צור דוחות מצב אוטומטיים באמצעות סוכן Planner

סוכן Planner הופך הודעות דואר אלקטרוני של דוחות מצב עבור התוכניות שלך לאוטומטיות על-ידי יצירת סיכומים תמציתיים ומקצועיים בהתבסס על התקדמות, אבני דרך ומשימות קרובות. זה עוזר לעדכן את בעלי העניין, חוסך זמן ותומך בשקיפות ויישור בין פרויקטים.

התחל דוח חדש

אפשרות 1: התחלה עם תוכנית חדשה

1. נווט אל Microsoft Teams ופתח את אפליקציית Planner .
2. צור תוכנית חדשה על-ידי בחירה באפשרות 'תוכנית עם מנהל הפרוייקט' או 'Premium'.
3. שתף את התוכנית שלך על-ידי לחיצה על סמל השיתוף בפינה השמאלית העליונה. באפשרותך ליצור קבוצה חדשה או להוסיף את התוכנית לקבוצה קיימת
4. הוסף לפחות 10 פעילויות לתוכנית שלך. 
5. לחץ על הכרטיסיה דוחות בכרזה העליונה. אם אינך רואה כרטיסיה זו, עיין בתפריט הגלישה (שלוש נקודות) לקבלת אפשרויות נוספות.

אפשרות 2: התחלה מתוכנית קיימת

1. נווט אל Microsoft Teams ופתח את אפליקציית Planner .
2. פתח תוכנית Premium או תוכנית עם 'מנהל הפרוייקט ' שכוללת לפחות 10 פעילויות.
3. ודא שהתוכנית משותפת עם קבוצה. אם לא, תוכל לשתף אותו על-ידי לחיצה על לחצן 'שתף ' בפינה השמאלית העליונה.
4. נווט אל הכרטיסיה 'דוח '.

הפקה, הצגה ועריכה של דוח

1. בחר 'תחילת העבודה ' בכרזה העליונה בכרטיסיה 'דוחות '.
2. כדי להוסיף תקופת זמן לדיווח, נווט אל בחר תקופת דיווח, בחר את הרשימה הנפתחת כדי לציין את פרק הזמן שברצונך שהדוח יכסה.
3. תחת ספק פרטים נוספים, יש לך אפשרות להוסיף פרטים ספציפיים על מה שאתה רוצה בדוח. לדוגמה, "צור עדכון מקיף על פריטים בעדיפות גבוהה עבור צוות המנהיגות".
4. בחר צור. סוכן Planner יסנתז מידע מהתוכנית כדי ליצור דוח מותאם אישית.
5. הדוח שלך יוצג בבד ציור של Loop, ותקבל הודעה בתוך האפליקציה עם קישור לדוח.

באפשרותך לבצע פעולות עריכה ישירות בדוח שלך כדי להשלים את התוכן.

הצגת הדוחות העדכניים ביותר שלך

1. בחר את התוכנית הספציפית המכילה את הדוחות שאליהם ברצונך לגשת.
2. נווט אל הכרטיסיה 'דוחות '.
3. תחת המקטע דוחות אחרונים , תראה רשימה המציגה את 10 הדוחות האחרונים שנוצרו.

הצגת כל הדוחות הקודמים

1. בחר את התוכנית הספציפית המכילה את הדוחות שאליהם ברצונך לגשת.
2. נווט אל הכרטיסיה 'דוחות '.
3. תחת המקטע דוחות אחרונים , תראה רשימה המציגה את 10 הדוחות האחרונים שנוצרו.
4. בחר ' הצג הכל ' בחלק הימני העליון כדי לפתוח את תיקיית SharePoint שבה מאוחסנים כל הדוחות הקודמים שלך.

נקוט פעולה בדוחות שלך

שיתוף הדוח כרכיב Loop

בעת הצגת דוח, באפשרותך לגשת לאפשרויות נוספות באמצעות סמלי ה- Loop בפינה השמאלית העליונה.

• בחר 'מיקומים משותפים' כדי להציג את הקישור לתיקיית SharePoint שבה מאוחסן רכיב ה- Loop שלך. מכאן, באפשרותך גם לבחור "הוסף לסביבת עבודה של Loop" כדי לכלול את הרכיב שלך בסביבת עבודה אחרת.
• בחר העתק רכיב והדבק אותו במקום אחר, כגון ב- Microsoft Teams, Outlook, OneNote, Word או ביישומי Microsoft 365 אחרים. כל שינוי שבוצע ברכיב במיקומים אלה יתעדכן באופן אוטומטי בזמן אמת.
• בחר ראה למי יש גישה כדי להציג רשימה של חברי צוות שיש להם כעת הרשאת גישה לדוח שלך.

שיתוף הדוח עם משתמשים חיצוניים מחוץ לקבוצה שלך

1. נווט אל תיקיית SharePoint שבה מאוחסן רכיב ה- Loop ופתח אותו משם.
2. לאחר שהדוח פתוח ב- Loop, בחר שתף בפינה השמאלית העליונה.

שיתוף הדוח באמצעות ידיעון של SharePoint

כאשר הדוח פתוח ב- Planner ב- Teams, בחר 'שתף כידיעון ' הממוקם בצד השמאלי של סרגל הפעולות הצף. פעולה זו ממירה את הדוח לתבנית ידיעון של SharePoint.

סגירת דוח

בחר בלחצן 'סגור ' בצד השמאלי של סרגל הפעולות הצף כדי לחזור לעמוד ברירת המחדל של הדוח.

דרישות גישה

כדי לגשת לדוח מצב, למשתמשים חייבת להיות גישה לסוכן Planner.

תכונת דוח המצב פועלת עם התוכניות הבאות:

• תוכניות שזמינות על-ידי מנהל הפרוייקט
• תוכניות Premium משותפות

דרכים נוספות לעבוד עם סוכן Planner

גישה לסוכן Planner

צור תוכנית מאפס באמצעות סוכן Planner

שאלות נפוצות אודות סוכן Planner