδώ, μπορείτε επίσης να επιλέξετε "Προσθήκη στον χώρο εργασίας Loop" για να συμπεριλάβετε το στοιχείο σας σε έναν άλλο χώρο εργασίας.
• Επιλέξτε Αντιγραφή στοιχείου και επικολλήστε το αλλού, όπως στο Microsoft Teams, το Outlook, το OneNote Word ή άλλες εφαρμογές του Microsoft 365. Τυχόν αλλαγές που γίνονται στο στοιχείο σε αυτές τις θέσεις θα ενημερώνονται αυτόματα σε πραγματικό χρόνο.
• Επιλέξτε "Δείτε ποιος έχει πρόσβαση " για να προβάλετε μια λίστα με τα μέλη της ομάδας που έχουν δικαιώματα πρόσβασης στην αναφορά σας αυτήν τη στιγμή.

Κοινή χρήση της αναφοράς σας με εξωτερικούς χρήστες εκτός της ομάδας σας

1. Μεταβείτε στο φάκελο του SharePoint όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο Loop και ανοίξτε το από εκεί.
2. Μόλις ανοίξει η αναφορά στο Loop, επιλέξτε Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία.

Κοινή χρήση της αναφοράς σας μέσω ενός ενημερωτικού δελτίου του SharePoint

Με την αναφορά σας ανοιχτή στο Planner στο Teams, επιλέξτε "Κοινοποίηση ως ενημερωτικό δελτίο " που βρίσκεται στη δεξιά πλευρά της αιωρούμενης γραμμής ενεργειών. Αυτή η ενέργεια μετατρέπει την αναφορά σας σε μορφή ενημερωτικού δελτίου του SharePoint.

Κλείσιμο αναφοράς

Επιλέξτε το κουμπί "Κλείσιμο " στη δεξιά πλευρά της αιωρούμενης γραμμής ενεργειών για να επιστρέψετε στην προεπιλεγμένη σελίδα αναφοράς.

Απαιτήσεις πρόσβασης

Για να δημιουργήσουν μια αναφορά κατάστασης, οι χρήστες πρέπει να έχουν πρόσβαση στον παράγοντα Planner και μια άδεια χρήσης Microsoft 365 Copilot.

Η δυνατότητα αναφοράς κατάστασης λειτουργεί με τα ακόλουθα προγράμματα:

• Κοινόχρηστα βασικά προγράμματα (με ενεργοποιημένο τον παράγοντα Planner)
• Κοινόχρηστα premium προγράμματα (με ενεργοποιημένο τον παράγοντα Planner)

Και στις δύο περιπτώσεις, το σχέδιο πρέπει να τεθεί σε κοινή χρήση με μια ομάδα Microsoft 365 και να έχει τουλάχιστον 10 εργασίες.

Περισσότεροι τρόποι εργασίας με τον παράγοντα Planner

Πρόσβαση παράγοντα Planner

Δημιουργία σχεδίου από την αρχή με τον παράγοντα του Planner

Συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τον παράγοντα του Planner