A Microsoft 365 Copilot segíthet a döntési összefoglaló gyorsabb elkészítésében, de nem kell minden részletet delegálni. A döntési összefoglalók gyakran tartalmaznak kutatást, elemzést, ítélőképességet és kötelezettségvállalásokat. Ezen munkák egy része jól illik a Copilothoz. Némelyiknek még mindig vezetnie kell.
Ez a forgatókönyv bemutatja, hogyan döntheti el, hogy a Copilot mely részeit kezelje. A cél nem az, hogy mindenhol használjuk a Copilotot, hanem az, hogy olyan helyeken használjuk, ahol hozzáadott értéket teremt anélkül, hogy csökkentené az elszámoltathatóságot.
Eset: A döntési rövid munka felosztása tevékenységekre delegálás előtt
Egy felső vezetőknek szóló határozati összefoglalót készít elő arról, hogy vegyes eredmények esetén folytassák, módosítsák vagy leállítsák a próbaüzemet. Egyes csapatok látták az előnyöket, de az adoptáció változó, a visszajelzések lelkesedést és aggodalmat is tartalmaznak, és a költségekre vagy a személyzetre gyakorolt hatás továbbra sem egyértelmű.
Rendelkezésre állnak a próba-összefoglalók, az értekezleti jegyzetek, a visszajelzési témák, a bevezetési adatok és a korai költségbecslések. A döntési összefoglaló befolyásolhatja a jövőbeni befektetéseket, bővítéseket, a bevezetés változásait vagy azt, hogy az erőfeszítés véget ér-e.
A Copilot használata előtt bontsa a munkát kisebb feladatokra. A rutinszerű munkát, például a forrásanyag rendszerezését, a visszajelzési minták összegzését és a vázlat megfogalmazását gyakran egyszerűbb áttekinteni és delegálni. Az ajánlások alakítása, a bizonyítékok értelmezése vagy a döntések befolyásolása több emberi részvételt igényel.
Az Ön feladata annak eldöntése, hogy a Copilot hol készíthet vázlatot, hol támogathatja a gondolkodást, és hol kell teljes mértékben az élen maradnia. A Copilot segíthet az információk szintetizálásában és a piszkozatok strukturálásában, de a javaslatért továbbra is Ön a felelős.
Hogyan értékeljem a döntési összefoglalót a delegálás előtt?
Használja az alábbi négy kérdést minden feladathoz:
- Ismételhetőség: Előre látható mintát követ ez a lépés?
- Érintett terület: Mi történik, ha ez a rész hibás?
- Hibaészlelhetőség: Könnyű lenne észrevenni a hibákat?
- Időérzékenység: A Copilot használata segítene gyorsabban haladni ezzel a feladattal anélkül, hogy felesleges kockázatot jelentene?
Hogyan oszlassam el a döntési összefoglalókat a Copilot és a személyek között?
Az alábbi táblázat a munka gyakorlati megosztását mutatja be, hogy a Copilot segítsen az összeállításban és a vázlatkészítésben, miközben az emberek felelősek maradnak az ellenőrzésért, a stratégiáért és a jóváhagyásért.
| A döntés rövid lépése | Javasolt módszer | Miért |
|---|---|---|
| Jegyzetek, döntések és meglévő forrásanyagok összegyűjtése. | A Copilot kezeli az emberi felülvizsgálatot. | Ez gyakran megismételhető és gyorsabban szintetizálható, mint kézzel. |
| Vázlat vagy standard szakaszok vázlata. | A Copilot kezeli az emberi felülvizsgálatot. | A struktúra és az első piszkozatok általában alacsony kockázatot jelentenek, ha áttekinti és pontosítja őket. |
| Összegezze az ismert kísérleti célokat, mérföldköveket, megállapításokat vagy a hátteret. | A Copilot kezeli az emberi felülvizsgálatot. | Ezzel időt takaríthat meg, de meg kell erősítenie, hogy mi az aktuális, teljes, és mi a releváns. |
| Alakítsa ki az ajánlást, a kompromisszumokat és az üzleti forgatókönyvet. | A Copilot támogatja, de továbbra is ember által vezetett marad. | Ez ítélkezést igénylő munka. A logika, a pozíció és a végső üzenet az Öné. |
| Dátumok, költségvetés, tulajdonosok, hatókör, függőségek és feltételezések jóváhagyása. | Tartsa az ember által vezetett. | Ezek az adatok nagy hatást kelthetnek , és megbízható forrásokban kell ellenőrizni őket. |
| Hagyja jóvá a végleges döntési összefoglalót, és döntsön annak megosztásáról. | Tartsa az ember által vezetett. | Az elszámoltathatóságot, a jóváhagyást és az érdekelt felek megítélését nem szabad delegálni. |
Hogyan használhatom a Copilotot, miközben elszámoltatható maradok?
Ha már tudja, hogy mely részeket kell a Copilotnak kezelnie, céltudatosabban használhatja.
Megkérheti például a Copilotot, hogy:
- A tesztfázissal kapcsolatos visszajelzéseket és a bevezetési jegyzeteket egy rövid háttérszakaszban foglalhatja össze.
- Alakítsa a durva pontokat a döntési tájékoztató első vázlatává.
- Javasoljon egyértelműbb struktúrát az eredményekhez, a kockázatokhoz, a függőségekhez és a lehetőségekhez.
Ezeket a részeket általában ember által vezérelt állapotban kell tartani:
- A végső javaslat.
- Hogyan kell értelmezni a vegyes bizonyítékokat.
- A döntési tájékoztatóba vetett bizalom szintje.
- Hogyan vannak keretezve a kompromisszumok.
- A résztvevőktől kért jóváhagyások.
- Készen áll-e a döntési összefoglaló a megosztásra.
A Copilot segíthet a gyorsabb haladásban, de nem vállalja a döntési rövidítés felelősségét. Ha az ajánlás gyenge, hiányos vagy félrevezető, az továbbra is az Ön felelőssége.
Példák a hívásindítást segítő kérdésekre
A Copilot használatával eldöntheti, hogy mekkora részt delegáljon a döntési rövid munkafolyamatból.
A munka tevékenységekre bontása
Sorolja fel a jelen határozati tájékoztató elkészítésével kapcsolatos főbb feladatokat. Külön szerkesztési, elemzési, érvényesítési és jóváhagyási munka. |
|---|
Az egyes tevékenységek értékelése
|
Minden feladat esetében értékelje az ismétlhetőséget, a hatást, a hibaészlelhetőséget és az időérzékenységet. Azonosítsa, mely feladatok alkalmasak a Copilot piszkozatához, és melyeket kell ember által irányítottnak maradnia. |
|---|
Ajánlás kérése
|
Javaslatot tesz arra, hogy mely rövid döntési feladatokat kell automatizálni emberi felülvizsgálattal, a Copilot támogatásával, miközben továbbra is ember által irányított marad, vagy teljes egészében egy személy kezeli. Magyarázza el az indoklást. |
|---|
Ellenőrzőlista a gyors döntéshez
Mielőtt a Copilot használatával megfogalmazza egy döntési összefoglaló részeit, győződjön meg a következőkről:
✔️ Ismételhetőség: A feladat elég kiszámítható ahhoz, hogy a Copilot jól kezelje.
✔️ Hatás: A program tisztában van a hibák kockázataival és hatásaival.
✔️ Hibaészlelhetőség: Az eredmény egyszerűen áttekinthető és ellenőrizhető.
✔️ Időérzékenység: A sebesség valódi értéket teremt.
Ha ezek közül bármelyik nem egyértelmű, csökkentse a delegálás hatókörét. Töltse le a Döntse el, hogy a Copilot vagy egy ügynök a megfelelő eszköz a munkájához rövid összefoglalót, amely praktikus erőforrás, amelyet munka közben visszatérhet.
Miért fontos ez a döntés?
Egy ilyen döntési összefoglaló nem csak egy dokumentum. Ez egy javaslat arra, hogy mi történjen ezután, amikor a bizonyítékok összekeverednek, és a tét valós. A Copilot időt takaríthat meg a szövegezés és a szintézis során, de az Ön megítélése teszi felelőssé a döntés rövidítését.
Használja a Copilotot, ahol segít a gyorsabb mozgásban. Tartsa az embereket az élen ott, ahol a munka az ítélettől, az értelmezéstől, a kockázatoktól és az elszámoltathatóságtól függ.
Tipp:
Töltse le a Döntse el, hogy a Copilot vagy egy ügynök a megfelelő eszköz a munkájáhozgyors összefoglaló, amely praktikus erőforrás, amelyet munka közben visszatérhet.