מיזוג דואר מאפשר לך ליצור אצווה של מסמכים שמותאמים אישית עבור כל נמען. לדוגמה, ניתן להתאים אישית מכתב אחיד כדי לפנות לכל נמען בשמו. למסמך משויך מקור נתונים, כגון רשימה, גיליון אלקטרוני או מסד נתונים. מצייני מיקום – שנקראים שדות מיזוג – מציינים ל- Word היכן במסמך יש לכלול מידע ממקור הנתונים.
עליך לעבוד על המסמך הראשי ב- Word ולהוסיף שדות מיזוג עבור התוכן המותאם אישית שברצונך לכלול. לאחר השלמת מיזוג הדואר, מסמך המיזוג יפיק גירסה מותאמת אישית של עצמו עבור כל שם במקור הנתונים.
מקורות נתונים
השלב הראשון בהגדרת מיזוג דואר הוא בחירת מקור הנתונים שבו תשתמש לקבלת המידע המותאם אישית. גליונות אלקטרוניים של Excel ורשימות אנשי קשר של Outlook הם מקורות הנתונים הנפוצים ביותר, אך תוכל להשתמש בכל מסד נתונים שניתן לחבר ל- Word. אם עדיין אין לך מקור נתונים, תוכל אפילו להקליד אותו ב- Word, כחלק מתהליך מיזוג הדואר.
לקבלת פרטים על מקורות נתונים, ראה מקורות הנתונים שבהם באפשרותך להשתמש עבור מיזוג דואר.
Excel או Outlook
אם בכוונתך להשתמש ב- Excel או ב- Outlook כמקור הנתונים שלך, ראה:
סוגי מסמכים
Word מספק כלים לשילוב נתונים בסוגי המסמכים הבאים. בקר בקישורים לקבלת פרטים על כל אחד מהסוגים:
-
מכתבים הכוללים ברכה מותאמת אישית. כל מכתב מודפס על גליון נייר נפרד.
יצירה והדפסה של אצוות מכתבים מותאמים אישית -
הודעת דואר אלקטרוני שבה הכתובת של כל נמען היא הכתובת היחידה בשורה 'אל'. תשלח את הודעת הדואר האלקטרוני ישירות מ- Word.
-
מעטפות או תוויות שבהן השמות והכתובות מגיעים ממקור הנתונים שלך.
-
מדריך כתובות שמפרט אצוות מידע עבור כל פריט במקור הנתונים שלך. השתמש בו כדי להדפיס את רשימת אנשי הקשר שלך או לפרט קבוצות מידע, כגון כל התלמידים בכל כיתה. סוג זה של מסמך נקרא גם "מיזוג קטלוג".
מקורות נתונים
השלב הראשון בהגדרת מיזוג דואר הוא בחירת מקור הנתונים שבו תשתמש לקבלת המידע המותאם אישית. גליונות אלקטרוניים של Excel ורשימות אנשי קשר של Outlook הם מקורות הנתונים הנפוצים ביותר, אך אם עדיין אין לך מקור נתונים, תוכל אפילו להקליד אותו ב- Word, כחלק מתהליך מיזוג הדואר.
-
גיליון אלקטרוני של Excel פועל היטב כמקור נתונים אם כל הנתונים מעוצבים בגיליון אחד, כך ש- Word יכול לקרוא אותם. לקבלת מידע נוסף, ראה הכנת מקור הנתונים ב-Excel עבור מיזוג דואר ב- Word עבור Mac.
-
רשימת אנשי קשר של Outlook מכילה נתונים בתבנית ש- Word יכול לקרוא. ראה שימוש באנשי קשר של Outlook כמקור נתונים למיזוג דואר.
-
קובץ נתונים של Word הוא מקור נתונים שניתן ליצור במהירות בתוך Word. לקבלת מידע נוסף, ראה הגדרת רשימת מיזוג דואר באמצעות Word.
סוגי מסמכים
-
מכתבים הכוללים ברכה מותאמת אישית. כל מכתב מודפס על גליון נייר נפרד.
יצירה והדפסה של אצוות מכתבים מותאמים אישית -
הודעת דואר אלקטרוני שבה הכתובת של כל נמען היא הכתובת היחידה בשורה 'אל'. תשלח את הודעת הדואר האלקטרוני ישירות מ- Word.
-
מעטפות או תוויות שבהן השמות והכתובות מגיעים ממקור הנתונים שלך.
אם תפתח מסמך מיזוג דואר שיצרת עם יישום שולחן העבודה של Word, Word Web App ישמור את כל הגדרות מיזוג הדואר, אך לא תוכל לבצע מיזוג דואר או לערוך הגדרות מיזוג דואר.
אם ברשותך יישום שולחן עבודה של Word, פתח את המסמך באמצעותו ובצע שם מיזוג דואר.
