Outlook で To Do を使用してタスクを管理する

適用先
Outlook.com 新しい Outlook for Windows

To Do アプリは Outlook に統合されており、1 日の計画、タスクの追跡、予定表への To Do アイテムの追加に役立ちます。 Outlook のメール、Calendar、People、グループ画面の [今日の予定] で今後の予定表イベントやタスクを表示するか、Outlook 内で To Do を開いてタスクの詳細を管理することで、詳細を把握することができます。 

To Do を開くと、タスクを作成、編集、管理できます。 各タスクに期限とアラームを設定し、最も重要なタスクに星を付けることで、すべてを順調に進めましょう。 ステップを使用して、大きなタスクをより管理しやすい部分やメモに分割し、追加の詳細を記録します。

To Do を開いて新しい Outlook ですべてのタスクを表示する

タスクを表示および管理するには、[ タスク] アイコンTo Do を選択します。

To Do ページには、ユーザーが作成したタスク リスト、既定のタスク リスト、スマート リストが含まれます。 スマート リストには、[My Day]、[Important]、[Planned]、[All]、[Completed]、[Assigned to me]、[Flagged Email]、および [Due Today] が含まれます。 

任意のリストのタスクを選択して、そのタスクで使用できるすべてのオプションを表示することができます。 たとえば、ステップの追加、今日の予定へのタスクの追加、タスクの繰り返しの作成、期日またはアラームの追加、メモやファイルの追加などを行うことができます。 

新しい Outlook で To Do が開かれているときに[設定] を選択して、スマート リストをオフにし、設定を変更します。

リストにタスクを追加する

タスク リストを選択し、[ タスクの追加 ] の横にあるプラス記号を選択して、タスクの説明を入力すると、新しいタスクを追加できます。 スマート リストにタスクを追加すると、タスクは [タスク] に保存され、作成時のスマート リストにリンクされます。

注

To Do アプリをインストールすることで、外出先でタスクを表示および管理することもできます。

タスクに期限とアラームを追加する

任意のリストでタスクを選択すると、その詳細を表示できます。ここで、追加の手順を追加したり、今日の予定に追加したり、期限またはアラームを追加したり、繰り返したり、カテゴリを選択したり、ファイルを追加したり、メモを追加したりできます。 スケジュールされたタスクは [計画済み] スマート リストに自動的に表示され、今日、明日、およびそれ以降のタスクの期限を確認できます。 

まず、新しい Outlook の左側のナビゲーション ウィンドウから [To Do ] を選択します。

リマインダーを追加する

  1. タスクを選択します。
  2. [リマインダーの通知] を選択して、リマインドしたい日を [今日の後程]、[明日]、[来週]、もしくは [選択した日時] から選択します。

期限日を追加する

  1. 詳細ビューを表示するタスクを選択します。
  2. [期限日の追加] を選択して、タスクの期日を [今日]、[明日]、[来週]、もしくは [日時を選択] から選択します。

繰り返しの期限日を設定する

  1. タスクを選択します。
  2. [繰り返し] を選択して、タスクを繰り返す間隔を [毎日]、[平日]、[毎週]、[毎月]、[毎年] または [ユーザー設定] から選択します。

タスクに手順、重要度、メモ、タグを追加する

タスクに手順を追加する

手順を使用して、大きなタスクをより小さく、より実用的な部分に分割します。

手順を追加するには:

  1. タスクを選択して詳細ビューを開き、[ + ステップの追加] を選択して、次のステップの入力を開始します。
  2. 完了したら、キーボードの Enter キーを押して保存し、閉じます。

追跡を進めるために、各タスクの名前の下にあるカウンターには、タスクに含まれる手順の総数と、これまでに完了した手順の数が表示されます。 

重要度を追加する

各リストで重要なタスクに星を付けることで、タスクに優先順位を付けます。 スター付きになると、優先度の高いすべてのタスクを重要なスマート リストに表示できます。 また、各リストを重要度で並べ替えて、スター付きのタスクをリストの一番上に自動的に移動させることもできます。

メモを追加する

タスクに追加したい追加情報がある場合は、メモを追加できます。 タスクを選択して詳細ビューを開き、[ メモの追加] 内でタップまたは選択します。 

ノート シールを追加する

タスクの名前にハッシュタグ (#work や #school など) を追加することで、さまざまなリストにわたってタスクを整理できます。 タスクの作成時または編集時にタグを追加できます。 

タグを共有するすべてのタスク、メモ、手順は、そのタグを選択するか、検索バーで検索するとすぐに表示できます。 たとえば、「#work」を検索します。

タスクにカテゴリを追加する

タスクを分類すると、新しい Outlook で使用するのと同じカテゴリを使用して、タスクを To Do で表示およびグループ化できます。 タスクにカテゴリを追加する方法は、カテゴリの割り当て方法に応じて 2 つあります。To Do のタスクにカテゴリを追加する方法と、メールでフラグが設定されたメールにカテゴリを追加して、フラグが設定されたメールが To Do の フラグ付きメール リストに表示されるようにする方法の 2 つです。

To Do のタスクにカテゴリを追加する

  1. リスト内のタスクを選択すると、その詳細が表示されます。
  2. [カテゴリを選択] を選択して、新しい Outlook で既に作成した 1 つ以上を選択します。
  3. リスト内のタスクを選択すると、その詳細が表示されます。
  4. タスクに適用したすべてのカテゴリがリスト ビューに表示されます。
  5. カテゴリを削除するには、カテゴリ ラベルで [X ] を選択するか、カテゴリの選択にカーソルを移動して削除します。

タスクの詳細が表示されたら、[カテゴリを選択] を選択して、Outlook で既に作成したカテゴリを割り当てます。

フラグが設定されたメールにカテゴリを追加する

フラグが設定されたメールのカテゴリは、To Do タスクと新しい Outlook メールの間で同期されるため、1 つの場所でカテゴリを変更するだけで、もう 1 つの場所でカテゴリを更新できます。 すでにカテゴリが割り当てられているメールにフラグを設定することも、フラグを設定した後にカテゴリを割り当てることもできます。 メールにフラグを設定すると、そのメッセージが フラグ付きメール リストに追加され、そこからタスクを表示したり、別のリストに移動したりすることができます。 

To Do 設定で、フラグ付きメール一覧をオンまたはオフにします。 

重要

新しい Outlook でカテゴリが割り当てられているフラグ付きのメールのみが、そのカテゴリを To Do と同期します。 新しい Outlook で以前に割り当てられたカテゴリを持つメッセージからタスクを作成する場合、そのメッセージにフラグを設定しない限り、そのカテゴリは To Do と同期されません。

タスクとメールのカテゴリを作成または編集する

タスクに割り当てる新しいカテゴリを作成する場合は、新しい Outlook [設定]>[アカウント]>[カテゴリ] に移動します。  Outlook でのカテゴリの作成または編集について詳しくは、こちらをご覧ください。

タスクにファイルを追加する

画像、ドキュメント、またはその他のファイルをタスクにアップロードして、コンテキストを追加します。 Microsoft To Do はすべてのファイルの種類をサポートしていますが、ファイルのアップロードはタスクごとに 25 MB に制限されています。 

  1. 新しい Outlook の左側のナビゲーション ウィンドウで、[ To Do ] を選択します。
  2. ファイルを追加するタスクを選択します。
  3. タスクの詳細ウィンドウから [+ ファイルの追加 ] を選択し、プロンプトに従ってデバイスからファイルをアップロードします。

注

1 つのタスクに添付できるファイルは複数ですが、一度に追加できるのは 1 つだけです。

関連項目

Outlook で To Do を使用してタスクを作成する

Outlook の To Do で今日の予定を使用する

Outlook の To Do でタスクを予定表にドラッグする

Outlook で To Do を使用して、メッセージをドラッグしてタスクを作成する

Outlook の To Do を使用してタスク リストを作成および管理する

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