Pour déterminer le mode d’acheminement d’un document, l’organisateur de contenu utilise les règles que vous créez. Les règles sont basées sur une combinaison de types de contenu et de métadonnées.
Cet article décrit comment créer des règles pour organiser et acheminer des documents ou des enregistrements. Tout site d’entreprise SharePoint peut être activé pour le routage des documents.
Important
Vous devez d’abord activer la fonctionnalité Organisateur de contenu et configurer l’organisateur pour acheminer les enregistrements. Pour plus d’informations sur la configuration des organisateurs de contenu, voir Configurer l’organisateur de contenu pour acheminer les documents.
Contenu de cet article
- Avant de créer des règles : premières étapes
- Comprendre comment les documents sont acheminés
- Créer des règles pour acheminer les documents
Avant de créer des règles : premières étapes
Avant de créer des règles d’acheminement des documents, vous devez suivre plusieurs étapes importantes.
- Activez la fonctionnalité Organisateur de contenu.
- Créez des bibliothèques et des dossiers vers lesquels vous souhaitez router les documents. Vous pouvez créer des dossiers pour chaque type de document que vous routez. Par exemple, créez une bibliothèque uniquement pour les enregistrements de courrier électronique ou les feuilles de calcul Excel. Pour plus d’informations sur la création de bibliothèques, voir Créer une bibliothèque de documents dans SharePoint.
- Les types de contenu doivent être associés aux documents qui doivent être routés. Dans ces zones, le type de contenu peut faire partie des critères qui déterminent l’emplacement final où un document est stocké.
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Comprendre comment les documents sont acheminés
Vous pouvez acheminer des documents vers une bibliothèque ou un dossier dans un site Records Center ou tout autre type de site SharePoint. La bibliothèque de dépôt, qui est créée automatiquement lorsque vous activez la fonctionnalité Organisateur de contenu, sert d’emplacement par défaut. Le processus d’acheminement de document est composé de plusieurs éléments :
Bibliothèques et dossiers cibles Les gestionnaires de contenu ou les gestionnaires de documents créent manuellement des bibliothèques et des dossiers dans lesquels les documents doivent être acheminés, et désignent ces bibliothèques comme bibliothèques cibles.
Types de contenu de site Chaque document doit avoir un type de contenu, et les utilisateurs peuvent ajouter manuellement les types de contenu de site appropriés aux bibliothèques cibles.
Bibliothèque de dépôt Les documents qui ne correspondent pas à une règle ou qui manquent de métadonnées requises sont envoyés à la bibliothèque de dépôt afin que les utilisateurs puissent entrer les métadonnées requises. Vous pouvez également configurer l’organisateur de contenu de sorte que tous les documents chargés soient temporairement acheminés vers la bibliothèque de dépôt.
Remarque
La bibliothèque de dépôt est conçue comme un « fourre-tout » pour les articles qui ne correspondent à aucune règle. Il est conçu comme un emplacement temporaire, et non comme un site de collaboration permanent.
Liste des règles de document Il s’agit d’un ensemble de toutes les règles d’acheminement. Les intendants de contenu ou les gestionnaires de documents consultent cette liste pour créer, gérer et afficher des règles de routage.
Le diagramme suivant montre comment les documents et les messages électroniques sont acheminés en fonction de critères spécifiques et comment les documents pour lesquels il manque des informations sont renvoyés à la bibliothèque de dépôt.
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Créer des règles pour acheminer les documents
Pour chaque type d’enregistrement que vous ajoutez à la liste Routage d’enregistrement, vous spécifiez un titre et une description d’enregistrement. Vous spécifiez également l’emplacement de stockage de l’enregistrement. Pour vous assurer que tous les enregistrements pertinents sont acheminés vers l’emplacement approprié, vous pouvez spécifier d’autres noms pour le type d’enregistrement.
Remarque
Vous devez avoir au moins des autorisations de propriétaire de site pour créer des règles d’acheminement des documents.
Accédez au site pour lequel vous souhaitez créer des règles d’organisateur de contenu.
Dans le panneau Lancement rapide, pour afficher les options Contenu du site , sélectionnez Plus.
Dans la ligne de menu Applications, sélectionnez Paramètres.
Dans la page Paramètres du site , sous la section Administration du site , sélectionnez Règles de l’organisateur de contenu.
Dans la page Règles de l’organisateur de contenu , dans Cliquez pour ajouter un nouvel élément, sélectionnez Ajouter.
Dans la section Nom de la règle , entrez un nom qui décrit les conditions et les actions de la règle.
Dans la section Statut et priorité de la règle, pour appliquer la règle au contenu entrant, sélectionnez Actif. Sélectionnez ensuite une priorité pour déterminer comment le contenu est routé s’il correspond à plusieurs règles de l’organisateur de contenu.
Si vous ne souhaitez pas que cette règle s’applique au contenu entrant, sélectionnez Inactif.Dans la section Type de contenu de la soumission, associez la règle à un type de contenu. Ce faisant, les soumissions à l’organisateur de contenu sont étiquetées avec le type de contenu sélectionné, et les propriétés utilisées dans les conditions de la règle sont identifiées.
- Sélectionnez le groupe de contenu approprié. Le groupe que vous sélectionnez détermine les types de contenu que vous pouvez choisir à l’étape suivante.
- Sélectionnez le type de contenu approprié.
- Si le type de contenu que vous avez sélectionné a un nom différent sur un autre site SharePoint, sous Autres noms, cochez la case. Ensuite, dans le champ fourni, entrez le nom qui est utilisé sur l’autre site, puis sélectionnez Ajouter. Les noms des types de contenu alternatifs apparaissent dans la liste ci-dessous.
Dans la section Conditions , sélectionnez les conditions que les propriétés d’une soumission doivent remplir pour la règle. Par exemple, vous pouvez souhaiter que la règle s’applique à tous les documents dont le titre contient le mot « budget ». Pour ajouter d’autres conditions, sélectionnez le lien Ajouter une autre condition .
Remarque
Les propriétés disponibles dans la liste déroulante Propriété diffèrent selon le type de contenu que vous avez sélectionné à l’étape 6.
Dans la section Emplacement cible , entrez ou recherchez un emplacement pour placer du contenu qui correspond à la règle. Pour regrouper des documents similaires dans des dossiers, cochez la case Créer automatiquement un dossier . Par exemple, si vous avez une propriété qui répertorie tous les documents des projets de votre organisation, vous pouvez forcer l’organisateur de contenu à créer un dossier distinct pour chaque projet.
Remarque
Les règles de l’organisateur de contenu sont destinées à acheminer les documents vers différents emplacements. Nous ne prenons pas en charge l’utilisation de règles pour republier des fichiers au même emplacement pendant la collaboration.
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