להחליט מתי Copilot או סוכן הוא הכלי הנכון לעבודה שלך

לא כל משימה בזרימת עבודה או בתהליך תוכן צריכה להיות אוטומטית - גם אם Microsoft 365 Copilot לעשות זאת. הקצאת עבודה לבינה מלאכותית אינה מעבירה אחריות. כאשר אתה הופך משימה או חלק מזרימת עבודה לאוטומטיים, אתה נשאר אחראי לסקירה, אימות ולאימות של אופן השימוש בעבודה – ולצורך הדיוק, הטון וההשפעה של התוכן הסופי.

מאמר זה מציג מסגרת החלטות מעשית שניתן להשתמש בה בסוגים שונים של עבודה - כולל זרימות עבודה של פרוייקטים, פעילויות מכירות, תהליכי תפעול ועבודה עם ידע. היא עוזרת לך לקבוע אילו משימות להקצות ל- Copilot או לסוכן – ועל אילו צריכות להישאר בהנהגת בני אדם או לדרוש סקירה אנושית לפני השימוש. הוא גם מדגיש עסקאות סחורות ומספק דוגמאות לתמיכה בשיפוט שלך.

חשוב על בינה מלאכותית כמשתף פעולה שאתה מנהל

Copilot וסוכנים פועלים בצורה הטובה ביותר כאשר אתה מתייחס אליהם כמו אל בעלי יכולת - אך ללא השגחה – משתפי פעולה שהפלט שלהם דורש כיוון אנושי או אימות לפני שהם משותפים או פועלים לפיהם. הדבר חל על בניית תוכנית פרוייקט, טיוטה של הצעת מכירות, ניתוח נתונים תפעוליים או סיכום מחקר.

כיצד שיתוף הפעולה פועל:ניתן להגדיר כיוון וגבולות → טיוטות של בינה מלאכותית, לסכם ולנתח את הנתונים → אתם בודקים, ממקדים ומאשרים את התוצאה לפני השימוש בה.

סוכנים מרחיבים את מה שאתה יכול לעשות, לא את מה שאתה אחראי לו. שאלת המפתח אינה "האם בינה מלאכותית יכולה לעשות זאת?" אלא "היכן צריכה בינה מלאכותית לתמוך בעבודה – ולאן אנשים צריכים להוביל או לסקור לפני קבלת ההחלטות?"

כיצד ניתן לבצע להעריך פעילות לפני שת בהחלטה להשתמש בבינה מלאכותית?

לפני הפיכת פעילות או חלק כלשהו בזרימת עבודה של פרוייקט לאוטומטית, השתהה כדי להעריך את העבודה עצמה. רוב זרימות העבודה מורכבות מ שלבים קטנים יותר המשתנים בסיכון, חוסר דקדוק ושיקול דעת.

חלק את העבודה לתת-פעילויות מראה היכן סוכן יכול לתמוך בביצוע - אך החלטה היכן למשוך את הקו היא שיקול דעת. הקצאה רבה מדי יכולה להסב סיכון או אמון ב- erode. הקצאה קטנה מדי עשויה להגביל את הערך של אוטומציה.

כדי לבצע שיחה זו, להעריך כל פעילות באמצעות אותם ארבעה קריטריונים: יכולתחזרה, השפעה, יכולת זיהוי שגיאות ורגישות זמן.

החלת קריטריונים אלה באופן עקבי מסייעת לך להחליט באילו שלבים:

• הפיכת סקירה אנושית לאוטומטית
• תמיכה ב- Copilot אך שמירה על ההנהגה האנושית
• שמור על ההובלה האנושית באופן מלא

תוצאות אלה משקפות רמות הולך וגדלות של בעלות על בני אדם - החל מסקירה של פלט הבינה המלאכותית עד לקבלת בעלות מלאה על העבודה.

יכולת חזרה

האם הפעילות פועלת בהתאם לאותה תבנית בכל פעם?

משימות הניתנות לחזרה גבוהה - כגון יצירת עדכון מצב שבועי, יצירת סיכום מכירות חוזר או הפקת דוח פעולות סטנדרטי – הן מועמדות חזקות לאוטומציה באמצעות סקירה מהירה של אנשים לפני השיתוף.

משימות ייחודיות, גישוש או משתנות במיוחד - כגון פיתוח אסטרטגיית עסקה, הגדרת תהליך עסקי או כתיבת תוכן מקורי של מנהיגות המחשבה – בדרך כלל דורשות ביצוע מונחה אנושי יותר.

השפעה

מה קורה אם הפלט שגוי?

משימות בסיכון נמוך, כגון טיוטה של גירסה ראשונה של עדכון פנימי או סיכום הערות פגישה, קלות יותר לנציג עבור טיוטה שנוצרה על-ידי בינה מלאכותית ולאחר מכן סקירה אנושית.

משימות בסיכון גבוה - כגון אישור תקציב, שליחת הצעות הפונים ללקוח או פרסום תקשורת חיצונית – דורשות בדרך כלל בעלות על אנשים, גם אם בינה מלאכותית מסייעת בהכנה.

יכולת זיהוי שגיאות

עד כמה קל לזהות ולתקן טעויות?

אוטומציה בטוחה יותר כאשר שגיאות ברורות וקלות לאימות, כגון סריקת סיכום מול עובדות מוכרות או הצלבת מספרים בדוח מול המקור המקורי.

אם שגיאות עשויות להיות עדינות או מוסתרות - כגון נוסחאות שגויות בגיליון אלקטרוני, תובנות של לקוחות שגויות או ניתוח לא מדויק בסיכום מחקר – אימות בהובלת בני אדם או טיפול ידני עשויים להידרש לפני שהפלט יהיה מהימן או נעשה בו שימוש חוזר.

רגישות זמן

כמה מהירות חשובה?

אוטומציה עשויה להפחית באופן משמעותי את זמן ההסתה עבור משימות תכופות או קשורות לזמן, כגון תגובה לבקשות פנימיות, עדכון לוחות מחוונים או יצירת תקשורת שגרתית.

עם זאת, אם משימה היא כל כך תלוית-זמן שאין הזדמנות לסקירה, ייתכן שתבחר להשאיר אותה בהובלת בני אדם כדי להבטיח דיוק ושיקול דעת מתאים.

כיצד ניתן לבצע איזון בין מהירות הפיקוח בעת הפיכת העבודה לאוטומטית?

אוטומציה תמיד כרוכה בסחורות בין יעילות ושליטה.

• אוטומציה נוספת מגבירה את המהירות והעקביות, אך עדיין דורשת סקירה אנושית לפני השלמת הפלט או המשותף.
• פיקוח רב יותר מגדיל את הביטחון וההימנות, אך לוקח יותר זמן.

במקרים רבים, גישה היברידית פועלת בצורה הטובה ביותר. לדוגמה:

• מנהל פרוייקט סוקר דוח מצב שנוצר על-ידי בינה מלאכותית.
• נציג מכירות ממקד הצעת לקוח עם טיוטת בינה מלאכותית.
• הפניה לפעולות מאמתת סיכום ביצועים שנוצר על-ידי בינה מלאכותית.

פעולה זו שומרת על קשר עם בני האדם תוך שמירה על המהירות ושמירה על האיכות.

היכן פועלת אוטומציה היטב – והיכן צריכים בני האדם להישאר בהפניה?

הדוגמאות הבאות ממחישות דפוסים נפוצים – לא מרשמים. החלטתך צריכה לשקף את ההקשר, הסובלנות שלך לסיכונים ואת אחריותך.

משימות להפיכת סקירה אנושית לאוטומטית

סוג פעילות	דוגמה	גישה מומלצת
עבודה שגרתית וניתנת להפעלה חוזרת	יצירת דוחות מצב חוזרים או סיכומי נתונים ממקורות נתונים ידועים	Copilot או סוכנים יוצרים פלטים; אנשים בודקים לפני שיתוף
טיוטה של תוכן סטנדרטי	חלוקה לרמות של טיוטה או גירסאות הראשונות של מסמכים רגילים	תוכן טיוטות של Copilot; בני אדם בודקים וממקדים
צבירת מידע מובנים	צבירת מידע מקבצים או עוקבים מרובים	Copilot אוסף וסנתז תוכן; אנשים מאמתים פרטי מפתח
הפיכת פעולות שגרתיות לאוטומטיות	שליחת תזכורות או הודעות שגרתיות	סוכנים להפוך פעולות לאוטומטיות; אנשים מנטרים את התוצאות לפי הצורך

משימות מתאימות לתמיכה ב- Copilot עם עבודה בהובלת בני אדם

סוג פעילות	דוגמה	גישה מומלצת
עבודה כבדה לשיקול דעת עם קלט מובנים	קביעת סדרי עדיפויות של פעילויות באמצעות קריטריונים ידועים	אנשים מובילים החלטות; Copilot מארגן יחידות קלט ומציע אפשרויות
טיוטה עם בעלות ברורה	הכנת עדכוני בעלי עניין או העברת הודעות פנימית	הודעת צורה של בני אדם; טיוטות וממקדים של Copilot
ניתוח גישוש עם הדרכה	סקירת מגמות או סיכום נתוני ביצועים	ניתוח מדריכים של בני אדם; תבניות משטחי קופילוט

משימות שאמורות להישאר בהובלת בני אדם באופן מלא

סוג פעילות	דוגמה	גישה מומלצת
אישורים סופיים וביצוע אחריות	אישור תקציבים או התחייבויות	אנשים מובילים; אין הקצאה של רשות החלטות
תקשורת רגישה או בסיכון גבוה	תקשורת חיצונית עם סיכון משפטי או מוניטין	אנשים כותבים, סוקרים ומאשרים
עבודה רב-משמעית או מתפתחת	הגדרת יעדים לא ברורים או פתרון עסקאות מסחריות מורכבות	בני האדם מובילים לחלוטין; השימוש בבינה מלאכותית מוגבל או מוגן

גם כאשר משימות חוזרות על עצמה, עבודה ש מסתמכת על שיקול דעת, ניואנס או אחריות בדרך כלל יתרונות היתרון העיקרי של בני האדם, כאשר Copilot או סוכנים התומכים בשלבים מוגדרים בבירור.

השתמש ב- Copilot כדי להעריך אם בינה מלאכותית היא הכלי הנכון

באפשרותך להשתמש ב- Copilot כדי להעריך אם משימה צריכה להיות אוטומטית, נתמכת או נשמרת באופן מלא על-ידי הערכה של המשימה על-פני ארבעה קריטריונים - יכולת חזרה, השפעה, זיהוי שגיאות ורגישות זמן. הנחיות אלה פועלות על-פני תפקידים – בין אם אתה מנהל פרוייקטים, סוגר עסקאות, משפר פעולות או יוצר תוכן.

יכולת חזרה

פעילות זו היא: [תאר פעילות]. עד כמה זה חוזר על עצמו? האם היא פועלת בהתאם לתבנית עקבית שעשויה להיות אוטומטית, או שהיא משתנה באופן משמעותי בכל פעם?

השפעה

מהם הסיכונים הפוטנציאליים אם משימה זו היא אוטומטית והפלט שגוי או לא מלא? לסווג את רמת ההשפעה.

יכולת זיהוי שגיאות

אם שאירעו שגיאות במשימה זו, כמה קל יהיה לזהות ולתקן שגיאות? זהה את הסיכונים שעשויים להיות קשים לאימות.

רגישות זמן

מהי המהירות החשובה עבור פעילות זו? האם אוטומציה משפרת באופן משמעותי את זמן ההפעלות מבלי להפחית את הפיקוח הנחוץ?

השווה גישות וקבל המלצות

שימוש ב- Copilot להערכת עסקאות מסחריות ישירות

השווה בין הפעולות החליפיות בין הפיכת משימה זו לאוטומטית לסקירת בני אדם, תמיכה בה עם Copilot ושמירה על ההנהגה האנושית באופן מלא. שקול את המהירות, הסיכון, הדיוק וההתחשבות.

השתמש ב- Copilot כדי לקבל המלצה לגבי ההבנה

בהתבסס על יכולת חזרה, השפעה, יכולת זיהוי שגיאות ורגישות זמן, מומלץ להפוך משימה זו לאוטומטית באמצעות סקירה אנושית, נתמכת על-ידי Copilot עם מנהיגות אנושית או מטופלת באופן מלא על-ידי בני אדם. להסביר את הה מסה שלך.

אילו שאלות עלי לשאול לפני השימוש בבינה מלאכותית עבור משימה זו?

כאשר אינך בטוח, השהה את בחירתך ואמת אותה:

• האם Copilot יכולה להבין בבירור את המשימה באמצעות הנתונים וההוראות הזמינים?
• מהי ההשפעה הגרועה ביותר אם הפלט שגוי?
• כמה זמן אוטומציה תחסוך באופן מעשי?
• מי יעיין בפלט או יאמת אותו לפני שנעשה בו שימוש או ישותפו?
• האם תוכל לאמת בקלות את התוצאה לפני שנעשה בה שימוש או לשתף אותה?

אם האימות קשה, מומלץ לשקול אוטומציה חלקית או לשמור על המשימה בהובלת האדם בעזרת תמיכה בבינה מלאכותית עבור טיוטה או הכנה.

רשימת פעולות לביצוע של מוכנות מהירה

לפני שת להחליט להשתמש ב- Copilot או בסוכן, אשר:

✔️ יכולת חזרה: המשימה פועלת בהתאם לתבנית עקבית שבינה מלאכותית יכולה לטפל בה בצורה מהימנה.

✔️ השפעה: ההשפעה של שגיאות היא מובנים מקובלים עם הסקירה האנושית המתאימה.

✔️ יכולת זיהוי שגיאות: שגיאות יהיו גלויות וקלות לאימות או לתיקון.

✔️ רגישות זמן: מהירות מספקת ערך אמיתי מבלי להפחית את הפיקוח הנחוץ.

אם אחת מפעולות אלה אינה ברורות, תקצה שוב את המשימה לפני שת בהחלטה כיצד להמשיך.

אחריות נשארת איתך

העבודה המופקת על-ידי Copilot או על-ידי סוכן היא עדיין עבודתך. שמירה על אחריות אינה מתכוונת להימנע מאוטומציה - המשמעות היא לשמור על מעורבות מתאימה של בני אדם בסקירה או בעבודה מובילה בהתבסס על הסיכון וההשפעה שלה.

בעת החלת מסגרת זו על-פני סוגים שונים של עבודה - פרוייקטים, מכירות, פעולות או תוכן - תוכל למקד את המקום שבו הבינה המלאכותית מוסיפה את הערך הרב ביותר והיכן ששיקול דעת האדם חשוב ביותר.

ככל שתשיג ניסיון, תוכל לשנות את מה שאתה מסמן ואת כמות הפיקוח שתחיל. החלטות מתחשבות לגבי אוטומציה עוזרות לך ליהנות מההירות של Copilot תוך הגנה על האיכות והמהימנות של תוצאות העבודה שלך.

דרכים נוספות לבניית מיומנות זו באמצעות Copilot

• הכנה לפגישת התחלה של פרוייקט באמצעות Microsoft 365 Copilot
• החלט אילו חלקים של עדכון הפרוייקט של הצוות שלך יש להפוך לאוטומטיים באמצעות סוכן Copilot
• Microsoft 365 Copilot וסוכנים של Copilot - הדרכה