שימוש בתבניות מותאמות אישית ב-Microsoft Planner

תבניות מותאמות אישית ב- Microsoft Planner מאפשרות לך להפוך תוכנית קיימת לתבנית לשימוש חוזר עבור הקבוצה שלך. תבניות עוזרות לתקנן את העבודה, לזרז את יצירת התוכניות ולהפוך את השיתוף של זרימות עבודה של שיטות עבודה מומלצות.

באמצעות תבניות מותאמות אישית, באפשרותך:

• צור תבנית לשימוש חוזר מתוכנית קיימת של Planner.
• בחר אילו שדות יועתקו לתוכניות חדשות.
• שתף תבניות עם קבוצה של Microsoft 365 כדי שאנשים אחרים יוכלו לעשות בהן שימוש חוזר. תבניות מותאמות אישית מתאימות במיוחד לעבודה חוזרת, כגון התחלות פרוייקטים, זרימות עבודה של צירוף, תכנון קמפיינים או רשימות פעולות לביצוע תפעוליות.

לפני שתתחיל

לפני השימוש בתבניות מותאמות אישית, בדוק את הנקודות הבאות:

• יש לך גישה ל- Microsoft Planner.
• התוכנית שברצונך להפוך לתבנית מגובה בקבוצה.
• אתה חבר בקבוצה של Microsoft 365 שעמה ברצונך לשתף את התוכנית. תבניות מאוחסנות עם הקבוצה שעמה אתה משתף אותן, והגישה קשורה לחברות בקבוצה.

רישוי וזמינות

תבניות מותאמות אישית זמינות לכל המשתמשים בעלי גישה ל- Microsoft Planner, ללא קשר לרמת הרשיון.

יצירת תבנית מותאמת אישית מתוכנית קיימת

התחל להשתמש בתוכנית שכבר הגדרת או צור תוכנית בסיסית חדשה כדי להפוך אותה לתבנית מותאמת אישית.

כדי ליצור תבנית:

1. פתח את התוכנית שבה ברצונך לעשות שימוש חוזר ב- Planner.
2. בפינה השמאלית העליונה, בחרו 'שתף'.
3. בחר פרסם כתבנית.
4. הזן שם ותיאור של תבנית.
5. בחר את קבוצת Microsoft 365 שעמה ברצונך לשתף את התבנית.
6. בחר אילו שדות של התוכנית ברצונך לכלול; כברירת מחדל, כל המשימות כלולות.
7. בחר פרסם. לאחר הפרסום, התבנית זמינה לחברים בקבוצה שנבחרה.

בחר מה יועתק

בעת פרסום תבנית, באפשרותך להחליט אילו רכיבים יועתקו לתוכניות חדשות שנוצרו מתבנית זו. האפשרויות הזמינות עשויות לכלול:

• מטרות
• דליים
• משימות
• תוויות פעילות
• הערות לפעילות
• רשימות של פעולות לביצוע
• קבצים מצורפים למשימה

רק הפריטים שתבחר יועתקו כאשר חבר יוצר תוכנית חדשה מהתבנית. מצב הפעילות וההתקדמות שלה יאופסו בתוכנית החדשה.

הערה: קבצים מצורפים למשימה מועתקים כקישורים.

יצירת תוכנית חדשה מתבנית מותאמת אישית

לאחר פרסום התבנית, כל אדם בקבוצה המשותפת יכול להשתמש בה כדי ליצור תוכנית חדשה.

ליצירת תוכנית באמצעות תבנית מותאמת אישית:

1. פתח את Planner.
2. התחל ליצור תוכנית חדשה.
3. תחת הקטגוריה 'בחר תבנית', נווט אל 'משותף ' או 'נוצר על-ידי', המפרטת תבניות ששותפו איתך או שנוצרו על-ידך.
4. בחר את התבנית שבה ברצונך להשתמש.
5. אשר את פרטי התוכנית וקבע את תצורתם. Planner יוצר תוכנית חדשה באמצעות המבנה שהוגדר בתבנית.

שיתוף וניהול של תבניות

תבניות מותאמות אישית משותפות ברמת הקבוצה:

• כל חברי הקבוצה יכולים לראות את התבנית ולהשתמש בה.
• תבניות נשארות זמינות כל עוד הקבוצה קיימת. אם יש צורך בשינוי תבנית, עדכן את התוכנית המשמשת כבסיס ופרסם גירסת תבנית חדשה. תוכניות קיימות שנוצרו מתבנית אינן מושפעות משינויי תבנית עתידיים.

מחיקת תבנית מותאמת אישית

לאחר פרסום התבנית, כל מי שנמצא בקבוצה המשותפת יכול למחוק את התבנית.

כדי למחוק תבנית:

1. פתח את Planner.
2. נווט כדי ליצור תוכנית.
3. תחת הקטגוריה 'בחר תבנית', נווט אל משותף או **נוצר על ידי ** וזהה את התבנית שברצונך למחוק.
4. לחץ על ... כדי לפתוח את האפשרות **מחק תבנית **.
5. לחץ על 'מחק' כדי לאשר את מחיקת התבנית. התבנית המעודכנת זמינה לחברי הקבוצה. תוכניות שכבר נוצרו מהתבנית אינן משתנות.

תרחישים נפוצים

תבניות מותאמות אישית שימושיות כאשר ברצונך:

• הקפידו על הגדרה עקבית לעבודה חוזרת.
• צמצם את הזמן שמושקע ביצירת תוכניות מאפס.
• שתף זרימות עבודה מוכחות עם הצוות שלך. דוגמאות כוללות השקות שיווקיות, תכנון ספרינטים, תוכניות קליטה וספרי הפעלה.