Todo lo que necesita saber para escribir texto alternativo efectivo

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Si una imagen vale más que mil palabras, ¿qué vale para las personas que no pueden ver? En nuestro mundo digital, es fácil para las personas con deficiencias visuales perder información crítica o tener una experiencia frustrante y negativa. Imagine, por ejemplo, que un orador de keynote envía su presentación después de una conferencia. La presentación contiene infografías para ilustrar un punto clave. Sin descripciones de las infografías, cualquier persona con deficiencias visuales no puede comprender la infografía y se pierde la información clave.

El texto alternativo (texto alternativo) es un texto descriptivo que transmite el significado y el contexto de un elemento visual en una configuración digital, como en una aplicación o página web. Cuando los lectores de pantalla como Narrador de Microsoft, JAWS y NVDA lleguen a contenido digital con texto alternativo, leerán el texto alternativo en voz alta, lo que permite a los usuarios comprender mejor lo que hay en la pantalla. El texto alternativo descriptivo y bien escrito reduce considerablemente la ambigüedad y mejora la experiencia del usuario.

Las personas escuchan palabras objetivamente, pero las entienden subjetivamente. En este tema se describe cómo comprender, escribir y usar texto alternativo eficaz en Microsoft Office productos.

Un grupo de personas sentadas delante de un equipo

¿Cuándo usar texto alternativo?

Imágenes e imágenes

Asegúrese de transmitir el contenido y el propósito de una imagen de forma concisa e inequívoca. El texto alternativo no debe ser más largo que una oración o dos, la mayoría de las veces se seleccionarán algunas palabras cuidadosamente seleccionadas. Tenga en cuenta lo que es importante sobre una imagen. Por ejemplo, el contexto importante puede ser la configuración, las emociones en las caras de las personas, los colores o los tamaños relativos.

Panel de texto alternativo con un ejemplo de texto alternativo en Word para Windows.

No repita el contenido textual circundante como texto alternativo ni use frases que hagan referencia a las imágenes como “un gráfico de” o “una imagen de”. En el ejemplo siguiente, el texto alternativo hace referencia a la imagen y no describe suficientemente el contenido de la imagen.

Un ejemplo de texto alternativo deficiente en Word para Windows.

Diagramas, diagramas de flujo y gráficos

Al tratar con objetos que proporcionan información detallada, como una infografía, use texto alternativo para proporcionar la información transmitida en el objeto. Describir un gráfico como "un gráfico de barras que muestra ventas a lo largo del tiempo", por ejemplo, no sería útil para una persona ciega. Intente transmitir la información; por ejemplo, "Un gráfico de barras que muestra las ventas a lo largo del tiempo. En julio, las ventas de la marca A superaron las ventas de la marca B y continuaron aumentando durante todo el año.

El texto alternativo debe describir claramente el punto inicial, el progreso y la conclusión de los gráficos de flujo.

Ejemplo de texto alternativo para un gráfico circular en Word para Windows.

Vídeos

Los vídeos que no explican su contenido requieren texto alternativo para describir la experiencia visual, incluso si el usuario escucha música, sonidos de fondo y voz. El texto alternativo debe describir el contenido y el propósito del vídeo.

Lo ideal es que un vídeo contenga una segunda pista de audio con una descripción de los elementos de vídeo que son puramente visuales y que no son accesibles para personas con deficiencias visuales.

¿Cuándo no usar texto alternativo?

Objetos visuales decorativos

Los objetos decorativos agregan interés visual, pero no son informativos (por ejemplo, bordes estilísticos). Las personas que usan lectores de pantalla escucharán que son decorativas para que sepan que no les falta ninguna información importante. Para marcar un objeto visual como decorativo, seleccione la casilla Marcar como decorativo cuando el panel Texto alternativo esté abierto. El campo de entrada de texto está ahora atenuado.

Panel Texto alternativo con la opción Marcar como decorativo seleccionada en Word para Windows.

Sugerencia: Si exporta el documento como PDF, los objetos visuales que haya marcado como decorativos se etiquetarán automáticamente como artefactos, lo que significa que los lectores de pantalla los ignorarán al navegar por archivos PDF. 

Segmentaciones de datos y tablas

Si el Microsoft Office accesibilidad no marca un objeto cuando falta texto alternativo, no tiene que escribir texto alternativo para él. Las segmentaciones de datos y las tablas son ejemplos de estos objetos.

¿Cómo agregar texto alternativo a un objeto?

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en el objeto y seleccione Editar texto alternativo.

      Menú de edición de Texto alternativo para formas en Excel para Win32
    • Seleccione el objeto. Seleccione Formato > Texto alternativo.

      Botón Texto alternativo en la cinta de opciones de Outlook para Windows.
  2. En el panel Texto alternativo, escriba 1 o 2 frases en el cuadro de texto para describir el objeto y el contexto a alguien que no pueda verlo.

    Cuadro de diálogo Texto alternativo en Word para Windows

Sugerencias para usar texto alternativo en Microsoft Office

  • Recuerde usar el Comprobador Microsoft Office accesibilidad durante el proceso de revisión. Comprueba que todo el contenido visual relevante tiene texto alternativo y también le ofrece otras sugerencias para mejorar la accesibilidad del contenido, como comprobar las relaciones de contraste. Para ejecutar el Comprobador de accesibilidad, simplemente haga clic en la pestaña Revisar de la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Comprobar accesibilidad. Para obtener más información sobre el Comprobador de accesibilidad, vaya a Mejorar la accesibilidad con el Comprobador de accesibilidad.

  • No use un nombre de archivo, texto duplicado o direcciones URL como texto alternativo. El Comprobador de accesibilidad los marcará porque no son útiles para alguien con deficiencias visuales. Para obtener más información, vaya a Reglas para el Comprobador de accesibilidad.

  • Si hay un grupo de objetos que forma un grupo semántico, como un grupo de fotos que muestran todos los perros, asigne texto alternativo para todo el grupo. Si los objetos se han agrupado por motivos de formato, desagrupe los objetos y asigne el texto alternativo adecuado para cada objeto.

Sugerencia: Para revisar la ortografía y corregir una palabra que ha escrito en el panel Texto alternativo, haga clic con el botón derecho en la palabra y seleccione una de las alternativas sugeridas.

Nota: Si ha usado Microsoft Office durante un tiempo, es posible que haya observado que el panel Texto alternativo solía tener dos campos, Título y Descripción. Ahora usamos un único campo de descripción: se ha encontrado que tener un solo campo es más fácil y menos confuso tanto para usted como para cualquier usuario que use un lector de pantalla para consumir el contenido.

Texto alternativo automático

En Microsoft 365, el texto alternativo se puede generar automáticamente. Al insertar una imagen, es posible que vea una barra que aparece en la parte inferior de la imagen con texto alternativo generado automáticamente.

En Office 2019, el texto alternativo no se genera automáticamente al insertar una imagen. Si desea agregar texto alternativo automático, seleccione el botón Generar una descripción para en el panel Texto alternativo. Según el contenido de la imagen, a veces la característica le proporciona etiquetas descriptivas y, a veces, obtiene frases completa.

Si se genera texto alternativo automático, recuerde revisarlo y editarlo en el panel Texto alternativo y quitar los comentarios agregados allí, como "Descripción generada con alta confianza".

Una imagen con texto alternativo generado automáticamente en el borde inferior de la imagen en Word para Windows.

Activar el texto alternativo automático

Antes de poder usar texto alternativo automático, debe habilitar Los servicios inteligentes de Office en cualquier producto de Office.

  1. Seleccione Opciones > archivo > General y compruebe que Habilitar servicios está seleccionado en Servicios inteligentes de Office.

  2. Seleccione la pestaña Facilidad de acceso y compruebe que Generar automáticamente texto alternativo para está seleccionado en Texto alternativo automático.

Desactivar el texto alternativo automático

  1. Seleccione Opciones > archivo >de acceso y anule la selección de la opción Generar automáticamente texto alternativo para en Texto alternativo automático.

Dónde buscar directrices funcionales de texto alternativo

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