Outlook baru menghadirkan pengalaman email baru yang canggih yang dapat membantu administrator eksekutif dan delegasi menjadi lebih produktif dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Artikel ini menangkap beberapa tips Outlook baru untuk kalender dan email yang berguna bagi admin eksekutif. Untuk memulai, kami menyarankan Anda untuk mencoba Outlook baru.
Kami ingin mendengar bagaimana kami dapat meningkatkan pengalaman bagi admin eksekutif dan delegasi! Anda dapat mengirimkan umpan balik Anda di sini.
Catatan
Akses delegasi hanya tersedia jika Anda menggunakan akun kerja atau sekolah di Microsoft 365 atau dengan Exchange Online.
Dalam artikel ini, Anda dapat:
Berbagi dan mengakses kalender dengan izin edit atau delegasi
Berbagi manajemen kategori dengan delegasi
Menambahkan kalender bersama atau delegasi baru
Menambahkan dan menampilkan kotak surat dan folder bersama atau delegasi
Kelola dan gunakan kategori eksekutif sebagai delegasi
Tips untuk asisten eksekutif di email dan kalender
Berbagi dan mengakses kalender dengan izin edit atau delegasi
Untuk mempelajari cara berbagi dan mengakses kalender dengan izin edit atau delegasi di Outlook, lihat Berbagi dan mengakses kalender dengan izin edit atau delegasi di Outlook.
Berbagi akses manajemen kategori dengan delegasi
Dari panel navigasi, pilih Kalender
.Dari tab Beranda, pilih Bagikan Calendar.
Di halaman Berbagi dan izin , ketikkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda ajak berbagi kalender dan tetapkan akses delegasi. Meskipun Anda dapat berbagi kalender dengan beberapa orang, Anda hanya dapat menambahkan satu orang dalam satu waktu dari Outlook di web.
Setelah menambahkan orang yang ingin diminta mengelola kalender, pilih daftar menurun di samping nama mereka, lalu pilih tingkat akses yang ingin Anda tetapkan kepada mereka.
Pilih Delegasi untuk memberikan izin yang sama sebagai editor kepada mereka, dan mereka juga akan menerima respons dan permintaan rapat atas nama Anda.
Untuk mengizinkan delegasi mengelola kategori Anda, centang kotak untuk Izinkan delegasi mengelola kategori.
Setelah Anda menambahkan orang yang ingin diundang berbagi kalender dan memilih izin yang ingin ditetapkan kepada mereka, pilih Bagikan. Jika tidak ingin membagikan kalender sekarang, pilih Hapus.
Orang yang Anda undang berbagi kalender akan menerima pesan email pemberitahuan. Ketika mereka memilih tombol Terima pada undangan, kalender Anda akan ditambahkan ke daftar kalender mereka.
Untuk mempelajari selengkapnya, kunjungi Berbagi dan mengakses kalender dengan izin edit atau delegasi di Outlook.
Menampilkan kalender bersama
Kalender bersama atau yang didelegasikan mungkin tidak muncul secara default di Outlook yang baru. Untuk menampilkan kalender bersama, klik Tampilkan semua dalam daftar kalender dan tampilkan kalender bersama di bawah kalender People. Kemudian, pilih kalender yang Anda minati, lalu pilih Tampilan terpisah di pita untuk menampilkan beberapa kalender secara berdampingan.
Menambahkan kalender bersama atau delegasi baru
Anda dapat menambahkan kalender bersama atau delegasi baru baik dari email yang Anda terima untuk mengelola undangan, maupun langsung dari kalender.
Untuk menambahkan langsung dari kalender Anda, klik Tambahkan kalender. Lalu pilih Tambahkan dari direktori dan pilih eksekutif atau anggota tim yang kalendernya ingin Anda tambahkan.
Catatan
Anda dapat menambahkan kalender anggota tim mana pun dan melihat detail berbagi kalender default mereka (untuk sebagian besar organisasi, ini biasanya berbagi gratis/sibuk).
Menambahkan dan menampilkan kotak surat dan folder bersama atau delegasi
Untuk menambahkan kotak surat dan folder bersama atau delegasi, klik tiga titik di samping folder Dibagikan dengan saya di bawah akun Anda dan pilih Tambahkan folder atau kotak surat bersama.
Lalu pilih akun bersama atau delegasi yang ingin Anda tambahkan. Anda kemudian dapat menampilkan kotak surat atau folder bersama di bawah Dibagikan dengan saya.
Kelola dan gunakan kategori eksekutif sebagai delegasi
Jika telah diberikan izin manajemen kategori, Anda harus menerima izin tersebut dan memulai ulang Outlook untuk mengelola daftar kategori eksekutif Anda di Pengaturan
.
Kini Anda dapat membuat kategori baru atas nama eksekutif yang memberikan izin. Anda juga dapat menerapkan kategori ini ke acara Mail dan Calendar eksekutif.
Melihat dan membuat kategori untuk seorang eksekutif:
- Buka Pengaturan Outlook .
- Pilihkategoriakun>.
- Pilih akun eksekutif dari daftar menurun untuk melihat kategori mereka.
- Dari sini Anda dapat Membuat kategori baru .
Terapkan kategori ke rapat dan acara Calendar:
- Di Outlook, buka Kalender .
- Perluas bagian yang disebut kalender
People dan pilih kalender eksekutif Anda. - Pilih dan tahan (atau klik kanan) salah satu rapat atau acara mereka, lalu pilih Kategorikan
- Untuk menambahkan kategori yang sudah ada, pilih kategori dari daftar, atau pilih Kategori baru. Masukkan nama untuk kategori baru dan pilih warna.
- Pilih Simpan.
Catatan
- Anda hanya dapat membuat kategori atas nama orang lain untuk saat ini. Kemampuan untuk mengedit, memfavoritkan, atau menghapus kategori yang ada atas nama orang lain belum didukung.
- Selain itu, mungkin perlu waktu hingga 30 menit agar kategori baru tercermin dalam kalender orang lain.
Berikut adalah beberapa tips kalender dan tips email untuk membantu asisten eksekutif dan delegasi menavigasi kebutuhan manajemen waktu mereka dengan lebih baik di Outlook baru.
Tips Calendar
Temukan waktu dan minta acara langsung
Saat menjadwalkan rapat, klik Temukan waktu untuk menemukan slot waktu yang sesuai di kalender peserta dengan mudah. Anda dapat melihat ketersediaan dengan mengarahkan kursor ke ikon peserta.
Anda juga dapat meminta kehadiran langsung dengan mengaktifkan tombol alih Acara tatap muka . Anda masih dapat menambahkan tautan rapat Teams untuk peserta yang mungkin tidak dapat bergabung secara langsung.
Menggunakan Pengatur Jadwal
Gunakan asisten penjadwalan untuk menemukan waktu rapat dengan mudah. Di Outlook baru, Anda dapat menampilkan zona waktu dan label jadwal peserta di Asisten Penjadwalan.
Perhatikan bahwa zona waktu peserta hanya ditampilkan jika setidaknya satu peserta berada di zona waktu yang berbeda.
Gunakan Pengatur Jadwal untuk membantu menjadwalkan rapat Anda
Rapat online otomatis
Di Outlook baru, semua rapat online secara default. Tombol alih rapat Teams diaktifkan saat Anda menambahkan peserta ke rapat. Tidak seperti Outlook klasik, tautan rapat Teams dan detail ditambahkan setelah undangan dikirim. Anda kemudian dapat melihat undangan rapat untuk melihat dan menyalin detail rapat Teams.
Kami sedang berupaya memperbarui perilaku ini dan membuat tautan rapat terlebih dahulu sehingga Anda akan melihat pengalaman yang cocok dengan Outlook klasik di masa mendatang.
Catatan
Anda dapat memperbarui setiap pengaturan rapat online dari Pengaturan>, Calendar>, Acara**, dan undangan, serta mengaktifkan atau menonaktifkan Tambahkan rapat online ke semua rapat.
Jika Anda menggunakan penyedia rapat online pihakketiga seperti Zoom atau Cisco WebEx, Anda juga akan melihatnya sebagai opsi penyedia rapat dalam pengaturan ini, asalkan Anda telah menginstal add-in webnya.
Sembunyikan daftar peserta
Kini Anda dapat memilih untuk menyembunyikan daftar peserta agar tidak terlihat oleh pengguna yang menerima undangan rapat. Saat membuat rapat baru, pilih Opsi respons dan klik Sembunyikan daftar peserta
Peserta dapat menambahkan ruang
Di Outlook baru, peserta dapat menambahkan ruang dengan meneruskan undangan rapat ke ruang yang relevan. Ruang rapat kemudian akan dapat dilihat oleh semua peserta.
Mengedit acara dalam rangkaian
Outlook untuk Windows baru menawarkan opsi berikut untuk mengedit seri rapat:
- Acara ini: Hanya Updates instans seri rapat yang dipilih.
- Ini dan semua peristiwa berikut: Updates instance yang dipilih dan semua kejadian mendatang dalam seri, membiarkan instance sebelumnya tidak berubah. (Opsi ini tidak tersedia di Outlook klasik untuk Windows.)
- Semua acara dalam seri: Updates setiap instance dalam seri rapat.
Mengubah janji temu, rapat, atau acara di Outlook
Menduplikasi rapat
Klik kanan acara di permukaan kalender dan pilih Duplikat acara untuk menduplikasinya.
Menambahkan beberapa Zona Waktu di kalender
Kelola rapat dengan mudah di berbagai zona waktu di Outlook Baru. Outlook baru memungkinkan Anda menambahkan hingga 20 zona waktu dalam kalender, sedangkan Outlook klasik hanya mengizinkan menambahkan 3 zona waktu.
Menggunakan kategori eksekutif di kalender
Pilih dan tahan (atau klik kanan) acara dalam tampilan kalender dan pilih Kategorikan untuk menerapkan kategori eksekutif. Kami berencana untuk mengizinkan admin eksekutif mengedit, memfavoritkan, dan menghapus kategori eksekutif di masa mendatang.
Menerima pemberitahuan kalender bersama
Di Outlook baru, pengguna dapat memilih untuk menerima pemberitahuan tentang perubahan pada acara di kalender bersama. Kemampuan ini diperluas ke kepala eksekutif dan delegasi.
Anda dapat memilih kalender yang ingin Anda ikuti untuk pemberitahuan dari Pengaturan>, Calendar>, Kalender Bersama, Pembaruan> Calendar.
Jangan kirim respons RSVP dilacak
Di Outlook klasik, jika pengguna memilih Jangan kirim respons saat RSVP, penyelenggara tidak akan dapat melacak RSVP tersebut.
Namun, di Outlook baru, jika pengguna menghapus centang Email organizer saat melakukan RSVP, meskipun tidak akan ada email respons terlihat yang dikirim ke penyelenggara, penyelenggara masih dapat melacak RSVP tersebut selama penyelenggara dan peserta RSVP berada dalam penyewa (atau organisasi) M365 yang sama.
Kami berencana untuk mendukung pelacakan RSVP di berbagai penyewa di masa mendatang.
Pertahankan rapat yang ditolak di kalender dan rapat yang dikenakan RSVP di kotak masuk
Pertahankan rapat yang ditolak di kalender sehingga Anda masih dapat mengetahuinya dan memperbarui RSVP nanti jika diperlukan. Hal ini dapat diaktifkan dengan memilih PengaturanCalendarAcara>>dan undangan dan mengklik kotak centang Simpan acara yang ditolak.
Rapat yang telah di-RSVP, juga dapat disimpan di kotak masuk sehingga Anda dapat dengan mudah menemukannya nanti. Ini dapat dilakukan dari PengaturanCalendarAcara>>dan undangan>Undangan dari orang lain dan memilih Hapus undangan dari kotak masuk setelah merespons.
Pengaturan ini harus diaktifkan di kotak surat eksekutif agar dapat dihormati masing-masing di kalender delegasi dan folder kotak masuk.
Ikuti rapat yang tidak dapat Anda hadiri
Opsi RSVP baru memungkinkan Anda memberi tahu penyelenggara bahwa Anda tidak dapat hadir tetapi ingin terus diberi informasi. Anda akan terus memiliki akses ke obrolan rapat dan rekaman serta catatan rapat jika tersedia. Ini adalah cara yang bagus untuk tetap mendapat informasi tentang diskusi yang tidak dapat diikuti oleh Anda atau eksekutif Anda.
Mengirim RSVP secara langsung atau virtual
Jika Anda ingin mengetahui berapa banyak orang yang akan menghadiri suatu acara secara langsung atau virtual, buat acara langsung dengan mengaktifkan tombol alih Acara Tatap Muka di samping bidang lokasi. Meskipun menandai acara sebagai "tatap muka", Anda juga dapat menambahkan rapat Teams bagi mereka yang tidak dapat hadir ke kantor dan masih ingin berpartisipasi.
Penerima kini akan melihat opsi RSVP untuk Ya, tatap muka, Ya, virtual, dan Ya tanpa informasi kehadiran.
Kirim pembaruan ke peserta yang ditambahkan/dihapus
Kini Anda dapat mengirim pembaruan rapat hanya ke peserta yang ditambahkan/dihapus, bukan semua orang dalam daftar penerima.
Seret dan lepaskan email dan lampiran
Outlook baru mendukung menyeret dan menjatuhkan email dan lampiran ke dalam formulir rapat untuk menjaga alur kerja Anda tetap efisien.
Menyalin dan mengekspor peserta rapat
Outlook baru kini memperkenalkan fitur manajemen peserta yang ditingkatkan, termasuk:
- Menyalin: Salin dan tempel informasi peserta dengan mudah langsung dari antarmuka
- Urutkan: Urutkan daftar peserta menurut abjad berdasarkan nama tampilan (segera hadir)
- Pencarian: Temukan peserta dengan cepat hanya dengan beberapa penekanan tombol (segera hadir)
- Unduh: Mengekspor detail pelacakan peserta ke dalam file .csv untuk penggunaan eksternal (segera hadir)
Tips email
Filter email dan aturan untuk admin eksekutif
Di Outlook yang baru, admin eksekutif dapat menggunakan filter email memiliki undangan kalender untuk menemukan undangan rapat dengan mudah.
Anda juga dapat mengatur aturan Email yang diterima untuk orang lain untuk akun eksekutif Anda dan secara otomatis memindahkannya ke folder terpisah dan mengategorikannya sesuai keinginan Anda.
Seret dan lepaskan email untuk membuat tugas
Selalu dapatkan informasi terbaru dengan mudah dengan menyeret email ke Hari Saya untuk mengubahnya menjadi tugas.
Sematkan email untuk akses cepat
Kini Anda dapat menyematkan email agar muncul di bagian atas kotak masuk, menghemat waktu Anda dari keharusan kembali dan mencarinya. Arahkan kursor atau klik kanan pada email dan pilih Sematkan untuk menyematkannya.
Menjadwalkan kapan harus mengirim email
Di dunia kerja hibrid saat ini, hari Anda mungkin malam orang lain, jadi Anda tidak ingin mengirim email kepada seseorang di tengah malam. Dengan Outlook yang baru, mudah untuk mengirim email kapan pun Anda menginginkannya. Cukup pilih panah menurun di samping Kirim dan pilih Jadwalkan kirim.
Email tunda
Dengan fitur tunda, Anda dapat menjadwalkan waktu pengiriman ulang email ke kotak masuk, muncul pada waktu yang Anda inginkan, sehingga Anda dapat menanganinya pada waktu yang tepat untuk Anda. Cukup klik kanan pesan apa pun dan pilih Tunda, atau pilih Tunda dari pita. Kemudian pilih waktu yang Anda inginkan untuk dikirimkan.
Batalkan waktu pengiriman
Outlook baru menawarkan opsi untuk membatalkan pengiriman. Setelah mengirim email, Anda dapat melihat opsi batalkan hingga 10 detik. Anda dapat menavigasi ke Pengaturan>,MailCompose>, dan Balasan>,Batalkan kirim, untuk mengelola pengaturan ini.
Menyiapkan Di Luar Kantor
Anda dapat menyiapkan Balasan Otomatis saat Anda di luar kantor. Anda juga dapat memblokir kalender dan secara otomatis menolak rapat baru dari pengalaman ini. Untuk menyiapkan balasan otomatis, navigasikan ke Pengaturan>,Akun,>Balasan otomatis.
Menggunakan gabungan surat
Outlook baru mendukung kemampuan dasar Gabungan Surat. Dari Email baru, pilih menu menurun Kirim dan pilih Mulai gabungan surat. Setiap penerima akan menerima salinan email mereka sendiri tanpa penerima lain yang tercantum.
Gabungan surat lanjutan akan segera hadir dan akan memungkinkan bidang variabel dalam email yang dapat diisi dengan nilai yang ditentukan dalam daftar. Ikuti item peta strategi ini untuk detail selengkapnya.
Berikan umpan balik
Kami mendengarkan! Umpan balik Anda dapat membantu kami menyempurnakan produk.
Anda dapat mengirimkan umpan balik tentang pengalaman Outlook baru dariUmpan BalikBantuan>. Harap sebutkan – Saya adalah EA Atau saya adalah delegasi saat menambahkan komentar.