Mengatur acara Engage

Peran penyelenggara dan penyaji

Penyelenggara adalah pembuat acara. Penyelenggara memiliki kontrol penuh atas kapabilitas pengeditan dan penghapusan acara.

Cuplikan layar memperlihatkan cara penyelenggara memilih orang-orang yang mengisi peran untuk sebuah acara.

Engage acara mendukung hingga 10 rekan penyelenggara. Rekan penyelenggara dapat memoderasi acara, mengubah opsi keterlibatan seperti moderasi umpan acara dan keterlibatan anonim, serta memperbarui rekaman acara setelah acara.

Penyelenggara dapat menampilkan orang sebagai wajah acara. Pengguna unggulan muncul di halaman arahan acara. Acara muncul di alur cerita pengguna unggulan, yang memiliki akses ke acara.

Penyelenggara dan rekan penyelenggara tidak terlihat oleh peserta di halaman acara, dan tidak muncul di kartu acara.

Penyelenggara menunjuk penyaji untuk berbagi konten dan berbicara di acara tersebut. Hal ini disinkronkan dengan pengaturan penyaji Teams.

Penyaji bisa menjadi siapa saja di organisasi Anda. Mereka dapat menyajikan layar mereka dan berbagi suara dan video selama acara.

Penting: Pengalaman web Microsoft Teams tidak mendukung produksi acara balai kota. Selalu gunakan aplikasi desktop Teams untuk mengakses fitur ini untuk siaran Engage.

Di mana acara berlangsung?

Engage acara berlangsung di dua lokasi: alur cerita pemimpin, atau dalam komunitas di Engage or Microsoft Teams.

Acara alur cerita publik dan pribadi

Acara alur cerita menawarkan kontrol atas saat acara Anda bersifat publik atau pribadi. Di bawah ini adalah uraian dari dua opsi visibilitas ini:

Acara publik alur cerita	Siapa pun di organisasi dapat mengakses dan bergabung dalam acara.
Acara pribadi alur cerita	Penyelenggara, rekan penyelenggara, penyaji dan peserta yang diundang (komunitas, grup M365, daftar distribusi, Grup keamanan, atau individu) bisa mengakses dan bergabung dalam acara.

Acara komunitas

Acara komunitas mengamati pengaturan privasi standar untuk komunitas hosting.

Engage acara di komunitas publik dapat dilihat oleh semua orang di organisasi.
Engage acara dalam komunitas privat hanya dapat dilihat oleh anggota komunitas.

Acara komunitas mengikuti privasi komunitas pada saat pembuatan. Tabel di bawah ini menjelaskan dengan jelas perilaku acara (sudah dibuat – masa lalu dan yang akan datang) ketika admin komunitas membuat perubahan pada pengaturan privasi komunitas:

Tipe kejadian	Perubahan privasi komunitas	Keanggotaan pengguna	Akses halaman acara	Keterlibatan umpan	Akses tinjauan langsung	Akses VoD
Asinkron	Publik > Privat	Non-anggota	Tidak	Tidak	Tidak	Tidak
Rapat	Publik > Privat	Non-anggota	Tidak	Tidak	Ya	Tidak
Siaran	Publik > Privat	Non-anggota	Tidak	Tidak	Ya (termasuk menampilkan di Engage)	Nomor
Asinkron	Pribadi > Publik	Non-anggota	Ya	Ya	Tidak	Ya
Rapat	Pribadi > Publik	Non-anggota	Ya	Ya	Tidak	Ya
Siaran	Pribadi > Publik	Non-anggota	Ya	Ya	Tidak (termasuk menampilkan di Engage)	Ya

Membuat acara Engage baru

Untuk membuat acara di alur cerita atau komunitas, buka alur cerita atau komunitas Anda. Pilih tab Acara > Buat acara.

Anda juga bisa memulai acara baru dari tingkat atas Engage:

Dari navigasi kiri, pilih Buat baru , lalu pilih Acara.

Navigasi kiri Engage menyediakan menu Buat baru.

Isi judul, tanggal dan waktu, serta bagian lain dari formulir ini. Tanggal mulai dan berakhir menentukan jendela waktu untuk acara.
Pilih apakah akan menyelenggarakan acara ini dalam Alur Cerita atau di Komunitas.

Melakukannya menentukan siapa yang dapat menghadiri acara dan tempat konten disimpan.
1. Untuk membuat acara komunitas, Anda harus menjadi admin komunitas.
2. Untuk membuat acara alur cerita, itu harus menjadi alur cerita Anda sendiri, atau Anda bisa menjadi delegasi untuk seorang pemimpin dan memiliki akses ke alur cerita pemimpin.
Pilih dari tiga tipe acara: Async, Rapat, atau Siaran. Async adalah default.
1. Biarkan tombol Aktifkan siaran atau rapat nonaktif untuk membuat acara asinkron tanpa kapabilitas video. Untuk langkah berikutnya, lihat Async Engage acara.
2. Aktifkan tombol alih Aktifkan siaran atau rapat untuk memilih pilihan siaran atau rapat. Untuk langkah berikutnya, lihat Rapat dalam acara Engage, atau untuk mengonfigurasi siaran, lihat Siaran dalam acara Engage.

Setelah membuat acara, penyelenggara, rekan penyelenggara, dan penyaji yang ditunjuk menerima undangan kalender.

Penting: Jangan melakukan pengeditan pada acara di Outlook atau di kalender Teams. Semua pengeditan acara harus dilakukan di Viva Engage.

Memoderasi acara Engage

Penyelenggara acara dan koorganizer dapat mengelola diskusi dan respons selama acara.

Saat moderasi diaktifkan, penyelenggara dapat meninjau postingan pertanyaan dan diskusi sebelum dipublikasikan ke semua pengguna. Balasan tidak bisa dimoderasi. Penyelenggara juga dapat membalas pertanyaan yang tidak diterbitkan secara pribadi dari peserta. Penyelenggara dapat mengomentari mengapa pertanyaan diberhentikan atau meminta klarifikasi lebih lanjut sebelum menerbitkan. Balasan ini tidak terlihat oleh peserta lain, dan ketika percakapan diterbitkan, balasan tidak lagi terlihat oleh siapa pun.

Postingan dan komentar anonim benar-benar anonim, yang berarti mereka tidak terkait dengan pengguna semua melalui kepatuhan dan tidak akan muncul di tab Postingan saya pengguna postingan.

Menunda atau menonaktifkan pertanyaan

Untuk memulai acara tanpa pertanyaan dan diskusi, nonaktifkan pertanyaan, diskusi untuk peserta saat menjadwalkan acara Anda. Peserta tidak akan memiliki pengalaman penerbit, tetapi penyelenggara dan penyaji masih bisa memposting. Opsi keterlibatan peserta ini dapat diubah kapan saja.
Untuk mengubah opsi keterlibatan peserta sebelum, selama, atau setelah acara, masuk ke tombol Edit detail , ubah pengaturan keterlibatan, dan simpan acara.

Memantau pertanyaan

Filter percakapan untuk pertanyaan Tak Terjawab untuk menemukan pertanyaan tanpa Jawaban Terbaik.
Tandai jawaban terbaik (pilih ikon Tanda Centang di bawah jawaban).
Timpa jawaban terbaik dengan memilih Jawaban Terbaik baru atau dengan menandai jawaban terbaik saat ini sebagai salah (ikon X).
Mintalah orang tertentu untuk menjawab pertanyaan dengan @mentioning mereka dalam balasan Anda.
Untuk setiap jawaban terbaik, referensikan lokasi video atau percakapan (di Engage atau Teams) tempat pertanyaan dijawab.

Calendar undangan

Saat Anda menyimpan acara yang baru dibuat, penyelenggara, rekan penyelenggara, dan penyaji secara otomatis menerima undangan kalender. Pembaruan acara apa pun di Engage oleh penyelenggara dicerminkan dalam undangan ini. Detail operasi meliputi:

Undangan yang diterima tidak dapat diedit atau diteruskan.
Jika Anda perlu membuat perubahan apa pun pada acara, lakukan pada halaman acara Engage. Perubahan yang dilakukan pada undangan tidak akan terlihat pada acara di Engage.

Ubah informasi untuk undangan ini di halaman pembuatan acara Engage.

Peserta dapat dengan cepat menambahkan atau menerima undangan kalender untuk setiap acara:

Buat undangan baru: penyelenggara membuat undangan baru dengan detail dan mengirimkannya pada waktu yang dipilih kepada peserta;
Tambahkan ke kalender: Calon peserta dapat memilih Tambahkan ke kalender di halaman acara untuk menambahkan acara ke kalender mereka.

Penting: Tindakan Tambahkan ke kalender penerima menambahkan file .icsstatis ke kalender peserta. Pembaruan mendatang yang dibuat untuk acara oleh penyelenggara (seperti tanggal/waktu/deskripsi) tidak memperbarui undangan peserta secara otomatis.

Catatan: Peserta untuk rapat alur cerita pribadi secara otomatis mendapatkan undangan kalender.

Penting: Untuk semua rapat, grup komunitas tidak menerima undangan kalender. Tambahkan satu per satu atau sebagai Daftar distribusi untuk menerima undangan.

Bergabung dalam acara

Di halaman awal acara, penyelenggara acara dapat menemukan praktik terbaik untuk promosi acara dan dapat mulai mengumpulkan pertanyaan peserta acara sebelum bagian langsung acara berlangsung.

Pada hari acara, saat acara "langsung", undangan memilih Bergabung dalam rapat atau Bergabung dalam siaran' dari halaman awal acara atau dari undangan kalender acara mereka, jika penyelenggara mengirimkan undangan secara terpisah.

Selain menampilkan dan bergabung dalam acara melalui Engage web dan seluler, tampilkan acara secara langsung di Komunitas di Teams. Baik pengguna memiliki web Engage, Microsoft Teams, aplikasi seluler Engage, atau aplikasi seluler Teams, pengguna dapat melihat dan berpartisipasi dalam acara Engage.

Catatan: Jika Anda menyalin tautan dari acara di Komunitas di Teams, tautan mengarahkan pengguna langsung ke Teams.

Mengelola rekaman kejadian video on demand (VoD)

Cuplikan layar video sesuai permintaan yang ada untuk rapat langsung Setelah bagian rapat video langsung acara selesai, jika acara direkam, rekaman (video berdasarkan permintaan) muncul di bagian atas halaman arahan acara untuk memudahkan akses.

Penting: Untuk memastikan rekaman acara muncul di halaman acara, pastikan untuk merekam acara. Secara default, perekaman aktif untuk kasus penggunaan siaran dan rapat. Penyelenggara harus mengonfirmasi pengaturan perekaman video untuk setiap acara sebelumnya melalui opsi rapat Microsoft Teams.

Rekaman video rapat dan siaran komunitas secara otomatis disimpan di drive SharePoint komunitas hosting. Ini mewarisi izin akses komunitas.
- Untuk rapat komunitas publik, setiap orang di jaringan bisa melihat VoD secara otomatis.
- Untuk rapat komunitas privat, semua peserta yang diundang dapat melihat VoD secara otomatis.
Rekaman siaran dan rapat alur cerita disimpan di OneDrive penyelenggara dan ikuti izin akses Microsoft Teams yang ditentukan oleh daftar obrolan. Penyelenggara harus memilih Perbarui perekaman untuk memastikan bahwa semua peserta yang diundang bisa melihat VoD untuk rapat privat dan semua orang di jaringan bisa melihat VoD untuk rapat publik.

Untuk memperbarui rekaman rapat dengan versi baru, pilih Perbarui rekaman dari header luapan di halaman acara, ganti tautan, dan pilih Perbarui. Perekaman diperbarui dan menyediakan akses berdasarkan pengaturan tautan perekaman.

Setelah acara berakhir, pastikan untuk memeriksa apakah rekaman Anda dibagi menjadi beberapa video oleh Teams. Ini terjadi ketika video panjang dan melebihi batas penyimpanan perekaman Teams. Semua rekaman akan diunggah ke lokasi Engage yang tepat. Untuk acara komunitas di drive SharePoint komunitas hosting & untuk acara alur cerita di One Drive penyelenggara, Anda mungkin hanya perlu menggabungkannya bersama-sama dan memperbarui tautan perekaman.

Praktik terbaik untuk menyelenggarakan acara

Untuk memastikan kehadiran terbaik untuk acara Anda, gunakan praktik terbaik perencanaan berikut.

Promosikan acara setidaknya 24 jam sebelumnya. Bagikan tautan acara melalui postingan, pengumuman, atau undangan kalender dari Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook, atau SharePoint di Microsoft 365.
Dalam undangan Anda, ingatkan orang-orang bahwa mereka bisa bergabung dari perangkat apa pun atau menonton rekaman nanti.
Pilih waktu yang mengakomodasi sebagian besar peserta di seluruh zona waktu yang berbeda.
Kirim pengingat sehari sebelum dan tepat sebelum acara - pengingat berfungsi!
Susun momentum dengan meminta peserta mengajukan pertanyaan dalam seminggu sebelum acara.
Memotivasi kontributor dengan mendorong mereka untuk menjawab pertanyaan:
- Memfilter dan merespons pertanyaan Tak Terjawab.
- Tandai jawaban terbaik dengan memilih ikon tanda centang di bawah jawaban.
- @Mention orang tertentu untuk menjawab pertanyaan.
Setelah acara berakhir, lanjutkan percakapan dengan tindak lanjut untuk pertanyaan yang belum terjawab.