A Microsoft 365 Copilot gyorsan képes elkészíteni egy szilárd első vázlatot, de egy csiszolt piszkozat így is célt téveszthet. Amikor a kimenet közeli, de nem teljesen megfelelő, az iterációval anélkül javíthatja, hogy újrakezdené.
Ebben a forgatókönyvben megerősítheti a Copilot által létrehozott javaslatot a legnagyobb hiányosságok kijavításával és célzott változtatásokkal, amelyek segítenek a vezetői érdekelt feleknek a javaslat értékelésében.
Forgatókönyv: Javaslatpiszkozat javítása elölről kezdés nélkül
Ugyanazon javaslaton dolgozik a vezetőség számára: a heti állapotjelentések automatizálása több csoportban. A javaslat célja a manuális erőfeszítések csökkentése, a jelentéskészítés következetességének javítása, valamint a vezetők jobb átláthatósága a kockázatokról és a késedelmekről egy kísérleti és szélesebb körű bevezetés révén, ha sikeres.
Az első piszkozat diagnosztizálása után azonosította a legnagyobb problémákat:
- A javaslat nem magyarázza el egyértelműen, hogy a vezetőket miért kérik jóváhagyásra.
- A kockázatokat és a függőségeket, beleértve a személyzetet, a bevezetést és az adatkonzisztenciát, alulbecsülik.
- A jelentési probléma, a próbahatókör, a tulajdonosok és az ütemtervek kontextusa hiányzik vagy nem konzisztens.
- Egyes állítások, különösen a hatékonyságnövekedéssel kapcsolatban, túl tágak ahhoz, hogy hitelesnek érezzék magukat.
- Előfordulhat, hogy egyes részletek nem felelnek meg a legutóbbi bevezetési tervnek.
A draft elég erős ahhoz, hogy építsen. Ahelyett, hogy újrakezdené, először a legnagyobb hiányosságra koncentráljon, javítsa azt a szakaszt, és őrizze meg azt, ami már működik. Minden egyes módosítás után ellenőrizze, hogy a javaslat világosabb, hitelesebb-e, és hasznosabb-e a projekt finanszírozásáról döntő vezetők számára.
Hogyan javíthatom a javaslattervezetet iterációval?
Ezekkel a közelítési ellenőrzésekkel célzott változtatásokat végezhet, amelyek megerősítik a vázlatot: cél,célközönség,kényszerek, bizonyítékok és struktúra.
Cél: a piszkozat fókuszálása a szükséges döntésre
| Előtte: Copilot-piszkozat | Utána: Módosított verzió |
|---|---|
| "Ez a javaslat felvázolja a jelentésjavítási kezdeményezés hatókörét és célkitűzéseit." | "Ez a javaslat fokozatos bevezetést javasol a heti állapotjelentések automatizálására négy csapat számára, így a vezetők hamarabb láthatják a kockázatokat és a késéseket, miközben csökkentik a frissítések előkészítéséhez szükséges manuális munkát." |
| Amit ez a tervezet nem világosít: Általános marad, és nem mondja ki egyértelműen, hogy a vezetőségben részt vevőknek milyen döntést kell meghozniuk. | Mi javult: A korrektúra elnevezi a műveletet, meghatározza az első lépést, és rögtön elmagyarázza az üzleti értéket. |
Kérdezzen a Copilottól
"Vizsgálja felül a nyitót, hogy az ajánlás, az első fázis hatóköre és a végrehajtási döntés egyértelmű legyen az első két mondatban."
Célközönség: A tervezet módosítása a vezetői érdekeltek számára
| Előtte: Copilot-piszkozat | Utána: Módosított verzió |
|---|---|
| "Az idők során több csapat különböző jelentéskészítési megközelítéseket alkalmazott, és folyamatos viták folynak a folyamatok konzisztenciájáról és a frissítés minőségéről." | "Manapság a csapatok manuálisan gyűjtik össze a heti frissítéseket, és inkonzisztens formátumokat használnak, ami megnehezíti a vezetők számára a kockázatok és a késések észlelését a programokban." |
| Amit ez a tervezet nem világosít: Az üzleti probléma gyors megfogalmazása helyett általános háttérrel foglalkozik. | Mi javult: A felülvizsgálat anélkül adja meg a vezetőknek a szükséges kontextust, hogy késleltetné a lényeget. |
Kérdezzen a Copilottól
"Írd át ezt a vezetői érdekelt felek számára. Csak azt a kontextust tartsa meg, amely elmagyarázza a jelentéskészítéssel kapcsolatos jelenlegi problémát, és hogy miért fontos most."
Korlátozások: Megfelelő hosszúságra, hatókörre és formátumra vágás
| Előtte: Copilot-piszkozat | Utána: Módosított verzió |
|---|---|
| "Ez a javaslat tartalmazza a korábbi jelentési megbeszélések hátterét, a folyamatokkal kapcsolatos megfontolásokat, több jövőbeli állapot lehetőségét és a csapatbeszélgetések számos megfigyelését." | "Ez a javaslat négy pontra összpontosít: a jelenlegi jelentési problémára, az első fázisú kísérletre, a várható értékre és a most szükséges döntésre." |
| Amit ez a tervezet nem világosít: A szakasz túl tág, és nem felel meg a vezetők által igényelt szigorúbb formátumnak. | Mi javult: A korrektúra szűkíti a hatókört és megkönnyíti a tartalom gyors áttekintését. |
Kérdezzen a Copilottól
"Szigorítsa meg ezt a részt a vezetői felülvizsgálathoz. Távolítsa el az alacsony értékű hátteret, és csak azt tartsa meg, ami támogatja az első fázis ajánlását."
Bizonyítékok: Adjon meg konkrét részleteket, amelyek alátámasztják az ajánlást
| Előtte: Copilot-piszkozat | Utána: Módosított verzió |
|---|---|
| "Ez a kezdeményezés jelentős hatékonyságnövekedést eredményez, és javítja a csapatok közötti láthatóságot." | "Ez a kezdeményezés automatizálná a tesztcsapatok heti állapotgyűjtését, csökkentené a frissítések összeállításával töltött időt, és következetesebb képet adna a vezetőknek a kockázatokról, késésekről és tulajdonosokról a heti jelentési ciklusban." |
| Amit ez a tervezet nem világosít: Javulást ígér, de nem magyarázza el, hogy milyen változások történtek, vagy miért kellene hitelesnek tűnnie az állításnak. | Mi javult: A felülvizsgálat az előnyt a tényleges jelentési problémához köti, és ismerteti az automatizálás konkrét értékét. |
Kérdezzen a Copilottól
"Tegye konkrétabbá ezt az állítást a jelenlegi jelentéskészítési fájdalmas pontok, a kísérleti hatókör és a forrásjegyzetek segítségével."
Felépítés: Formázza át a piszkozatot, hogy könnyebben áttekinthető legyen és kezelhetőbb legyen
| Előtte: Copilot-piszkozat | Utána: Módosított verzió |
|---|---|
| "Ez a javaslat azt javasolja, hogy az automatizálási erőfeszítéseket az első fázisban kezdjék meg a kiválasztott csapatokkal, a személyzet és a megvalósítás felkészültségétől függően, és arra kéri a vezetést, hogy vizsgálja felül az ajánlást és azt." |
Javaslat: Indítson el egy első fázisú próbaprojektet négy csapat számára. Főbb függőségek: Erősítse meg a személyzetet, a jelentési bemeneteket és a bevezetésre való felkészülést. A döntés most szükséges: Hagyja jóvá a próbahatókört és a következő lépés megtervezését. |
| Amit ez a tervezet nem világosít: A legfontosabb pontok mind jelen vannak, de úgy vannak összecsomagolva, hogy nehezebb áttekinteni őket és gyorsan reagálni rájuk. | Mi javult: Az átdolgozás a főbb pontokat olyan formátumba választja szét, amelyet a vezetők gyorsabban tudnak áttekinteni. |
Kérdezzen a Copilottól
"Formázza át ezt rövid vezetői összefoglalóvá, amely három listajeles javaslatot, kulcsfontosságú függőségeket és döntést igényel."
Ellenőrzőlista a gyors készenléthez
Mielőtt továbblépne, győződjön meg arról, hogy minden javítás az öt objektív közül az egyik-e valamelyik:
✔️ Cél: A tervezet most már támogatja a vezetők számára meghozandó döntést.
✔️ Közönség: A hangnem és a részletesség megfelel a vezetőségi érdekelt felek számára.
✔️ Korlátozások: A hossz, a hatókör és a formátum szabályozott.
✔️ Bizonyítékok: Az állítások konkrétak és a jelentési forgatókönyvön alapulnak.
✔️ Felépítés: A javaslattervezet könnyen áttekinthető és könnyen kezelhető.
Ha az egyik terület gyenge, ismételje meg az iterációt. A második vagy harmadik korrektúra normális. Töltse le az Iterálás a Copilot kimenetén című rövid összefoglalót, hogy jobb eredményeket kapjon , egy praktikus erőforrást, amelyet munka közben visszatérhet.
Miért fontos az iteráció?
Az első vázlatnak nem kell tökéletesnek lennie. Ha az irány megfelelő, a közelítés segít megerősíteni a gyenge pontokat, megőrizni azt, ami működik, és javítani a javaslatot anélkül, hogy újrakezdené.
Tipp:
Töltse le az Iterálás a Copilot kimenetén című rövid összefoglalót, hogy jobb eredményeket kapjon, egy praktikus erőforrást, amelyet munka közben visszatérhet.