Membuka dan menggunakan kotak surat bersama di Outlook

Menambahkan kotak surat bersama ke Outlook baru

Setelah admin menambahkan Anda sebagai anggota kotak surat bersama, tutup dan mulai ulang Outlook baru. Kotak surat bersama akan otomatis ditampilkan di panel Folder Anda.

Bagaimana jika tidak muncul?

Jika admin baru saja menambahkan Anda ke kotak surat bersama, kotak surat bersama akan muncul dalam waktu beberapa menit. Tunggu sebentar, lalu tutup dan mulai ulang Outlook baru lagi. Atau, tambahkan kotak bersama secara manual.

1. Pilih Email dari panel navigasi di Outlook baru.

2. Di panel Folder, klik kanan nama akun Anda, lalu pilih Tambahkan folder atau kotak surat bersama.
   

3. Di jendela Tambahkan folder atau kotak surat bersama , ketikkan nama kotak surat yang ingin Anda akses, misalnya, info@contoso.com.

   Catatan

   Anda dapat menambahkan kotak surat bersama kapan saja, tetapi sebelum dapat mulai menggunakannya, admin TI harus menambahkan Anda sebagai anggota.

Temukan kotak surat bersama di panel folder

Di panel folder di sebelah kiri, temukan folder Dibagikan dengan saya . Pilih folder untuk memperluasnya. Kotak surat bersama Anda adalah subfolder di bawah Dibagikan dengan saya. Jika Anda memilih nama kotak surat bersama di sana, kotak surat akan diperluas untuk menampilkan folder email standar, seperti Kotak Masuk, Draf, dan Item Terkirim.

Mengirim email dari kotak surat bersama

1. Pilih Email dari panel navigasi di Outlook untuk Windows baru.
2. Di tab Beranda, pilihEmail Baru>.
3. Jika Anda tidak melihat bidang Dari di bagian atas pesan (di samping Kirim), pada tab Opsi , pilih Tampilkan Dari.
4. Pilih Dari dalam pesan dan ubah ke alamat email bersama. Jika tidak melihat alamat email bersama, pilih Alamat email lain, lalu ketikkan alamat email bersama.
5. Selesaikan mengetik pesan Anda, lalu pilih Kirim.
   Mulai sekarang, saat Anda ingin mengirim pesan dari kotak surat bersama, alamat akan tersedia di daftar menurun Dari .
   Setiap kali Anda mengirim pesan dari kotak surat bersama, penerima hanya melihat alamat email bersama dalam pesan tersebut.

Membalas email yang dikirimkan ke kotak surat bersama

1. Buka Outlook untuk Windows baru.
2. Buka pesan email yang ingin dibalas.
3. Di bidang Dari di bagian atas pesan, Anda akan melihat nama kotak surat bersama. Jika tidak, pilih kotak menurun Dari dan pilih kotak surat bersama Anda.
4. Selesaikan mengetik pesan Anda, lalu pilih Kirim.
   Saat Anda ingin mengirim pesan dari kotak surat bersama, alamat tersebut akan tersedia di daftar menurun Dari .
   Setiap kali Anda mengirim pesan dari kotak surat bersama, penerima hanya akan melihat alamat email bersama dalam pesan.

Cari di kotak surat bersama

Setelah kotak surat bersama ditambahkan ke Outlook baru, mencari di dalamnya serupa dengan mencari di kotak surat utama.

1. Buka Outlook untuk Windows baru.
2. Pilih folder dalam kotak surat bersama di panel folder.
3. Dalam kotak Pencarian di bagian atas jendela Outlook, ketik kueri yang ingin Anda gunakan untuk pencarian, lalu tekan Enter.
   Daftar pesan akan menampilkan hasil berdasarkan pencarian dari folder yang dipilih di kotak surat bersama.

Menggunakan kalender bersama dari kotak surat bersama

Setelah admin menambahkan Anda sebagai anggota kotak surat bersama, tutup, lalu mulai ulang Outlook. Kalender bersama yang terkait dengan kotak surat bersama secara otomatis akan ditambahkan ke daftar Kalender Anda.

1. Di Outlook baru, masuk ke tampilan kalender, lalu pilih kotak surat bersama.
   Saat memasukkan janji temu, semua orang yang merupakan anggota kotak surat bersama akan dapat melihat janji tersebut.
2. Setiap anggota kotak surat bersama dapat membuat, menampilkan, dan mengelola janji temu di kalender, sama seperti janji temu pribadi. Semua anggota kotak surat bersama dapat melihat perubahan yang dibuat pada kalender bersama.

Menggunakan daftar kontak bersama di kotak surat

Kontak untuk kotak surat bersama, dan kotak surat pengguna lain, saat ini tidak tersedia di Outlook baru. Organisasi Outlook Microsoft sedang aktif berupaya memperbarui hal ini.

Ketersediaan add-in di kotak surat bersama

Di Outlook di Windows baru, dukungan add-in di kotak surat bersama bervariasi tergantung pada skenario tertentu dan apakah kotak surat bersama dipromosikan ke akun penuh. Untuk mempelajari selengkapnya tentang skenario ini, lihat Menggunakan add-in di Outlook.

Apa lagi yang perlu saya ketahui tentang kotak surat bersama di Outlook yang baru?

Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara menambahkan kotak surat bersama sebagai akun, lihat di sini. Menambahkan kotak surat bersama sebagai akun akan memberikan dukungan untuk kemampuan berikut:

Kemampuan lain yang saat ini tidak tersedia untuk kotak surat bersama, tetapi akan ditambahkan dalam pembaruan mendatang:

• Memberikan akses baru yang didelegasikan ke kotak surat

Berikut adalah beberapa tips email untuk membantu asisten eksekutif dan delegasi menavigasi manajemen kotak surat dengan lebih baik di Outlook baru.

Tips email

Filter email dan aturan untuk admin eksekutif

Di Outlook yang baru, admin eksekutif dapat menggunakan filter email memiliki undangan kalender untuk menemukan undangan rapat dengan mudah.

Anda juga dapat mengatur aturan Email yang diterima untuk orang lain untuk akun eksekutif Anda dan secara otomatis memindahkannya ke folder terpisah dan mengategorikannya sesuai keinginan Anda.

Seret dan lepaskan email untuk membuat tugas

Selalu dapatkan informasi terbaru dengan mudah dengan menyeret email ke Hari Saya untuk mengubahnya menjadi tugas.

Sematkan email untuk akses cepat

Kini Anda dapat menyematkan email agar muncul di bagian atas kotak masuk, menghemat waktu Anda dari keharusan kembali dan mencarinya. Arahkan kursor atau klik kanan pada email dan pilih Sematkan untuk menyematkannya.

Menjadwalkan kapan harus mengirim email

Di dunia kerja hibrid saat ini, hari Anda mungkin malam orang lain, jadi Anda tidak ingin mengirim email kepada seseorang di tengah malam. Dengan Outlook yang baru, mudah untuk mengirim email kapan pun Anda menginginkannya. Cukup pilih panah menurun di samping Kirim dan pilih Jadwalkan kirim.

Email tunda

Terkadang email sangat penting, tetapi belum. Dengan fitur Tunda, Anda dapat menjadwalkan waktu pengiriman ulang email ke kotak masuk, muncul pada waktu yang Anda inginkan, sehingga Anda dapat menanganinya pada waktu yang tepat. Cukup klik kanan pesan apa pun dan pilih Tunda atau pilih Tunda dari pita. Kemudian pilih waktu yang Anda inginkan untuk dikirimkan.

Menambahkan kotak surat bersama ke Outlook klasik

Setelah admin menambahkan Anda sebagai anggota kotak surat bersama, tutup, lalu mulai ulang Outlook. Kotak surat bersama akan muncul secara otomatis di panel Folder Anda di Outlook klasik.

Bagaimana jika tidak muncul?

• Jika admin baru saja menambahkan Anda ke kotak surat bersama, kotak surat bersama akan muncul dalam waktu beberapa menit. Tunggu sebentar, lalu tutup dan mulai ulang Outlook lagi.

• Jika tidak berhasil, tambahkan kotak surat bersama ke Outlook secara manual:

  1. Buka Outlook klasik.
  2. Pilih tab File di pita, lalu pilih Pengaturan Akun, Pengaturan>Akun.
  3. Pilih tab Email.
  4. Pastikan akun yang disorot sudah benar, lalu pilih Ubah.
  5. Pilih Pengaturan> Lainnya,Tambahkan TingkatLanjut>.
  6. Ketikkan alamat email bersama, misalnya info@contoso.com.
  7. Pilih OK>OK.
  8. Pilih Berikutnya>Selesai>tutup.

Mengirim email dari kotak surat bersama

1. Buka Outlook klasik.
2. Pilih Email Baru.
3. Jika Anda tidak melihat bidang Dari di bagian atas pesan, pilih Opsi>Dari.
4. Pilih Dari dalam pesan dan ubah ke alamat email bersama. Jika tidak melihat alamat email bersama, pilih Alamat email lain, lalu ketikkan alamat email bersama.
5. Pilih OK.
6. Ketikkan pesan yang Anda inginkan, lalu pilih Kirim.
   Mulai sekarang, saat Anda ingin mengirim pesan dari kotak surat bersama, alamat akan tersedia di daftar menurun Dari .
   Setiap kali Anda mengirim pesan dari kotak surat bersama, penerima hanya akan melihat alamat email bersama dalam pesan.

Membalas email yang dikirimkan ke kotak surat bersama

1. Buka Outlook klasik.
2. Buka pesan email yang ingin dibalas.
3. Di bidang Dari di bagian atas pesan, Anda akan melihat nama kotak surat bersama. Jika tidak, pilih kotak menurun Dari, lalu pilih kotak surat bersama.
4. Ketikkan pesan yang Anda inginkan, lalu pilih Kirim.
   Saat Anda ingin mengirim pesan dari kotak surat bersama, alamat tersebut akan tersedia di daftar menurun Dari .
   Setiap kali Anda mengirim pesan dari kotak surat bersama, penerima hanya akan melihat alamat email bersama dalam pesan.

Cari di kotak surat bersama

Setelah Kotak Surat Bersama ditambahkan ke Outlook, pencarian di dalamnya mirip dengan mencari di Kotak Surat Utama.

1. Buka Outlook klasik.
2. Pilih folder dalam Kotak Surat Bersama di Panel Folder di sebelah kiri.
3. Ketik kueri dalam Kotak Pencarian di atas Pita (Toolbar).
4. Mulai Pencarian dengan menekan Enter atau memilih Tombol Kaca Pembesar di sebelah kanan kotak Pencarian.
   Daftar Pesan akan mengembalikan hasil berdasarkan Pencarian dari folder yang dipilih di Kotak Surat Bersama.

Menggunakan kalender bersama

Setelah admin menambahkan Anda sebagai anggota kotak surat bersama, tutup, lalu mulai ulang Outlook. Kalender bersama yang terkait dengan kotak surat bersama secara otomatis akan ditambahkan ke daftar Kalender Anda.

1. Di Outlook klasik, masuk ke tampilan kalender dan pilih kotak surat bersama.
   
2. Saat memasukkan janji temu, semua orang yang merupakan anggota kotak surat bersama akan dapat melihat janji tersebut.
3. Setiap anggota kotak surat bersama dapat membuat, menampilkan, dan mengelola janji temu di kalender, sama seperti janji temu pribadi. Semua anggota kotak surat bersama dapat melihat perubahan yang dibuat pada kalender bersama.

Menggunakan daftar kontak bersama

Setelah admin menambahkan Anda sebagai anggota kotak surat bersama, tutup, lalu mulai ulang Outlook. Daftar kontak bersama yang terkait dengan kotak surat bersama secara otomatis akan ditambahkan ke daftar Kontak Saya milik Anda.

1. Di Outlook klasik, pilih People.
2. Di bawah Kontak Saya, pilih folder kontak untuk daftar kontak bersama.
   

Ketersediaan add-in di kotak surat bersama

Di Outlook klasik di Windows, dukungan add-in di kotak surat bersama bervariasi tergantung pada skenario tertentu. Untuk mempelajari selengkapnya tentang skenario ini, lihat Menggunakan add-in di Outlook.

Menambahkan kotak surat bersama agar ditampilkan di bawah kotak surat utama

Jika Anda ingin memantau email dari kotak surat utama dan kotak surat bersama Anda pada saat yang sama, gunakan metode ini. Setelah menyelesaikan tugas ini, kotak surat bersama dan foldernya ditampilkan di panel navigasi kiri setiap kali Anda membuka Outlook di web.

1. Masuk ke akun Anda di Outlook di web.
2. Untuk kotak surat Exchange Online, klik kanan Folder di panel navigasi kiri, lalu pilih Tambahkan folder atau kotak surat bersama. Untuk kotak surat lokal Exchange, klik kanan nama kotak surat utama Anda (seperti Molly Dempsey) di panel navigasi kiri, lalu pilih Tambahkan folder atau kotak surat bersama.
   
3. Dalam kotak dialog Tambahkan folder bersama , ketikkan nama kotak surat bersama yang menjadi anggota, seperti info@contoso.com.

Kotak surat bersama ditampilkan dalam daftar Folder Anda di Outlook di web. Anda dapat memperluas atau menciutkan folder kotak surat bersama seperti kotak surat utama. Anda juga dapat menghapus kotak surat bersama dari daftar Folder. Untuk menghapusnya, klik kanan kotak surat bersama, lalu klik Hapus folder bersama.

Menerima pemberitahuan pesan baru di kotak surat bersama

Untuk menerima pemberitahuan pesan baru di Kotak Masuk kotak surat bersama, Anda harus membuka kotak surat bersama di jendela browser terpisah.

Membuka kotak surat bersama di jendela browser terpisah

Gunakan metode ini jika Anda ingin melihat dan mengelola email untuk kotak surat bersama dalam jendela browsernya masing-masing. Metode ini juga memungkinkan Anda menerima pemberitahuan item baru di Kotak Masuk kotak surat bersama.

1. Masuk ke akun Anda di Outlook di web.

2. Pada bilah navigasi Outlook di web, pilih nama Anda. Sebuah daftar akan muncul.

3. Pilih Buka kotak surat lain.

4. Ketik alamat email kotak surat lain yang ingin Anda buka, lalu pilih Buka. Sesi Outlook di web lainnya terbuka di jendela terpisah, memungkinkan akses ke kotak surat lain.

   Tips

   Jika Anda salah menulis alamat email kotak surat, hasilnya adalah "Tidak ditemukan kecocokan". Coba ketikkan alamat email lagi.

Mengirim email dari kotak surat bersama

1. Pilih Email baru di atas daftar folder. Formulir pesan baru akan muncul di panel baca.

2. Di bagian atas pesan, pilih > lainnyaTampilkan Dari.
   
   Opsi ini menunjukkan bahwa penerima pesan email akan melihat pesan tersebut berasal dari kotak surat bersama, bukan dari akun email Anda sendiri.

3. Saat pertama kali menggunakan kotak surat bersama, Anda perlu menambahkan alamat ke opsi yang tersedia dalam daftar menurun Dari :

   1. Klik kanan alamat Dari, lalu pilih Hapus.
      
   2. Ketik alamat bersama. Pada kali berikutnya Anda membalas dari kotak surat bersama, alamat Anda akan muncul sebagai opsi dalam daftar menurun Dari .

4. Untuk menambahkan penerima, ketikkan nama siapa pun yang ada di folder kontak atau daftar alamat organisasi Anda, atau ketikkan alamat email dalam kotak Ke atau Cc . Saat pertama kali memasukkan nama seseorang, Outlook di web mencari alamat orang tersebut. Di masa mendatang, nama akan disimpan sehingga akan ditemukan dengan cepat.

5. Ketikkan subjek.

6. Ketikkan pesan yang ingin Anda kirimkan.

7. Jika pesan Anda siap digunakan, pilih Kirim.

Membalas email yang dikirimkan ke kotak surat bersama

Saat pertama kali membalas pesan yang dikirim ke kotak surat bersama, Anda perlu menambahkan alamat bersama ke kotak menurun Dari . Berikut cara untuk melakukannya:

1. Buka Outlook di web dan masuk ke kotak surat bersama Anda.
2. Buka pesan yang telah dikirimkan ke alamat bersama.
3. Pilih Balas.
4. Di bagian atas pesan, pilih > lainnyaTampilkan Dari.
   
5. Klik kanan alamat Dari, lalu pilih Hapus.
   
6. Ketik alamat bersama dan kirimkan pesan. Pada kali berikutnya Anda membalas dari kotak surat bersama, alamat Anda akan muncul sebagai opsi dalam daftar menurun Dari .

Mengirim balasan otomatis dari kotak surat bersama

Hanya admin Microsoft 365 Anda yang memiliki izin untuk menyiapkan kemampuan mengirim balasan otomatis dari kotak surat bersama. Untuk instruksinya, minta admin Anda untuk melihat Buat kotak surat bersama.

Ketersediaan add-in di kotak surat bersama

Di Outlook di web, dukungan add-in di kotak surat bersama bervariasi tergantung pada skenario tertentu dan cara kotak surat bersama diakses. Untuk mempelajari selengkapnya tentang skenario ini, lihat Menggunakan add-in di Outlook.