Parhaat kysymykset uloskuittaamisesta, sisäänkuittaamisesta ja versiotiedoista

Tiedostojen ulos- ja sisäänkuittaaminen sekä muutosten hylkääminen SharePoint-kirjastossa.

Tallentuvatko tiedostoni automaattisesti, kun kuittaan ne sisään?

Tiedoston uloskuittaaminen muuttaa vain tiedoston tilaa niin, että voit vain muokata tiedostoa.

Jos kuittaat tiedoston ulos etkä tallenna sitä takaisin, muutoksiasi ei tallenneta. Jos haluat säilyttää muutokset, tallenna tiedosto aina.

Tiedoston tallennustapa määräytyy käyttämäsi editorin tai työkalun mukaan. Jos muokkaat tekstitiedostoa verkossa, sinun täytyy erikseen valita Tallenna. Jos kuitenkin muokkaat Microsoft 365 -sovelluksessa, kuten Word- tai Excel-sovelluksessa, voit sulkea asiakirjan, jolloin se tallennetaan automaattisesti.

Jos kuittaat tiedoston ulos, tallennat sen ja hylkäät sitten uloskuittauksen, muutoksiasi ei tallenneta kirjastoon.

Miksi tiedostoa voi muokata kuittaamatta sitä ulos?

Oletusarvoisesti kuka tahansa, jolla on tiedostokirjaston muokkausoikeudet, voi muuttaa tiedostoa. Voit kuitenkin määrittää kirjaston edellyttämään, että joku kuittaa tiedoston ulos ennen sen muuttamista.

Sinun on oltava tiedostokirjaston omistaja tai sivuston järjestelmänvalvoja tai sinulla on oltava vastaavat käyttöoikeudet, jotta voit tehdä tämän asetuksen.

1. Avaa kirjasto, josta haluat edellyttää uloskuittausta.

2. Napsauta SharePointissa ja valitse sitten Kirjaston asetukset.

   

   Valitse SharePoint 2016:ssa Sivu ja sitten Kirjaston asetukset.

   

3. Valitse Asetukset-sivulla Versiotietojen asetukset.

   

4. Vieritä Versiotietojen asetukset -sivua alaspäin ja valitse Edellytä, että asiakirjat on kuitattava ulos, ennen kuin niitä voidaan muokata, arvoksi Kyllä.

   

Ohjevalikko tiedostojen uloskuittaamista kirjastosta?

Oletusarvoisesti tiedostokirjaston jäsenet, joilla on muokkausoikeudet, voivat muokata tiedostoja kuittaamatta niitä ulos. Voit estää tämän ottamalla kirjastossa vaaditun uloskuittauksen käyttöön. Sinun on oltava tiedostokirjaston omistaja tai sivuston järjestelmänvalvoja tai sinulla on oltava vastaavat käyttöoikeudet, jotta voit tehdä tämän asetuksen.

1. Avaa kirjasto, josta haluat edellyttää uloskuittausta.

2. Napsauta SharePointissa ja valitse sitten Kirjaston asetukset.

   

   Valitse SharePoint 2016:ssa Sivu ja sitten Kirjaston asetukset.

   

3. Valitse Asetukset-sivulla Versiotietojen asetukset.

   

4. Vieritä Versiotietojen asetukset -sivua alaspäin ja valitse Edellytä, että asiakirjat on kuitattava ulos, ennen kuin niitä voidaan muokata, arvoksi Kyllä.

   

Miten voit selvittää, kuka on kuitannut tiedostoja ulos?

Voit tarkistaa nopeasti, kuka on kuitannut sarakkeen ulos, siirtämällä hiiren osoittimen uloskuitatun , jotta näet vihjeen, joka osoittaa, kuka on kuitannut tiedoston ulos.

Voit myös lisätä Uloskuittaaja-sarakkeen kirjaston oletusnäkymään. Näin kaikki näkevät helposti, kuka on kuitannut tiedoston ulos. Lisätietoja Uloskuittaaja-sarakkeen lisäämisestä SharePointissa on artikkelissa Sarakkeen luominen luettelossa tai kirjastossa.

Lisätietoja

• Lisätietoja SharePoint 2016:n osalta on artikkelissa Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.
• SharePointin osalta lisätietoja on artikkelissa Tiedostokirjaston mukautetun näkymän luominen.

Ohjevalikko versiotiedot käyttöön?

Versiotietojen käyttäminen luo historian tiedostoon tehdyistä muutoksista pääversioiden tai pää- ja aliversioiden julkaisuista.

Versiotietojen ottaminen käyttöön

Lisätietoja versiotietojen hallinnan käyttöönotosta on artikkelissa Versiotietojen hallinnan käyttöönotto ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa.

Mikä on paras tapa ladata tiedostoja?

Vetäminen ja pudottaminen

Yleisin tapa ladata tiedostoja on vetää niitä tietokoneesta tai verkkokansiosta tiedostokirjastoon. Avaa ensin sivustossa oleva kirjasto. Etsi sitten tietokoneesta tiedostot, jotka haluat ladata, ja valitse ja vedä ne kirjastossa olevaan kohtaan, jossa lukee vedä tiedostot tähän.

Jos et näe tiedostojen vetäminen ja pudottaminen -vaihtoehtoa, asenna selainohjelmistosi tai Microsoft 365:n uusin versio. Tämä toiminto edellyttää, että käytössä on vähintään Office 2016 tai Microsoft Edgen, Firefoxin tai Chromen uusin versio.

Avaa Resurssienhallinnassa -komennon käyttäminen SharePoint 2016:ssa

Tämä komento avaa Resurssienhallinnan tietokoneessa, mutta näyttää sivustoa ylläpitävän palvelintietokoneen kansiorakenteen. Joskus haluat ehkä kopioida tai siirtää useita tiedostoja kirjastosta toiseen.

Saatat esimerkiksi haluta siirtää kaikki yli vuosi sitten luodut tiedostot toiseen kirjastoon arkistointia varten. Saatat myös haluta kopioida tiedostoja omasta kirjastostasi saman sivuston toiseen, alisivustossa sijaitsevaan kirjastoon, kun vaihdat työryhmiä.

Voit myös muokata kansioiden sisältöä esimerkiksi kopioimalla ja poistamalla tiedostoja tai nimeämällä niitä uudelleen.

Lataa-komennon käyttäminen SharePoint 2016:ssa

Valitse tiedostokirjastosta Lataa palvelimeen, valitse sitten Choose Files ja lataa yksittäisiä tiedostoja selaamalla.

Tämän menetelmän etuna on se, että se toimii kaikissa selaimissa selaimen versiosta riippumatta.

Muita uloskuittaamiseen, sisäänkuittaamiseen ja versioihin liittyviä vihjeitä

Käytit mitä lataamisvaihtoehtoa tahansa, huomioi seuraavat asiat, kun käytät uloskuittausta, sisäänkuittausta ja versiotietoja:

• Jos lataat tiedoston kirjastoon, jossa edellytetään tiedostojen kuittaamista ulos, tiedosto kuitataan ulos sinun nimelläsi. Muut voivat tarkastella tiedostoa ja tehdä muutoksia siihen vasta, kun olet kuitannut sen takaisin sisään.
• Jos kirjasto on määritetty seuraamaan tiedostojen versioita, voit tavallisesti lisätä ladatun tiedoston uutena versiona osaksi tiedoston versiohistoriaa.
• Jos kirjastossa edellytetään arvojen, kuten osastojen nimen tai projektinumeron, lisäämistä kirjaston sarakkeisiin, arvoja on muokattava ja tiedosto on kuitattava sisään, ennen kuin lataustoiminto on valmis.

Lisätietoja

• Lisätietoja SharePoint 2016:sta on artikkelissa Tiedostojen ja kansioiden lataaminen kirjastoon.
• SharePointin ja Microsoft 365:n osalta katso Projektitiedostojen tai asiakirjojen lataaminen, tarkasteleminen ja poistaminen.
• Lisätietoja asiakirjoista on videossa: Tiedostojen lisääminen kirjastoon.

Miten uusi asiakirja lisätään olemassa olevan asiakirjan versiona?

Voit lisätä uuden asiakirjan uutena versiona kuittaamalla ulos edellisen tiedoston ja korvaamalla kaiken sisällön uudella versiolla. Kun uloskuitattua versiota on muokattu, kuittaa se takaisin sisään. SharePoint luo uuden kopion ja säilyttää aiemmat versiot (edellyttäen, että se on määritetty). Lisätietoja versiotiedoista on artikkelissa Versiotietojen hallinnan toiminta luetteloissa ja kirjastoissa.

Voinko saada muistutuksen siitä, että asiakirja on kuitattu ulos tietyn ajan kuluttua?

Ei. SharePoint-ympäristö ei valitettavasti voi määrittää muistutusta tai saada päivämäärää, jolloin tiedosto on kuitattu ulos. On olemassa ohjelmointirajapintoja (Application Programming Interfaces), jotka sallivat sen, mutta ne edellyttävät mukautetun ohjelman kirjoittamista. Tarkista asia järjestelmänvalvojalta tai sivuston suunnittelijalta.

Visuaalisena vaihtoehtoisena menetelmänä voit etsiä Uloskuitattu-kuvakkeen tai lisätä kirjastoon Uloskuittaaja-sarakkeen . Lisätietoja Uloskuittaaja-sarakkeen lisäämisestä SharePointissa on artikkelissa Sarakkeen luominen luettelossa tai kirjastossa.

Miksi muut eivät näe juuri lataamiani tiedostoja?

Jos lataat tiedostoja kirjastoon, jossa edellytetään tiedostojen kuittaamista ulos, tiedosto kuitataan ulos sinun nimelläsi. Näet tiedostot, mutta muut eivät. Tämä jää helposti huomaamatta. Varmista, että lisäät kaikki tarvittavat ominaisuudet ja kuittaat tiedostot sisään, jotta muut voivat tarkastella tai muokata tiedostoja.

Lisätietoja

• Lisätietoja tiedostojen sisään- ja uloskuittauksesta SharePointissa on kohdassa Tiedostojen ulos- ja sisäänkuittaus tiedostokirjastossa.
• Lisätietoja tiedostojen sisään- ja uloskuittauksesta SharePoint 2016:ssa on artikkelissa Tiedostojen ulos- ja sisäänkuittaus ja muutosten hylkääminen SharePoint-kirjastossa.
• Lisätietoja tiedostojen lataamisesta SharePoint 2016:een on artikkelissa Tiedostojen ja kansioiden lataaminen kirjastoon.
• Lisätietoja tiedostojen lataamisesta SharePointiin on artikkelissa Projektitiedostojen tai asiakirjojen lataaminen, tarkasteleminen ja poistaminen.

Napsautin sähköpostiviestissä olevaa tiedostolinkkiä, mutta tiedosto avautuu vain luku -tilassa. Miksi?

Jos joku lähettää sinulle linkin SharePoint-tiedostoon ja valitset linkin, tarkista aina, lukeeko otsikkorivillä vain luku -muoto , ennen kuin aloitat muokkaamisen. Jos lukee, ja uloskuittaus on käytössä kirjastossa, tiedosto on ensin kuitattava ulos. Voit siirtyä kirjastoon tarkistamalla kirjaston URL-osoitteen ja kirjoittamalla sen selaimeen.

Jos tiedosto on Office-tiedosto, kuten Word-, Excel- tai PowerPoint-tiedosto, se on kuitenkin paljon helpompaa. Ota asiakirja ensin muokkaustilaan, valitse Tiedosto-välilehti ja etsi sitten Versionhallinta-painike , jonka avulla voit kuitata tiedoston ulos.

Huomaa myös, että joku muu on jo saattanut kuitata tiedoston ulos, jolloin Kuittaa ulos -komento ei ole käytettävissä.

Milloin paikallista vedoskansiota kannattaa käyttää?

Kuinka usein olet nähnyt tämän?

Paikallisten luonnosten toiminto on ollut käytössä jo useissa ohjelmistoversioissa. Valitsemalla Käytä paikallista luonnosten kansiota voit viedä tiedoston offline-tilaan, mikä helpottaa tiedoston löytämistä tietokoneesta, jos haluat avata sen myöhemmin, kun sinulla ei ole verkkoyhteyttä. Oletusarvon mukaan kansion nimi on SharePoint-luonnokset, ja se sijaitsee Tiedostot - tai Omat tiedostot -kansiossa. Edellä kuvattu valintaikkuna ei tule näkyviin, jos valitset useita tiedostoja uloskuittausta varten.

Mutta ajat ovat muuttuneet. Jos haluat käsitellä tiedostoja offline-tilassa, sinun kannattaa käyttää työpaikan tai oppilaitoksen OneDrivea, jonka avulla voit siirtää tiedostokirjaston offline-tilaan ja synkronoida muutokset automaattisesti.

Lisätietoja

• Synkronoi OneDrive tai muut SharePoint-kirjastot tietokoneen kanssa OneDriven avulla.
• Lataa ilmainen OneDrive-synkronointisovellus.

Ohjevalikko tiedostoja sisään eri kansioista?

Kansioihin järjestetyssä kirjastossa on usein oletusnäkymä, joka näyttää kaikki kansiot. Jos haluat kuitata sisään useita tiedostoja useaan eri kansioon, luo uusi sisentämätön näkymä, joka näyttää kaikki tiedostot yhdessä näkymässä ilman kansioita. Voit tehdä tämän valitsemalla Muokkaa näkymää -sivun Kansiot-kohdassa Näytä kaikki kohteet ilman kansioita. Tämän jälkeen voit kasvattaa näytettävien tiedostojen määrää niin, että näet kaikki tiedostot kerralla, lisäämällä näytettävien kohteiden määrääKohderajoitus-kohdassa. Tämä helpottaa kaikkien sisäänkuitattavien tiedostojen valitsemista yhdellä kertaa.

Lisätietoja

• Lisätietoja SharePoint 2016:n osalta on artikkelissa Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.
• SharePointin osalta lisätietoja on artikkelissa Tiedostokirjaston mukautetun näkymän luominen.

Miksi en näe Kuitattu ulos -kuvaketta työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive-sovelluksen paikallisessa kansiossa?

Jos olet synkronoinut kirjaston työpaikan tai oppilaitoksen OneDriven kanssa, voit silti kuitata tiedostoja ulos selaimessa. Näet Uloskuitattu-kuvakkeen selaimessa sen merkiksi, että tiedosto on kuitattu ulos. Laitteen paikallisessa kansiossa ei kuitenkaan näy Kuitattu ulos -kuvaketta, koska tiedoston ulos-/sisäänkuittauksen tila ei ole SharePointissa paikallisessa kansiossa.

Voit kuitenkin tehdä paikallisessa kansiossa näin:

1. Napsauta tiedoston nimeä hiiren kakkospainikkeella.
2. Valitse Näytä verkossa tai valitse työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive ja valitse sitten Siirry selaimeen.

Nyt voit tarkistaa SharePoint-kirjaston tiedostojen ulos-/sisäänkuittauksen tilan.

Joku kuittasi tiedoston ulos ja lähti lomalle. Mitä nyt?

Sinun ei tarvitse odottaa, että hän palaa takaisin.

Sivuston tai kirjaston järjestelmänvalvoja, jolla on Ohita uloskuittaus -oikeus, voi kuitata tiedoston sisään tai hylätä toisen käyttäjän tekemän tiedoston uloskuittauksen. Ota kuitenkin huomioon toiminnon seuraukset. Lomalla oleva työtoveri haluaa ehkä lisätä paikallisen kopion muutoksineen kirjastossa olevaan tiedostoon, jolloin nämä kaksi versiota on sovitettava yhteen joko manuaalisesti tai käyttämällä esimerkiksi Word- tai Excel-vertailutyökaluja.

Lisätietoja

• Tietoja SharePointin käyttöoikeustasoista.
• Voit verrata kahta työkirjan versiota Spreadsheet Comparen avulla.
• Yhdistä asiakirjan muokkausmerkinnät.

Kannattaako tiedostojen kuittaaminen sisään ja ulos ottaa käyttöön?

Lyhyesti sanottuna tiedostojen ulos- ja sisäänkuittaus on menetelmä, jossa tiedosto lukitaan yhdelle käyttäjälle muokkaamista varten ja vapautetaan sitten takaisin muiden käytettäväksi. Kun luot kirjastoja, järjestät tiedostoja ja suunnittelet ryhmien yhteistyötä, mieti, mikä yhteistyömalli olisi sopivin. Tiedostoja voi käsitellä yhdessä muiden kanssa monella tavalla. Seuraavan taulukon avulla voit valita sopivimman yhteiskäyttötavan.

Yhteistyömalli	Tyypilliset käyttökohteet	Parhaat käytännöt
Epävirallinen	Ryhmän päivittäiset asiakirjat, pienet tai epäsäännölliset muokkaukset ja ajoittaiset muokkausristiriidat.	Poista uloskuittausvaatimus käytöstä (tämä on kirjaston oletusasetus), mutta voit silti kuitata yksittäisiä tiedostoja ulos tarpeen mukaan.
Yhteismuokkaaminen	Helppo ja reaaliaikainen tiedostojen yhteiskäyttö asiakastietokoneiden Office-tuotteilla ja Officen verkkoversio	Poista uloskuittausvaatimus käytöstä ja vältä tiedoston uloskuittaamista, koska se on ristiriidassa yhteismuokkaamisen kanssa.
Virallinen	Vaiheittainen kommentointi ja tarkistus sekä asiakirjan hyväksyntä.	Ota käyttöön pakollinen uloskuittaus.

Tässä on muutamia muita vihjeitä ja vinkkejä uloskuittauksen käyttämiseen kirjastossa:

• Vältä tiedostojen pitämistä uloskuitattuna liian kauan.
• Lisää Uloskuittaaja-sarake kirjaston oletusnäkymään. Näin muut näkevät helposti, kuka on kuitannut tiedoston ulos. Jos tämä sarake ei ole näkyvissä, voit silti pitää hiiren osoitinta Kuitattu ulos -kuvakkeen päällä, , jotta näet vihjeen, joka osoittaa, kuka on kuitannut tiedoston ulos.
• Kysy ennen jonkun muun uloskuittauksen ohittamista.
• Vältä muokkaamasta tiedostoja, jotka on jo kuitattu ulos.
• Muista, että muutokset eivät näy muille, ennen kuin ne on kuitattu sisään.

Lisätietoja

• Määritä kirjasto edellyttämään tiedostojen uloskuittausta.
• Tiedostojen yhteiskäyttö ja yhteismuokkaaminen.
• Luo luetteloon tai kirjastoon sarake.
• Luo, muokkaa tai poista luettelon tai kirjaston näkymä.

Olen lukenut ja kokeillut kaikkea, mutta mikään ei auta. Mitä seuraavaksi?

Jos ongelmia tai odottamatonta toimintaa esiintyy edelleen, voit lähettää palvelupyynnön.

Yhteyden ottaminen business-tuotteiden tukeen – Hallinta:n ohjeet