A Copilot által létrehozott döntési összefoglaló gyorsan csiszoltnak tűnhet, de a határok segítenek eldönteni, hogy mit tartalmazzon, mit hagyjon ki, és mit igényel emberi felülvizsgálat a megosztás előtt.
Ez a forgatókönyv bemutatja, hogyan állíthat be egyértelmű határokat, mielőtt megkéri a Copilotot, hogy vázoljon meg egy döntési tájékoztatót arról, hogy vegyes eredmények után folytassa, módosítsa vagy állítsa le a piszkozatot, így a piszkozat könnyebben megbízható, áttekinthetőbb és pontosabb lesz.
Forgatókönyv: A korlátok meghatározása a döntési összefoglaló létrehozása előtt
Egy felső vezetőknek szóló határozati összefoglalót készít elő arról, hogy vegyes eredmények esetén folytassák, módosítsák vagy leállítsák a próbaüzemet. Vannak próba-összefoglalói, értekezletjegyzetei, visszajelzési témái, bevezetési adatai és korai költségbecslései, de bizonyos információk még állhatnak fenn, vagy további kontextust igényelnek.
Már [eldöntötte, hogy a döntési összefoglaló munkafolyamat mely részeit kezelje a Copilot], és mely részek maradjanak ember által irányítottak. Most meg kell határoznia a határokat arra vonatkozóan, hogy a Copilot hogyan hozza létre a piszkozatot.
Ez a döntési összefoglaló alakíthatja a pilóta jövőjét. Ha a tervezet elhomályosítja a tényeket, feltételezéseket vagy felkészültséget, az gyengítheti az ajánlást.
Ennek elkerülése érdekében állítson be határokat a piszkozat készítése előtt, hogy a Copilot koncentráljon és könnyebb legyen az áttekintés.
Milyen határoknak kell alakítaniuk a döntési összefoglaló tervezetét?
Ezzel az öt határral meghatározhatja, hogy mi tartozik a piszkozatba – és mi nem: Cél,Frissesség, Kontextus, Célközönség és Ellenőrzőpontok.
Cél
Határozza meg, hogy mit kell tennie a decision briefnek – és mit nem.
| Ajánlott | Kerülendő | Kérdezzen a Copilottól |
|---|---|---|
| Összpontosítson az ajánlásra, a bizonyítékokra, a főbb kockázatokra és a következő lépésekre. | Alakítsa a döntési összefoglalót a próba során tanultak archívumává. | "Készíts egy határozati összefoglalót, amely az ajánlásra, a várható értékre, az ütemtervre és a kockázatokra összpontosít." |
| Ügyeljen arra, hogy a tartalommal kapcsolatos döntés valóban fókuszáljon. | Töltse túl a vázlatot olyan részletekkel, amelyek nincsenek hatással az ajánlásra. | "Hagyd ki azokat a háttereket, amelyek nem befolyásolják a döntést." |
| Emelje ki, hogy mely érdekelt feleknek kell dönteniük. | Vegyen fel olyan mellékbeszélgetéseket, amelyek elvonják a figyelmet a fő döntésről. | "Azonosítsa az érdekes, de a döntéshez nem szükséges tartalmakat." |
Frissesség
Döntse el, mely információk elég frissek ahhoz, hogy belefoglalja.
| Ajánlott | Kerülendő | Kérdezzen a Copilottól |
|---|---|---|
| Használja a legújabb jóváhagyott ütemtervet és a jelenlegi kísérleti eredményeket. | Az elavult becsléseket aktuális tényként kezelje. | "Használja a megerősített legfrissebb információkat." |
| A korábbi becsléseket vagy feltételezéseket kísérletesként kezeli, kivéve, ha megerősítést nyernek. | Az újabb utasítások vagy frissítések figyelmen kívül hagyása. | "Jelöljön meg minden olyan dátumot, döntést vagy nyilatkozatot, amely elavult vagy felülírt lehet." |
| Hívjon fel mindent, amit lecserél az újabb irányzat. | Aktuális és elavult adatok keverése egyértelműsítés nélkül. | "Azonosítsa, hogy az újabb útmutatás hol változtatja meg a döntési összefoglalót." |
Környezet:
Győződjön meg arról, hogy a kulcsfontosságú pontok önállóak.
| Ajánlott | Kerülendő | Kérdezzen a Copilottól |
|---|---|---|
| Adott esetben adja meg a tulajdonosokat. | A mérföldkövek bemutatása kötelező feltételek nélkül. | "Jelöld meg a határozati tájékoztató minden olyan részét, amely további kontextust igényel." |
| Foglalja bele az ajánlást befolyásoló feltételezéseket, függőségeket és korlátozásokat. | Hagyja a főbb részleteket hallgatólagosan vagy homályosan. | "Hívja fel a figyelmet a hiányzó tulajdonjogokra, feltételezésekre vagy függőségekre." |
| Magyarázza el, hogy mi jelenik meg a próba eredményeiben, és mi nem. | A korai megállapításokat meggyőzőbbnek mutassa be, mint amilyenek. | "Győződjön meg arról, hogy a döntési összefoglaló megvalósítható, világos és megfelelően minősített." |
Célközönség
Szabjon meg korlátokat, hogy mi felel meg ennek a célközönségnek.
| Ajánlott | Kerülendő | Kérdezzen a Copilottól |
|---|---|---|
| A tartalmakat a közönség igényeihez igazíthatja. | Tartalmazzon megoldatlan belső vitákat. | "Azonosítsa az érzékeny vagy a közönség számára nem megfelelő tartalmakat." |
| Csak a szükséges adatokat adja meg. | Szükség esetén ossza meg a bizalmas költségvetési megbeszéléseket. | "Spekulatív vagy hiányos állítások megjelölése." |
| Egyértelmű, alátámasztott nyilatkozatokat adhat elő. | Tartalmazzon olyan spekulációkat, amelyek elkötelezettségnek tekinthetők. | "Félreértelmezhető tartalom eltávolítása vagy módosítása" |
Ellenőrző pontok
Határozza meg, hogy mit kell áttekintenie egy személynek, mielőtt a piszkozat továbblép.
| Elem áttekintése | Miért kell felülvizsgálni? | Kérdezzen a Copilottól |
|---|---|---|
| Javaslatok | Befolyásolhatja az irányt vagy a jóváhagyást. | "Jelöljön meg minden olyan állítást, amely emberi felülvizsgálatot igényel." |
| Dátumok és kötelezettségvállalások | Állítsa be a kézbesítéssel kapcsolatos várakozásokat. | "Jelölje meg a megerősítést igénylő kötelezettségvállalásokat." |
| Megnevezett tulajdonosok | Elszámoltathatóság hozzárendelése. | "A hiányzó vagy nem egyértelmű tulajdonjog azonosítása." |
| Kockázati nyelv | Befolyásolja a döntéshozatalt és az észlelést. | "Emelje ki az érvényesítést igénylő kockázati állításokat." |
| A jóváhagyás vagy a finanszírozás hatásai | Lehetséges, hogy az érdekelt felek jóváhagyását kéri. | "Olyan területek, amelyek vezetői felülvizsgálatot igényelnek." |
Hogyan alakítsam a döntési rövid határokat működő parancssá?
Miután meghatározta a határokat, alakítsa azokat egyetlen világos utasítássá. Például:
"Készíts döntési tájékoztatót a vezetői érdekelt felek számára arról, hogy ezt a próbaprojektet folytatni kell-e, meg kell-e változtatni vagy le kell-e állítani. Összpontosítson az ajánlásra, az alátámasztó bizonyítékokra, a várható értékre, a főbb kockázatokra és a következő lépésekre. Csak a legfrissebb megerősített információkat használja. Jelöljön meg minden olyan dolgot, ami elavult, nem releváns vagy nem megfelelő a célközönség számára. Megosztás előtt jelölje meg a javaslatokat, kötelezettségvállalásokat, dátumokat és a megnevezett tulajdonosokat."
Ez nem helyettesíti a felülvizsgálatot, de segít a Copilotnak erősebb első piszkozatot készíteni.
Milyen információkat kell továbbítanom?
A határozattervezet áttekintése során rendezze a tartalmat három csoportba: Továbbítás, Továbbítás körültekintően és Kihagyás.
| Továbbvitele | Óvatosan vigye előre | Hagyja ki |
|---|---|---|
| Jóváhagyott projektcél | Támogatott kísérleti eredmények | Elavult projektadatok |
| Megerősített mérföldkövek | Korai becslések | Lecserélt ütemtervek |
| Következő lépések megnevezése tulajdonosokkal | Függőségek, amelyek még megerősítésre várnak | Mellékbeszélgetések |
| Érvényesített állapot vagy kockázati nyilatkozatok | Vegyes eredmények, amelyek minősítést igényelnek | Spekulatív állítások |
| Esetlegesen még módosítás alatt álló bevezetési adatok | A döntéshez nem szükséges, célközönséghez korlátozott részletek |
Így a döntés röviden fog megjelenni, és arra összpontosít, ami hasznos és felelősségteljes megosztani.
Ellenőrzőlista a gyors készenléthez
Mielőtt a Copilot által létrehozott döntési rövid piszkozatra támaszkodik, győződjön meg a következőkről:
✔️ Cél: A piszkozat az Ön által tervezett feladatra összpontosít.
✔️ Frissesség: A legújabb irány tükröződik.
✔️ Kontextus: A legfontosabb pontok elegendő kontextust tartalmaznak.
✔️ Célközönség: A tartalom megfelel a közönségnek.
✔️ Ellenőrzőpontok: Az emberi felülvizsgálati pontok egyértelműen meg vannak határozva.
Ha ezek közül valamelyik gyenge, finomítsa a határokat a vázlat további átdolgozása előtt.
Miért fontosak a határok?
A Copilot gyorsan képes vázlatot készíteni, de az embereknek el kell dönteniük, hogy milyen bizonyítékokat tartalmaznak, mekkora megbízhatóságot érdemelnek, és mit érdemes megosztani. A határok letisztázása javítja a vázlat minőségét, csökkenti a kockázatot és gyorsabbá teszi a véleményezést.
A Copilot létrehozza a piszkozatot. Ön továbbra is felelős a végső döntési tájékoztatóért.
Tipp:
Töltse le a Copilot-munka tervezéséhez, határok és ellenőrzőpontok rövid összefoglalási útmutatóját, amely egy praktikus erőforrás, amelyet munka közben visszatérhet.