Create Content Organizer rules to route documents

Dans cet article

• Avant de créer des règles : premières étapes

• Comprendre comment les documents sont routés

• Créer des règles pour acheminer des documents

Avant de créer des règles : premières étapes

Avant de créer des règles pour le routage des documents, vous devez suivre plusieurs étapes importantes.

1. Activez la fonctionnalité Organisateur de contenu.

2. Créez des bibliothèques et des dossiers vers lesquels vous souhaitez que les documents soient routés. Vous souhaiterez peut-être créer des dossiers pour chaque type de document que vous êtes en cours de routage. Par exemple, créez une bibliothèque uniquement pour les enregistrements de courrier électronique ou les feuilles de calcul Excel. Pour en savoir plus sur la création de bibliothèques, voir Créer une bibliothèque de documents dans SharePoint.

3. Les types de contenu doivent être associés aux documents qui doivent être routés. Dans ceux-ci, le type de contenu peut faire partie des critères qui déterminent l’emplacement final où un document est stocké.

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Comprendre comment les documents sont routés

Vous pouvez acheminer des documents vers une bibliothèque ou un dossier dans un site du Centre des enregistrements ou tout autre type de site SharePoint. La bibliothèque Drop Off, qui est créée automatiquement lorsque vous activez la fonctionnalité Organisateur de contenu, sert d’emplacement par défaut. Le processus de routage des documents est constitué de plusieurs éléments :

• Bibliothèques et dossiers cibles    Les gestionnaires de contenu ou les gestionnaires d’enregistrements créent manuellement des bibliothèques et des dossiers où les documents doivent être routés et désignent ces bibliothèques comme bibliothèques cibles.

• Types de contenu de site    Chaque document doit avoir un type de contenu, et les utilisateurs peuvent ajouter manuellement les types de contenu de site appropriés aux bibliothèques cibles.

• Bibliothèque de dépôt    Les documents qui ne correspondent pas à une règle ou qui ne contiennent pas les métadonnées requises sont envoyés à la bibliothèque Drop Off afin que les utilisateurs puissent entrer les métadonnées requises. Vous pouvez également configurer l’organisateur de contenu afin que tous les documents chargés soient temporairement routés vers la bibliothèque de dépôt.

  Remarque : La bibliothèque Drop Off est conçue comme un « fourre-tout » pour les éléments qui ne correspondent à aucune règle. Il est conçu comme un emplacement temporaire, et non comme un site de collaboration permanent.

• Liste des règles de document    Il s’agit d’une collection de toutes les règles de routage. Les gestionnaires de contenu ou les gestionnaires d’enregistrements visitent cette liste pour créer, gérer et afficher des règles de routage.

Le diagramme suivant montre comment les documents et les messages électroniques sont routés en fonction de critères spécifiques, et comment les documents qui ne contiennent pas d’informations sont renvoyés à la bibliothèque Drop Off.

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Créer des règles pour acheminer des documents

Pour chaque type d’enregistrement que vous ajoutez à la liste Routage des enregistrements, vous spécifiez un titre et une description de l’enregistrement. Vous spécifiez également l’emplacement dans le site où l’enregistrement est stocké. Pour vous assurer que tous les enregistrements pertinents sont routés vers l’emplacement approprié, vous pouvez spécifier d’autres noms pour le type d’enregistrement.

1. Accédez au site pour lequel vous souhaitez créer des règles d’organisateur de contenu.

2. Dans le panneau Lancement rapide, pour afficher les options Contenu du site , sélectionnez Plus.

3. Dans la ligne de menu Applications, sélectionnez Paramètres.

4. Dans la page Paramètres du site , sous la section Administration du site , sélectionnez Règles de l’organisateur de contenu.

5. Dans la page Règles de l’organisateur de contenu , dans Cliquez pour ajouter un nouvel élément, sélectionnez Ajouter.

6. Dans la section Nom de la règle, entrez un nom qui décrit les conditions et les actions de la règle.

7. Dans la section État et priorité de la règle, pour appliquer la règle au contenu entrant, sélectionnez Actif. Ensuite, sélectionnez une priorité pour déterminer comment le contenu est routé s’il correspond à plusieurs règles de l’organisateur de contenu.
   Si vous ne souhaitez pas que cette règle s’applique au contenu entrant, sélectionnez Inactif.

8. Dans la section Type de contenu de la soumission , associez la règle à un type de contenu. Ce faisant, les soumissions à l’organisateur de contenu sont étiquetées avec le type de contenu sélectionné et les propriétés utilisées dans les conditions de la règle sont identifiées.

   • Sélectionnez le groupe de contenu approprié. Le groupe que vous sélectionnez détermine les types de contenu que vous pouvez choisir à l’étape suivante.

   • Sélectionnez le type de contenu approprié.

   • Si le type de contenu que vous avez sélectionné a un nom différent sur un autre site SharePoint, sous Autres noms, cochez la case. Ensuite, dans le champ fourni, entrez le nom utilisé sur l’autre site, puis sélectionnez Ajouter. Les noms des autres types de contenu apparaissent dans la liste en dessous.

9. Dans la section Conditions , sélectionnez les conditions que les propriétés d’une soumission doivent remplir pour la règle. Par exemple, vous pouvez souhaiter que la règle s’applique à tous les documents qui ont le mot « budget » dans le titre. Pour ajouter d’autres conditions, sélectionnez le lien Ajouter une autre condition .

   Remarque : Les propriétés disponibles dans la liste déroulante Propriété diffèrent selon le type de contenu que vous avez sélectionné à l’étape 6.

10. Dans la section Emplacement cible , entrez ou accédez à un emplacement pour placer le contenu qui correspond à la règle. Pour regrouper des documents similaires dans des dossiers, cochez la case Créer automatiquement un dossier . Par exemple, si vous avez une propriété qui répertorie tous les documents pour les projets dans votre organization, vous pouvez forcer l’organisateur de contenu à créer un dossier distinct pour chaque projet.

    Remarque : Les règles de l’organisateur de contenu sont destinées à acheminer les documents vers différents emplacements. Nous ne prenons pas en charge l’utilisation de règles pour publier à nouveau des fichiers au même emplacement pendant la collaboration.

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