בין אם אתה משתמש Microsoft 365 Copilot עבור סיכומי סיכום, עדכונים או תדרוך, האתגר הוא לא רק יצירת תוכן. הוא מחליט מה מועבר קדימה, מסומן בדגל, נשאר בחוץ, והיכן אנשים צעדו לפני שמשהו משותף או פעל לפיו.
שוטרים וסוכנים פועלים בגבולות. אתה מגדיר גבולות ונקודות ביקורת אלה כך שהמידע הנכון יעבור קדימה עם הרמה הנכונה של ביקורת אנושית.
מדוע גבולות הם בעלי חשיבות בעת עבודה עם Copilot?
Copilot יכול להציג ערכות נושא, החלטות ופעולות. הסוכנים יכולים להרחיב זאת לשלבי המשך טיפול או לניתוב. מה שהם לא יכולים לדעת זה:
- איזה מידע עדיין עדכני.
- הנקודות שלא הושלמו או זקוקות להקשר.
- אין לחזור על הפרטים עבור קהל נתון.
- אילו המלצות או השלבים הבאים בטוחים לפעול ללא ביקורת אנושית.
ללא גבולות, הפלט יכול להעביר מידע לא מיושנים, לא שלם או רגיש. בזרימות עבודה סוכן, גבולות חלשים יכולים לאפשר למידע לא שלם להפעיל פעולה.
כיצד ניתן לבצע גבולות העיצוב לעבודה בסיוע Copilot?
השתמש בחמשת הגבולות הללו בכל פעם שאתה מעצב עבודה בסיוע של Copilot או עבודה הנתמכת על-ידי נציג. הגבולות כוללים מטרה, רענון, הקשר, קהלונקודות ביקורת.
מטרה
כיצד ניתן לבצע להגדיר את היקף הפעילות של Copilot?
| מה להגדיר | מדוע זה חשוב | שאל את Copilot |
|---|---|---|
| איזו משימה ספציפית אמורה להופיע ב- Copilot - ומה היא אמורה שלא לעשות. אם סוכן מעורב, הגדר את הפעולות המורשות להעביר, להמליץ או להפעיל. | אם היקף הוא מעורפל, Copilot ממטבת את השימושיות הכללית במקום התוצאה המיועדת שלך. | "צור תקציר המתמקד בהחלטות, בחסמים ובפעולות הבאות. השאר את הרקע, אלא אם כן הוא משנה את התוצאה." |
רעננות
כיצד ניתן לבצע להבטיח שפלט Copilot ישקף את ההחלטות האחרונות?
| מה לבדוק | מדוע זה חשוב | שאל את Copilot |
|---|---|---|
| אם המידע משקף את ההחלטות העדכניות ביותר ואת הכיוון המאושר. | הצעות ישנות יותר יכולות להשמע סופיות בעת סיכום, וליצור סיכון מיותר. הדבר חשוב עוד יותר כאשר פלטים מודיעים על פעולות המשך טיפול. | "זהה אילו נקודות הן נקודות נוכחיות וסופיות. סמן בדגל כל פריט שאולי עודכן או הוחלף." |
הקשר
כיצד ניתן לבצע שהפלט של Copilot הושלם מספיק כדי להשתמש בו?
| מה לבדוק | מדוע זה חשוב | שאל את Copilot |
|---|---|---|
| בין אם כל נקודה כוללת מספיק הקשר, בעלות ופרטים כדי לעמוד בעצמאיות. | פלט תמציתי עדיין יכול לתסכם אם הקשר מפתח, בעלות או יחסי תלות חסרים. הדבר חשוב במיוחד כאשר מידע משמש לתמיכה בפעולה להמשך טיפול. | "סמן בדגל פריטים הדורשים הקשר, רציונלי או בעלות נוספים כדי להיות מובנים כהלכה." |
הקהל
האם פלט זה מתאים לקהל המיועד?
| מה לבדוק | מדוע זה חשוב | שאל את Copilot |
|---|---|---|
| אם הפלט מתאים לקהל ול מטרה המיועדים. | מידע מדויק עדיין עשוי להיות בלתי הולם לשיתוף נרחב. | "זהה פלט שעשוי להיות רגיש, ספקולטיבי או לא מתאים לקהל זה." |
מחסומים
היכן נדרשת סקירה אנושית לפני שמידע משותף, מופעל או אוטומטי?
| מה להגדיר | מדוע זה חשוב | שאל את Copilot |
|---|---|---|
| כאשר נדרשת סקירה אנושית לפני שהיא עוברת קדימה. | לא כל התוכן כולל סיכון שווה - אין צורך שהחלטות ושינויי עדיפות לא יעברו קדימה ללא סימון. | "הפרד בין פריטים בטוחים לשימוש מאלה הדורשים סקירה אנושית לפני שיתוף או פעולה." |
כיצד ניתן לבצע להפוך גבולות להחלטות ברורות?
לאחר החלת המסגרת, סיווג מידע לשלוש קבוצות: המשך קדימה, המשך קדימה בזהירות או אל תנתק.
| העבר קדימה | המשך קדימה בזהירות | אל תנתק |
|---|---|---|
| החלטות מאושרות נקרא השלבים הבאים עם בעלים צירי זמן מאושרים ניקוי עדכוני מצב שאומתו |
עדכונים חלקיים או מתפתחים רעיונות המוקדמים או קלט מתנגש משפטים תלויי הקשר פעולות ללא בעלות ברורה |
הצעות מיושנים או הוחלפו החלטות לא מוכחות שיחות צדדיות פרטים רגישים או מוגבלים לקהל הצהרות רב-משמעיות שעלולות ל בטעות |
סיווג זה הוא הליבה של עיצוב גבולות. אתה החלטה מה נשאר שימושי אחראי ברגע שהמידע מופרד מההקשר המקורי שלו.
דוגמה: עיצוב תקציר של התעדכן
כאשר תקציר משלב מקורות מרובים לפלט שאנשים חייבים לפעול לפיו במהירות, זוהי הזדמנות טובה להגדיר גבולות.
לפני יצירת הסיכום, הגדר גבולות:
- המטרה: התכונן לדיון של היום - לא היסטוריה מלאה.
- רעננות: כלול רק את ההחלטות העדכניות ביותר שאושרו ואת חוסמי הפעילות.
- הקשר: סמן פריטים עם הקשר חסר או בעלות לא ברורות.
- הקהל: אל תכלול דיון רגיש או דיון מוגבל לקהל.
- מחסומים: דרוש סקירה אנושית לקבלת החלטות, חוסמים וקשרי תלות.
דוגמה: מסך וניתב בקשות פנימיות
Teams מקבל בקשות בדואר אלקטרוני, בצ'אט וטפסים. סוכנים יכולים לארגן ולנתב אותם, בזמן שאנשים מטפלים בעבודה הדורשת שיקול דעת או אישור.
כיצד חלות גבולות העיצוב
- המטרה: טפל בצריכה רגילה ונתב לפי קריטריונים, ולא בחריגות או במקרים רב-משמעיים.
- רעננות: השתמש בכללי ניתוב נוכחיים, בעלים והדרכה.
- הקשר: דגל מבקש פרטי מפתח חסרים, כגון בעלים, תאריך יעד או השפעה.
- הקהל: הימנע מניתוב בקשות רגישות או מוגבלות ללא סקירה.
- מחסומים: דרוש סקירה אנושית עבור חריגים, סדרי עדיפויות לא ברורים או החלטות המשפיעות על אנשים או התחייבויות.
השתמש בהנחיות Copilot כדי לתמוך בעיצוב שלך
אין צורך בהנחיות מורכבות - רק כמה צ'קים ייעודיים.
| שיק | שאל את Copilot |
|---|---|
| שמור רק את מה שחדש | "סכם תוצאות מאושרות וחסום פעיל בלבד." |
| הפרד כיוון סופי מהדיון | "הבחנה בין החלטות לגילוי מוקדם יותר". |
| חפש הקשר חסר | "סמן בדגל פריטים התלויים ברקע או הנחות." |
| בדיקת התאמת קהל | "הסר או התאם תוכן רגיש או לא ברור." |
| הוספת נקודות ביקורת | "סמן פריטים שדורשים ביטול של בני אדם." |
| מניעת פעולה מוקדמת | "זהה כל דבר שאדם צריך לסקור לפני שהוא משמש כדי להמליץ, לנתב או להפעיל את השלבים הבאים." |
רשימת פעולות לביצוע של מוכנות מהירה
לפני שתשתמש בפלט Copilot, אשר:
✔️ מטרה: המשימה ברורה וממוקדת.
✔️ רענון: הכיוון העדכני ביותר משתקף.
✔️ הקשר: נקודות מפתח עומדות בעצמאיות.
✔️ קהל: התוכן מתאים לקהל.
✔️ נקודות ביקורת: מוגדרות נקודות ביקורת של בני אדם.
אם אחד מהפריטים הללו אינו ברור, מקד את הגבולות שלך לפני שתמשיך. הורד את המדריך לעיון מהיר בנושא גבולות עיצוב ונקודות ביקורת לעבודה מהירה של Copilot, משאב מעשי שתוכל לבקר בו בזמן העבודה.
מדוע יש חשיבות לעיצוב בעת עבודה עם Copilot
Copilot עוזר לך לנוע מהר יותר. עיצוב מבטיח שתזוז בכיוון הנכון.
כאשר גבולות ונקודות ביקורת ברורים:
- קל יותר לתת אמון בפלט.
- האימות מהיר יותר.
- סיכון להעברה של טיפות מידע שגוי.
- קל יותר לסקור המלצות ופעולות לפני שהן משפיעות על עבודה במורד הזרם.
כאשר גבולות ונקודות ביקורת יעילים במקומם, באפשרותך לאמת טוב יותר את הפלט של Copilot לפני שתבצע המלצות, החלטות או תוכן שנוצר.
עצה
הורד את המדריך לעיון מהיר בנושא גבולות עיצוב ונקודות ביקורת לעבודה מהירה של Copilot, משאב מעשי שתוכל לבקר בו בזמן העבודה.