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La pianificazione del progetto è stata modificata e ora la data di fine è troppo distante. Per correggere la data di fine del progetto, modificare le attività che incidono maggiormente sulla data di fine. Queste attività costituiscono il percorso critico del progetto. Per trovare altri articoli in questa serie di guide informative sulla gestione dei progetti, consultare la Guida di orientamento di Project. |
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Suggerimenti iniziali per la gestione di progetti
Se si modifica la programmazione, è necessario tenere presenti tre fattori: costo del progetto, ambito dei risultati finali e tempo. Questi fattori vengono spesso rappresentati come un triangolo. Non è possibile modificare una punta del triangolo senza influenzare le altre.
Di seguito vengono illustrati alcuni esempi di come questi fattori influiscono sulla data di fine.
- Se si anticipa la data di fine programmata, i costi potrebbero aumentare e l'ambito potrebbe ridursi.
- Se si pianifica di non modificare mai i costi del progetto, la programmazione potrebbe allungarsi e l'ambito potrebbe ridursi.
- Se si aumenta l'ambito o il numero di risultati finali, i tempi del progetto potrebbero allungarsi e i costi aumentare con l'aumento dei collaboratori o delle risorse.
Se non hai esperienza nella gestione dei progetti Non importa quanto bene pianifichi un progetto, le cose andranno male. È meglio iniziare fin da subito a esaminare i problemi anziché farlo in una fase avanzata quando le cose potrebbero prendere una piega peggiore.
Di seguito vengono illustrati alcuni modi per iniziare a monitorare e correggere il progetto.
- Esaminare prima le attività più importanti Alcune attività sono più importanti di altre quando è necessario risolvere i problemi del progetto. Le attività che hanno un maggiore impatto sulla programmazione sono le attività critiche e sono quelle a cui è necessario fare più attenzione.
- Ottieni la giusta visione del tuo progetto Project include numerose visualizzazioni e report che consentono di identificare gli errori nel progetto. Per i progetti semplici, tenere sotto controllo la data di fine del progetto usando il diagramma di Gantt. Per i progetti complessi, controllare le tabelle della variazione o i report sul costo realizzato.
- Ottenere rapporti settimanali sullo stato Non è facile per le persone inviare rapporti sullo stato di lavoro. Un modo semplice per ottenere i report di stato è durante le riunioni settimanali con il team. Raccogliere i report di stato con una frequenza maggiore può essere controproducente.
Se sei un project manager esperto Sei stato un project manager per molto tempo, ma ora ti trovi di fronte a un progetto che deve essere monitorato attentamente per rimanere nel budget.
Inoltre, lo sponsor vuole ricevere i report esecutivi su base mensile.
Di seguito vengono illustrati alcuni modi per monitorare, creare report e correggere il progetto.
- Creare una linea di base per il progetto Dopo aver creato la pianificazione, salvare una versione di base. Una previsione è una versione originale del progetto che è possibile usare per confrontare l'avanzamento delle attività.
- Ottieni la giusta visione del tuo progetto Project include numerose visualizzazioni e report che consentono di identificare gli errori nel progetto. Quando i progetti si complicano, controllare le tabelle della variazione o i report sul costo realizzato per capire il problema.
- Ottenere rapporti settimanali sullo stato Man mano che i progetti diventano più complessi, è possibile usare metodi più sofisticati per raccogliere report settimanali sullo stato. I membri del team possono inserire le informazioni sullo stato in un elenco attività di SharePoint che è possibile sincronizzare con Microsoft Project. Se si usa Project Professional, è inoltre possibile utilizzare Project Web App per raccogliere i report di stato del team. Raccogliere i report di stato con una frequenza maggiore può essere controproducente.
- Informazioni sull'analisi del costo realizzato L'analisi del costo realizzato consente di determinare se il progetto è in linea con i tempi previsti.
Monitorare il progetto
| Verificare l'avanzamento della programmazione | Visualizzare gli aggiornamenti delle attività dei membri del team per capire quali sono i problemi. È possibile controllare rapidamente i progressi usando il diagramma di Gantt, oppure è possibile usare un'analisi complessa del costo realizzato. In questo modo è possibile verificare se il lavoro sul progetto avanza secondo le previsioni. |
| Visualizzare e tenere traccia dei fattori di programmazione | Scopri come viene programmato il progetto. È possibile vedere in che modo le modifiche alla programmazione delle attività influiscono sulla data di fine del progetto. |
| Visualizzare il percorso critico del progetto | Mostrare le attività che hanno il maggiore impatto sulla data di fine del progetto. Controllare prima queste attività per risolvere i problemi della programmazione. |
| Scegliere la visualizzazione corretta per la programmazione del progetto | Usare le visualizzazioni e i report di Project per individuare dove potrebbe essere il problema e modificare la programmazione. |
| Impostare e salvare una previsione | Per iniziare il controllo, iniziare una nuova previsione per confrontare l'avanzamento futuro. |
| Visualizzare un report sui problemi potenziali | Creare e personalizzare report grafici dell'avanzamento del progetto. Visualizzare i report in Project o esportarli in altre applicazioni, quali PowerPoint, Word o Excel. |
| Trovare i problemi usando l'analisi del costo realizzato | Il costo realizzato ti aiuta a rispondere a domande come: "Guardando la quantità di lavoro svolto finora in questo progetto, quanti soldi avremmo dovuto spendere?" oppure "Finiremo in tempo?" |
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Risolvere i problemi
| Modificare la data di inizio o la data di fine | Scegliere una data che inizi o finisca in una data precedente alla data del piano corrente. Se questa è un'opzione per il progetto, prova prima a modificare la data di inizio. |
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| Modificare la durata di un'attività | Ridurre la durata dell'attività per anticipare la data di fine. Assicurarsi di ridurre la durata di attività critiche che hanno il maggiore impatto sulla data di fine del progetto. |
| Riassegnare lavoro su un'attività | Se gli utenti lavorano su troppe assegnazioni contemporaneamente, Project può distribuire il lavoro più equamente livellando l'assegnazione di risorse. |
| Divisione di un'attività | È possibile suddividere una singola attività se include più elementi su cui possono lavorare contemporaneamente risorse diverse. Se si suddivide un'attività del percorso critico in questi elementi diversi con assegnazioni diverse, potrebbe essere possibile rispettare la data di fine. |
| Aggiungere altre persone al progetto | Aggiungere persone alle attività che stanno ritardando la data di fine. |
| Rimuovere una persona dal team | Rimuovere persone dalle attività è un altro modo per riportare la data di fine del progetto. Troppe persone, o le persone sbagliate, su un'attività possono creare problemi di comunicazione che possono allungare la durata dell'attività. |
| Modificare i giorni lavorativi per il calendario di progetto | È possibile anticipare la data di fine del progetto modificando i calendari lavorativi delle persone. È possibile aggiungere giorni lavorativi alle programmazioni delle persone o richiedere lavoro straordinario. |
| Porre una domanda nel forum di Project | Ottenere le risposte degli esperti alle domande su Project. Il forum di Project su Answers.com dispone di utenti esperti e consulenti di Project che possono rispondere alle domande. |
| Comunicare le informazioni sul progetto | Dopo aver modificato la programmazione di una persona, comunicare le modifiche per non perdere le informazioni. |
| Informazioni sui compromessi nella gestione di un progetto | Qualsiasi modifica in un progetto ha un impatto su tempo, costi o ambito. Questi sono i fattori con cui ti destreggi ogni giorno per mantenere il piano di progetto in carreggiata. Informazioni su come lavorare con questi vincoli. |
| Programmazione delle attività in Project | Man mano che Project modifica la programmazione, le attività potrebbero spostarsi in modo imprevisto. Comprendi il grande "Perché?" dietro il potente motore di programmazione di Project. |
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