Guía del administrador de los Grupos de Microsoft 365 en Outlook

Los Grupos de Microsoft 365 en Outlook ofrecen una solución eficaz para la comunicación y la colaboración con personas tanto dentro como fuera de una empresa. Cree un grupo para compartir una bandeja de entrada, calendario, OneDrive, sitio de SharePoint, bloc de notas de OneNote y mucho más. También puede invitar a invitados de fuera de la compañía para que puedan colaborar con los mismos recursos.

Al crear un grupo de Microsoft 365, Outlook crea automáticamente una bandeja de entrada de Outlook compartida, un calendario compartido y una biblioteca de documentos para colaborar en archivos. También puede crear un equipo de Microsoft e integrar tareas con Planner en Teams. No es necesario que se preocupe de asignar permisos de forma manual a todos esos recursos, ya que, al agregar los miembros al grupo de forma automática, se les conceden los permisos que necesitan para las herramientas que el grupo proporcione.

Los Grupos de Microsoft 365 proporcionan a los miembros lo siguiente:

  • Bandeja de entrada compartida : es donde tienen lugar las conversaciones que tradicionalmente tiene en las listas de distribución. Esta bandeja de entrada compartida se puede buscar completamente, por lo que crea un archivo vivo de los mensajes del grupo. Los recién llegados al grupo pueden buscar o desplazarse por el historial para ponerse al día rápidamente sobre lo que se ha publicado en el grupo anteriormente. Para obtener más información, consulte Enviar un correo electrónico a un grupo en Outlook.
  • Biblioteca de archivos compartidos : es donde los usuarios pueden almacenar, compartir y colaborar en documentos, libros, presentaciones, imágenes o cualquier otro tipo de archivo en el que necesiten trabajar. Para obtener más información, consulte Compartir archivos con un grupo en Outlook.
  • Calendario compartido : su grupo obtiene un calendario compartido para publicar eventos relacionados con el grupo. Cada miembro que se ha suscrito al grupo es invitado automáticamente a los eventos publicados en el calendario, para que esos eventos también puedan aparecer en sus calendarios personales si lo desean. Para obtener más información, vea Usar un calendario de grupo en Outlook para programar y editar eventos.
  • Bloc de notas de OneNote compartido : el grupo tendrá automáticamente un bloc de notas de OneNote compartido en el que los miembros del grupo pueden recopilar información y colaborar en ella. Muchos grupos usan el bloc de notas para crear un wiki dinámico con preguntas frecuentes y otros recursos.
  • Acceso de invitado : antes podía agregar contactos externos a grupos de distribución, pero solo podían recibir mensajes de correo electrónico. Con los grupos, puede ofrecer a los invitados acceso a conversaciones de correo electrónico, archivos e incluso al bloc de notas compartido de OneNote. Para obtener más información, consulte Usar grupos en Outlook como invitado.
  • El contenido es reconocible : los grupos de Outlook son públicos de forma predeterminada, lo que significa que son fáciles de descubrir para otras personas de su organización y unirse a ellos, así como para revisar el contenido y los materiales compartidos del grupo. Si el contenido del grupo es más confidencial, puede cambiar el grupo a privado, lo que oculta el contenido a los no miembros y requiere que el propietario del grupo apruebe cualquier solicitud para unirse.
  • Creación de autoservicio : el departamento de TI no tiene por qué atascarse con las solicitudes de los usuarios para crear grupos. Los usuarios pueden crear sus propios grupos según sea necesario. Si desea controlar qué usuarios de la organización pueden crear grupos, consulte Administrar quién puede crear Grupos de Microsoft 365.

Administración de los grupos

Microsoft 365 ofrece una serie de herramientas y funcionalidades útiles para administrar y administrar los grupos con mayor facilidad.

Recomendación

Marcadores de Grupos de Microsoft 365: tareas comunes para acceder fácilmente a la información del administrador sobre la creación de grupos, la delegación, la administración de correo electrónico, el flujo de correo, la restauración y los scripts útiles.

Administración de directorios

Mantener el directorio bajo control es una preocupación de todos los administradores. Estas son algunas de las herramientas que ofrece Microsoft 365 para ayudar a que sea más fácil:

  • Directivas de nomenclatura : las directivas de nomenclatura le permiten definir qué son y cuáles no son nombres aceptables para sus grupos. Eso evita que los usuarios den nombres obscenos o prohibidos a los grupos. Además, puede aplicar prefijos o sufijos estándar de la empresa a los nombres de grupo.
  • Pertenencia dinámica : la pertenencia dinámica le permite establecer la pertenencia al grupo por regla, que agrega (o quita) miembros del grupo en función de los metadatos (como departamento o rol) en Active Directory. Consulte Uso de atributos para crear reglas avanzadas para obtener más información sobre la creación de pertenencias dinámicas.
  • Pertenencia oculta: si tiene una razón para querer que la pertenencia de su grupo sea confidencial, por ejemplo, si los miembros son estudiantes, puede ocultar la pertenencia a terceros.
  • Permisos de creación : puede que haya algunas personas en su organización que no desee que puedan crear nuevos grupos. Existen varias técnicas para administrar los permisos de creación en el directorio. Consulte Administrar la creación de grupos de Microsoft 365.
  • Registros de auditoría: puede permitir con confianza que los usuarios creen grupos y administren la pertenencia a grupos, ya que los registros de auditoría de Grupos de Microsoft 365 le permiten realizar un seguimiento de quién creó o eliminó un grupo, así como quién realizó cambios en su pertenencia. Para obtener más información, consulte Buscar el registro de auditoría en el Centro de seguridad & cumplimiento de Microsoft 365.

Administración de entrega

La administración de entrega proporciona algunos métodos para controlar cómo el grupo debe enviar o recibir los mensajes. Además, hay herramientas para supervisar el flujo de esos mensajes. Para obtener más información, consulte Grupos de Microsoft 365: tareas comunes.

  • Enviar como o Enviar en nombre de : esta configuración permite a los usuarios especificados enviar correos electrónicos como si provinieran del grupo o estuvieran en su nombre.
  • Restricciones del remitente : esta configuración le permite controlar quién puede enviar mensajes al grupo. El grupo se puede configurar para permitir correo electrónico de terceros externos, pero es posible que quiera restringirlo a solo terceros específicos.
  • Soporte para usuarios externos : al invitar a invitados a su grupo, puede elegir que se incluyan en las conversaciones de correo electrónico del grupo. Consulte Agregar invitados a grupos en Outlook para obtener información sobre cómo agregar invitados.
  • Reglas de transporte : las reglas de transporte funcionan para los grupos igual que para el servidor Exchange. Las reglas pueden buscar mensajes que cumplan condiciones específicas y, a continuación, pueden tomar medidas en esos mensajes.
  • Sugerencias de correo : las sugerencias de correo electrónico son mensajes informativos que se muestran a los usuarios mientras redactan un mensaje. Pueden ayudar a reducir los NDR advirtiendo al usuario si es probable que su mensaje llegue a terceros o exceda las cuotas de mensajes.
  • Varias direcciones proxy : un grupo puede tener alias, al igual que un buzón de usuario. Las direcciones proxy adicionales pueden ser útiles para aceptar mensajes enviados a esos otros alias o para facilitar el acceso a un grupo que tiene un nombre largo o difícil de deletrear. Para obtener más información, consulte Elegir el dominio que se va a usar al crear grupos de Microsoft 365.
  • Tamaño máximo de envío o recepción : estas cuotas pueden ayudar a reducir los problemas con el grupo que recibe (o envía) mensajes extremadamente grandes para administrar mejor los requisitos de almacenamiento y ancho de banda.

Directivas de contenido

Microsoft 365 también proporciona algunas herramientas para administrar el tipo de contenido que se comparte en el grupo. Para obtener más información, consulte Grupos de Microsoft 365: tareas comunes.

  • Directrices de uso: podrá definir directrices de uso para los Grupos de Microsoft 365, para informar a los usuarios sobre los procedimientos recomendados que ayudan a mantener la eficacia de sus grupos y educarles sobre las directivas de contenido interno.
  • Clasificación de datos: podrá crear un sistema de clasificación de datos personalizable para Grupos de Microsoft 365 que permita la separación de grupos por tipo de directiva (por ejemplo, "sin clasificar", "confidencial corporativo" o "alto secreto"). De esta forma, los grupos pueden mostrar las directivas de otros contenidos de la organización. La directiva extensible permite a su organización configurar un punto de conexión al que se llama cada vez que se crea o cambia un grupo, y luego puede implementar sus propias directivas para la creación o el cambio de grupos.

Requisitos de la cuenta

Cualquier suscripción de Microsoft 365 que tenga Exchange Online y SharePoint Online admitirá grupos. Incluye los planes de Empresa Essentials y Empresa Premium, así como los planes de Enterprise E1, E3 y E5.

Si tiene un plan de solo Exchange, todavía puede recuperar la bandeja de entrada compartida y las características de calendario compartido de grupos de Outlook, pero no recibirá la biblioteca de documentos, Planner, ni cualquiera de las otras funciones.

Administrar el cambio en Grupos de Microsoft 365

A veces, los usuarios se sienten incómodos con el cambio, por lo que es importante comunicarse con los miembros existentes de las listas de distribución para informarles de lo que pueden esperar. Esta es parte de la información que debe incluir en este mensaje, junto con algunas respuestas que pueden resultarle útiles:

¿Qué son los grupos en Outlook?

Los grupos de Microsoft 365 en Outlook son una única solución de colaboración para equipos o grupos que desean un lugar para compartir discusiones, archivos, calendarios y notas de una manera unificada que sea fácil de encontrar. Probablemente la mejor característica es que la bandeja de entrada del grupo mantiene un historial de las discusiones, lo que facilita la búsqueda en discusiones anteriores.

Obtenga más información en la experiencia Grupos en Outlook.

¿Por qué realizamos este cambio?

People ha solicitado con frecuencia la capacidad de buscar los mensajes publicados en nuestra lista de distribución para encontrar información que se ha discutido en el pasado. Actualizar la lista de distribución a un grupo significa que los usuarios no tienen que formular o responder las mismas preguntas una y otra vez.

Además, el nuevo grupo incluirá un calendario para los eventos de grupo, una biblioteca de archivos compartidos y un bloc de notas de OneNote donde podemos colaborar y recopilar información para futuras consultas.

¿Tengo que hacer algo para unirme a este grupo si ya era miembro de la lista de distribución?

No, si ya era miembro de la lista de distribución, automáticamente será miembro del nuevo grupo.

¿Cómo puedo acceder al nuevo grupo en Outlook? ¿Qué pasa con Outlook en la Web?

Para acceder al nuevo grupo en Outlook, vaya a la categoría Grupos en la parte inferior del panel de navegación de la izquierda. Si usa este grupo con frecuencia, considere la posibilidad de anclarlo como favorito haciendo clic con el botón derecho en él y eligiendo Mostrar como favorito.

Además, hay clientes móviles gratuitos para Grupos de Microsoft 365 disponibles en todas las plataformas móviles (iOS, Android, etc.) para que pueda acceder fácilmente al grupo desde cualquier lugar.

¿No puedo seguir enviando correos electrónicos?

Sí, por supuesto. El mismo alias de correo electrónico que usó para la lista de distribución seguirá funcionando bien para el grupo en Outlook.

Además...

Recuerde informarles cuando se produzca este cambio y con quién deben ponerse en contacto si tienen más preguntas.

Migrar las listas de distribución (listas de contactos)

Microsoft no proporciona una herramienta para convertir un buzón compartido en un grupo de Microsoft 365, o viceversa. Sin embargo, puede actualizar listas de distribución a grupos de Microsoft 365. Es una buena manera de proporcionar a las listas de distribución de su organización todas las características y funciones de los grupos de Microsoft 365. Para obtener más información, consulte Grupos de Microsoft 365: tareas comunes.

¿Qué listas de distribución no se pueden actualizar a grupos de Microsoft 365?

Solo puede actualizar listas de distribución simples, no anidadas y administradas en la nube a grupos de Microsoft 365. Consulte No se pueden actualizar las listas de distribución en grupos de Microsoft 365.

Después de migrar la lista de contactos

Una vez que haya actualizado el grupo de distribución a un grupo de Microsoft 365, hay algunas tareas de seguimiento que puede que quiera realizar para asegurarse de que todo funciona correctamente.

  • Seguimiento con los usuarios : compruebe con ellos inmediatamente después de completar la actualización y vuelva a contactarlos unos días después. Demostrar que está escuchando y respondiendo a cualquier pregunta que puedan tener contribuirá en gran medida a que estén felices y cómodos con el cambio.
  • Supervisar los informes de compromiso: el Portal de Administración de Microsoft 365 tiene algunos informes buenos que pueden mostrarle cuántos usuarios usan el grupo, con qué frecuencia y qué características están usando. Esos informes pueden ayudarle a diseñar su seguimiento y entrenamiento de usuarios, así como a resaltar dónde obtienen los usuarios el mayor valor del nuevo grupo. Para obtener más información, vea Informes de actividad en el Centro de administración de Microsoft 365.
  • Comparta su experiencia : informe a los demás equipos de su empresa de que ha actualizado el grupo de distribución y qué pasos ha realizado para hacerlo correcto. Compartir esa información puede ayudar a esos otros equipos a seguir su ejemplo y tener una actualización correcta.

Aprender de los Grupos de Microsoft 365 Tech Community

¿Tiene alguna pregunta sobre los Grupos de Microsoft 365? Visite la comunidad tecnológica de Grupos de Microsoft 365.

Crear grupos desde diferentes aplicaciones

Recomendación

De forma predeterminada, todos los usuarios pueden crear grupos de Microsoft 365. Obtenga más información en Administrar quién puede crear Grupos de Microsoft 365.

Puede crear Grupos de Microsoft 365 a partir de una variedad de herramientas, como Outlook, Outlook en la Web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams y mucho más. La herramienta que elija para empezar dependerá de la clase de grupo con el que trabaje. Por ejemplo, en Microsoft tendemos a empezar con Outlook cuando creamos un grupo organizado alrededor del correo electrónico y el calendario. Si el Grupo se destina a la comunicación en toda la empresa, tendemos a empezar con Viva Engage. En el caso de colaboración basada en chats, iniciaríamos nuestro grupo desde Microsoft Teams.

Los usuarios externos a la organización no pueden ver ni obtener acceso a los grupos privados ni a los grupos públicos, excepto si esos usuarios recibieron permisos específicos como invitados. Consulte Agregar invitados a grupos en Outlook para obtener más información.

Procedimientos recomendados para Grupos de Microsoft 365

Administración de propietarios, miembros e invitados

Los propietarios de grupos son los moderadores del grupo. Pueden agregar o quitar miembros y tienen permisos únicos, como la posibilidad de eliminar conversaciones de la bandeja de entrada compartida o cambiar distintas configuraciones sobre el grupo. Los propietarios del grupo pueden cambiar el nombre del grupo, actualizar la descripción o la imagen, y mucho más. Si ya está familiarizado con los roles de SharePoint, el propietario de un grupo es el administrador de la colección de sitios.

Recomendación

Si es posible, le recomendamos que tenga al menos dos propietarios en un grupo. De esta forma, si un propietario no está disponible, el otro puede realizar los cambios necesarios.

Los miembros del grupo son los usuarios habituales de su organización que usan el grupo para colaborar. Pueden acceder a todos los elementos del grupo, pero no pueden cambiar la configuración del grupo. En el mundo de SharePoint, son miembros del sitio. Para obtener información sobre cómo agregar o quitar miembros de grupo, consulte Agregar, editar y quitar miembros de grupos en Outlook.

Los invitados son como miembros del grupo, pero no pertenecen a la organización. De forma predeterminada, los usuarios pueden invitar a invitados para que participen en el grupo, y usted puede controlar esa configuración. Para obtener más información, consulte Agregar invitados a grupos en Outlook.

Use Microsoft Teams para un área de trabajo persistente basada en chat

Una excelente manera de mantenerse en contacto con su grupo es Microsoft Teams. Microsoft Teams es el bucle interno de su equipo: un espacio de trabajo persistente basado en chat donde puede tener conversaciones informales y en tiempo real sobre temas muy concretos o subgrupos específicos dentro del grupo. Aunque la integración de Teams no viene automáticamente, puede crear fácilmente un grupo de Teams basado en su grupo de Microsoft 365.

Una vez cumplido el propósito de un Grupo, puede eliminarlo para liberar los recursos del sistema y evitar que se incluya o se muestre en listas. Consulte Editar o eliminar un grupo en Outlook para obtener más información. Si no desea tener que acordarse de eliminar grupos antiguos, el administrador puede establecer directivas de expiración que provocarán que los grupos antiguos expiren y se eliminen automáticamente después de un período de tiempo especificado. Consulte también: Directiva de expiración del grupo Microsoft 365.

Aprovisionamiento, nomenclatura y protección de la información

Hay tres modelos principales de aprovisionamiento de Grupos de Microsoft 365: Abierto, dirigido por el equipo de TI o controlado. Cada uno tiene sus propias ventajas.

Modelo Ventajas
Abierto (predeterminado) Los usuarios pueden crear sus propios grupos cuando sea necesario sin tener que esperar por el equipo de TI ni molestarlo
Dirigido por el equipo de TI Los usuarios solicitan un grupo al equipo de TI. El equipo de IT puede orientarlos en cuanto a la selección de las mejores herramientas de colaboración para sus necesidades
Controlado La creación de grupos restringidos a personas, equipos o servicios específicos (Consulte: Controle quién puede crear Grupos de Microsoft 365)

Si desea controlar cómo se denominan sus Grupos de Microsoft 365, puede usar la directiva de nomenclatura para forzar que los nombres de grupo cumplan ciertos estándares, incluidos prefijos o sufijos, así como para bloquear nombres inaceptables. Consulte Directiva de nomenclatura de Grupos de Microsoft 365 para obtener más información.

Cada grupo tiene al menos un propietario que puede agregar o quitar miembros y realizar tareas básicas de protección del grupo y su contenido. Si, por algún motivo, el propietario (o los propietarios) de un grupo deja la organización, el administrador puede asignar nuevos propietarios al grupo.

Además, si tiene permisos de administrador de Exchange Online, puede administrar los grupos desde el Centro de Administración de Microsoft 365 (consulte Administrar pertenencia a grupos en el Centro de administración de Microsoft 365) o desde PowerShell (consulte Administrar Grupos de Microsoft 365 con PowerShell).

Puede que en algún momento quiera eliminar un grupo del espacio empresarial. Para obtener información sobre cómo eliminar un grupo, consulte: Eliminar un grupo en Outlook. Si un grupo se elimina accidentalmente, los administradores pueden restaurar ese grupo hasta por 30 días. Para obtener más información, consulte Restaurar un grupo de Microsoft 365 eliminado.

Si prefiere una forma más automatizada de administrar el ciclo de vida de los Grupos de Microsoft 365, puede usar directivas de expiración para expirar grupos en un intervalo de tiempo específico. Los propietarios del grupo recibirán un correo electrónico con 30, 15 y 1 días de antelación a la expiración del grupo que les permita renovar fácilmente el grupo si todavía es necesario. Consulte: Directiva de expiración del grupo Microsoft 365.

Límites de grupo de Microsoft 365

Encuentre los límites de grupo en Información general sobre Grupos de Microsoft 365 para administradores.

Si tiene previsto usar la característica "Reescritura en grupo" desde la herramienta Azure Active Directory Connect, la longitud máxima es de 448 caracteres en relación con el atributo "Description".

Para obtener más información sobre el almacenamiento de SharePoint Online, vea Límites de SharePoint Online.

La administración de sus Grupos de Microsoft 365 es más eficaz cuando tiene información procesable sobre el uso de Grupos. El Centro de Administración de Microsoft 365 tiene una herramienta de informes que puede permitirle ver información como el uso del almacenamiento, cuántos grupos activos tiene e incluso cómo los usuarios usan los grupos. Para obtener más información, vea Informes de Microsoft 365 en el Centro de administración.

Grupos de Microsoft 365 ofrece varias herramientas para el cumplimiento, la protección de la información y eDiscovery.

Vea también