Copilot を使用して自動的に会議室を再予約する

適用対象:Outlook on the web、新しい Outlook for Windows、および Microsoft Teams の Calendar

始める前に

次が必要です。

• Microsoft 365 Copilot ライセンス。
• Outlook on the web、新しい Outlook for Windows、または Microsoft Teams の Calendar で作成または更新された会議。
• 会議に追加した会議室。

クラシック Outlook for Windows は現在サポートされていません。 サポートを開発中です。

再予約は、オーガナイザーが追加した客室にのみ適用されます。 別の出席者が会議室を追加した場合、Copilot はその会議室を自動的に再予約しません。

拒否された会議室の Copilot 再予約を有効にする

会議室が拒否された場合、Copilot は、サポートされているクライアントから、または Copilot スケジュールを通じて会議室が追加されたときに、自動的に再予約を試みます。 拒否された会議室の再予約 は既定で有効になっています。

サポートされているクライアントに会議室を追加する

会議室を追加したら、Outlook のイベント フォーム、Places finder、または Room Finder で [Rebook declined rooms (辞退された会議室の再予約)] コントロールをチェックします。

1. 会議を作成するか、自分で開催した会議を開きます。
2. ルームを追加します。
3. [ 拒否された会議室の再予約 ] がオンになっていることを確認します。
4. 会議出席依頼または更新を送信します。

会議のスケジュール設定と会議室の追加を Copilot に依頼する

Copilot に質問して、会議のスケジュールを設定し、ワン ステップで会議室を追加できます。 次に例を示します。

• "Barbara との会議をスケジュールし、会議室を追加してください。"
• "明日の午後に Alex と 30 分間の会議を予定して、会議室を追加してください。"
• "上司との会議をスケジュールして、第 1 四半期の売上レポートについて話し合い、部屋を追加してください。"

Copilot は選択した会議室を確認し、[ Rebooking declined rooms (拒否された会議室の再予約)] がオンになっていることを示します。

招待状送信後の処理

会議室で許可された場合

対処は必要ありません。 会議には、確認済みの会議室が表示されます。

会議室が拒否された場合

Copilot はバックグラウンドで代替の部屋を検索します。 空室状況によっては、この検索に数分から数時間かかる場合があります。 Copilot は空いている会議室を見つけられない場合、会議が開始される前に毎日会議が再試行されます。

1. 辞退したのと同様の空き部屋を探します。
2. 代替ルームの検索中に候補ルーム間を移動します。
3. Updates 会議室が承認された後にのみ会議を更新します。

出席者には候補ルームについて通知されません。

自分で部屋を変更することも含め、イベントをいつでも編集できます。 Copilot は手動変更をブロックまたは防止しません。

Copilot の検索中

Copilot が最初の検索で適切な会議室を見つけられない場合、会議の開催者は、 Copilot が会議室を検索しているという件名で、要求された会議室から 1 通のメールを受け取ります。 メールには、要求された部屋は利用できず、現在建物内に同様の部屋は使用できず、Copilot が検索を続行することが説明されています。

メールは 1 日ではなく 1 回だけ送信されます。 会議の開催者は、Copilot が続行するのを待つか、[ イベントの編集 ] を選択して会議室またはその他の会議の詳細を変更できます。

Copilot が後任を見つけた場合

交換用の会議室が承認されると、会議の場所が更新され、出席者は場所の変更を通知する会議の更新を受信します。 会議の件名は変更されません。 確認メールには、元の会議室と Copilot が予約した会議室が示されます。

イベントを開いて、更新された場所を確認します。 交換がニーズを満たさない場合でも、ルームを手動で変更できます。

Copilot が空いている会議室を見つけられない場合

Copilot が空いている部屋が見つからずに再予約が終了した場合は、「 Copilot が空いている部屋を見つけることができなかった」 という通知を受け取ることができます。 要求された部屋が利用できないことと、建物内に空いている部屋が見つからなかったことを示しています。

[ イベントの編集] を選択するか、予定表から会議を開き、会議室またはその他の会議の詳細を自分で更新します。

Copilot が部屋を選ぶ方法

Copilot は、会議を辞退した会議室と同様の会議室を探します。 以下を考慮します。

1. 場所のコンテキスト: 元の会議室のフロア、建物、会議室の一覧。
2. 可用性: 候補ルームが会議に使用できるかどうか。
3. 予約履歴: 以前の予約に関連付けられているルーム。
4. 収容人数: 候補ルームのサイズ。 容量は考慮事項であり、必須のフィルターではありません。

この記事では、正確な重み付けとフォールバック順序については指定していません。

作業プランと勤務地の設定 は、予約履歴に基づく推奨事項の順序に影響を与える可能性があり、Copilot が最終的に選択する会議室に影響を与える可能性があります。

定期的な会議

Copilot 会議室の再予約は、定期的な会議でも機能します。

会議室で定期的な一部の会議のみを受け入れる場合

定期的な要求に対する会議室の競合設定に応じて、会議室は既存の予約と競合しない会議を受け入れ、競合する会議を拒否できます。 会議室の応答には、競合している会議が一覧表示されます。

その場合、Copilot はシリーズで辞退された会議の再予約を支援します。 元のルームで受け入れられる会議は変更されません。

ルームが定期的なリクエスト全体を拒否した場合

Copilot は、最初に定期的な会議またはシリーズの再予約を試みます。 シリーズ全体を正常に再予約できない場合は、今後の会議に引き続き会議室を確保できるように、最も近い会議が優先されます。

Copilot ルームの再予約をオフにする

会議が開始される前に Copilot ルームの再予約をオフにすることができます。

1. 会議を開きます。
2. イベントを編集します。
3. イベント フォーム、Places finder、または Room Finder で、拒否された会議室を再予約します。
4. 設定をオフにします。
5. 更新プログラムを送信します。

設定をオフにすると、今後の自動再予約が停止します。 Copilot が既に予約した会議室は削除されません。 承諾された会議室を削除または置き換えるには、会議の場所を編集して更新を送信します。 トグルは、イベント フォームにあるか、[ 会議室の追加 ] または [会議室の検索] を使用して会議室を選択するときに見つけることができます。

通知

状況	タイミング	会議の開催者が受け取る内容	参加者が受け取る内容
Copilot があなたのために会議室を再予約しました	Copilot が拒否された会議室の再予約に成功した後	元の会議室と交換用の会議室を識別する確認メール	場所が変更されたことを知らせる会議の更新。会議の件名は変更されません
Copilot は会議室を検索しています	拒否されたルームの最初の再予約の試行で、適切な代替ルームが見つからない場合	リクエストされた会議室からのメール 1 通	通知なし
Copilot は空いている部屋を見つけることができませんでした	会議が開始から 24 時間以内であり、Copilot が空いている会議室を見つけられなかった場合	イベントを編集するオプション付きの通知	通知なし

よく寄せられる質問

交換室は選べますか?

いいえ。 Copilot は自動的に会議室を選択します。 特定のルームが必要な場合は、イベントを開き、 Places Finder または Room Finder を使用して自分でルームを変更します。

辞退された会議室を Copilot が再予約しなかったのはなぜですか?

会議室を会議に追加したユーザーを確認します。 再予約は、オーガナイザーが追加した客室にのみ適用されます。 出席者がルームを追加した場合は、イベントを開き、ルームを自分で追加または変更します。

元の部屋に関連するキャンセルを受け取ったのはなぜですか?

メールボックスで、辞退された会議室を置き換えると、会議の元の会議室をキャンセルしたと表示されることがあります。 このアクションにより、元の部屋の予約のみが解放されます。 予定表の会議や出席者の招待はキャンセルされません。

会議室が変わったことを出席者は知ることができますか?

はい。 代理会議室が承認されると、出席者は場所が変更されたことを通知する会議の更新を受信します。 会議の件名は変更されません。 Copilot が候補ルームを検索している間は通知されません。

Copilot の検索中に変更を加えることはできますか?

はい。 イベントを開き、会議室やその他の会議の詳細をいつでも変更できます。 Copilot は手動変更をブロックしません。

ヘルプを使用する

Copilot ルームの再予約が期待どおりに機能しない場合:

1. 自分でルームを追加したことを確認します。
2. [ 拒否された会議室の再予約 ] が引き続き有効になっていることを確認します。
3. 最新の会議室の応答と会議の詳細を確認します。
4. すぐに変更を加える必要がある場合は、イベントを開いて自分で更新します。
5. Copilot が予期しない場所を繰り返し選択する場合や、使用可能なはずの会議室が見つからない場合は、IT ヘルプデスクまたは Microsoft 365 管理者にお問い合わせください。

管理者は、 Exchange Online の Copilot 会議室の再予約の構成 を使用して、以下を確認できます。

• 完全で一貫性のある場所の情報 (フロア、建物、会議室リストなど)。
• 会議室またはリソース メールボックスと、会議室の検索と場所の検索での表示。
• 予約ポリシーと処理。
• 職場、勤務地、および作業計画プラットフォームの構成。