Microsoft 365 Copilot ליצור במהירות טיוטה ראשונה מלאה, אך טיוטה מלוטשת עדיין יכולה להחמיץ את הסימון. כאשר הפלט סגור אך לא לגמרי נכון, הטרטרציה עוזרת לך לשפר אותו מבלי להתחיל מחדש.
בתרחיש זה, תחזק הצעה שנוצרה על-ידי Copilot על-ידי התמודדות עם הפערים הגדולים ביותר ו ביצוע שינויים ייעודיים כדי לעזור לבעלי העניין המנהלים להעריך את ההמלצה.
תרחיש: שפר את טיוטת ההצעה מבלי להתחיל מחדש
אתה עובד עם אותה הצעה למנהיגות: הפיכת דיווח מצב שבועי לאוטומטי בין צוותים מרובים. ההצעה שואפת לצמצם את המאמץ הידני, לשפר את עקביות הדיווח ולספק למנהיגים ניראות טובה יותר לסיכונים ולעיכובים באמצעות פריסה רחבה יותר בפריסה רחבה יותר, אם יצליח.
לאחר אבחון הטיוטה הראשונה, זיהית את הבעיות הגדולות ביותר:
- ההצעה אינה מסבירה בבירור אילו מנהלים מתבקשים לאשר.
- סיכונים ו יחסי תלות, כולל צוות, אימוץ ועקביות נתונים, מאופקים.
- הקשר לגבי בעיית הדיווח, טווח הפיילוט, הבעלים וצירי הזמן חסר או שאינו עקבי.
- חלק מהטענות, במיוחד סביב רווחים ביעילות, הן רחבות מכדי להרגיש אמינות.
- ייתכן שפרטים מסוימים לא ישקפו את תוכנית הפריסה העדכנית ביותר.
הטיוטה חזקה מספיק כדי לבנות אותה. במקום להתחיל מחדש, התמקד תחילה בפער הגדול ביותר, שפר מקטע זה ושמר את מה שכבר עובד. לאחר כל תיקון, בדוק אם ההצעה ברורה יותר, מהימנות יותר ושימושית יותר למנהלים המ להחליט אם לממן את הפרוייקט.
כיצד ניתן לבצע לשפר את טיוטת ההצעה על-ידי הפעלה מחדש?
השתמש בבדיקת איטרציה זו כדי לבצע שינויים ממוקדים לחיזוק הטיוטה: מטרה, קהל, אילוצים, ראיותומבנה.
מטרה: תיעד מחדש את הטיוטה לגבי ההחלטה הדרושה לך
| לפני: טיוטת Copilot | לאחר: גירסה מתוקנת |
|---|---|
| "הצעה זו מתארת את ההיקף והיעדים של יוזמת שיפור דיווח." | "הצעה זו ממליצה על פריסה בשלבים כדי להפוך דיווח מצב שבועי לאוטומטי עבור ארבעה צוותים, כך שהמנהיגים יוכלו לראות סיכונים ועיכובים מוקדם יותר, תוך צמצום העבודה הידני הנדרשת להכנת עדכונים." |
| מה טיוטה זו משאירה לא ברור: זה נשאר כללי ולא אומר בבירור מה בעלי עניין ניהולי צריכים לקבל. | מה השתפר: התיקון מציין את שם הפעולה, מגדיר את השלב הראשון ומסביר את הערך העסקי באופן מיידי. |
שאל את Copilot
"תקן את הפתיחה כך שההמלצה, הטווח שלב אחד וההחלטה המנהלית ברורים בשני המשפטים הראשונים."
קהל: התאמת הטיוטה עבור בעלי עניין של מנהלים
| לפני: טיוטת Copilot | לאחר: גירסה מתוקנת |
|---|---|
| "לאורך זמן, כמה צוותים השתמשו בגישה אחרת של דיווח, וקיימים דיונים מתמשכות לגבי עקביות התהליך ואיכות העדכון." | "היום, צוותים אוספים עדכונים שבועיים באופן ידני ולהשתמש בתבניות לא עקביות, כך שהמנהיגים יתקשו לזהות סיכונים ועיכובים בתוכניות השונות." |
| מה טיוטה זו משאירה לא ברור: הוא מבלה זמן על רקע כללי במקום להפליל במהירות את הבעיה העסקית. | מה השתפר: התיקון מספק למנהלים את ההקשר הדרוש להם מבלי לעכב את הנקודה. |
שאל את Copilot
"שכתב את זה עבור בעלי עניין של מנהלים. שמור רק את ההקשר שמסביר את בעיית הדיווח הנוכחית ואת הסיבה לכך עכשיו."
אילוצים: גזירה לאורך, לטווח ולתבנית הימניים
| לפני: טיוטת Copilot | לאחר: גירסה מתוקנת |
|---|---|
| "הצעה זו כוללת רקע על דיוני דיווח קודמים, שיקולי תהליך, אפשרויות מרובות של מצב עתידי ומספר תצפיות בשיחות צוות." | "הצעה זו מתמקדת בארבע נקודות: בעיית הדיווח הנוכחית, פריסת הניסיון של שלב אחד, הערך הצפוי וההחלטה הדרושה כעת." |
| מה טיוטה זו משאירה לא ברור: המקטע רחב מדי ולא תואם לתבנית ההדקה הדרושה למנהלים. | מה השתפר: התיקון מצמצם את הטווח ומקל על הסקירה של התוכן במהירות. |
שאל את Copilot
"הדק סעיף זה לסקירת מנהלים. הסר רקע בעל ערך נמוך ושמור רק את מה התומך בהמלצת שלב אחד."
ראיות: הוספת פרטים מוחשיים התומכים בהמלצה
| לפני: טיוטת Copilot | לאחר: גירסה מתוקנת |
|---|---|
| "יוזמה זו תיצור רווחים משמעותיים ביעילות ולשפר את הניראות בין צוותים." | "יוזמה זו ת להפוך אוסף מצבים שבועי לאוטומטי עבור צוותי הפיילוט, תפחית את הזמן שהושקע בהידור עדכונים ותעניק למנהיגים תצוגה עקבית יותר של סיכונים, עיכובים לבעלים לאורך מחזור הדיווח השבועי." |
| מה טיוטה זו משאירה לא ברור: היא מבטיחה שיפור, אך היא אינה מסבירה אילו שינויים או מדוע על הדרישה להרגיש מהימנות. | מה השתפר: התיקון מקשה את ההטבה לבעיית הדיווח בפועל ומסביר את הערך הספציפי של האוטומציה. |
שאל את Copilot
"הפוך דרישה זו לבטון יותר באמצעות נקודות הכאב הנוכחיות לדיווח, היקף הפיילוט והערות המקור."
מבנה: עצב מחדש את הטיוטה כך שיהיה קל יותר לסרוק אותה וכיצד לפעול לפיה
| לפני: טיוטת Copilot | לאחר: גירסה מתוקנת |
|---|---|
| "הצעה זו ממליצה להתחיל את מאמץ האוטומציה בשלב הראשון עם צוותים שנבחרו, בכפוף למוכנות של צוותים ויישום, ומתבקשת מהמנהיגות לסקור את ההמלצה ואת השלב הבא." |
המלצות: התחל פיילוט שלב אחד עבור ארבעה צוותים. יחסי תלות של מפתח: אשר העובדים, דיווח הקלט ומוכנות הפריסה. החלטה הדרושה כעת: אשר את טווח הפיילוט ואת תכנון השלב הבא. |
| מה טיוטה זו משאירה לא ברור: כל הנקודות העיקריות קיימות, אך הן ארוזות יחד באופן שגורם להן להיות קשה יותר לסרוק אותן ופועלים לפיהן במהירות. | מה השתפר: המהדורה מפרידה את הנקודות העיקריות למנהלי עיצוב יכולים לסקור מהר יותר. |
שאל את Copilot
"עצב מחדש זאת כסיכום ניהולי קצר עם שלושה תבליטים: המלצה, יחסי תלות עיקריים וההחלטה הנדרשת כעת."
רשימת פעולות לביצוע של מוכנות מהירה
לפני שתמש ב, אשר כל תיקון שיפר אחת מחמש העדשות:
✔️ מטרה: הטיוטה תומכת כעת בקבלת החלטות שיצטרכו המנהלים.
✔️ קהל: הטון ורמת הפירוט מתאימים לבעלי עניין של מנהלים.
✔️ אילוצים: האורך, הטווח והתבנית נשלטים.
✔️ ראיות: טענות הן בטון ותביעות מרותקעות בתרחיש הדיווח.
✔️ מבנה: קל לסרוק את טיוטת ההצעה וכיצד לפעול לפיהן.
אם אזור אחד חלש, תחזר שוב. תיקון שני או שלישי הוא תיקון רגיל. הורד את המדריך לעיון מהיר בנושא איטרייט ב- Copilot כדי לקבל עיון מהיר לתוצאות טובות יותר, משאב מעשי שתוכל לחזור בו בזמן העבודה.
מדוע יש חשיבות לתזכורת
טיוטה ראשונה לא צריכה להיות מושלמת. כאשר הכיוון נכון, הטרטרציה עוזרת לך לחזק נקודות תורפה, לשמר את מה שעובד ולשפר את ההצעה מבלי להתחיל מחדש.
עצה
הורד את המדריך לעיון מהיר בנושא איטרייט ב- Copilot כדי לקבל עיון מהיר לתוצאות טובות יותר, משאב מעשי שתוכל לחזור בו בזמן העבודה.