תקציר החלטה שנוצר על-ידי Copilot יכול להישמע מלוטש במהירות, אך גבולות עוזרים לך להחליט מה לכלול, מה לא לכלול ומה צריך סקירה אנושית לפני השיתוף.
תרחיש זה מראה כיצד להגדיר גבולות ברורים לפני שתתבקש מ- Copilot להוסיף תקציר החלטה לגבי המשך, שינוי או הפסקת ניסיון לאחר תוצאות מעורבות, וכך קל יותר לתת אמון בטיוטה, לסקור אותה ולשמור על דיוקה.
תרחיש: הגדר את מעקות לפני שתפיק את תקציר ההחלטה
אתה מכין תקציר החלטה עבור מנהלים בכירים המציין אם להמשיך, לשנות או לעצור טייס לאחר תוצאות מעורבות. יש לך סיכומי ניסיון, הערות פגישה, ערכות נושא של משוב, נתוני הטמעה והערכות עלות מוקדמת, אך חלק מהמידע עדיין מתפתח או דורש הקשר נוסף.
כבר החלטת אילו חלקים של זרימת העבודה הקצרה של ההחלטה יש לטפל ב- Copilot] ואת החלקים שאמורים להישאר בהנהגת בני אדם. כעת עליך להגדיר את הגבולות לאופן שבו Copilot צריך ליצור את הטיוטה.
תקציר החלטה זה יכול לעצב את עתידו של הטייס. אם הטיוטה מטשטשת עובדות, הנחות או מוכנות, היא עלולה להחליש את ההמלצה.
כדי למנוע זאת, הגדר גבולות לפני שתבצע טיוטה, כך ש- Copilot יישאר ממוקד ויבצע סקירה קלה יותר.
אילו גבולות י לעצב את הטיוטה הקצרה של ההחלטה?
השתמש בחמשת הגבולות הבאים כדי להדריך את מה ששייך לטיוטה שלך – ומה לא: מטרה, רענון, הקשר, קהלונקודות ביקורת.
מטרה
הגדר מה צריך לעשות תקציר ההחלטה – ומה הוא לא אמור לעשות.
| עשה | אל | שאל את Copilot |
|---|---|---|
| התמקד בהמלצה, בראיות, בסיכונים העיקריים ובפעולות הבאות. | הפוך את תקציר ההחלטה לארכיון מלא של כל מה שלמד במהלך הפיילוט. | "ציין החלטה בקצרה המתמקדת בהמלצה, בערך הצפוי, בציר הזמן ובסיכונים." |
| שמור על החלטה בתוכן ממוקדת. | טען יתר את הטיוטה עם פרטים שאינם משפיעים על ההמלצה. | "השאר את הרקע שאינו משפיע על ההחלטה." |
| סמן את מה שדרוש לבעלי העניין כדי להחליט. | כלול דיונים צדדיים המסיחים את דעתם מההחלטה הראשית. | "זהה תוכן מעניין אך לא הכרחי עבור החלטה זו." |
רעננות
החלט איזה מידע עדכני מספיק כדי לכלול אותו.
| עשה | אל | שאל את Copilot |
|---|---|---|
| השתמש בציר הזמן המאושר העדכני ביותר ובממצאי הפיילוט הנוכחיים. | התייחס להערכות לא מעודכנות כאל עובדה נוכחית. | "השתמש במידע האחרון שאושר." |
| התייחס להערכות או הנחות קודמות כאל לא סופי אלא אם כן אישרת. | התעלמות בכיוון או מעדכונים חדשים יותר. | "סמן בדגל תאריכים, החלטות או הצהרות שעשויים להיות מיושנים או מוחלף." |
| הסבר כל דבר שהוחלף בכיוון חדש יותר. | ערבב נתונים נוכחיים ומיושן ללא הבהרה. | "זהה היכן הנחיות חדשות יותר משנה את תקציר ההחלטה." |
הקשר
ודא שנקודות מפתח יכולות לעמוד בעצמם.
| עשה | אל | שאל את Copilot |
|---|---|---|
| כלול בעלים כאשר הם רלוונטיים. | הצג אבני דרך ללא תנאים נדרשים. | "סמן בדגל כל חלק בקצרה של ההחלטה שזקוק להקשר נוסף." |
| כלול הנחות, יחסי תלות ואילוצים המשפיעים על ההמלצה. | השאר את פרטי המפתח משתמעים או לא ברורים. | "חייג בעלות, הנחות או יחסי תלות חסרים." |
| הסבר מה תוצאות הפיילוט אינן מציגות. | להציג ממצאים המוקדמים חד משמעיים יותר ממה שהם. | "ודא שההחלטה הקצרה היא פעולה, ברורה ועומדים בדרישות המתאימות." |
הקהל
הגדר מגבלות עבור מה ש מתאים לקהל זה.
| עשה | אל | שאל את Copilot |
|---|---|---|
| התאם תוכן לצרכים של הקהל. | לכלול דיונים פנימיים לא פתורים. | "זהה תוכן שעשוי להיות רגיש או שאינו מתאים לקהל זה." |
| כלול רק את הפרטים הדרושים. | שתף דיוני תקציב רגישים, אלא אם יש צורך. | "סמן הצהרות ספקולטיביות או לא מלאות." |
| הצג הצהרות ברורות נתמכות. | כלול ספקולציה שניתן לראות כהתחייבות. | "הסר או התאם תוכן שעשוי להיות שגוי" |
מחסומים
זהה את מה שאדם צריך לסקור לפני שהטיוטה תקדם.
| סקור פריט | מדוע יש צורך בסקירה | שאל את Copilot |
|---|---|---|
| המלצות | עשוי להשפיע על כיוון או אישור. | "סמן הצהרות הדורשות סקירה אנושית." |
| תאריכים והתחייבויות | הגדר את ציפיות המסירה. | "סמן בדגל התחייבויות הדרושות לאישור." |
| בעלים בעלי שם | הקצה אחריות. | "זהה בעלות חסרה או לא ברורה." |
| שפת סיכונים | משפיע על קבלת החלטות ותפיסה. | "סמן הצהרות סיכונים המ זקוקות לאימות." |
| השפעות אישור או מימון | ייתכן שתדרוש ביטול של בעלי העניין. | "תחומי משטח שדרושה להם ביקורת מנהיגות." |
כיצד ניתן לבצע להפוך גבולות קצרים של החלטה לבקשת עבודה?
לאחר שתגדיר את הגבולות, הפוך אותם להוראה ברורה אחת. לדוגמה:
"ציין תקציר החלטה עבור בעלי עניין בכירים המציין אם טייס זה צריך להמשיך, לשנות או להפסיק. התמקד בהמלצה, בראיות תומכות, בערך הצפוי, בסיכונים העיקריים ובפעולות הבאות. השתמש רק במידע האחרון שאושר. סמן בדגל כל פריט שעשוי להיות מיושנים, הקשר חסר או בלתי הולם עבור קהל זה. סמן המלצות, התחייבויות, תאריכים בעלים בעלי שם עבור ביקורת אנושית לפני השיתוף."
פעולה זו לא תחליף סקירה, אך היא עוזרת ל- Copilot ליצור טיוטה ראשונה חזקה יותר.
איזה מידע עלי להתקדם?
בעת סקירת תקציר החלטת הטיוטה, מיין תוכן לשלוש קבוצות: המשך קדימה, המשך קדימה בזהירות והיכנס החוצה.
| העבר קדימה | המשך קדימה בזהירות | אל תנתק |
|---|---|---|
| יעד פרוייקט מאושר | ממצאי פיילוט נתמכים | מידע אודות פרוייקט לא מיושן |
| אבני דרך מאושרות | הערכות המוקדמות | צירי זמן שהוחלפו |
| נקרא השלבים הבאים עם בעלים | יחסי תלות שעדיין זקוקים לאישור | שיחות צדדיות |
| הצהרות מצב או סיכונים מאומתות | ממצאים מעורבים שדרושה להם כישורים | דרישות ספקולטיביות |
| נתוני הטמעה שעשויים עדיין להתפתח | פרטים מוגבלים לקהל שאינם דרושים לקבלת ההחלטה |
פעולה זו שומרת על החלטה ממוקדת בקצרה בפריטים שימושיים ואחראים לשיתוף.
רשימת פעולות לביצוע של מוכנות מהירה
לפני שתשתמש בטיוטה קצרה של החלטה שנוצרה על-ידי Copilot, אשר:
✔️ מטרה: הטיוטה מתמקדת במשימה המיועדת.
✔️ רענון: הכיוון העדכני ביותר משתקף.
✔️ הקשר: נקודות מפתח כוללות מספיק הקשר.
✔️ קהל: התוכן מתאים לקהל.
✔️ נקודות ביקורת: נקודות ביקורת של בני אדם מוגדרות בבירור.
אם אחד מהם חלש, מקד את הגבולות לפני שתתקן את הטיוטה עוד יותר.
מדוע גבולות משנה
Copilot יכול לבצע טיוטות במהירות, אך אנשים חייבים להחליט אילו ראיות לכלול, כמה ביטחון הוא ראוי ומה מתאים לשתף. גבולות ברורים משפרים את איכות הטיוטה, מפחיתים את הסיכון ופוריים את הסקירה מהר יותר.
Copilot יוצר את הטיוטה. אתה נשאר אחראי החלטה קצרה הסופית.
עצה
הורד את המדריך לעיון מהיר בנושא גבולות עיצוב ונקודות ביקורת לעבודה מהירה של Copilot, משאב מעשי שתוכל לבקר בו בזמן העבודה.