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Vous avez apporté des modifications à votre planning de projet et sa date de fin est maintenant trop éloignée. Pour changer la date de fin du projet, ajustez les tâches qui ont le plus fort impact sur la date de fin. Ces tâches s’étendent sur l’itinéraire critique du projet. Pour accéder à plus d’articles dans cette série de guides sur la gestion de projet, voir Feuille de route de projet. |
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Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet.
Lorsque vous apportez des modifications à votre planning, vous devez prendre en compte trois facteurs : le coût du projet, l’étendue des livrables et le temps. Ces facteurs sont souvent affichés sous la forme d’un triangle. Il est impossible de modifier l’un des points du triangle sans affecter les deux autres.
Voici quelques exemples de ce que cela signifie pour la date de fin de votre projet.
- Lorsque vous avancez la date de fin prévue, vous risquez d’entraîner une augmentation des coûts et une diminution de l’étendue du projet.
- Si vous prévoyez de ne jamais modifier les coûts du projet, vous risquez de prolonger le planning et de réduire l’étendue.
- Si vous augmentez l’étendue ou le nombre de livrables, votre projet risque de durer plus longtemps et de coûter plus cher (travailleurs ou ressources supplémentaires).
Si vous débutez avec la gestion de projet Peu importe à quel point vous planifiez un projet, les choses tourneront mal. Mieux vaut tenter de les identifier et de les résoudre maintenant plutôt que lorsqu’il sera trop tard.
Voici quelques consignes qui vous aideront à surveiller le bon déroulement de votre projet et à éliminer les éventuels problèmes.
- Examinez d’abord les tâches les plus importantes Certaines tâches sont plus importantes que d’autres lorsque vous devez résoudre des problèmes dans votre projet. Les tâches qui ont le plus fort impact sur le planning sont les tâches critiques, celles auxquelles vous devez prêter une attention toute particulière.
- Obtenir la bonne vue de votre projet Project propose de nombreux affichages et rapports pour vous aider à identifier le problème dans votre projet. Pour les projets simples, gardez un œil sur la date de fin du projet à l’aide du diagramme de Gantt. Pour les projets plus complexes, consultez les tables de variance ou les rapports de valeur acquise.
- Obtenir des rapports de status hebdomadaires Il n’est pas facile pour les gens d’envoyer des rapports de status de travail. Les réunions d’équipe hebdomadaires représentent le meilleur moyen d’obtenir des rapports d’état. Les collecter à une fréquence supérieure à une fois par semaine pourrait se révéler contre-productif.
Si vous êtes un chef de projet chevronné Vous êtes chef de projet depuis longtemps, mais vous êtes maintenant confronté à un projet qui nécessite un suivi étroit pour respecter le budget.
Votre commanditaire souhaite recevoir des rapports de direction chaque mois.
Voici quelques consignes qui vous aideront à surveiller le bon déroulement de votre projet, à générer des rapports et à éliminer les éventuels problèmes.
- Créer un planning de référence pour votre projet Après avoir créé votre planification, enregistrez une version de référence. Une ligne de base est une version originale de votre projet que vous pouvez utiliser pour comparer à l’avancement de vos tâches.
- Obtenir la bonne vue de votre projet Project propose de nombreux affichages et rapports pour vous aider à identifier le problème dans votre projet. Plus un projet est complexe, plus il est primordial d’examiner les tables de variance ou les rapports de valeur acquise pour identifier les problèmes.
- Obtenir des rapports de status hebdomadaires Au fur et à mesure que les projets deviennent plus complexes, vous pouvez utiliser des méthodes plus sophistiquées pour collecter des rapports de status hebdomadaires. Les membres d’équipe peuvent entrer des informations d’état dans une liste de tâches SharePoint, qui peut ensuite être synchronisée avec Microsoft Project. Si vous utilisez Project Professionnel, vous pouvez aussi utiliser Project Web App pour recueillir des rapports d’état auprès de votre équipe. Une collecte d’état à une fréquence supérieure à une fois par semaine pourrait se révéler contre-productive.
- Comprendre l’analyse de la valeur acquise L’analyse de la valeur acquise vous aide à déterminer si votre projet est sur la bonne voie.
Surveiller votre projet
| Suivre l’évolution des prévisions | Visualisez les mises à jour des tâches envoyées par les membres de l’équipe afin d’identifier les zones à problème. Vous pouvez rapidement effectuer le suivi de l’avancement à l’aide du diagramme de Gantt ou utiliser une analyse sophistiquée de la valeur acquise. Cela vous aide à déterminer si le travail avance comme prévu. |
| Afficher les informations de prévision des tâches en vue de prendre connaissance de la planification du projet | Découvrez comment votre projet est planifié. Vous pouvez voir comment les modifications apportées à la planification des tâches affectent la date de fin de votre projet. |
| Afficher le chemin critique de votre projet | Affichez les tâches qui ont le plus fort impact sur la date de fin du projet. Examinez ces tâches en priorité afin de résoudre les problèmes liés à votre planning. |
| Choisir le bon affichage de votre planning de projet | Utilisez les affichages et rapports offerts par Project pour détecter la source des problèmes et vous aider à modifier le planning. |
| Définir et enregistrer un planning de référence | Pour recommencer le suivi, créez un nouveau planning de référence afin de vérifier l’avancement ultérieur. |
| Afficher un rapport des problèmes potentiels | Créez et personnalisez des rapports graphiques de l’avancement du projet. Visualisez ces rapports dans Project ou exportez-les vers d’autres applications telles que PowerPoint, Word ou Excel. |
| Rechercher les problèmes à l’aide de l’analyse de la valeur acquise | La valeur acquise vous aide à répondre à des questions telles que : « En regardant la quantité de travail effectuée jusqu’à présent dans ce projet, combien d’argent étions-nous censés avoir dépensé ? » ou « Allons-nous finir à temps ? » |
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Corriger les problèmes
| Modifier la date de début ou de fin | Choisissez une date qui commence ou se termine à une date antérieure à la date du plan actuel. S’il s’agit d’une option pour votre projet, essayez d’abord de modifier la date de début. |
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| Modifier la durée d’une tâche | Réduisez les durées des tâches pour avancer la date de fin du projet. Assurez-vous de réduire les durées des tâches critiques ayant le plus fort impact sur la date de fin du projet. |
| Réaffecter le travail sur une tâche | Lorsque certaines personnes travaillent simultanément sur une trop grande quantité de tâches, faites en sorte que Project distribue le travail de manière plus égale en équilibrant les affectations de ressources. |
| Fractionner une tâche | Vous pouvez diviser une seule tâche si elle comprend plusieurs éléments qui peuvent être travaillés simultanément par différentes ressources. Si vous divisez une tâche de chemin critique en ces différents éléments avec des affectations différentes, vous pourrez peut-être respecter la date d’achèvement. |
| Ajouter d’autres personnes à votre projet | Affectez d’autres personnes aux tâches qui repoussent la date de fin du projet. |
| Supprimer une personne de l’équipe | La suppression de personnes des tâches est une autre façon d’introduire la date de fin du projet. La présence d’un trop grand nombre de personnes (ou de personnes inadéquates) sur une tâche peut créer des problèmes de communication susceptibles d’accroître la durée de la tâche. |
| Changer les jours ouvrés pour le calendrier du projet | Vous pouvez avancer la date de fin du projet en modifiant les calendriers de travail des participants. Vous pouvez ajouter des jours ouvrés supplémentaires à leurs plannings ou leur demander de faire des heures supplémentaires. |
| Poser une question dans le forum Project | Posez vos questions sur Project à des experts. Vous trouverez sur le forum Project sur Answers.com des utilisateurs expérimentés et des conseillers Project prêts à répondre à vos questions. |
| Communiquer des informations sur le projet | Après avoir modifié le planning d’un participant, communiquez afin que ces informations ne soient pas perdues. |
| Comprendre les compromis lors de la gestion d’un projet | Toute modification apportée à un projet s’effectue au dépend du temps, de l’argent ou de l’étendue. Ce sont les facteurs avec lesquels vous jonglez chaque jour pour garder votre plan de projet sur la bonne voie. Découvrez comment utiliser ces contraintes. |
| Comment Project planifie les tâches | Lorsque Project ajuste votre planification, les tâches peuvent se déplacer de manière inattendue. Comprenez le grand « Pourquoi ? » derrière le puissant moteur de planification de Project. |
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