Berlaku untuk: Outlook di web, Outlook untuk Windows baru, dan Calendar di Microsoft Teams
Sebelum Anda memulai
Anda perlu:
- Lisensi Microsoft 365 Copilot.
- Rapat yang dibuat atau diperbarui di Outlook di web, Outlook untuk Windows baru, atau Calendar di Microsoft Teams.
- Ruang yang Anda tambahkan ke rapat.
Outlook klasik untuk Windows saat ini tidak didukung. Dukungan sedang dikembangkan.
Pemesanan ulang hanya berlaku untuk kamar yang ditambahkan oleh penyelenggara. Jika peserta lain menambahkan ruang, Copilot tidak memesan ulang ruangnya secara otomatis.
Aktifkan memesan ulang Copilot ruang rapat yang ditolak
Jika ruang ditolak, Copilot akan mencoba memesannya ulang secara otomatis saat ruang ditambahkan dari klien yang didukung atau melalui penjadwalan Copilot. Memesan ulang ruang yang ditolak diaktifkan secara default.
Menambahkan ruang di klien yang didukung
Setelah menambahkan ruang, periksa kontrol Pesan ulang ruang yang ditolak di formulir acara, Places finder, atau Room Finder di Outlook:
- Buat rapat atau buka rapat yang Anda atur.
- Tambahkan ruang.
- Konfirmasikan bahwa Pesan ulang kamar yang ditolak tetap diaktifkan.
- Kirim undangan atau pembaruan rapat.
Minta Copilot untuk menjadwalkan rapat dan menambahkan ruang
Anda dapat meminta Copilot untuk menjadwalkan rapat dan menambahkan ruang dalam satu langkah. Misalnya:
- "Jadwalkan rapat dengan Barbara dan tambahkan ruang."
- "Jadwalkan pertemuan 30 menit dengan Alex besok sore dan tambahkan ruang."
- "Jadwalkan rapat dengan manajer saya untuk mendiskusikan laporan penjualan Q1 dan tambahkan ruang."
Copilot mengonfirmasi ruang yang dipilih dan menunjukkan bahwa Pesan ulang kamar yang ditolak aktif.
Apa yang terjadi setelah Anda mengirim undangan
Jika ruang menerima
Tidak ada tindakan yang diperlukan. Rapat menampilkan ruang sebagai dikonfirmasi.
Jika ruang menolak
Copilot mencari ruang pengganti di latar belakang. Tergantung pada ketersediaan kamar, pencarian ini dapat memakan waktu dari beberapa menit hingga beberapa jam. Jika tidak menemukan ruang yang tersedia, Copilot akan mencoba lagi setiap hari sebelum rapat dimulai.
- Mencari ruang yang tersedia yang mirip dengan yang ditolak.
- Berpindah antar ruang kandidat sambil mencari pengganti.
- Updates rapat hanya setelah ruang pengganti diterima.
Peserta tidak diberi tahu tentang ruang kandidat.
Anda dapat mengedit acara kapan saja, termasuk mengubah ruang sendiri. Copilot tidak memblokir atau mencegah perubahan manual.
Saat Copilot sedang mencari
Jika Copilot tidak dapat menemukan ruang yang cocok pada pencarian pertamanya, penyelenggara rapat menerima satu email dari ruang yang diminta dengan subjek Copilot sedang mencari ruang. Email tersebut menjelaskan bahwa ruang yang diminta tidak tersedia, tidak ada ruang serupa yang saat ini tersedia di gedung, dan Copilot akan terus mencari.
Email dikirim sekali, bukan setiap hari. Penyelenggara rapat dapat menunggu Copilot melanjutkan atau memilih Edit Acara untuk mengubah ruang atau detail rapat lainnya.
Saat Copilot menemukan penggantinya
Setelah ruang pengganti diterima, lokasi rapat diperbarui dan peserta menerima pembaruan rapat yang memberi tahu mereka bahwa lokasi telah berubah. Subjek rapat tidak berubah. Email konfirmasi mengidentifikasi kamar asli dan kamar yang dipesan Copilot:
Buka acara untuk mengonfirmasi lokasi yang diperbarui. Anda masih dapat mengubah ruang secara manual jika penggantian tidak sesuai dengan kebutuhan Anda.
Jika Copilot tidak dapat menemukan ruang yang tersedia
Jika Copilot mencapai akhir pemesanan ulang tanpa menemukan ruang yang tersedia, Anda dapat menerima pemberitahuan Copilot tidak dapat menemukan ruang yang tersedia . Dijelaskan bahwa kamar yang diminta tidak tersedia dan tidak ada ruang yang tersedia yang ditemukan di dalam gedung:
Pilih Edit Acara, atau buka rapat dari kalender Anda, dan perbarui sendiri ruang atau detail rapat lainnya.
Cara Copilot memilih ruang
Copilot mencari ruang yang mirip dengan ruang yang menolak rapat. Hal ini mempertimbangkan:
- Konteks lokasi: Lantai, gedung, dan daftar kamar ruangan asli.
- Ketersediaan: Apakah ruang kandidat tersedia untuk rapat.
- Riwayat pemesanan: Kamar yang terkait dengan pemesanan Anda sebelumnya.
- Kapasitas: Ukuran ruang kandidat. Kapasitas adalah pertimbangan, bukan filter wajib.
Urutan bobot dan cadangan yang tepat tidak ditentukan dalam artikel ini.
Pengaturan rencana kerja dan lokasi kerja dapat memengaruhi urutan rekomendasi berdasarkan riwayat pemesanan Anda, yang dapat memengaruhi ruang yang akhirnya dipilih Copilot.
Rapat berulang
Pemesanan ulang ruang Copilot juga berfungsi dengan rapat berulang.
Saat ruang hanya menerima beberapa rapat dalam rangkaian
Tergantung pada pengaturan konflik ruang untuk permintaan berulang, ruang dapat menerima rapat yang tidak berkonflik dengan reservasi yang ada dan menolak rapat yang melakukannya. Respons ruang mencantumkan rapat yang bertentangan:
Dalam hal ini, Copilot membantu memesan ulang rapat yang ditolak dalam seri tersebut. Rapat yang diterima oleh ruang asli tetap tidak berubah.
Saat ruang menolak seluruh permintaan berulang
Copilot pertama-tama mencoba memesan ulang rapat atau seri berulang. Jika tidak berhasil memesan ulang seluruh seri, rapat akan memprioritaskan rapat atau rapat terdekat sehingga rapat mendatang masih dapat memiliki ruang.
Menonaktifkan pemesanan ulang ruang Copilot
Anda dapat menonaktifkan pemesanan ulang ruang Copilot sebelum rapat dimulai:
- Buka rapat.
- Edit acara.
- Temukan Pesan ulang ruang yang ditolak di formulir acara, Places finder, atau Room Finder.
- Nonaktifkan pengaturannya.
- Kirim pembaruan.
Menonaktifkan pengaturan menghentikan pemesanan ulang otomatis di masa mendatang. Ini tidak menghapus kamar yang telah dipesan Copilot. Untuk menghapus atau mengganti ruang yang diterima, edit lokasi rapat dan kirim pembaruan. Anda dapat menemukan tombol alih dalam formulir acara atau saat memilih ruang dengan Tambahkan ruang atau Pencari Ruang:
Pemberitahuan
| Situasi | Kapan | Apa yang diterima penyelenggara rapat | Apa yang diterima peserta |
|---|---|---|---|
| Copilot memesan ulang kamar untuk Anda | Setelah Copilot berhasil memesan ulang ruang yang ditolak | Email konfirmasi yang mengidentifikasi kamar asli dan pengganti | Pembaruan rapat yang memberi tahu mereka bahwa lokasi telah berubah; Subjek rapat tidak berubah |
| Copilot sedang mencari ruang | Saat upaya pemesanan ulang pertama untuk kamar yang ditolak tidak menemukan pengganti yang sesuai | Satu email dari ruang yang diminta | Tidak ada pemberitahuan |
| Copilot tidak dapat menemukan ruang yang tersedia | Ketika rapat dilakukan dalam waktu 24 jam setelah dimulai dan Copilot belum menemukan ruang yang tersedia | Pemberitahuan dengan opsi untuk mengedit acara | Tidak ada pemberitahuan |
Tanya jawab umum
Dapatkah saya memilih kamar pengganti?
Tidak. Copilot memilih ruang secara otomatis. Jika menginginkan ruang tertentu, buka acara tersebut dan gunakan Places Finder atau Room Finder untuk mengubah ruang sendiri.
Mengapa Copilot tidak memesan ulang kamar yang ditolak?
Periksa siapa yang menambahkan ruang ke rapat. Pemesanan ulang hanya berlaku untuk kamar yang ditambahkan oleh penyelenggara. Jika peserta menambahkan ruang, buka acara dan tambahkan atau ubah ruang sendiri.
Mengapa saya menerima pembatalan terkait dengan ruang asli?
Di kotak surat Anda, mengganti ruang yang ditolak dapat terlihat sebagai pembatalan ruang awal untuk rapat. Tindakan ini hanya membebaskan reservasi ruang asli. Hal ini tidak membatalkan rapat di kalender Anda atau undangan untuk peserta Anda.
Apakah peserta akan tahu bahwa ruang telah berubah?
Ya. Setelah ruang pengganti diterima, peserta menerima pembaruan rapat yang memberi tahu mereka bahwa lokasi telah berubah. Subjek rapat tidak berubah. Mereka tidak diberi tahu saat Copilot mencari melalui ruang kandidat.
Dapatkah saya membuat perubahan saat Copilot mencari?
Ya. Buka acara dan ubah ruang atau detail rapat lainnya kapan saja. Copilot tidak memblokir perubahan manual.
Mendapatkan bantuan
Jika pemesanan ulang ruang Copilot tidak berfungsi seperti yang diharapkan:
- Konfirmasikan bahwa Anda telah menambahkan ruang itu sendiri.
- Periksa apakah Pesan ulang kamar yang ditolak masih diaktifkan.
- Periksa respons ruang dan detail rapat terbaru.
- Buka acara dan perbarui sendiri jika Anda perlu segera membuat perubahan.
- Hubungi staf dukungan TI atau administrator Microsoft 365 Anda jika Copilot berulang kali memilih lokasi yang tidak terduga atau tidak dapat menemukan ruang yang seharusnya tersedia.
Administrator Anda dapat menggunakan Konfigurasikan pemesanan ulang ruang Copilot untuk Exchange Online untuk memeriksa:
- Informasi Places yang lengkap dan konsisten, termasuk lantai, bangunan, dan daftar ruangan.
- Kotak surat ruang atau sumber daya dan visibilitasnya di Room Finder dan Places finder.
- Kebijakan dan pemrosesan pemesanan kamar.
- Konfigurasi platform tempat kerja, lokasi kerja, dan rencana kerja.