チェックアウト、チェックイン、バージョン管理について、よく寄せられる質問

SharePoint ライブラリ内のファイルの変更をチェック、チェック、または破棄する方法。

ファイルをチェックインすると自動的に保存されますか。

いいえ、ファイルのチェックアウト時に変更されるのは、ファイルの編集のみが可能なファイルの状態のみです。

ファイルをチェックアウトしてから保存しないと、変更は保存されません。 変更を保持する場合は、常にファイルを保存してください。

ファイルの保存方法は、使用するエディターやツールによって異なります。 テキスト ファイルをオンラインで編集する場合は、明示的に [保存] をクリックする必要があります。 ただし、Wordや Excel など、Microsoft 365 アプリで編集した場合は、ドキュメントを閉じることができ、自動的に保存されます。

ファイルをチェックアウトし、保存してからチェックアウトを破棄すると、変更はライブラリに保存されません。

ファイルをチェックアウトせずに編集できるのはなぜですか。

既定では、ドキュメント ライブラリでの編集権限を持つすべてのユーザーがファイルを変更できます。 ただし、他のユーザーがファイルを変更する前にまずチェックアウトする必要があるようにライブラリを設定することはできます。

このように設定するには、ドキュメント ライブラリの所有者またはサイト管理者であるか、同等の権限が必要です。

1. チェックアウトを必要とするライブラリを開きます。

2. SharePoint で、[設定] をクリックし、[ライブラリの設定] をクリックします。

   

   SharePoint 2016 で、[ ページ] を選択し、[ ライブラリの設定] を選択します。

   

3. [設定] ページで、[ バージョン管理の設定] を選択します。

   

4. [バージョン管理の設定] ページで下にスクロールし、[ドキュメントを編集する前にチェックアウトする必要がある] で [はい] を選択します。

   

ライブラリでファイルのチェックアウトが必要になるように設定するにはどうすればよいですか。

既定では、ドキュメント ライブラリを使用すると、編集権限を持つメンバーは、ファイルをチェックアウトせずに変更および編集できます。これを防ぐには、ライブラリで必要なチェックを有効にします。 このように設定するには、ドキュメント ライブラリの所有者またはサイト管理者であるか、同等の権限が必要です。

1. チェックアウトを必要とするライブラリを開きます。

2. SharePoint で、[設定] をクリックし、[ライブラリの設定] をクリックします。

   

   SharePoint 2016 で、[ ページ] を選択し、[ ライブラリの設定] を選択します。

   

3. [設定] ページで、[ バージョン管理の設定] を選択します。

   

4. [バージョン管理の設定] ページで下にスクロールし、[ドキュメントを編集する前にチェックアウトする必要がある] で [はい] を選択します。

   

ファイルをチェックアウトしたユーザーを表示する方法

チェックアウトされた列を持つユーザーを簡単に確認するには、[ チェックアウト] アイコン [ をクリックすると、ファイルがチェックアウトされたユーザーを示すヒントが表示されます。

[チェックアウトしたユーザー] 列をライブラリの既定のビューに追加することもできます。 これにより、誰がドキュメントをチェックアウトしたかを簡単に確認できます。SharePoint で チェックアウト済 み列を追加する方法については、「 リストまたはライブラリに列を作成する」を参照してください。

詳細

• SharePoint 2016 については、「 リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除する」を参照してください。
• SharePoint については、「 ドキュメント ライブラリのカスタム ビューを作成する」を参照してください。

バージョン管理を有効にするにはどうすればよいですか。

バージョン管理は、メジャー バージョン、またはメジャーおよびマイナー バージョンの制御された発行サイクルが必要なドキュメントに加えられた変更の履歴を作成する方法です。

バージョン管理を有効にします。

バージョン管理を有効にする方法については、「 リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にして構成する」を参照してください。

ファイルをアップロードする最善の方法は何ですか?

ドラッグ アンド ドロップを使用する

ファイルをアップロードする最も一般的な方法は、ファイルをコンピューターまたはネットワーク フォルダーからドキュメント ライブラリへドラッグする方法です。 まず、サイト上のライブラリを開きます。 使用しているコンピューター上で、アップロードするドキュメントを見つけて選び、ライブラリ内の [ファイルをここにドラッグ] と表記された領域にドラッグします。

ファイルをドラッグ アンド ドロップするオプションが表示されない場合は、最新バージョンのブラウザー ソフトウェアまたは Microsoft 365 をインストールします。 この機能には、少なくとも Office 2016、または最新バージョンの Microsoft Edge、Firefox、または Chrome が必要です。

SharePoint 2016 で [エクスプローラーで開く] コマンドを使用する

このコマンドを実行すると、コンピューターエクスプローラーが開きますが、サイトの基になるサーバー コンピューターのフォルダー構造が表示されます。 ライブラリ内の多数のドキュメントを別のライブラリにコピーまたは移動することが必要になる場合があります。

たとえば、1 年以上前にライブラリで作成したすべてのドキュメントを別のライブラリに移動して、情報をアーカイブする場合があります。 また、ワークグループを変更したために、所有するライブラリのドキュメントをサイトからサブサイトの別のライブラリにコピーする場合もあります。

そのフォルダー内のファイルのコピー、名前変更、削除などの操作も実行できます。

SharePoint 2016 で Upload コマンドを使用する

ドキュメント ライブラリから [アップロード] を選択し、[Filesの選択] を選択し、参照して個々のファイルをアップロードします。

この方法の利点は、現在使用しているブラウザーまたはブラウザーのバージョンに関係なくアップロードできることです。

チェックアウト、チェックイン、バージョンに関連するヒント

どの方法でアップロードする場合でも、チェックアウト、チェックイン、バージョンが有効なときは、次の点に留意してください。

• ファイルをチェックアウトする必要があるライブラリにファイルをアップロードする場合、ファイルは最初にチェックアウトされます。 ファイルをチェックインするまで、他のユーザーはそのファイルを表示して編集できません。
• ライブラリがファイルのバージョンを管理するように構成されている場合は、通常、アップロードされたファイルを新しいバージョンとして追加すると、そのバージョンがファイルのバージョン履歴に含められます。
• ライブラリで、部署名またはプロジェクト番号など、1 つ以上のライブラリ列に値を追加する必要がある場合でも、アップロード操作が完了する前に、値を編集して、ドキュメントをチェックインする必要があります。

詳細

• SharePoint 2016 については、「 ファイルとフォルダーをライブラリにアップロードする」を参照してください。
• SharePoint と Microsoft 365 については、「 プロジェクト ファイルまたはドキュメントのアップロード、表示、削除」を参照してください。
• ドキュメントの詳細については、「 ビデオ: ドキュメントをライブラリに追加する」を参照してください。

新しいドキュメントを既存のドキュメントのバージョンとして追加するにはどうすればよいですか。

終了したドキュメントをチェックアウトし、すべてのコンテンツを新しいバージョンに置き換えることで、新しいドキュメントを新しいバージョンとして追加できます。 チェックアウトされたバージョンが変更されたら、再度チェックします。 SharePoint では、以前のバージョンを保持したまま、新しいコピーを作成します (そのように構成している場合)。 バージョン管理の詳細については、「 リストとライブラリでのバージョン管理のしくみ」を参照してください。

一定期間後にドキュメントのチェックアウトに関するアラームを表示できますか。

いいえ。残念ながら、SharePoint 環境からは、リマインダーを設定したり、ドキュメントがチェックアウトされた日付を取得したりする方法はありません。それを可能にするアプリケーション プログラミング インターフェイス (API) がありますが、カスタム プログラムを記述する必要があります。 管理者またはサイト デザイナーに相談してください。

視覚的な回避策として、[ チェックアウト] アイコン [ をクリックするか、 チェックアウト済 み列をライブラリに追加します。 SharePoint で チェックアウト済 み列を追加する方法については、「 リストまたはライブラリに列を作成する」を参照してください。

アップロードしたファイルが他のユーザーに表示されないのはなぜですか?

ファイルのチェックアウトを必須とするライブラリにファイルをアップロードする場合は、最初にファイルがチェックアウトされます。 ファイルは表示できますが、他のユーザーは見落としやすいです。 他のユーザーがファイルを表示または編集できるようにするには、すべての必須プロパティに情報が入力されたことを確認してからファイルをチェックインするようにします。

詳細

• SharePoint でのファイルチェックと出力の詳細については、「ドキュメント ライブラリ内のファイルのチェックアウトまたはチェック」を参照してください。
• SharePoint 2016 のファイル チェックの詳細については、「SharePoint ライブラリ内のファイルのチェックアウト、チェック、または変更の破棄」を参照してください。
• SharePoint 2016 にファイルをアップロードする方法については、「 ファイルとフォルダーをライブラリにアップロードする」を参照してください。
• SharePoint にファイルをアップロードする方法については、「 プロジェクト ファイルまたはドキュメントのアップロード、表示、削除」を参照してください。

メールでドキュメントリンクをクリックしましたが、読み取り専用で開いたのはなぜですか?

他のユーザーから SharePoint ファイルへのリンクが送信され、そのファイルを選択した場合は、編集を開始する前に必ずタイトル バーを 読み取り、読み取り専用 と表示されているかどうかを確認してください。 [読み取り専用] になっていて、ライブラリでチェックアウトが有効になっている場合、ファイルをチェックアウトする必要があります。 ライブラリの場所を確認するための URL を調べて、いつでもライブラリに移動できます。

ただし、ファイルが Office ドキュメント (Word、Excel、PowerPointなど) である場合は、はるかに簡単です。 まず、文書を編集モードにし、[ファイル] タブを選択し、[バージョンの管理] ボタンを探します。これを使用してファイルをチェックできます。

ただし、既にファイルがチェックアウトされている可能性もあります。そのため、この場合、 チェックアウト コマンドは使用できません。

ローカルの下書きフォルダーを使用する必要はありますか?

以下のメッセージはどのような頻度で表示されていますか?

ローカルの下書きフォルダー機能は数バージョン前から使用されています。 [ローカルの下書きフォルダーを使用する] をオンにすると、ファイルをオフラインで使うことが可能になり、後でファイルを開く必要がある場合に、ネットワークに接続せずに自分のコンピューター上で簡単にファイルを見つけることができます。 既定では、フォルダーは SharePoint Drafts と呼ばれ、[ ドキュメント] フォルダーまたは [ マイ ドキュメント] フォルダーにあります。 ちなみに、チェックアウトする 2 つ以上のファイルを選択した場合、このダイアログ ボックスは表示されません。

しかし、時代は変化しています。 ファイルをオフラインで操作する場合は、OneDrive for Work または School を使用することをお勧めします。これにより、ドキュメント ライブラリをオフラインにし、変更を自動的に同期できます。

詳細

• OneDrive または他の SharePoint ライブラリを OneDrive を使用してコンピューターに同期します。
• 無料のOneDrive 同期 クライアントをダウンロードします。

フォルダー間でファイルをチェックインするにはどうすればよいですか？

フォルダーに整理されたライブラリでは、既定のビューですべてのフォルダーを表示するようになっている場合があります。 多数のフォルダー内の多数のファイルをチェックする場合は、ライブラリを "フラット化" する新しいビューを作成して、フォルダーなしですべてのファイルを 1 つのビューで表示できるようにします。 そのためには、[ビューの編集] ページにある [フォルダー] の下で [フォルダーなしですべてのアイテムを表示する] を選びます。 使用中は、ファイルの制限を増やして、すべてのファイルを一度に表示できるように、[アイテムの制限] に表示する項目の数を増やします。 これにより、チェックインする必要があるすべてのファイルを選択するのが 1 回の操作で済み、はるかに簡単になります。

詳細

• SharePoint 2016 については、「 リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除する」を参照してください。
• SharePoint については、「 ドキュメント ライブラリのカスタム ビューを作成する」を参照してください。

職場または学校のローカル フォルダーの OneDrive にチェックアウト アイコンが表示されないのはなぜですか?

職場または学校用の OneDrive とライブラリを同期した場合でも、ブラウザーでファイルをチェックできます。 [チェックアウト] アイコン ファイルがチェックアウトされていることを示します。ただし、ローカル フォルダーには SharePoint 上のファイルのチェック/チェック状態に関する知識がないため、デバイスのローカル フォルダー内のファイルにチェックアウト アイコンはありません。

ただし、ローカル フォルダーでは次の操作を実行できます。

1. ファイル名を右クリックします。
2. [ オンラインで表示] を選択するか、 職場または学校用の [OneDrive] を選択し、[ ブラウザーに移動] を選択します。

この時点で SharePoint ライブラリをすばやく表示し、ライブラリ内のファイルがチェックアウトとチェックインのどちらの状態になっているかを確認できます。

他のユーザーがファイルをチェックアウトしたまま休暇を取ってしまいました。どうすればよいでしょうか?

戻ってくるのを待つ必要はありません。

サイトまたはライブラリ管理者は、[チェックアウトを無視] 権限を使って、ドキュメントのチェックインを有効にしたり別のユーザーによるドキュメントのチェックアウトを破棄したりすることができます。 ただし、これを実行した場合の影響にご注意ください。 休暇中の同僚は、ライブラリ内のドキュメントに変更を加えたローカル コピーを追加したい場合があり、2 つのバージョンを手動で調整するか、Wordや Excel によって提供される比較ツールを使用して調整する必要があります。

詳細

• SharePoint のアクセス許可レベルについて。
• スプレッドシート比較を使用して、ブックの 2 つのバージョンを比較します。
• ドキュメントのリビジョンを結合します。

ファイルのチェックアウトおよびチェックインを有効にする必要はありますか?

簡単に説明すると、ファイルのチェックアウトおよびチェックインとは、ファイルをロックして排他的に編集を行ってから他のユーザーのためにロックを解除する方法です。 ライブラリの作成、ファイルの整理、グループ作業を実施する最適な方法の決定を行うときのグループ作業のスタイルを検討してください。 ドキュメントで他のユーザーとグループ作業する複数の方法があります。 次の表は、最適なものを決定するのに役立ちます。

グループ作業のスタイル	一般的な用途	ベスト プラクティス
非公式	日常的なチーム ドキュメント、淡色または頻度の低い編集、時折の編集の競合。	チェックアウト要件を無効にします (これは既定のライブラリ設定です)、必要に応じて個々のファイルをチェックできます。
共同編集	クライアント コンピューター上の Office 製品と、Office for the webを使用した、簡単でリアルタイムのドキュメント コラボレーション	チェックアウト要件を無効にし、共同編集と互換性がないため、ファイルのチェックアウトを避けます。
公式	順次コメントとレビューとドキュメントの承認。	必要なチェックを有効にします。

ライブラリでチェックアウトを有効にする場合の追加のヒントとテクニックを以下に示します。

• ファイルをとても長い時間チェックアウトしたままにしないでください。
• ライブラリの既定のビューに [チェックアウト者] 列を追加します。 これにより、ドキュメントがチェックアウトされているユーザーを簡単に確認できます。この列がビューにない場合でも、チェックアウトアイコンをクリックすると、ファイルがチェックアウトされたユーザーを示すヒントが表示されます。
• 他のユーザーのチェックをオーバーライドする前に確認します。
• 既にチェックアウトされているファイルは編集しないでください。
• チェックインされるまで、変更は他のユーザーには表示されないことに注意してください。

詳細

• ファイルからチェックを要求するようにライブラリを設定します。
• コラボレーションと共同編集を文書化する。
• リストまたはライブラリに列を作成します。
• リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除します。

私はすべてを読んで試しましたが、私はまだ立ち往生しています - 私は今何をしますか?

問題が解決しない場合、または予想外の動作が発生した場合は、お問い合わせを提出することをお勧めします。

ビジネス製品についてサポートに問い合わせる - 管理者ヘルプ