Arhiviranje u programu Outlook za Windows
Primjenjuje se na
Postoji nekoliko načina arhiviranja poruka u programu Outlook. Metode koje možete koristiti ovise o vrsti računa e-pošte ili računa koje ste postavili u programu Outlook.
Svi računi imaju pristup mapi Arhiva. Za račune sustava Microsoft 365, Outlook.com i Exchange mapa Arhiva jedna je od zadanih mapa programa Outlook, kao što su Ulazna pošta, Poslane stavke i Izbrisane stavke. Ta se mapa ne može izbrisati. Ako koristite Outlook uz račun za Exchange ili Exchange Online, pravila mape, kao što je pravilo zadržavanja, primjenjuju se na mapu Arhiva.
Za račune POP i IMAP možete stvoriti mapu Arhiva ili odrediti postojeću mapu koja će se koristiti kao mapa Arhiva. Ne možete promijeniti mjesto Arhiva za račune sustava Microsoft 365 ili Exchange.
Premještanje poruka u mapu Arhiva pomoću gumba Arhiva ne smanjuje veličinu poštanskog sandučića. Ako morate smanjiti veličinu poštanskog sandučića, možete koristiti mrežnu Arhiva u Microsoft 365 za velike tvrtke.
Arhiviranje poruka pomoću gumba Arhiviraj
Jednu ili više poruka možete bez brisanja premjestiti u mapu Arhiva pomoću gumba Arhiviraj u grupi Brisanje na vrpci. Arhiviranje ima nekoliko prednosti.
-
Arhivirane stavke možete jednostavno pronaći putem okvira za pretraživanje ili otvaranjem mape Arhiva. Kada u okvir za pretraživanje upišete pojam, Outlook će, po zadanom, pretraživati sve mape u poštanskom sandučiću.
-
Stavke su i dalje dostupne na telefonu ili drugim uređajima putem Arhiva mape.
Odaberite mogućnost kartice u nastavku za verziju programa Outlook koju koristite. Koju verziju programa Outlook imam?
Napomena: Ako koraci ispod oveNovi Outlook ne funkcioniraju, možda još ne koristite novi Outlook. Odaberite Klasični Outlook i slijedite te korake.
Arhiva stavke u novi Outlook
-
Odaberite poruku e-pošte koju želite arhivirati.
-
Odaberite
-
Prikazat će vam se skočna obavijest s potvrđivanjem radnje i mogućnošću poništavanja.
Napomena: Značajka samoarhiviranja nije dostupna unovi Outlook za Windows.
U klasičnom programu Outlook imate mogućnost:
Arhiva stavke | Arhiva stavke pomoću tipkovnice | Onemogući arhiviranje pomoću tipke backspace | Pronalaženje Arhiva mape | Online Arhiva | Arhiva vs Online Arhiva | FAQ
Arhiva u klasičnom programu Outlook
-
Odaberite jednu ili više poruka u mapi Ulazna pošta ili nekoj drugoj mapi koje želite arhivirati.
-
U grupi Brisanje odaberite Arhiviraj. Za trenutačno arhiviranje odabranih poruka možete koristiti i tipku Backspace.
Savjet: Za račune sustava Microsoft 365, Exchange, Exchange Online i Outlook.com već postoji mapa Arhiva, čak i ako tu značajku još niste koristili. Pronaći ćete je na popisu mapa programa Outlook. Ako ne vidite mapu i koristite je Outlook 2016 ili Outlook za Microsoft 365, idite na Datoteka> računa za Office > Mogućnosti ažuriranja> Ažuriraj odmah.
-
Vaše će se poruke premjestiti u Arhiva mapu. Ako ste poruku arhivirali pogreškom, otvorite mapu Arhiva i premjestite poruku natrag u mapu ulazne pošte.
Napomena: Gumb Arhiva vidljiv je samo u programima Outlook 2016, Outlook 2019 i Outlook za Microsoft 365. Starije verzije programa nemaju gumb Arhiva na vrpci.
Arhiva poruke pomoću tipkovnice u klasičnom programu Outlook
Da biste arhivirali odabrane poruka, možete kliknuti tipku Backspace. Ako kliknete tipku Delete, poruke će se premjestiti u mapu Izbrisane stavke. Ponašanje tipke Backspace ne možete promijeniti.
Napomena: ako je poruka otvorena u zasebnom prozoru a ne u oknu za čitanje, tipka Backspace neće arhivirati tu poruku. Morate zatvoriti poruku i pogledati je u oknu za čitanje da biste je tipkom Backspace arhivirali. Kada je poruka otvorena u novom prozoru, jedini način za njeno arhiviranje jest pomoću gumba Arhiviraj na vrpci.
Kako onemogućiti arhiviranje pomoću tipke Outlook za Microsoft 365 Backspace?
Da biste spriječili da tipka Backspace pomiče stavke u mapu Arhiv, možete dodati sljedeće zapise registra da biste onemogućili ovu funkciju.
Važno: Pažljivo slijedite upute u ovom odjeljku. Ako nepravilno izmijenite registar, mogli biste uzrokovati ozbiljne probleme. Prije izmjene sigurnosno kopirajte registar radi vraćanja ako se pojave problemi.
pravilnik grupe registra:HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options Naziv: DisableOneClickArchive Vrsta: DWORD Vrijednost: 1 Put registra alata za prilagodbu sustava Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options Naziv: DisableOneClickArchive Vrsta: DWORD Vrijednost: 1
Napomena: Taj se popravak ne odnosi na trajne verzije programa Outlook.
Kako pronaći mapu Arhiva?
Mapa Arhiva nalazi se na popisu mapa. Da biste prikazali popis mapa, odaberite Prikaz > okna s mapama >Normalno.
Kako pretraživati mapu Arhiva?
Kada po zadanom tražite stavke programa Outlook pomoću značajke pretraživanja pri vrhu popisa mapa, klasični Outlook pretražuje cijeli poštanski sandučić.
Ako pretraživanje želite primijeniti samo na mapu Arhiva, najprije na popisu mapa odaberite mapu Arhiva. Okvir za pretraživanje sada će pretraživati samo mapu Arhiva.
Kako se to razlikuje od internetskog arhiviranja?
Internetsko arhiviranje značajka je namijenjena poslovnim korisnicima sustava Microsoft 365 koji imaju neuobičajeno velike poštanske sandučiće. Ti korisnici mogu koristiti internetsku arhivu i izbjeći brisanje stare pošte. Korisnikova mrežna Arhiva djeluje kao drugi račun u Outlook vlastitoj strukturi mapa. Stoga nije obuhvaćena pretraživanjima iz mape ulazne pošte.
Ako je internetska arhiva omogućena, administratori i korisnici mogu postaviti poštanske sandučiće tako da automatski premještaju stare poruke u nju putem pravilnika arhiviranja.
Kada bi trebalo koristiti arhiviranje, a kada internetsko arhiviranje?
Preporučujemo da koristite značajku Arhiva da vaša ulazna pošta ne bi primala poruke na koje ste već odgovorili ili na koje ste djelovali. Na arhiviranje gledajte kao na mapu s datotekama. U nju možete pohraniti stavke i jednostavno im pristupati. Možete i izbrisati poruke ili ih premjestiti u određene mape, ako je to više vaš stil.
Korisnicima koji imaju velike poštanske sandučiće u tvrtki ili ustanovi sustava Office 365 Enterprise preporučujemo da za korisnike koji imaju velike poštanske sandučiće postavite pravilnik sustava Arhiva koji stavke premješta u mrežni Arhiva nakon godinu dana ili manje ako korisnici brže dostižu kvotu poštanskog sandučića. Time se osigurava da korisnici ne moraju brisati staru poštu da bi oslobodili prostor za novu poštu. Poštu stariju od određenog vremena moguće je premjestiti iz mape ulazne pošte i lokalne mape za arhiviranje.
Najčešća pitanja o arhiviranju
Ako koristite račun za Microsoft 365, Exchange, Exchange Online ili Outlook.com, ne možete promijeniti mjesto na koje se arhivirane stavke premještaju. Mapa Arhiva jedna je od zadanih sistemskih mapa programa Outlook i ne može se preimenovati, premjestiti ni izbrisati. Ako koristite račun POP ili IMAP kao što su Gmail, Yahoo ili iCloud, možete promijeniti lokaciju mape Arhiva odabirom Datoteka > Postavke poštanskog sandučića > Alati > Postavi mapu Arhiva.
Arhiviranje je dobro poznata značajka koja je već prije bila dostupna u programu Outlook Mobile, Outlook Web App i Outlook.com, a koriste je čak i drugi davatelji usluge e-pošte, primjerice Gmail. Budući da je naziv već poznat, a internetska arhiva postojeća značajka, odlučili smo zadržati isti naziv.
Samoarhiviranje je starija značajka programa Outlook koja omogućuje automatsko premještanje stare pošte u .pst datoteku. To znači da se poruke e-pošte uklanjaju s poslužitelja i teže ih je pronaći. Ako tvrdi disk na kojem se AutoArchive.pst datoteka nalazi postane neupotrebljiv, pošta će biti izgubljena. Internetska arhiva zamjena je poslovne klase za samoarhiviranje.
Samoarhiviranje se i dalje može koristiti ako nemate mrežni Arhiva i ako IT odjel ne onemogući tu funkciju. Dodatne informacije o samoarhiviranjem u programu Outlook 2016 potražite u članku Arhiva starije stavke ručno u klasičnom programu Outlook za Windows.
Arhiviranje je široko dostupna značajka u programu Outlook za Windows, Outlook Mobile, Outlook na webu i Outlook.com. Pomoću Arhiva nije moguće onemogućiti značajku pravilnik grupe.
Povezani članci
Ručno arhiviranje starijih stavki u programu Outlook za Windows
Potrebna vam je dodatna pomoć?
Želite dodatne mogućnosti?
Istražite pogodnosti pretplate, pregledajte tečajeve za obuku, saznajte kako zaštititi uređaj i još mnogo toga.
Zajednice vam pomažu da postavljate pitanja i odgovarate na njih, pošaljete povratne informacije i čujete se sa stručnjacima s bogatim znanjem.
