Berbagi di Outlook bergantung pada apa yang ingin Anda bagikan dan jenis akses yang ingin Anda berikan kepada orang-orang yang berbagi dengan Anda.
Misalnya, Anda dapat berbagi satu kotak surat di beberapa individu di mana semua email masuk dan keluar berasal dari kotak surat tersebut. Atau, Anda dapat berbagi satu atau beberapa folder, atau seluruh kotak surat dengan orang lain. Anda bahkan dapat mengizinkan orang lain untuk mengelola kalender atau kotak surat Anda.
Saat Anda memberikan izin kepada seseorang untuk mengelola kotak surat Anda, Anda memberi mereka izin delegasi. Hal ini melampaui hak istimewa pengeditan dan inilah yang memungkinkan seseorang mengirim atau menanggapi item email atau kalender atas nama Anda. Dalam kasus khusus, Anda bahkan dapat mengizinkan pengelolaan penuh kotak surat dan kalender di mana delegasi Anda memiliki izin untuk bertindak sebagai Anda saat membuat atau merespons pesan atau acara. Untuk mempelajari selengkapnya tentang delegasi , lihat Tentang delegasi: Mengizinkan orang lain mengelola email dan kalender Anda di Outlook.
Apakah dan bagaimana Anda dapat mengakses berbagai opsi berbagi ini di Outlook juga tergantung pada tipe akun yang Anda gunakan. Misalnya, beberapa opsi berbagi terbatas pada akun kerja atau sekolah yang digunakan dalam suatu organisasi. Opsi lain, seperti berbagi kalender, memiliki akses yang lebih luas dan juga dapat dilakukan dengan akun pribadi seperti akun Outlook.com atau Hotmail.com.
Tips
Untuk memahami selengkapnya tentang akun, lihat Apa perbedaan antara akun Microsoft dan akun kantor atau sekolah?
Berbagai cara untuk berbagi di Outlook
Tabel di bawah ini menjelaskan berbagai cara untuk berbagi di Outlook, tipe akun yang diperlukan, dan apakah Anda memerlukan Admin TI organisasi untuk menyiapkannya atau tidak.
| Jenis berbagi | Deskripsi | Contoh skenario | Tipe akun | Memerlukan penyiapan admin TI |
|---|---|---|---|---|
| Kotak surat bersama | Kotak surat bersama menyediakan akses grup atau individu ke seluruh kotak surat. Ini termasuk konten kotak surat seperti folder, kalender, dan kontak. Saat seseorang dalam grup membalas pesan yang dikirim ke kotak surat bersama, email tersebut tampaknya berasal dari alamat bersama, bukan dari pengguna individu. Izin dalam kotak surat bersama dapat berbeda di antara anggota. |
Tim layanan pelanggan menginginkan satu kotak surat tempat semua email masuk dan keluar masuk info@contoso.comke . Setiap anggota tim layanan pelanggan yang memiliki akses ke kotak surat bersama dapat menerima dan merespons pesan. Balasan selalu dikirim dari info@contoso.com siapa pun dari grup yang merespons pesan tersebut. |
Akun kerja atau sekolah | Ya, memerlukan penyiapan admin. Admin akan menetapkan izin kepada semua pengguna yang memerlukan akses ke kotak surat bersama. |
| Kalender bersama | Kalender bersama terbatas pada folder kalender di dalam kotak surat Anda. Anda dapat memilih untuk berbagi kalender dengan satu orang atau beberapa orang. Izin dapat berbeda antara orang yang Anda bagikan kalender dan juga tergantung pada akun yang Anda gunakan untuk berbagi kalender. Beberapa aspek berbagi kalender terbatas hanya pada akun kerja atau sekolah. |
Anda mungkin ingin berbagi kalender dengan penjadwal, admin eksekutif, rekan kerja, teman, keluarga, atau individu tepercaya lainnya. | Akun kerja atau sekolah dan pribadi | Tidak diperlukan penyiapan admin. Biasanya, Anda dapat memilih kalender yang ingin dibagikan dan menetapkan izin dari dalam Outlook. Jika Anda menggunakan akun kerja atau sekolah, Anda dapat memberikan hak istimewa delegasi yang memungkinkan delegasi untuk mengirim dan merespons undangan rapat atas nama Anda. |
| Folder bersama | Pilih untuk berbagi satu atau beberapa folder di kotak surat Anda dengan orang lain di organisasi Anda. Anda dapat mengatur tingkat akses ke setiap orang yang berbagi dengan Anda dengan memberikan hak istimewa lihat-saja, edit, atau delegasi. Ada dua jenis hak istimewa delegasi. Anda dapat memilih agar orang mengirim atas nama Anda, atau mengirimnya sebagai Anda. |
Skenario 1: Anda ingin berbagi folder dengan hak istimewa lihat saja. Misalnya, Anda mengelola proyek dan ingin memberi seseorang di tim akses ke semua email dalam folder tersebut. Anda dapat mengizinkan orang ini untuk menanggapi pesan, tetapi mereka hanya dapat merespons sebagai diri mereka sendiri, bukan atas nama Anda. Skenario 2: Manajer menetapkan hak istimewa delegasi kepada asisten mereka, sehingga asisten dapat memantau dan merespons email atas nama mereka. Atau mereka ingin asisten memiliki pengelolaan lengkap kotak surat mereka dan memberi mereka izin Kirim. Dalam kedua kasus tersebut, manajer dapat memilih untuk berbagi seluruh kotak surat mereka (termasuk kalender mereka), atau berbagi folder yang dipilih saja. |
Akun kerja atau sekolah | Tergantung pada cara Anda ingin orang lain akses, penyiapan admin mungkin diperlukan. Anda dapat berbagi folder dengan orang lain di organisasi Anda. Ini termasuk menambahkan seseorang sebagai delegasi dan memberi mereka Kirim atas nama hak istimewa. Namun, untuk memberikan hak istimewa Kirim sebagai hak istimewa kepada seseorang, Anda harus menghubungi admin TI yang bertanggung jawab untuk mengelola Outlook di organisasi Anda untuk menyiapkannya untuk Anda. |
Siap untuk mulai berbagi?
Pilih artikel di bawah ini tentang cara dan apa yang ingin Anda bagikan.
- Tentang delegasi di Outlook
- Membuka dan menggunakan kotak surat bersama
- Berbagi dan mengakses kalender lihat-saja
- Berbagi dan mengakses kalender dengan izin edit dan delegasi
- Berbagi dan mengakses kotak surat atau folder orang lain di Outlook
- Izinkan pesan dikirim atas nama Anda saat berbagi folder atau kotak surat