Berbagi dan mengakses kalender dengan izin edit atau delegasi di Outlook

Di Outlook baru, Anda dapat memberikan akses kalender Anda kepada siapa pun dalam organisasi, editor, atau delegasi.

Apa perbedaan antara izin edit dan izin delegasi?

• Editor dapat ditetapkan ke kalender utama Anda (bernama "Kalender") atau kalender tambahan yang Anda buat.
• Delegasi hanya dapat ditetapkan ke kalender utama Anda. Delegasi dapat menjadwalkan dan merespons rapat atas nama Anda.

Tetapkan izin edit saja

1. Di Outlook baru dari panel navigasi, pilih Kalender.

2. Dari tab Beranda, pilih Bagikan Calendar.

3. Di halaman Berbagi dan izin, ketikkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda undang berbagi kalender. Meskipun Anda dapat berbagi kalender dengan lebih dari satu orang, Anda hanya dapat menambahkan satu orang dalam satu waktu.

4. Setelah menambahkan orang yang ingin Anda kelola kalender, pilih daftar menurun di samping nama mereka, lalu pilih tingkat akses yang Anda inginkan untuk mereka miliki.

5. Pilih Dapat mengedit untuk memberikan izin mengubah kalender kepada mereka.

   • Opsi Dapat menampilkan ketika saya sibuk, Dapat menampilkan judul dan lokasi, dan Dapat menampilkan semua detail memungkinkan orang lain menampilkan kalender Anda, tetapi mereka tidak dapat mengubahnya. Akses untuk orang-orang dari luar organisasi Anda terbatas pada opsi ini.

Menetapkan izin delegasi

Delegasi tidak hanya dapat mengedit kalender Anda, tetapi juga dapat menjadwalkan dan merespons rapat atas nama Anda.

1. Di panel navigasi Outlook baru, pilih Kalender.

2. Dari tab Beranda, pilih Bagikan Calendar.

3. Di halaman Berbagi dan izin , ketikkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda ajak berbagi kalender dan tetapkan akses delegasi. Meskipun Anda dapat berbagi kalender dengan beberapa orang, Anda hanya dapat menambahkan satu orang dalam satu waktu dari Outlook di web.

4. Setelah menambahkan orang yang ingin Anda kelola kalender, pilih daftar menurun di samping nama mereka, lalu pilih tingkat akses yang Anda inginkan untuk mereka miliki.

   • Pilih Delegasi untuk memberikan izin yang sama sebagai editor kepada mereka, dan mereka juga akan menerima respons dan permintaan rapat atas nama Anda. Untuk mengizinkan delegasi melihat acara di kalender yang Anda tandai Pribadi, pilih kotak centang untuk Izinkan delegasi melihat acara pribadi. Untuk mengizinkan delegasi mengelola kategori Anda, pilih kotak centang untuk Izinkan delegasi mengelola kategori.
     

     Catatan

     Item kalender yang ditandai Pribadi akan diproteksi. Sebagian besar orang yang Anda undang berbagi kalender hanya akan melihat waktu dari item yang ditandai Pribadi, bukan subjek, lokasi, atau detail lainnya. Hal ini tidak berlaku jika Anda mencentang kotak Izinkan delegasi menampilkan item yang ditandai sebagai pribadi.

5. Setelah selesai menambahkan orang yang ingin Anda bagikan kalender dan telah memilih izin yang ingin Anda berikan kepada mereka, pilih Bagikan. Jika Anda memutuskan untuk tidak membagikan kalender saat ini, pilih Hapus.
   Orang yang Anda undang berbagi kalender akan menerima pesan email pemberitahuan. Ketika mereka memilih tombol Terima pada undangan, kalender Anda akan ditambahkan ke daftar kalender mereka.

6. Setelah memberikan akses delegasi untuk kalender kepada seseorang, Anda akan melihat opsi tambahan dalam Berbagi dan izin yang memungkinkan Anda mengontrol bagaimana respons dan permintaan rapat diproses. Jika memiliki beberapa delegasi, Anda perlu melakukan hal ini untuk setiap delegasi.

7. Di bawah Delegasi, di samping Kirim undangan dan respons kepada, pilih salah satu opsi berikut:

   • Hanya delegasi Respons dan permintaan rapat hanya akan dikirimkan kepada delegasi Anda.
   • Delegasikan dan kirimi saya salinannya Permintaan dan tanggapan rapat dikirimkan kepada Anda dan delegasi Anda. Hanya delegasi yang dapat melihat opsi untuk menerima atau menolak permintaan rapat, dan pemberitahuan yang dikirimkan kepada Anda akan muncul seperti pesan email biasa. Anda tetap dapat merespons rapat dengan membuka item kalender dan memberikan respons.
   • Saya dan delegasi saya Permintaan dan tanggapan rapat dikirimkan kepada Anda dan delegasi Anda. Anda atau delegasi dapat merespons undangan rapat.

8. Jika Anda memutuskan untuk tidak berbagi kalender dengan seseorang, di bawah Delegasi, pilih untuk orang yang tidak Anda inginkan lagi untuk bertindak sebagai delegasi.

Berhenti berbagi kalender

Jika Anda ingin berhenti berbagi kalender dengan seseorang, gunakan Outlook di web untuk membatalkan izinnya.

1. Di Outlook baru dari panel navigasi, pilih Kalender.
2. Dari tab Beranda, pilih Bagikan Calendar.
   Kalender utama Anda disebut "Kalender" secara default. Jika membuat kalender lain, Anda dapat memilih salah satu kalender tersebut sebagai gantinya. Anda tidak dapat menghapus izin berbagi dari kalender yang dimiliki oleh orang lain.
3. Pilih Hapus di samping orang yang ingin Anda berhenti berbagi kalender.
   Orang tersebut kini dihapus dari daftar orang-orang yang memiliki akses ke kalender Anda. Jika orang tersebut berada di dalam organisasi Anda, kalender Anda akan dihapus dari daftar kalender mereka. Jika orang tersebut berada di luar organisasi Anda, salinan kalender Anda tidak akan dihapus tetapi tidak akan lagi disinkronkan ke kalender Anda atau menerima pembaruan.

Menjadikan seseorang sebagai delegasi saya di Outlook klasik

Delegasi menerima izin Kirim Atas Nama secara otomatis. Secara default, delegasi hanya dapat membaca permintaan dan tanggapan rapat Anda. Delegasi tidak diberi izin untuk membaca pesan lain di Kotak Masuk Anda.

2. Dalam dialog, pilih Tambahkan.
   Jika Tambahkan tidak muncul, koneksi aktif mungkin tidak ada antara Outlook dan Exchange. Bilah status Outlook menampilkan status koneksi.

3. Ketik nama orang yang ingin Anda tunjuk sebagai delegasi, atau cari namanya, lalu pilih nama dalam daftar hasil pencarian.

   Catatan

   Delegasi harus seseorang dalam Daftar Alamat Global (GAL, Global Address List) Exchange organisasi Anda.

4. Pilih Tambahkan, lalu pilih OK.

5. Dalam kotak dialog Delegasi Izin, terima pengaturan izin default atau pilih tingkat akses kustom untuk folder Exchange.
   Jika delegasi hanya memerlukan izin untuk bekerja dengan permintaan dan respons rapat, maka pengaturan izin default, seperti Delegasi menerima salinan pesan terkait rapat yang dikirim ke saya, sudah memadai. Anda dapat membiarkan pengaturan izin Kotak Masuk tetap Tidak ada. Permintaan dan tanggapan rapat akan dikirim langsung ke Kotak Masuk delegasi.

   Catatan

   Secara default, delegasi akan diberi izin Editor (dapat membaca, membuat, dan mengubah item) ke folder Kalender Anda. Apabila delegasi merespons rapat atas nama Anda, akan ditambahkan secara otomatis ke folder Kalender Anda.

6. Untuk mengirim pesan pemberitahuan perubahan izin kepada delegasi, pilih kotak centang Secara otomatis mengirim pesan ke delegasi tentang izin ini.

7. Jika diinginkan, pilih kotak centang Delegasi dapat melihat item privat saya.

   Penting

   Pengaturan ini akan mempengaruhi semua folder Exchange. Termasuk semua folder Email, Kontak, Kalender, Tugas, Catatan, dan Jurnal. Tidak ada cara untuk memberi akses ke item pribadi hanya dalam folder tertentu.

8. Pilih OK.

   Catatan

   • Pesan yang dikirim dengan izin Kirim Atas Nama mencantumkan nama delegasi dan nama Anda di samping Dari. Saat pesan dikirim dengan izin Kirim Sebagai, hanya nama Anda yang muncul.
   • Setelah Anda menambahkan seseorang sebagai delegasi, mereka dapat menambahkan kotak surat Exchange Anda ke profil Outlook mereka. Untuk instruksinya, lihat Mengelola email dan item kalender orang lain.

Atas halaman

Mengubah izin untuk delegasi

2. Pilih nama delegasi yang izinnya ingin Anda ubah, lalu pilih Izin.

   Catatan

   Jika Anda ingin menghapus semua izin Akses Delegasi, jangan pilih Izin , tetapi pilih Hapus dan lewati langkah-langkah berikut lainnya.

3. Ubah izin untuk folder Outlook apa pun yang dapat diakses oleh delegasi.

4. Untuk mengirim pesan pemberitahuan perubahan izin kepada delegasi, pilih kotak centang Secara otomatis mengirim pesan ke delegasi tentang izin ini.

Atas halaman

Mengubah akses delegasi ke item pribadi

Jika telah menetapkan izin kepada delegasi agar mereka dapat mengakses folder Outlook, Anda dapat menyembunyikan informasi pribadi dalam janji temu, rapat, tugas, dan kontak. Buka setiap item pribadi, dan di grup Tag , pilih Pribadi.

Untuk memberi akses ke item pribadi Anda, lakukan hal berikut:

2. Pilih nama delegasi yang akses ke janji temu pribadi yang ingin Anda ubah, lalu pilih Izin.
3. Pilih kotak centang Delegasi dapat melihat item pribadi saya.

Atas Halaman

Anda dapat memberikan akses delegasi atau editor kalender kepada seseorang di organisasi Anda. Editor dapat ditetapkan ke kalender utama Anda (bernama "Kalender") atau kalender tambahan yang Anda buat. Delegasi hanya dapat ditetapkan ke kalender utama Anda. Anda tidak dapat memberikan akses delegasi atau editor kepada orang dari luar organisasi.

Menetapkan editor tanpa izin delegasi

1. Di Outlook di web, dari panel navigasi pilih Kalender.

2. Dari tab Beranda, pilih Bagikan Calendar.

3. Di halaman Berbagi dan izin, ketikkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda undang berbagi kalender. Meskipun Anda dapat berbagi kalender dengan lebih dari satu orang, Anda hanya dapat menambahkan satu orang dalam satu waktu.

4. Setelah menambahkan orang yang ingin Anda kelola kalender, pilih daftar menurun di samping nama mereka, lalu pilih tingkat akses yang Anda inginkan untuk mereka miliki.

5. Pilih Dapat mengedit untuk memberikan izin mengubah kalender kepada mereka.

   • Opsi Dapat menampilkan ketika saya sibuk, Dapat menampilkan judul dan lokasi, dan Dapat menampilkan semua detail memungkinkan orang lain menampilkan kalender Anda, tetapi mereka tidak dapat mengubahnya. Akses untuk orang-orang dari luar organisasi Anda terbatas pada opsi ini.

Tetapkan delegasi

Delegasi tidak hanya dapat mengedit kalender, tetapi juga menjadwalkan dan merespons rapat atas nama Anda.

1. Di Outlook di web, dari panel navigasi, pilih Kalender.

2. Dari tab Beranda, pilih Bagikan Calendar.

3. Di halaman Berbagi dan izin , ketikkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda ajak berbagi kalender dan tetapkan akses delegasi. Meskipun Anda dapat berbagi kalender dengan beberapa orang, Anda hanya dapat menambahkan satu orang dalam satu waktu dari Outlook di web.

4. Setelah menambahkan orang yang ingin Anda kelola kalender, pilih daftar menurun di samping nama mereka, lalu pilih tingkat akses yang Anda inginkan untuk mereka miliki.

   • Pilih Delegasi untuk memberikan izin yang sama sebagai editor kepada mereka, dan mereka juga akan menerima respons dan permintaan rapat atas nama Anda. Untuk mengizinkan delegasi melihat acara di kalender yang Anda tandai Pribadi, centang kotak untuk Izinkan delegasi melihat acara pribadi.
     

     Catatan

     Item kalender yang ditandai Pribadi akan diproteksi. Sebagian besar orang yang Anda undang berbagi kalender hanya akan melihat waktu dari item yang ditandai Pribadi, bukan subjek, lokasi, atau detail lainnya. Hal ini tidak berlaku jika Anda mencentang kotak Izinkan delegasi menampilkan item yang ditandai sebagai pribadi.

5. Setelah selesai menambahkan orang yang ingin Anda bagikan kalender dan telah memilih izin yang ingin Anda berikan kepada mereka, pilih Bagikan. Jika Anda memutuskan untuk tidak membagikan kalender saat ini, pilih Hapus.
   Orang yang Anda undang berbagi kalender akan menerima pesan email pemberitahuan. Ketika mereka memilih tombol Terima pada undangan, kalender Anda akan ditambahkan ke daftar kalender mereka.

6. Setelah memberikan akses delegasi untuk kalender kepada seseorang, Anda akan melihat opsi tambahan dalam Berbagi dan izin yang memungkinkan Anda mengontrol bagaimana respons dan permintaan rapat diproses. Jika memiliki beberapa delegasi, Anda perlu melakukan hal ini untuk setiap delegasi.

7. Di bawah Delegasi, di samping Kirim undangan dan respons kepada, pilih salah satu opsi berikut:

   • Hanya delegasi Respons dan permintaan rapat hanya akan dikirimkan kepada delegasi Anda.
   • Delegasikan dan kirimi saya salinannya Permintaan dan tanggapan rapat dikirimkan kepada Anda dan delegasi Anda. Hanya delegasi yang dapat melihat opsi untuk menerima atau menolak permintaan rapat, dan pemberitahuan yang dikirimkan kepada Anda akan muncul seperti pesan email biasa. Anda tetap dapat merespons rapat dengan membuka item kalender dan memberikan respons.
   • Saya dan delegasi saya Permintaan dan tanggapan rapat dikirimkan kepada Anda dan delegasi Anda. Anda atau delegasi dapat merespons undangan rapat.

8. Jika Anda memutuskan untuk tidak berbagi kalender dengan seseorang, di bawah Delegasi, pilih untuk orang yang tidak Anda inginkan lagi untuk bertindak sebagai delegasi.

Berhenti berbagi kalender

Jika Anda ingin berhenti berbagi kalender dengan seseorang dan membatalkan izinnya, lakukan hal berikut:

1. Di Outlook di web, dari panel navigasi, pilih Kalender.
2. Dari tab Beranda, pilih Bagikan Calendar.
   Kalender utama Anda disebut "Kalender" secara default. Jika membuat kalender lain, Anda dapat memilih salah satu kalender tersebut sebagai gantinya. Anda tidak dapat menghapus izin berbagi dari kalender yang dimiliki oleh orang lain.
3. Pilih Hapus di samping orang yang ingin Anda berhenti berbagi kalender.
   Orang tersebut kini dihapus dari daftar orang-orang yang memiliki akses ke kalender Anda. Jika orang tersebut berada di dalam organisasi Anda, kalender Anda akan dihapus dari daftar kalender mereka. Jika orang tersebut berada di luar organisasi Anda, salinan kalender Anda tidak akan dihapus tetapi tidak akan lagi disinkronkan ke kalender Anda atau menerima pembaruan.

Outlook.com untuk akun pribadi, seperti akun Outlook.com atau Hotmail.com. Saat Anda berbagi kalender di Outlook.com, satu-satunya opsi Anda adalah menetapkan izin lihat atau edit kepada orang yang berbagi dengan Anda.

Menetapkan izin edit

1. Di Outlook.com, dari panel navigasi pilih Calendar.
2. Dari tab Beranda, pilih Bagikan Calendar.
3. Di halaman Berbagi dan izin, ketikkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda undang berbagi kalender. Meskipun Anda dapat berbagi kalender dengan lebih dari satu orang, Anda hanya dapat menambahkan satu orang dalam satu waktu.
4. Setelah menambahkan orang yang ingin Anda ajak berbagi kalender, pilih daftar menurun di samping nama mereka, lalu pilih tingkat akses yang Anda inginkan untuk mereka miliki.
5. Pilih Dapat mengedit untuk memberi izin kepada orang ini untuk membuat perubahan pada kalender Anda. Lalu pilih Bagikan. Orang yang berbagi dengan Anda akan menerima undangan email untuk Menerima dan melihat kalender.