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La pianificazione del progetto è stata modificata e ora la data di fine è troppo distante. Per correggere la data di fine del progetto, modificare le attività che incidono maggiormente sulla data di fine. Queste attività costituiscono il percorso critico del progetto. Per trovare altri articoli in questa serie di guide informative sulla gestione dei progetti, consultare la Guida di orientamento di Project. |
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Suggerimenti iniziali per la gestione di progetti
Se si modifica la programmazione, è necessario tenere presenti tre fattori: costo del progetto, ambito dei risultati finali e tempo. Questi fattori vengono spesso rappresentati come un triangolo. Non è possibile modificare una punta del triangolo senza influenzare le altre.
Di seguito vengono illustrati alcuni esempi di come questi fattori influiscono sulla data di fine.
- Se si anticipa la data di fine programmata, i costi potrebbero aumentare e l'ambito potrebbe ridursi.
- Se si pianifica di non modificare mai i costi del progetto, la programmazione potrebbe allungarsi e l'ambito potrebbe ridursi.
- Se si aumenta l'ambito o il numero di risultati finali, i tempi del progetto potrebbero allungarsi e i costi aumentare con l'aumento dei collaboratori o delle risorse.
Se non si ha familiarita' con la gestione dei progetti Non importa quanto bene si pianificherà un progetto, le cose andranno storte. È meglio iniziare fin da subito a esaminare i problemi anziché farlo in una fase avanzata quando le cose potrebbero prendere una piega peggiore.
Di seguito vengono illustrati alcuni modi per iniziare a monitorare e correggere il progetto.
- Esaminare prima le attività più importanti Alcune attività sono più importanti di altre quando è necessario risolvere i problemi del progetto. Le attività che hanno un maggiore impatto sulla programmazione sono le attività critiche e sono quelle a cui è necessario fare più attenzione.
- Ottenere la visualizzazione più adatta per il progetto Project offre numerose visualizzazioni e report che consentono di capire qual è il problema del progetto. Per i progetti semplici, tenere sotto controllo la data di fine del progetto usando il diagramma di Gantt. Per i progetti complessi, controllare le tabelle della variazione o i report sul costo realizzato.
- Ottenere rapporti di stato settimanali Non è facile per le persone inviare report sullo stato del lavoro. Un modo semplice per ottenere i report di stato è durante le riunioni settimanali con il team. Raccogliere i report di stato con una frequenza maggiore può essere controproducente.
Se sei un project manager esperto Si è un project manager da molto tempo, ma ora ci si trova di fronte a un progetto che richiede un monitoraggio ravvicinato per rispettare il preventivo.
Inoltre, lo sponsor vuole ricevere i report esecutivi su base mensile.
Di seguito vengono illustrati alcuni modi per monitorare, creare report e correggere il progetto.
- Creare una previsione per il progetto Dopo aver creato la programmazione, salvare una versione di previsione. Una previsione è una versione originale del progetto che è possibile usare per confrontare l'avanzamento delle attività.
- Ottenere la visualizzazione più adatta per il progetto Project offre numerose visualizzazioni e report che consentono di capire qual è il problema del progetto. Quando i progetti si complicano, controllare le tabelle della variazione o i report sul costo realizzato per capire il problema.
- Ottenere rapporti di stato settimanali Man mano che i progetti si comprendono, è possibile usare metodi più sofisticati per raccogliere rapporti di stato settimanali. I membri del team possono inserire le informazioni sullo stato in un elenco attività di SharePoint che è possibile sincronizzare con Microsoft Project. Se si usa Project Professional, è inoltre possibile utilizzare Project Web App per raccogliere i report di stato del team. Raccogliere i report di stato con una frequenza maggiore può essere controproducente.
- Comprendere l'analisi del costo realizzato L'analisi del costo realizzato consente di determinare se il progetto è in linea con le scadenze.
Monitorare il progetto
| Verificare l'avanzamento della programmazione | Visualizzare gli aggiornamenti delle attività dei membri del team per capire quali sono i problemi. È possibile controllare rapidamente i progressi usando il diagramma di Gantt, oppure è possibile usare un'analisi complessa del costo realizzato. In questo modo è possibile verificare se il lavoro sul progetto avanza secondo le previsioni. |
| Visualizzare e tenere traccia dei fattori di programmazione | Informazioni sulla programmazione del progetto. È possibile vedere in che modo le modifiche apportate alla programmazione delle attività influiscono sulla data di fine del progetto. |
| Visualizzare il percorso critico del progetto | Mostrare le attività che hanno il maggiore impatto sulla data di fine del progetto. Controllare prima queste attività per risolvere i problemi della programmazione. |
| Scegliere la visualizzazione corretta per la programmazione del progetto | Usare le visualizzazioni e i report di Project per individuare dove potrebbe essere il problema e modificare la programmazione. |
| Impostare e salvare una previsione | Per iniziare il controllo, iniziare una nuova previsione per confrontare l'avanzamento futuro. |
| Visualizzare un report sui problemi potenziali | Creare e personalizzare report grafici dell'avanzamento del progetto. Visualizzare i report in Project o esportarli in altre applicazioni, quali PowerPoint, Word o Excel. |
| Trovare i problemi usando l'analisi del costo realizzato | Il costo realizzato ti aiuta a rispondere a domande come "Considerando la quantità di lavoro svolto finora in questo progetto, quanto avremmo dovuto spendere?" o "Finiremo in tempo?" |
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Risolvere i problemi
| Modificare la data di inizio o di fine | Scegliere una data che inizia o finisce in una data precedente alla data del piano corrente. Se si tratta di un'opzione per il progetto, provare prima a modificare la data di inizio. |
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| Modificare la durata di un'attività | Ridurre la durata dell'attività per anticipare la data di fine. Assicurarsi di ridurre la durata di attività critiche che hanno il maggiore impatto sulla data di fine del progetto. |
| Riassegnare lavoro su un'attività | Se gli utenti lavorano su troppe assegnazioni contemporaneamente, Project può distribuire il lavoro più equamente livellando l'assegnazione di risorse. |
| Divisione di un'attività | È possibile dividere una singola attività se è costituita da più elementi che possono essere lavorati contemporaneamente da risorse diverse. Se si suddivide un'attività del percorso critico in questi diversi elementi con assegnazioni diverse, potrebbe essere possibile rispettare la data di fine. |
| Aggiungere altre persone al progetto | Aggiungere persone alle attività che stanno ritardando la data di fine. |
| Rimuovere una persona dal team | La rimozione di persone dalle attività è un altro modo per anticipare la data di fine del progetto. Troppe persone, o le persone sbagliate, su un'attività possono creare problemi di comunicazione che possono allungare la durata dell'attività. |
| Modificare i giorni lavorativi per il calendario di progetto | È possibile anticipare la data di fine del progetto modificando i calendari lavorativi delle persone. È possibile aggiungere giorni lavorativi alle programmazioni delle persone o richiedere lavoro straordinario. |
| Porre una domanda nel forum di Project | Ottenere le risposte degli esperti alle domande su Project. Il forum di Project su Answers.com dispone di utenti esperti e consulenti di Project che possono rispondere alle domande. |
| Comunicare le informazioni sul progetto | Dopo aver modificato la programmazione di una persona, comunicare le modifiche per non perdere le informazioni. |
| Informazioni sui compromessi nella gestione di un progetto | Qualsiasi modifica in un progetto ha un impatto su tempo, costi o ambito. Questi sono i fattori che si destreggiano ogni giorno per rispettare le scadenze del piano di Project. Informazioni su come gestire questi vincoli. |
| Programmazione delle attività in Project | Quando Project modifica la programmazione, le attività potrebbero spostarsi in modo imprevisto. Capire il grande "Perché?" dietro il potente motore di programmazione di Project. |
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