|
A projektben a kockázatokat az alábbi két dolog határozza meg:
Egy projektvezető például úgy gondolhatja, hogy a végső projektjelentések tartalmazzák annak kockázatát, hogy áramkimaradás történik a nyomtatás előtt. Mivel azonban az áramkimaradásnak kicsi a valószínűsége, a kockázat figyelmen kívül hagyható. Nagyobb valószínűséggel előforduló kockázat lehet például az, hogy nem érhető el egy nyomda, amikor egy bonyolultabb, jó minőségű részvény-tulajdonosi jelentést szeretne készíteni. Erre a kockázatra a projektvezetőnek több időt célszerű ütemeznie a jelentésnyomtatáshoz. A projektvezetési útikalauz című lapon további projektvezetési útmutatókat talál. |
|---|
Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács. . .
Példák a magas kockázatú tevékenységekre
Íme néhány jellemző tevékenység és esemény, amelyek növelhetik a kockázatot a projektekben.
| Kockázatos tevékenység | Leírás: |
|---|---|
| Kritikus tevékenységek | Különös figyelmet fordítson a kritikus úton található tevékenységekre. Ezek kockázatosabbak, mert nagyobb hatást gyakorolnak a projekt záró dátumára. |
| Szállítói tevékenységek | Ha szerződést köt egy szállítóval, gyakoribb vagy részletesebb állapotjelentést kérjen tőlük, mint amilyent saját csapattagjaitól kérne. A projekt vége felé előforduló szállítói tevékenységek kockázatosabbak a többi időpontban érvényes szállítói tevékenységeknél. A szállítók közé tartoznak a vállalaton kívüli szerződéses személyek, illetve a vállalat más csoportjaiból származó alkalmazottak is. Mivel a két csoport tagjait saját csapatánál kevésbé irányíthatja, mindkettőt ugyanúgy célszerű kezelnie a projekt eredményét befolyásoló kockázatokat illetően. |
| Tapasztalat nélküli csapattagok | Ha tapasztalat nélküli dolgozókat rendel hozzá a projekt végén, azzal veszélyezteti a projekt záró dátumát, mert nekik több felfutási időre lehet szükségük. Ezt a kockázatot minimálisra csökkentheti, ha elegendő felfutási időt ütemez az új dolgozóknak. |
| Egy évnél nem hosszabb projektek | Az egy évnél hosszabb projektek esetében több az ismeretlen tényező, és így ezek nagyobb kockázatot jelentenek az erőforrások elérhetősége, a technológiai fejlemények, a piaci változások stb. miatt. |
| Túl sok egyszerre történő tevékenység | Ellenőrizze, hogy ugyanabban az időben nincs-e túl sok tevékenység ütemezve. Még ha a tevékenységeket különböző személyek hajtják is végre, ha túl sok van belőlük ugyanarra az időpontra ütemezve, az kockázatot jelent a projektben – főként a projekt vége felé. |
| Ütemezés tervezése a megfelelő sorrendben | A kezdő projektvezetők gyakran elkövetik azt a hibát, hogy azelőtt kapcsolják össze a tevékenységeket, hogy előbb rendszereznék őket. Ez zavart és nagy visszalépést okozhat. Amikor elkezd egy új projektet, először foglalja listába és csoportosítsa a tevékenységeket úgy, hogy a projekt és a projekttermékek teljes körét lefedje. Ezután megkezdheti a tevékenységek összekapcsolását az ideális ütemezés kialakításához. |
| A múlt figyelmen kívül hagyása | Ha nem jegyzi fel a projekt hibáit, valószínűleg újra megismétli őket a jövőbeli projektekben. A projektek gyakran végződnek dokumentumok lezárásával abból a célból, hogy minimálisra csökkenjen a kockázatok ismételt előfordulása a jövőbeli projektekben. |
Kockázatkezelés
Az alábbiakban a projekt kockázatainak kezelésére vonatkozó, projektvezetőknek szóló tippeket találja.
| Kockázatkezelési reakció | Leírás |
|---|---|
| A kockázat elkerülése | Ha egy projekttevékenység súlyos következményekkel járhat, a jó módszer annak elkerülése. Ha például két projekttermékhez egy időben használ egy gyártási folyamatot, az veszélyeztetheti a projekt időzítését. A projektvezetők úgy kerülhetik el ezt a kockázatot, hogy a gyártási folyamatot nem egyszerre, hanem egymás után veszik igénybe. |
| Kockázatcsökkentés | Különböző módokon csökkentheti a kockázatok előfordulásának valószínűségét. Dönthet például úgy, hogy egy egyszerűsített és könnyen megérthető gyártási folyamatot használ, ha egy innovatívabb és költségesebb folyamat telepítése túl sok időt venne igénybe. |
| A kockázat átadása | A kockázatokat úgy is kezelheti, hogy átadja őket egy külső szállítónak. Ha például egy számítógép-alrendszer dokumentációja túl sok belső erőforrásra terjed ki ahhoz, hogy a projekt időben befejezhető legyen, bizonyos részeit szerződés keretében átadhatja egy külső szállítónak. |
| Tanuljon a kockázatból | Nem minden kockázat káros. A kockázatok lehetőségeket is jelenthetnek. Ha például a projekt kockázatainak feltárása után rájön, hogy egy nagyobb gyártási folyamat részeként fejlesztett szoftveres alrendszer önmagában piacképes, dönthet úgy, hogy legjobb mérnökeit állítja rá az alrendszer továbbfejlesztésére. Ha tapasztalt mérnököket vesz ki a projektből, az további kockázatokat jelenthet a projektben, ebben az esetben azonban ezt ellensúlyozhatja az ezzel nyert lehetőség. |
Kockázatkezelés
| Művelet | Leírás |
|---|---|
| Alapterv vagy köztes terv létrehozása és frissítése | Ha nyomon szeretné követni az ütemterv előrehaladását a kockázatot jelentő feladatok feltárása céljából, érdemes megismernie a projekt alapterveinek beállításával kapcsolatos tudnivalókat. |
| Erőforrások munkaterhelésének és elérhetőségének megtekintése | Megtekintheti, hogy mennyire hatékonyan vannak kihasználva az erőforrások a projektben, és hogy szükség van-e módosításokra a túlterhelt vagy kihasználatlan erőforrások miatt. |
| Az ütemterv végrehajtásának nyomon követése | A csapattagoktól a tevékenységekkel kapcsolatban érkező friss adatok hasznosak a kockázatok azonosításához. Az előrehaladás a Gantt-diagramon gyorsan áttekinthető, de a kifinomultabb megtermeltérték-elemzési funkció is igénybe vehető. |
| A projekt kritikus útjának megjelenítése | Időnként érdemes megjeleníteni a projekt befejezési dátumát leginkább befolyásoló tevékenységeket. Az ütemezési kockázatok azonosítását az ilyen tevékenységek vizsgálatával célszerű kezdeni. |
| A megfelelő nézet megválasztása a projekt ütemtervéhez | Egy projekt kockázatai nem tekinthetők meg csupán egyetlen nézet használatával. A projekt kockázatait számos különböző nézet használatával egyszerűen azonosíthatja. |
| Problémák keresése a megtermelt értékek elemzésével | A megtermeltérték-elemzés segít azonosítani a projekt kockázatait olyan kérdések megfogalmazásával, mint például: "A projekten eddig végzett tevékenységek alapján mennyinek kellene lennie a kiadások aktuális összegének?" vagy "Időben befejezzük?" |
| A projektvezetés során kötendő kompromisszumok | Amikor egy projekt kockázatelemzését végzi, végignézi az ütemezésben szereplő tevékenységeket. A projektekben minden módosítás időbeli, költségbeli vagy tartalombeli (terjedelembeli) hatással jár. |
| A Project tevékenységütemezése | A kockázatok tervezésekor és az ütemterv módosításakor előfordulhat, hogy a Project váratlanul más sorrendben helyezi el a feladatokat. Értse meg a nagy "Miért"-et? a Project hatékony ütemezési motorja mögött. |
| A költségekkel kapcsolatos kockázatok azonosítása | A projektköltségek megadása után vizsgálja meg őket, és gondoskodjon arról, hogy ne legyenek kockázatok a költségvetést illetően. |
Vissza a projektvezetési útikalauzhoz.