A Microsoft 365 Copilot képes letisztult első vázlatot létrehozni, de a letisztult nem jelenti azt, hogy kész. A diagnosztizálás segít azonosítani a hiányzó, nem egyértelmű, nem alátámasztott vagy elavult információkat a felülvizsgálat előtt.
Ebben a forgatókönyvben áttekint egy Copilot által létrehozott javaslatot, és azonosítja a legfontosabb hiányosságokat, mielőtt továbblépne az iterációval történő javítására.
Forgatókönyv: Módosítás előtt tekintse át a Copilot által létrehozott javaslatvázlatot
Ön egy javaslatot készít a vezetőség érdekeltjei számára a heti állapotjelentések automatizálásáról több csoporton belül. Manapság a vezetők manuálisan gyűjtik a frissítéseket, a jelentéskészítési formátumok eltérőek, és a vezetők nem látják következetesen a kockázatokat, a késedelmeket és a tulajdonjogot.
A javaslat egy kis kísérleti kísérletet javasol a szélesebb körű bevezetés előtt. A Microsoft 365 Copilot használatával vázolja fel a javaslatot a tervezési jegyzetekből, mintajelentésekből, csapatvisszajelzésekből, bevezetési tervekből és időmegtakarítási becslésekből.
Első pillantásra a javaslat késznek tűnik. De a csiszolt nyelvezet fontos hiányosságokat rejthet el. Egyes állítások túlzóak, a kockázatok és a tulajdonjog nem egyértelmű, és az ütemterv egyes részei elavultak lehetnek. Felülvizsgálat előtt diagnosztizálja, hogy a piszkozat hol marad el, és összpontosítson arra, ami a legfontosabb.
Hogyan alkalmazzam a diagnosztikai kritériumokat a pályázattervezetre?
A heti állapotjelentési javaslat áttekintése során az alábbi feltételek alapján azonosíthatja, hogy mi hiányzik, mi nem egyértelmű vagy mi az, ami miatt a vezető nehezen tud cselekedni.
- Döntések: A döntések egyértelműen elkülönülnek a megbeszélésektől?
- Kockázatok: Láthatók akadályok, kompromisszumok vagy bizonytalanságok?
- Kontextus: Megértené, hogy mi a fontos és miért?
- Sajátosságok: Elég konkrétak a kijelentések ahhoz, hogy cselekedni tudjanak?
- Frissesség: A tervezet a legújabb tervet tükrözi?
Ezután alkalmazza az egyes feltételeket, hogy pontosan meghatározza, hol marad el a vázlat.
A döntések nem egyértelműek
A javaslat szerint a vezetők "áttekintettek több bevezetési lehetőséget", de nem határozza meg egyértelműen, hogy a vezetői érdekelt feleknek milyen döntést kell most meghozniuk – jóváhagyniuk kell egy kis próbaüzemet, kiosztani a személyzetet, felülvizsgálatokat kérniük vagy késleltetniük a munkát. A tervezet keveri a vitát a döntéshozatallal.
Kérdezze meg a Copilotot:
"Milyen döntést kér ez a javaslat a végrehajtó érdekelt felektől, és mi hangzik még mindig megoldatlannak, feltételezettnek vagy nyitva hagyottnak?"
A kockázatok nincsenek megmagyarázva
A javaslat az automatizálást egyszerű előrelépésként mutatja be, a jegyzetek azonban függőségeket mutatnak a személyzettel, az adatminőséggel és a bevezetésre való felkészüléssel kapcsolatban. Ezek a kockázatok hatással vannak a bizalomra, az időzítésre és a bevezetés hatókörére.
Kérdezze meg a Copilotot:
"Milyen kockázatokat, függőségeket vagy bizonytalanságokat jelent a heti állapotjelentési kísérlethez kapcsolódóan, de nincs egyértelműen megjelölve ez a tervezet?"
Hiányzik a kontextus
Az ajánlás a "meglévő jelentéskészítési fejlesztésekre" épül, de soha nem magyarázza el világosan a jelenlegi fájdalmas pontokat: a csapatok továbbra is manuálisan gyűjtik a frissítéseket, a formátumok eltérőek, és a vezetők nem látják következetesen a kockázatokat és a késedelmeket. Kontextus nélkül az ajánlás kevésbé sürgősnek és kevésbé megalapozottnak tűnik.
Kérdezze meg a Copilotot:
"Milyen háttér-, tulajdonosi vagy idővonal-részletek hiányoznak egy vezető olvasó számára, hogy megértse, miért fontos ez a javaslat?"
A nyelvből hiányzik a specifikusság
A "láthatóság javítása" vagy a "időt megtakarítás" kifejezések hasznosnak tűnnek, de nem magyarázzák meg, hogy kinek jár előnyökkel, milyen változásokból jár, vagy melyik fázis jár az első fázissal.
Kérdezze meg a Copilotot:
"A javaslat mely részei túl tágak vagy általánosak ahhoz, hogy támogassák a végrehajtó érdekelt felek intézkedéseit?"
Előfordulhat, hogy az információk nem frissek
A piszkozat olyan ütemtervet és bevezetési leírást használ, amely nem teljesen egyezik meg a legújabb tervezési jegyzetekkel. A megfogalmazás ésszerűnek tűnik, de továbbviheti a hatókörrel, a tulajdonosokkal vagy a bevezetés időpontjával kapcsolatos régebbi feltételezéseket.
Kérdezze meg a Copilotot:
"Mi lehet ebben a javaslatban elavult a bevezetési terv korábbi verziói vagy a forrásjegyzetek alapján?"
Hogyan néz ki a diagnózis a gyakorlatban?
Példa: Gyenge javaslati bekezdés diagnosztizálása
Copilot-piszkozat:
"Ez a kezdeményezés javítja a csapatok közötti láthatóságot, és az automatizálás révén jelentős hatékonyságnövekedést eredményez."
Első pillantásra ez kifinomultnak hangzik, de a diagnózis megmutatja, hogy miért nem elég erős a vezetői felülvizsgálathoz.
Amit a diagnózis feltár:
| Area (Terület) | Mire érdemes figyelni | Mi hiányzik ebből a piszkozatból? | Miért fontos ez |
|---|---|---|---|
| Határozatok | Egyértelmű eredmények vagy jóváhagyott irány. | A bekezdés nem tartalmazza, hogy a vezetőknek miket kell jóváhagyniuk, például a következő lépéseket, a finanszírozást vagy az ütemtervet. | Világos döntés nélkül az érdekelt felek nem tudnak előre lépni, és nem tudnak összehangolódni a következő lépésekkel kapcsolatban. |
| Kockázatok | Blokkolók, függőségek vagy kompromisszumok. | A függőségeket, például a személyzeti kapacitást, a bevezetésre való felkészültséget és az adatkonzisztenciát nem említjük. | A kockázatok hiánya hamis megbízhatósághoz vezethet, és késésekhez vagy problémákhoz vezethet a végrehajtás során. |
| Környezet: | Ki, mit, mikor és miért fontos a munka. | A tervezet nem magyarázza el a jelenlegi problémát, például a kézi jelentéssel kapcsolatos kihívásokat. | Kontextus nélkül előfordulhat, hogy a vezetők nem értik meg az ajánlás sürgősségét vagy értékét. |
| Sajátosságok | Konkrét, végrehajtható részletek. | Az olyan kifejezések, mint az "érdemi hatékonyságnövekedés", homályosak, és nem köthetők mérhető eredményekhez. | A homályos nyelvezet megnehezíti a hatás felmérését, illetve az ajánlás alapján történő cselekvést. |
| Frissesség | Az információk a legfrissebb állapotot tükrözik-e. | Nem világos, hogy az igények összhangban vannak-e a legújabb hatókör- vagy időmegtakarítási becslésekkel. | Az elavult vagy ellenőrizetlen információk csökkenthetik a hitelességet, és rossz döntésekhez vezethetnek. |
A diagnózis láthatóvá teszi a szakadékot: a tervezet erősnek hangzik, de még mindig nem mondja meg eléggé a vezetőket ahhoz, hogy magabiztos döntést hozzanak.
Gyors készenlét ellenőrzése
Mielőtt továbblépne, győződjön meg arról, hogy meg tudja válaszolni az alábbi kérdéseket:
✔️ Döntések: Melyik döntés egyértelmű vagy ki nem mondott?
✔️ Kockázatok: Milyen kockázatok, blokkolók vagy függőségek hiányoznak?
✔️ Kontextus: Milyen kontextust feltételeznek a jelenlegi jelentési problémával kapcsolatban, nem pedig magyarázatot adnak?
✔️ Sajátosság: Melyik megfogalmazás túl homályos ahhoz, hogy támogassa a cselekvést?
✔️ Frissesség: Milyen részletek esetén lehet szükség a legfrissebb bevezetési terv szerinti frissesség-ellenőrzésre?
Ha egyértelműen meg tudja nevezni a hiányosságokat, a diagnózis teljes. Ha nem, maradjon ebben a lépésben, mielőtt továbblépne az iterációra. Töltse le a Diagnosztizálja a Copilot kimenetében hiányzó rövid összefoglalót, egy praktikus erőforrást, amelyet munka közben visszatérhet.
Miért fontos a diagnosztika?
A letisztult vázlat hamis magabiztosságot kelthet. Előfordulhat, hogy a Copilot teljesnek hangzó nyelvezetet hoz létre, miközben kihagyja az érdekelt felek számára szükséges döntéseket, kockázatokat, kontextust vagy aktuális részleteket. A diagnózis segít lelassítani, azonosítani a legfontosabb dolgokat, és világosabb céllal elvégezni a felülvizsgálatot.
Tipp:
Töltse le a Diagnosztizálja a Copilot kimenetében hiányzó rövid összefoglalót, egy praktikus erőforrást, amelyet munka közben visszatérhet.